Implementación de NIIF basada en Zeus Parametrización Robot Transaccional (Contabilización en varios libros) Revelaciones Instrumentos Financieros Auditorías Contabilización en libro Local y NIIF Instrumentos Financieros Métodos de medición posterior al reconocimiento inicial Reclasificación de activos Limitaciones a la titularidad Costos por desmantelamiento UGE (Unidad Generadora Efectivo) Manejo de repuestos
Parametrización Doble costo Descuento Financiero Instrumentos Financieros Ajuste al Valor Neto Realizable Revelaciones Garantías de Venta Interfaz con Activos Fijos Parametrización Contable Mov. Contable para varios Libros Instrumentos Financieros Revelaciones
Parametrización Libros Posibilidad de crear en el sistema los libros que se requieran manejar. Por Defecto el sistema manejara la información en el libro Local y en el libro NIIF. Cada libro cuenta con un prefijo, el cual será el código que lo identifique dentro del Sistema. Al igual que todos los maestros, desde esta opción puede crear, consultar, modificar, eliminar y agregar variables adicionales a los Libros. Plan de Cuentas Por cada cuenta del libro local es posible definir su Código equivalente, Descripción y otros parámetros en cada uno de los libros que se hayan creado, adicionalmente es posible restringir la utilización de la cuenta original en otros libros que se requiera.
Adopción por primera vez Adopción por primera vez permite a los usuarios generar los saldos iniciales de los Libros requeridos a partir de la información registrada en el libro Local a la fecha de corte definida. Los Saldos en el libro NIIF se obtendrán como resultado de aplicar los siguientes eventos definidos en la norma a los saldos del libro local: Reconocimiento de Activos y Pasivos Bajas de Activos y Pasivos Transacciones de reclasificación Transacciones de ajuste Cálculo del Impuesto Diferido
Robot Transaccional Esta herramienta permite configurar las contabilizaciones automáticas en los diferentes libros, basados en condiciones parametrizables por transacciones o por documento. En los parámetros se habilita el uso del Robot Transaccional y además se indica si desea generar las transacciones de manera automática. Permite agregar varias condiciones a evaluar para la generación de transacciones en los documentos.
Además puede indicar si desea que el robot transaccional se ejecute en todos los documentos o solo los que corresponden a las aplicaciones que seleccione en la matriz de datos.
Para cada condición puede seleccionar un código o un rango de: Fuentes, Cuentas, Tipo factura, Banco, Tercero, Auxiliares, Zona, Centros de Costo, Ítem, Plaza, Cliente/Proveedor, Valor, Vendedor, Moneda, Unidad de Negocio y/o Libro. El valor de cada campo de las transacciones contables a generar se puede parametrizar como: Valor Fijo, Valor Heredado (Asigna el valor de la transacción que lo origina) o Valor Formulado.
Cuando seleccione Valor formulado puede establecer condiciones a evaluar para la asignación del valor del campo de la transacción.
Generación Script Robot Transaccional Las configuraciones que se realicen en el robot transaccional pueden exportase e importarse en las diferentes bases de datos que se requiera, esta funcionalidad es de mucha utilidad ya que permite configurar y verificar en un ambiente de pruebas y luego aplicar en el ambiente de producción sin riesgo de errores. Evaluar Robot Transaccional Esta opción permite emular el comportamiento de cada condición definida en el Robot Transaccional, permitiendo al usuario realizar una verificación del resultado antes de su ejecución.
Log del Robot Transaccional Permite auditar el comportamiento de las transacciones generadas por el Robot. Desde esta opción el usuario podrá verificar cuales movimientos presentaron inconvenientes y cuál fue la razón por la cual no se generaron las transacciones basadas en el robot transaccional. Generación de Transacciones El robot transaccional puede ejecutarse en línea después de la generación de un documento o manualmente teniendo en cuenta los criterios de selección ingresados por el usuario.
