UNIDAD DE NEGOCIO CELEC EP - TERMOPICHINCHA MP-04-01 Versión 0.0
- CELECEP Cor.. or.c'6n III.ctrlc II!cu.dor UNOAD DE NEGOCIOTERMOPIo-tlNCHA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO MP-04-01 I PáQina 2 de 76 VERSiÓN 0.0 I 22/03/2012 ELABORACIÓN, REVISiÓN Y APROBACiÓN Fecha de publicación: 22 de marzo de 2012 Fecha de inicio de vigencia: 22 de marzo de 2012 Versión: 0.0 Car o Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Econ. Iván Izurieta S. z.cjo.:3/m/z-ek~;::===:;;::;g====-_ Gerente de Unidad de Negocio Ing. Juan C. López Gerente de Unidad de Negocio DOCUMENTO DE PROPIEDAD DE LA UNIDAD DE NEGOCIO TERMOPICHINCHA. NO DEBE SER REPRODUCIDO, CORREGIDO O PRESTADO SIN LA EXPRESA AUTORIZACiÓN DEL GERENTE DE LA UNIDAD DE NEGOCIO O DEL SUBGERENTE DE PLANIFICACiÓN CORPORATIVA Y GESTiÓN DE CALIDAD EL DOCUMENTO ORIGINAL ESTARÁ BAJO CUSTODIA DE LA SUBGERENCIA DE PLANIFICACiÓN CORPORATIVA Y GESTiÓN DE CALIDAD COMO UNA COPIA CONTROLADA. ESTA VERSiÓN ES VIGENTE SI SE CONSULTA EN LA INTRANET LOCAL ESTE MANUAL ESTA EN PROCESO DE ACTUALIZACiÓN AL HABERSE INICIADO EN FEBRERO DEL AÑO 2012, LA IMPLEMENTACiÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO.
CÓDIGO MP-04-01 Página 3 de 76 CONTENIDO PÁGINA 1 Objeto 4 2 Alcance del manual 4 3 Estructura de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad 4 3.1 Macro procesos estratégicos 8 3.2 Macro procesos de gestión de recursos y soporte 20 3.3 Macro procesos de realización del producto 46 3.4 Macro procesos de medición, análisis y mejora 66 4 Matriz de responsabilidades 70 5 Definiciones 76 6 Histórico de cambios 76
CÓDIGO MP-04-01 Página 4 de 76 1. OBJETIVO El presente Manual tiene como objetivo principal dar a conocer la estructura de procesos y los procedimientos que soportan el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA. La estructura planteada reúne requisitos establecidos en leyes, normativa aplicable al funcionamiento de la Unidad de Negocio y requerimientos propios de la norma ISO 9001:2008. 2. ALCANCE DEL MANUAL Este manual aplica a todas las áreas y macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA, conformada por las Centrales de generación: Guangopolo, Santa Rosa, Quevedo II, Sacha, Secoya y Jivino. 3. ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La estructura de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA es la siguiente: Procedimientos documentados requeridos por la Norma internacional ISO 9001:2008 Procedimientos operativos que aseguran la planificación, operación y control de todos los procesos desarrollados por la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA. a. Procedimientos documentados requeridos por la Norma internacional ISO 9001:2008 Los procedimientos requeridos por la Norma internacional ISO 9001:2008 y que la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA ha documentado, se detallan en el cuadro siguiente. Procedimientos documentados requeridos por la Norma ISO 9001:2008 No. Nombre Código 1 Procedimiento para la elaboración de documentos 1 P-04-01 2 Procedimiento para el control de documentos P-04-02 3 Procedimiento para el control de registros P-04-03 4 Procedimiento de auditorías internas P-08-02 5 Procedimiento de producto no conforme P-08-03 6 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas P-08-04 b. Procedimientos operativos A fin de asegurar la planificación, operación, control y mejora continua de sus procesos la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA ha documentado procedimientos para cada uno de los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad. Estos se detallan a continuación: 1 Procedimiento no requerido como mandatorio por la Norma ISO 9001: 2008, pero necesario para el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP Termopichincha.
