PROGRAMA: GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAPITAL HUMANO MÓDULO 1: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DEL CAPITAL HUMANO UNIDAD 4: OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DEL CAPITAL HUMANO Guía del Participante PRIMERA EDICIÓN Julio 2007 Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI. C Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI Panamericana Norte Km 15,200, Independencia Lima Perú. Teléfono: (0051-1) 533-4503 E mail: campusvirtual@senati.edu.pe Material auto instructivo, destinado a la capacitación de trabajadores del SENATI a nivel nacional. Lima, Julio 2007 2
UNIDAD 4: OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA 3
Optimización de la Gestión Administrativa i Cómo incrementar la productividad laboral del capital humano? Objetivo Simplificar y agilizar las acciones de administración del capital humano a fin de contribuir eficazmente a mantener los niveles de operatividad y productividad del personal y de los sistemas administrativos de la gestión humana. Introducción En un período de enorme competitividad la gestión humana se ve obligada a desarrollar estrategias a efectos de que la labor administrativa no sea el gran obstáculo sino el gran soporte de la fluidez operativa y administrativa de una empresa. La gestión humana busca dirigir y potenciar el desarrollo de competencias de las personas, la gestión de estrategias y aplicación de técnicas de simplificación, incentivando la creatividad e innovación. Pero la gestión eficaz exige eficiencia, rapidez y seguridad como un principio administrativo, que todo trabajador debe desarrollar. Las formas de racionalizar, simplificar y sistematizar labores rutinarias de inevitable ejecución, son la base del desarrollo de cualquier gestión estratégica que integra las personas con el sistema Organizacional para vincularse directamente a la estrategia empresarial, con el fin de movilizar las capacidades y el talento hacia el logro de los objetivos de la organización. La gestión humana requiere una visión sistemática permanente y dinámica de la organización y la inteligencia corporativa depende en gran medida de las políticas de gestión humana que se ejercen en cada organización, por lo que las organizaciones buscan expresar su filosofía, cultura, pensamiento y valores a través de políticas aprobadas por el más alto nivel jerárquico de la empresa. 4
El sentido y razón de ser de la política en la gestión administrativa del capital humano es reconocer, valorar, estimular y potenciar las competencias, conocimientos y capacidades del personal, considerando la efectividad de las actividades que dinamizan cualquier sistema organizativo. En este escenario la estrategia es una eficaz herramienta para implementar políticas. La gestión humana para implementar políticas y cumplir sus fines, diseña y ejecuta acciones ordenadas y simplificadas que orientadas al objetivo establecen secuencias adecuadas a fin de obtener resultados con el mejor uso de los recursos. La sistematización y optimización administrativa de las acciones rutinarias que genera la administración del personal, a fin de gestionar el capital humano con sentido estratégico y como fuente de valor añadido al negocio, permite mayor eficiencia, eficacia y productividad y una forma de simplificación administrativa se logra con el diseño y aplicación de normas, políticas y procedimientos. Optimización Administrativa en la gestión del capital humano Optimización administrativa es el proceso continuo de adaptación a las exigencias internas y del entorno, efectuando la transición de un sistema burocrático a otro de gestión, capaz de definir objetivos, optar por la mejor forma de alcanzarlos y evaluar los resultados obtenidos. La trayectoria laboral, período de vida útil o récord laboral del trabajador en la organización, exige en cualquier organización, sea cual fuere la actividad que realice y la magnitud de sus operaciones (pequeña, mediana o grande) la ejecución permanente de labores generalmente consideradas de control y rutina que necesariamente deben ser ejecutadas. Estas acciones, que pueden ser iguales, semejantes o exclusivas en cada organización suelen ser las siguientes:. Diseño o mantenimiento de una base de datos del personal. Control de asistencia y puntualidad. Preparación de la información necesaria para planillas de pagos. Otorgamiento y control de vacaciones. Control de permisos. Otorgamiento de pólizas de vida. Licencias y descansos médicos. Otorgamiento de préstamos, adelantos y subsidios. Control de movimientos de personal (traslados, reubicaciones, etc.). Procesamiento del pago de beneficios sociales. Conclusión del vínculo laboral. Otorgamiento de certificados de remuneraciones y retenciones y de trabajo. Emisión de reportes sobre estadística de personal. Políticas y procedimientos desactualizados de personal.. 5
