INFORME DE JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERIODO EVELUADO: 1º. MAYO A 31 DE AGOSTO DE 2015 Jefe de Control Interno HERNANDO ALMARIO FECHA DE ELABORACION: 30-08-2015 Dificultades SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO - En los procesos de fortalecimiento del Talento Humano, se debe definir la comisión de personal - En la implementación del MECI, es necesario definir y estandarizar los formatos de cada proceso y procedimiento, de tal manera que se permita avanzar en el mejoramiento continuo de la administración, con procesos de evaluación. - Se deben definir por Consejo de Gobierno hojas de ruta para procesos de contratación en la organización y presentación de cuentas de cobro - Falta empoderamiento en el proceso de implementación de evaluaciones periódicas de procesos y procedimientos, por parte de supervisores de contratistas. - Existen deficiencias en la implementación de acciones que permitan la mejora del archivo central, en cumplimiento de la Ley general de archivo. - Se requiere una reforma al Manual de cartera y estatuto tributario.- - Se deben tomar acciones, en el avance de elaboración y aprobación del Esquema de Ordenamiento Territorial. - Apatía de funcionarios a las capacitaciones - Deficiencias en la divulgación continúa de los códigos de ética y buen gobierno y compromiso en la aplicación de valores - Divulgación de manuales de procesos y procedimientos, de contratación, y Funciones y requisitos.
Avances - Se viene haciendo revisión y seguimiento al personal de contrato de apoyo a la gestión. - Se han realizado en su mayoría las actividades consagradas en el plan de Mejoramiento aprobado por la Contraloría Departamental, según Plan de acción y seguimiento.- - Se está iniciando evaluación y seguimiento al Plan de Desarrollo Municipal, a través de un contrato de prestación de servicio y el equipo de Gobierno, con el fin de establecer el cumplimiento del mismo y de metas propuestas de acuerdo a las inversiones y ejecuciones presupuestales. - Se viene implementado la actualización de MECI - Se elaboró el Plan de bienestar social con plan de incentivos y capacitación. - Se hace seguimiento al cargue del SUI de los servicios públicos domiciliarios. - se viene haciendo seguimiento al Plan anticorrupción y de atención a la comunidad. - Se viene avanzando en la aplicación del manual de cartera, que aunque requiere actualización, se hace gestión en la entrega de facturación y recuperación de cartera con los cobros persuasivos. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Dificultades - Aplicación del mapa de riegos, con acciones e implementación de medidas de mitigación. - Identificación de factores de riesgo, pero aún falta focalizar los sitios más críticos con miras a su prevención. - Se deben definir mecanismos en la prevención del riesgo en los bienes de propiedad del municipio, especialmente en el manejo de maquinaria., equipo y vehículos en la revisión tecno mecánica de los mismos en forma oportuna y puntual y la asignación de responsabilidad sobre la operación de estos.
- Es importante en la actualización del MECI, definir con mayor claridad cada una de los riegos y por dependencias. Avances - Se continúa con las reuniones periódicas del Concejo de Gobierno, para hacer evaluación permanente de los avances en los distintos procesos administrativos definidos por la alta gerencia. - Se realizaron acciones de carnetización del personal de planta y de contrato. - Se ha venido avanzando en el proceso de gestión documental, permitiendo en un alto porcentaje el cumplimiento de la entrega - oportuna de correos, como las respuestas a las peticiones con el propósito de eliminar falencia e implementar mecanismos que nos permitan cumplir con las expectativas de la Administración municipal en cuanto a la entrega de información y contestación oportuna de derechos de petición. - Se continúa el Seguimiento y acompañamiento a las Unidades Administrativas encargadas de entregar los informes a las diferentes entidades de control del estado en procura de eliminar el riesgo de sanciones por los entes de control. - Se estableció con un equipo asesor y el Consejo de Gobierno, la implementación del nuevo manual de contratación y de funciones y competencias laborales. - Se viene realizando mayor control en los proceso de pago por banca virtual, por la secretaria de hacienda. - Se viene adelantando el proceso de inventario de archivos del cuatrienio 2012-2015, en cumplimiento de mandamiento legal. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno del municipio de El Agrado Huila, terminado el segundo cuatrimestre de la vigencia de 2015, se puede evidenciar que se continua avanzando en los procesos y procedimientos de contratación a tal punto de estar ya debidamente actualizado conforme al Decreto 1510 del 2013.- Es importante resaltar que a pesar de los pocos recursos con los que se cuenta para fortalecer el MECI, la administración municipal vigencia tras vigencia realiza grandes esfuerzos en capacitación y se espera en el transcurso del año
2015, terminar el proceso de actualización del MECI, de conformidad a los mandamientos del Decreto 943 de 2014.- RECOMENDACIONES - Hacer aplicación de proceso de evaluación a todo el personal de contracción en forma semestral, a través de cada uno de los supervisores de los contratos de apoyo a la gestión y del personal de planta - - Realizar en forma oportuna la revisión y socialización del Nuevo Manual de Funciones y competencias laborales y Contratación a los funcionarios de la administración municipal.- - Adelantar el censo de bienes inmuebles de propiedad del municipio, identificando los que poseen títulos y realizando trámites para titular aquellos que no lo poseen. - Mantener activas las veedurías ciudadanas, como medio de control de la inversión estatal. - Elaborar con forme a la norma todos los pre pliegos, pliegos y estudios previos, en cada uno de los procesos contractuales, con definición de costos puntuales que evidencien una buena planeación en cada proceso y publicidad de los mismos en la página del SECOP, y página web del municipio de acuerdo al caso, ajustándose igualmente al nuevo manual de contratación. - Así mismo se debe realizar dentro de los plazos definidos la actualización del MECI. - Deben elaborarse por la dependencia o contratista correspondiente los planes de contingencia en cada una de las obras que se vienen desarrollando, con el fin de evitar o disminuir la presencia de riesgos en sus ejecuciones. - Se debe continuar reforzando los mecanismos de minimización del riesgo, con la aplicación de procesos que a pesar de estar definidos no se vienen cumpliendo. - Se debe hacer mayor vigilancia y control a la prestación de los servicios públicos, especialmente en el control de calidad del agua y utilización de los mismos en los establecimientos educativos.. - Es procedente continuar con las actividades de austeridad del gasto, haciendo buen uso del papel, reciclando y rehusando el mismo, así como en el uso de los servicios públicos.-.
- Importante continuar con las capacitaciones al personal de la administración, especialmente en la atención al cliente, compromiso institucional y sentido de pertenencia. - Personal de apoyo a la gestión debe ser evaluado y comprometido con sus labores a desarrollar, implementado la inducción y re inducción en cada caso que corresponda. - Deben seguirse realizando acciones que conlleven la aplicación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano en procura de la transparencia administrativa, dentro del proceso de elecciones territoriales que se avecina. HERNANDO ALMARIO Jefe de Control Interno