Revelaciones Modulo que permite al usuario elaborar el Estado Financiero correspondiente a las Revelaciones, permite definir cuál norma está aplicando y de esta manera se configura el ambiente de trabajo para ir registrando el soporte revelatorio y la elaboración final de la misma. Dependiendo del tipo de norma seleccionada, el sistema configura el ambiente de trabajo correspondiente, si el usuario está trabajando con Normas Plenas, se podrán escoger las diferentes Normas existentes NIC Y/o NIIF y el el caso de Pymes se podrán escoger las diferentes secciones de la norma que la rige. Esta presentación se muestra de manera jerárquica para permitir su actualización.
Por cada cuenta se debe indicar cuál será la Norma o sección a la que estará asociada la cuenta por defecto con el fin de ir reportando el soporte revelatorio en la medida que se vaya registrando el movimiento.
Revelaciones por Movimiento El soporte revelatorio se puede ir ingresando en línea en el momento de registrar una transacción, en todas las opciones tales como Notas Contables, Recibos de Caja, Facturación, Comprobantes de Egreso, etc encontrará el botón correspondiente para poder ingresar estas observaciones.
Si cuando se crea el documento no se reporta ningun detalle como soporte revelatorio, puede realizarlo posteriormente desde la opción Revelaciones por Movimiento
Revelaciones por Período Mediante esta opción el usuario podrá elaborar el Estado Financiero de las Revelaciones para cada periodo, esta labor estará fundamentada en todo el soporte revelatorio que se fue registrando a lo largo del periodo y que son el sustento para la revelación final.
Algunos módulos de Zeus proveen funciones de consulta que generan de manera automática la información de aquellos ítems de revelación relacionados en la norma que le corresponda, evitando su generación manual. Así mismo como el sistema garantiza que un periodo contable cerrado no permite que se le realice movimiento, de la misma manera el módulo de revelaciones posee esta funcionalidad que asegura que la información registrada y generada en el proceso de revelaciones no sea alterada.
Consulta Integral de Movimientos Revelados En esta opción puede auditar todos los soportes revelatorios ingresadas en las transacciones de los documentos. Consulta Integral de Revelaciones En esta opción puede consultar todas las revelaciones realizadas por Sección.
Auditoría de Revelaciones Como complemento de la Consulta Integral de Revelaciones la Auditoría de Revelaciones permite revisar las Secciones Reveladas y las pendientes por revelar. Teniendo en cuenta el tipo de norma implementada, El sistema permite escoger cuáles son las normas o secciones a imprimir y el orden en que estas se mostraran
Instrumentos Financieros En las cuentas de cartera de cliente y proveedor puede financiar la forma de pago crédito, y definir el manejo de Interés Nominal, Explicito e Implícito, según política
Para Causar el interés corriente de cada cuota definida en el plan de pagos Auditorías La auditoría de documentos por libro, permite revisar la contabilización por cada documento en diferentes libros. los Por cada documento puede:
Desde esta opción puede consultar el detalle de cada transacción del documento en cada libro Además permite consultar las transacciones generadas por el Robot Transaccional en cada libro. Permite generar o eliminar las transacciones generadas por el robot transaccional y consultar el documento solo con las transacciones generadas por cada libro.
Auditoría de Saldos por Libro Esta opción permite revisar la situación actual de cada una de las cuentas del libro principal y su equivalente en cada uno de los libros configurados. Para cada cuenta contable puede consultar su movimiento en los diferentes libros configurados.