Cuando una unidad orgánica de recursos humanos es visible por el cumplimiento aún eficaz de estas acciones, es considerada sólo como una oficina de control de personal. Si sólo cumple estas acciones es una oficina que no trasciende en la organización. Las exigencias actuales de competitividad y globalización en la que se desenvuelven las organizaciones, exige desarrollar el concepto de valor agregado en la gestión del capital humano y esto únicamente será posible optimizando las acciones de rutina, de tal manera que ejecutándolos sin errores se disponga del tiempo razonable para el planeamiento y desarrollo del capital humano en la organización, como una acción fundamental y trascendente. El liderazgo natural que debe desarrollar y ejercer el departamento de recursos humanos en una organización NO se fundamenta en el cumplimiento eficaz de las acciones de rutina sino en las acciones que trascienden como la formación y capacitación de las competencias del personal, trazar la trayectoria de desarrollo y crecimiento del capital humano, el planeamiento de acciones de desarrollo de personal que agregando valor a las acciones haga posible el cumplimiento de la misión y visión de la organización. Para lograr esto es necesario primero lograr eficiencia, rapidez y seguridad en las acciones de rutina, es decir optimizar la gestión administrativa de la gestión humana. Se estima que una oficina de personal que optimizando su labor rutinaria asigna el 60% del tiempo a estas labores y el 40% al planeamiento y ejecución de labores de desarrollo del personal está en condiciones de trascender y ejercer liderazgo en la organización. Por qué es necesario optimizar las acciones administrativas de la gestión del capital humano? Las acciones administrativas de naturaleza rutinaria y de ejecución permanente en la gestión del capital humano, simplemente requieren ser bien hechas, asignándoseles cada vez un menor tiempo. Es decir deben ser permanentemente optimizadas, simplificadas y mejoradas a fin de agilizar e impulsar la eficiencia operativa y nunca constituirse en el obstáculo del logro de la eficiencia, eficacia y productividad de la empresa. La forma efectiva de optimizar la gestión administrativa del capital humano es interpretando la filosofía, cultura, valores, costumbres y prácticas positivas del personal de la organización y traducirlas en una política general de personal como interpretación del valor del capital humano y sus canales de ejecución como son los procedimientos, normas, directivas, reglamentos u otros medios de gestión. Estos medios se constituyen en herramientas que facilitan la gestión del personal, fundamentalmente en manos del jefe que es el verdadero jefe del capital humano, descentralizándose al mismo tiempo la gestión del capital humano. Así el departamento de Recursos Humanos se transforma en el asesor y facilitador de la gestión del capital humano. 6
POLÍTICA GENERAL DE PERSONAL POLÍTICAS ESPECÍFICAS REGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Formulación de Políticas y Procedimientos Las políticas como hemos expresado, son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se desempeñen de acuerdo con los objetivos planeados por una empresa. Constituyen orientaciones precisas que determinan el rumbo de una organización. Además son lineamientos generales de acción y gestión. Las políticas son guías para la acción y sirven para dar respuestas a las interrogantes o problemas que se pueden presentar en todos los aspectos de gestión y varían según la naturaleza de las actividades, volumen de operaciones y objetivos de cada organización. LAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS Se refieren a la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales. 7
Cada organización pone en práctica la política de recursos humanos que más convenga a su filosofía y a sus necesidades. En rigor, una política de recursos humanos debe abarcar lo que la organización pretende en los siguientes aspectos: a) Políticas de provisión de recursos humanos Donde reclutar (fuentes externas o internas), como y en qué condiciones reclutar (técnicas de reclutamiento preferidas por la organización) los recursos humanos que la organización requiera. Criterios de selección de recursos humanos y estándares de calidad para la admisión en cuanto se refiera a las aptitudes, actitudes, talento, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos de la organización. Como integrar con rapidez y eficacia los nuevos miembros en el ambiente interno de la organización. b) Políticas de aplicación de recursos humanos Como determinar los requisitos básicos de la fuerza laboral (requisitos intelectuales, físicos, etc.) para el desempeño de las funciones, responsabilidades y competencias. Criterios de planeación, distribución y traslado interno de recursos humanos, que consideren la posición inicial y el plan de carrera, y definan las alternativas de posibles oportunidades futuras dentro de la organización. Criterios de evaluación de la calidad y la adecuación de los recursos humanos mediante evaluación de desempeño. c) Políticas de mantenimiento de recursos humanos Criterios de remuneración fija o variable del personal, que tengan en cuenta la evaluación del puesto, los resultados y los salarios en el mercado de trabajo, y la posición de la organización frente a esas variables. Criterios de remuneración indirecta del personal, en función de los beneficios sociales más adecuados a las necesidades existentes en los puestos de la organización y que consideren la posición de la organización frente a las prácticas del mercado laboral. Como mantener motivada la fuerza laboral, con la moral en alto, participativa, comprometida y productiva dentro del clima organizacional adecuado. 8
Criterios de higiene y seguridad relativos a las condiciones físicas y ambientales en que se desempeñan las funciones y responsabilidades del puesto. Buenas relaciones con sindicatos y representantes del personal. d) Políticas de desarrollo de recursos humanos Criterios de diagnósticos y programación de preparación y rotación de la fuerza laboral para el desempeño de las funciones dentro de la organización. Criterios de desarrollo de recursos humanos a mediano y largo plazo, revisando el desarrollo del potencial humano en posiciones gradualmente elevadas en la organización. Criterios de desarrollo de las condiciones capaces de garantizar la buena marcha y la excelencia organizacional, mediante el cambio de comportamiento de los miembros. e) Políticas de control de recursos humanos Como mantener una base de datos capaz de suministrar la información necesaria para realizar los análisis cuantitativos y cualitativo de la fuerza laboral disponible en la organización. Criterios para monitorear en forma permanente la aplicación y la adecuación de las políticas y los procedimientos relacionados con los recursos humanos de la organización. Las políticas establecen el código de valores éticos de la organización, que rigen las relaciones con el personal, accionistas, clientes, proveedores, etc. A partir de las políticas, pueden definirse los procedimientos que se implantaran, los cuales son flujos de acción diseñados para orientar el desempeño de las operaciones y actividades, teniendo en cuenta los objetivos de la organización La unidad orgánica de Recursos Humanos es la encargada de proponer, actualizar y administrar las políticas de personal, presentando a la gerencia general de la empresa las propuestas de cambio cuando sea necesario. Adicionalmente a lo expresado, las empresas también incluyen en este concepto los siguientes elementos de gestión: Reglamento Interno de Trabajo o Manual del trabajador: Este manual establece con un lenguaje simple y conciso los derechos y obligaciones del personal en el trabajo. Oportunidades equitativas. Cuando se fija como política de la empresa que la contratación y promoción del personal se realiza proporcionando las mismas oportunidades sin discriminación de género, edad, creencia, religión, etc. U otro aspecto de interés y necesidad que sea normado. 9
RELACIÓN GRÁFICA DE LAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS Investigación Mercado de RRHH Investigación y análisis del mercado de RRHH Fuentes de Reclutamiento Técnicas de Reclutamiento Reclutamiento Prioridad del reclutamiento externos sobre el interno Suministro de los Recursos Selección Criterios de Selección y Pautas de Calidad Grado de descentralización de las decisiones sobre la selección de personal Técnicas de Selección Integración Mecanismos de Adaptación al ambiente interno Análisis y Descripción de Puestos Requisitos intelectuales, físicos, responsabilidad, condiciones de trabajo Mantenimient o de los RH Planeamiento y ubicación de RH Planes de Carrera RH necesarios y ubicación de los mismos, en función de los puestos Definición de las oportunidades dentro de la organización Evaluaciones de Desempeño Medición continua de la calidad y adecuación de los RH 10
Administración de Remuneración Evaluación y clasificación de cargos buscando el equilibrio de remuneraciones interno. Investigación salarial buscando el equilibrio interno Política de remuneraciones Aplicación de los RH Plan de beneficios sociales Planes y sistemas de beneficios sociales adecuados a diversas necesidades de los participantes de la organización. Higienes y Seguridad del trabajo Criterios de creación y desarrollo de las condiciones ambientales de higiene y seguridad de los cargos Entrenamiento Diagnóstico y programación de la preparación y reciclaje constante de los RH, para el desempeño de los puestos. Planeación de los RH Desarrollo de los RH Perfeccionamiento a mediano y largo plazo de los RH disponibles, buscando la realización continuada del potencial existente en las posiciones clave de la organización. Desarrollo Organizacional Aplicación de las estrategias de cambio buscando la salud y la excelencia organizacional. 11