Unidades de Negocio*** Las unidades de negocio son las diferentes dependencias en la que está constituida la empresa, como por ejemplo, las sucursales. Con esta facilidad puede manejar varias contabilidades en una misma base de datos, cada contabilidad expresada en los libros que se requieran. Al igual que todos los maestros, desde esta opción puede crear, consultar, modificar, eliminar y agregar variables adicionales a las unidades de negocio. Los movimientos y saldos puede consultarlos individualmente por cada unidad de negocio o consolidados por varias o todas las unidades de negocio. El acceso a las diferentes unidades de negocio se parametrizan por cada usuario desde la opción Seguridad de Usuarios
Desde la barra de estado el usuario podrá escoger el libro y unidad de negocio en el que desea trabajar. ***Solo está disponible en la Versión de Zeus Contabilidad Sql Unidades de Negocio (BU)
Contabilización en libro Local y NIIF Manejo de Saldos en el libro LOCAL y NIIF, aplica para las Entradas y Mejora de Activos. Parametrización bajo Norma Local y NIIF
Instrumentos Financieros En las cuentas de cartera de las entradas de activos puede financiar la forma de pago crédito, y definir el manejo de Interés Nominal, Explicito e Implícito, según política
Métodos de medición posterior al reconocimiento inicial Costos - Deterioro de Activos: Compara el valor en libros Vs el Valor del Importe recuperable del activo. El Importe recuperable corresponde al valor que se espera recibir si se decide vender el activo, cuando el valor en libros es mayor al importe recuperable el sistema contabiliza deterioro y el importe recuperable pasa a ser el nuevo valor en libros. Revaluación de Activos: Compara el valor en libros Vs el valor razonable del activo. El cálculo del valor razonable puede basarse del valor de mercado, valor de activo semejante, valor uso, entre otros. Cuando el valor en libros es mayor al valor razonable el sistema contabiliza deterioro y de lo contrario contabiliza superávit.
Permite importar Reporte de Deterioro / Revaluación de Activos desde Microsoft Excel Reclasificación de Activos Esta opción permite definir cuales activos serán Mantenidos para la venta o estarán en Uso. Los que identifique con la característica Mantenidos para la venta no estarán disponibles en el proceso de depreciación, en este proceso el sistema realiza una nota contable de reclasificación de cuentas y suspende la depreciación mientras se encuentre en este estado.
Propiedad de Inversión Es necesario que pueda identificar los activos que no hacen parte del roll del negocio y que se tienen para generar riqueza o valorización y los reclasifique como propiedades de inversión, esta información es necesaria para las revelaciones. En este proceso el sistema realiza una nota contable de reclasificación de cuentas y se suspende su depreciación mientras se encuentre en este estado. Limitaciones a la Propiedad Se deben reportar los activos que en la empresa tienen alguna restricción y no se puede disponer libremente de ellos, por ejemplo, hipotecas, pignoración, embargos entre otros, esta información es necesaria para utilizarla en el proceso de las revelaciones.
UGE (Unidad Generadora Efectivo) Posibilidad de crear UGE, grupo o conjunto de activos que son capaces e generar ingresos por si solos, a los cuales se les hace la medición posterior al reconocimiento inicial ya sea por el método de Deterioro o de Revaluación de Activos, así mismo son sujetos de depreciación a nivel general o particular según las posibilidades.
Manejo de Repuestos Los repuestos de los Activos en uso en NIIF se consideran Activos y en norma local corresponden a Inventario. Para poder diferenciar la contabilización de estos artículos es necesario en el Modulo de Inventarios asociar al ítem de la compra la clasificación Es propiedad, planta, equipo ya que esta identifica que la compra corresponde a artículos que serán activos para la empresa.
Asociación de Inventario Se deben relacionar aquí, aquellos artículos que en norma local se consideran Inventario y que en NIIF se consideran Activos (repuestos) para que el sistema los tenga en cuenta en el proceso de depreciación mensual en la contabilización NIIF.
Legalización de Asociación Cuando se necesite disponer del artículo comprado como repuesto, en norma Local cambia de ser un elemento de Inventario a ser un elemento de Propiedad, Planta y Equipo (Activo Fijo) y es necesario iniciar su proceso de depreciación en norma local. Si usted cuenta con la Interfaz de Zeus Inventario, realice este proceso desde allí utilizando la opción:
Si usted no cuenta con la Interfaz de Zeus Inventario, realice este proceso desde Zeus Activos utilizando la opción:
Parametrización Libros El sistema de inventario maneja de manera paralela los libros Local y NIIF, en la ventana de parámetros existe una sección exclusiva para todos los temas relacionados con las normas NIIF, dentro de los cuales se debe seleccionar cual son los códigos de estos dos libros. Otro tema muy importante en la parametrización, es si dentro de las políticas de la empresa se decide afectar el descuento financiero en las compras, habilitando este parámetro se obtendría como resultado en todas las compras que tengan descuento financiero un comportamiento distinto a nivel de costo de los artículos y afectaciones contables.
Doble costo Teniendo en consideración temas como los descuentos financieros donde en norma Local se afecta contablemente el ingreso y en NIIF se considera un menor valor del Inventario, o los ajustes al valor neto de Realización (VNR) cuya aplicación solo se realiza en NIIF, igualmente si la moneda funcional del libro NIIF es diferente a la Local, se hizo necesario implementar la funcionalidad del doble costo; es así como Zeus Inventario SQL tiene la posibilidad de trabajar dos costos en paralelos y a su vez en la moneda que tenga configurada cada libro. La ventana de captura de ítems refleja tiene los siguientes cambios:
Descuento Financiero Si dentro de las políticas se decide que los descuento financieros serán ejecutados inmediatamente en las compras, se debe habilitar el parámetro Afecto descuento financiero en las compras, de esta forma el sistema para el libro Local contabilizará un ingreso por el valor del descuento y en el libro NIIF será un menor valor del inventario. Es necesario tener bien configurado los productos y servicios que serán afectados por el descuento financiero, para el caso de los productos se debe ir al maestro de artículos y en la pestaña Cuentas de artículos se debe configurar la cuenta Complemento ingreso descuento financiero en compras, ésta es la que el sistema utilizará para contabilizar en el libro Local el ingreso producido por el descuento financiero.
Para los gastos por servicios en las compras, en contabilidad Local el sistema de igual forma como en los artículos realiza un asiento contable al ingreso por el valor del descuento y en el libro NIIF se refleja como un menor valor del gasto, para configurar correctamente un servicio de gasto que será afectado por el descuento financiero de la compra debe estar especificado en el maestro de conceptos como concepto de servicio y en la pestaña Default asignar la cuenta de Ingreso descuento financiero en las compras.
El documento de entrada de mercancía tiene una pestaña nueva Financiero, exclusivamente para registros de descuentos financieros e instrumentos financieros, al realizar la compra de artículos o servicio y ésta a su vez posee descuento financiero se debe digitar el porcentaje estipulado por el proveedor. Contabilización Local Contabilización NIIF
Instrumentos Financieros En los documentos de compra y venta puede financiar la forma de pago crédito, y definir el manejo de Interés Explicito e Implícito, según política, las condiciones de crédito se deben configurar en Zeus Contabilidad SQL. Para utilizar la financiación en las compras de inventario existe una pestaña Financiero en el cual hay un check Exige financiación, presionando en el botón Generar Cuotas podrá utilizar las condiciones de crédito del tipo de compra.
Luego presionando el botón Aplicar al documento el sistema asigna las cuotas de crédito al documento de compra. Para efectos de contabilización, en el libro Local las transacciones correspondientes a las cuotas están relacionadas con la tasa pactada, en cambio en la contabilización NIIF si la tasa de mercado es diferente a la tasa pactada el sistema genera una transacción por la diferencia. Contabilización Local Contabilización NIIF
Ajuste al valor Neto Realizable (VNR) Esta herramienta permite hacer los ajustes a los costos NIIF correspondientes al valor neto realizable, la fórmula utilizada para el cálculo del ajuste es la siguiente. Valor Razonable = Total Inventario a Precio Comercial Costo de Terminación y/o Venta. Diferencia = Total Inventario a Costo Valor Razonable. Si la diferencia es Positiva entonces el valor del ajuste al inventario es igual a Diferencia, el sistema guarda el acumulado del ajuste negativo y lo tiene en cuenta en los próximos ajustes. Si la diferencia es negativa entonces el ajuste es positivo, si y solo si existe saldo acumulado de ajustes anteriores, como máximo ajusta de forma positiva el saldo acumulado, sino existe saldo acumulado no se realiza ajuste. Diríjase a el menú sistemas/opciones especiales/ajuste al valor neto de realización. Presiones el botón Guardar para generar un consecutivo que identificará el proceso de ajuste, esto aún no genera el ajuste como tal, los valores se mantienen en temporales hasta que se decide presionar el botón Procesar ajuste.