Procedimientos Constituyen el plan permanente para orientar a las personas en la ejecución de sus tareas en la organización. Básicamente, guían a las personas hacia la obtención de los objetivos, buscan dar coherencia a la realización de las actividades y garantizan un trato equitativo a todos los miembros y un tratamiento uniforme a todas las situaciones. Representan una serie de labores secuenciales y dependientes una de otra, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Las diferentes actividades u operaciones se enlazan entre si, para que las anteriores sigan como base a las siguientes y así sucesivamente hasta lograr el resultado deseado Del mismo modo expresan la manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indican el (como...?), el (quien...?), y el (donde...?) del trabajo. El objetivo primordial básico de la elaboración y uso de procedimientos es simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y los trámites innecesarios, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Esta condición es necesaria en la simplificación de la labor rutinaria de la gestión de los recursos humanos en cualquier organización. La eficacia de su utilización se puede expresar también en otras actividades de una empresa: 1.- Al eliminar operaciones combinándolas entre si o suprimiéndolas. 2.- Al cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia. 3.- Al eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mínimo para optimizar el tiempo 4.- Al eliminar demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo. 5.- al centralizar las inspecciones conservando el control interno. 6.- Al situar las inspecciones en los puntos clave de un proceso. 7.- Al eliminar puntos aparentemente innecesarios para evitar los cuellos de botella (amotinamiento, difícil fluidez de tramites) etc. 12
Características Completas. Consideran elementos materiales y humanos, así como el objetivo deseado. Coherentes. Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al mismo objetivo. Estables. Firmeza del curso establecido, que no cambien a menudo, sino únicamente por emergencias. Flexibles. Que permitan resolver situaciones sin comprometer la estructura establecida y que faciliten las adecuaciones. Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones solo se agregan a las ya establecidas. Naturaleza y clase de procedimientos La naturaleza y finalidad de los procedimientos se sustenta en la tendencia humana de siempre buscar el menor esfuerzo y la necesidad de optimizar los recursos. Definitivamente los procedimientos simplifican y optimizan las actividades especialmente de naturaleza rutinaria mejorando el rendimiento y productividad laboral de cualquier actividad humana. Los procedimientos pueden ser: Para producir un bien o producto:... Fabricas Para tramitar un documento:... Administración Para lograr un servicio:... Bancos Para vender un producto:... Comercio Ubicación jerárquica de los procedimientos Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en el primer plano se encuentran los objetivos; en el segundo plano las políticas y en el tercer plano los procedimientos. 13
Niveles 1 El objetivo señala la meta a alcanzar. 2 Las políticas trazan un camino de cómo llegar a esas metas; esto lo hace en términos generales, consientes 3 Los procedimientos indican en forma secuencial como realizar las actividades fijadas o trazadas por la política. Se hacen trabajos específicos para su aplicación. OBJETIVOS POLÍTICAS PROCEDIMIENTOS Es muy factible confundir el método con el procedimiento, por lo que es necesario tener presente que: el método es la determinación de cómo efectuar una labor tomando en cuenta el objetivo, las facilidades disponibles y el gasto total monetario en cuestión de tiempo y de esfuerzo. Es decir, el método se refiere a las labores que constituyen un paso dentro de un procedimiento. El método en si es mas limitado y analítico que el procedimiento. Importancia de los procedimientos. Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de una organización. Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, se puede ver la importancia que estos tienen en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena y satisfactoriamente. Del mismo modo, si una organización tiene procedimientos ilógicos, contradictorios, etc, tampoco podrá cumplir los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio, mejoramiento y actualización de los procedimientos. 14