Total Inventario a Precio Comercial: Este valor se obtiene multiplicando las existencias actuales del inventario de cada producto por el precio comercial configurado en el maestro de artículos, pestaña Datos Venta campo precio comercial. Costo de Terminación y/o Venta: Este valor puede ser manualmente registrado u obtenido de forma automática, manualmente puede ser modificado este valor en la matriz de datos, es el único valor editable, pero si desea automatizar la obtención y asignación de este valor en cada uno de los ítems de la matriz de datos debe presionar el botón Configuración Origen de gasto Venta y/o Terminación.
Esta ventana de configuración supone que el origen del total costo o gasto de venta y/o terminación se encuentran en registros contables, por esta razón se debe especificar cuáles son las fuentes y las cuentas donde el sistema sacará el valor del periodo en cuestión, de igual forma se configura con el campo Tipo distribución la forma que utilizara el sistema para distribuir equitativamente. Para generar el ajuste debe tener configurado los siguientes parámetros Concepto de Ajuste Contrapartida Valor Neto de Realización y Solicitante del Ajuste Valor Neto de Realización, luego presione el botón Procesar Ajuste para generar.
Revelaciones Todos y cada uno de los tipos de documentos de Zeus Inventario SQL que generan contabilización tienen la posibilidad de agregar texto de revelaciones, por ejemplo la entrada de mercancía, los ajustes de existencias, las facturas, etc. En todos estos documentos existe un botón llamada Revelación, solo puede ser utilizado siempre y cuando el documento se haya guardado y tenga transacciones en el libro NIIF. Este a su vez muestra la ventana de transacciones del libro NIIF.
Dándole doble clic en la transacción que desea revelar se muestra la ventana de edición de revelaciones, en la cual puede asignar la sección correspondiente y escribir el texto de la revelación.
Garantías en Ventas Para aquellas compañías que causan gastos por garantía de productos vendidos, están obligadas a provisionar este gasto al momento de la venta solo en el libro NIIF, dicha provisión debe ser estipulada en las políticas y claramente demostrable. Como primera medida se debe habilitar el parámetro Contabilizar Provisión por Garantía en Facturación NIIF, la provisión es un porcentaje de la venta que puede ser configurado de manera general en el parámetro Porcentaje General de Provisión de Garantía en Facturación NIIF, pero si desea que este valor se configure de manera individual por cada artículos, debe ir al maestro de artículos y dirigirse a la pestaña Garantías campo porcentaje provisión garantía, en esta pestaña también se debe configurar las cuentas de provisión y gasto de la garantía. Luego al momento de ejecutar la venta el sistema de manera automática agrega en las transacciones del libro NIIF un asiento causando el gasto contra la provisión.
Posteriormente para hacer efectiva la garantía se debe utilizar el documento de Garantías a Clientes, el cual se encuentra en el menú Ventas/ Garantías a Clientes, este documento hace exactamente el mismo efecto de una salida por consumo, acredita el inventario contra el gasto en el libro Local, pero en el libro NIIF la contrapartida del inventario es la cuenta de provisión ya que anteriormente fue causado el gasto contra la provisión en el documento de facturación. Contabilización Local Contabilización NIIF
Interfaz con Activos Fijos Aquellos repuestos en norma local son considerados dentro del grupo de Inventario, por normativa NIIF estos deben ser considerados activos de la empresa, por lo tanto en el libro NIIF debe estar contablemente en el grupo de los activos y desde el momento de la compra se le deben iniciar el proceso de depreciación. El sistema hace uso de la figura de clasificaciones para identificar que productos se encuentran en existencia y que son activos de la empresa. Toda compra que se haga en las clasificaciones que tienen habilitado el indicador Es propiedad Planta equipo, son enviadas a una bandeja en el módulo de activo fijos para su posterior tratamiento en el libro NIIF.
Existe una interfaz directa con el módulo de Zeus Activos Fijos, para que aquellos productos comprados desde el módulo de inventario puedan ser fácilmente creados como activos, en el menú Movimiento/Salida por legalización de activos se encuentra la opción que permite realizar la interfaz.