Los procedimientos en la Gestión del Capital Humano Las labores rutinarias que implican gestionar el desenvolvimiento del capital humano en las organizaciones requieren del soporte simplificador y secuencial de los procedimientos a fin de reducir el efecto nocivo de la rutina y disponer del tiempo necesario para realizar acciones de planeamiento y desarrollo de las competencias del capital humano como factor esencial de competitividad. Todas las actividades rutinarias de la administración del capital humano, pueden y deben estar procedimentadas. El conjunto de procedimientos elaborados constituye el Manual de Procedimientos de la empresa. Administrar las actividades de personal en base a procedimientos permite delegar esta acción en los verdaderos administradores de personal que son los jefes inmediatos, actuando el departamento de recursos humanos como elemento de apoyo, orientación y asesoría en la aplicación de las políticas de personal. La estructura de un procedimiento, orientado a la gestión del capital humano, suele contener aspectos esenciales y comunes como el objetivo o finalidad, las políticas que lo sustentan, la descripción secuencial de las actividades y sus respectivos responsables, así como un flujo grama complementario que resume gráficamente la secuencia establecida en el procedimiento. Ilustrativamente se presenta a continuación un procedimiento en base al cual y considerando las particularidades y necesidades de su respectiva organización, el participante podrá diseñar otros que respondan a los requerimientos de su empresa. El diseño, la aplicación y actualización permanente de los procedimientos permite sistematizar las actividades y reducir el efecto de la rutina en la administración eficaz del capital humano. Procedimiento de capacitación y desarrollo de personal A. PROPÓSITO Establecer un procedimiento que permita diseñar e implementar un programa de capacitación y desarrollo de los recursos humanos B. UNIDADES DE ORGANIZACIÓN INVOLUCRADAS Todas las Gerencias, Departamentos y Secciones de la Empresa C. INSTRUCCIONES 15
I POLITICAS 1.- Como política de capacitación y desarrollo de recursos humanos es lograr cambios de conducta de mejoramiento continuo tanto en el aspecto personal como en los aplicados a los procesos críticos y estrategias de la Empresa. 2.- La responsabilidad del proceso de capacitación y desarrollo es del área de recursos humanos; sin embargo la conducción y orientación es responsabilidad del departamento que solicita la capacitación. 3.- El desarrollo de un programa de desarrollo y formación de recursos humanos debe considerar los siguientes aspectos:. Plan de capacitación y actualización de personal. Plan de reemplazos. Plan de carrera o desarrollo 4.- El programa debe ser orientado a todos los niveles del personal que permita formar cuadros directivos, ejecutivos, profesionales, mandos medios y personal operativo calificado. 5.- El programa de capacitación y desarrollo son propuestos por los jefes de sección a la Gerencia respectiva y estos al área de Recursos Humanos II REQUISITOS GENERALES 1 El personal a capacitar será propuesto por los jefes de sección con la aprobación de la gerencia respectiva. 2 Los requisitos generales para la capacitación son: a. Tener contrato indeterminado o fijo, mínimo por 6 meses en una posición b. Haber obtenido resultados altamente positivos en los programas de evaluación de desempeño y rendimiento. III PROCEDIMIENTO 1. En el primer mes de cada año, cada sección propondrá los trabajadores y los cursos de capacitación requeridos para el periodo de acuerdo a su plan de mejoramiento continuo al área de Recursos Humanos. 2. Los contenidos de los cursos, trabajadores, metodología, tiempo asignado y los materiales de apoyo serán propuestos por la gerencia solicitante. 3. El área de Recursos Humanos en coordinación con al gerencia determinaría si la capacitación será interna o externa 16
4. Si es interna se evaluará por la gerencia y Recursos Humanos el dictado por el personal interno o externo. 5. La jefatura de Recursos Humanos solicita al Directorio de la Empresa la aprobación del programa de capacitación y desarrollo de personal diseñado por el área de Recursos Humanos la cual es sustentada por el gerente o jefe que corresponda. 6. Se comunica a los Jefes de Sección y las Gerencias los cursos a dictarse y personal en el periodo programado. 7. Al final de cada curso los instructores o la institución que imparta la capacitación remitirá la calificación obtenida por cada participante. 17
Diagrama de flujo Gerencias y Jefaturas Cursos a dictarse RECURSOS HUMANOS CAPACITACIÓN Interna CAPACITACIÓN Externa INSTRUCTOR INTERNO INSTRUCTOR EXTERNO PROGRAMA DE CAPACITA- CIÓN Y DESARROLLO DE RR.HH. NO DIRECTORIO SI RR.HH. COMUNICA A GERENCIAS PERSONAL A CAPACITARSE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 18