CÓDIGO MP-04-01 Página 5 de 76 No. Macro proceso 1 Planificación 2 3 Gestión de proyectos Gestión de Calidad Procedimientos operativos Macro procesos estratégicos No. Proceso Procedimiento Código 1 Elaboración del Plan Elaboración del Plan Operativo Operativo Anual Anual P-05-01 2 Seguimiento y Control Seguimiento y Control de la de la Planificación Planificación P-05-02 3 Análisis preliminar de Análisis Preliminar de proyectos proyectos P-05-03 4 Formulación y Formulación y Evaluación de Evaluación de proyectos proyectos P-05-04 5 Ejecución de proyectos Ejecución de proyectos P-05-05 6 Planificación del Planificación del Sistema de Sistema de Gestión de Gestión de Calidad Calidad P-05-06 7 Revisión del Sistema de Gestión de Calidad Revisión del Sistema de Gestión de Calidad P-05-07 No. 1 2 3 4 5 Macro proceso Gestión Administrativa y Recursos Humanos Gestión Financiera Gestión de Tecnología de la Información Gestión Jurídica Gestión de comunicación Procedimientos operativos Macro procesos de gestión de recursos y soporte No. Proceso Procedimiento Código 1 Administración de Personal P-06-01-S-01 Gestión del Talento Desarrollo Humano P-06-01-S-02 Humano Clima Organizacional P-06-01-S-03 2 Gestión de Servicios Gestión de Servicios Generales Generales P-06-02 3 Gestión de Salud Ocupacional Gestión de Salud Ocupacional P-06-03 4 Gestión de Seguros Gestión de Seguros P-06-04 5 Gestión de Archivo Gestión de Archivo P-06-05 6 Gestión de Recursos Gestión Presupuestaria P-06-06-S-01 Financieros Gestión de Financiamiento P-06-06-S-02 7 Administración Gestión de Administración Financiera Financiera P-06-07 8 Gestión Contable Gestión Contable P-06-08 9 Mantenimiento Mantenimiento P-06-09 10 Gestión de Soporte Técnico Gestión de Soporte Técnico P-06-10 11 Administración de la Administración de la infraestructura Infraestructura Tecnológica tecnológica P-06-11 12 Patrocinio Patrocinio P-06-12 13 Asesoría Jurídica Asesoría Jurídica P-06-13 14 Elaboración de Elaboración de Contratos contratos P-06-14 15 Comunicación Gestión de Comunicación P-06-15
CÓDIGO MP-04-01 Página 6 de 76 6 Gestión de monitoreo del ambiente de trabajo 16 Gestión de Monitoreo del Ambiente de Trabajo Gestión de Monitoreo del Ambiente de Trabajo P-06-16 Procedimientos operativos Macro procesos de realización del producto No. Macro proceso No. Proceso Procedimiento Código 1 2 3 Planificación de la producción y logística Generación Eléctrica Liquidación de la energía 1 2 3 4 Planificación de la producción Logística de Abastecimiento Generación de Energía Gestión de mantenimiento Planificación de la Producción Adquisiciones Gestión de Bodega Generación de energía Central Guangopolo Generación de energía Central Santa Rosa Generación de energía Central Secoya Generación de energía Central Quevedo II Generación de energía Central Sacha Análisis físico químico de insumos y materias primas utilizadas en la generación Gestión de mantenimiento Central Guangopolo Gestión de mantenimiento Central Santa Rosa Gestión de mantenimiento Central Secoya Gestión de mantenimiento Central Quevedo II Gestión de mantenimiento Central Sacha P-07-01 P-07-02-S-01 P-07-02-S-02 P-07-03-S-01 P-07-03-S-02 P-07-03-S-07 P-07-03-S-09 P-07-03-S-11 P-07-03-S-04 P-07-04-S-01 P-07-04-S-02 P-07-04-S-06 P-07-04-S-08 P-07-04-S-10 5 Transacciones comerciales Transacciones comerciales P-07-05 6 Atención al cliente Atención al cliente P-07-06 No. Macro proceso 1 Medición Procedimientos operativos Macro procesos de medición, análisis y mejora No. Proceso Procedimiento Código 1 Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición de los procesos P-08-01 2 Auditorías Internas Auditorías internas 2 P-08-02 Control del producto Control del producto no 3 no conforme conforme 2 P-08-03 2 Procedimientos normativos requeridos por la Norma ISO 9001:2008
CÓDIGO MP-04-01 Página 7 de 76 2 Análisis y Mejora Acciones correctivas Acciones correctivas y 4 y preventivas preventivas 2 P-08-04 5 Mejora continua Mejora continua P-08-05 c. Estructura de procesos y procedimientos relacionados El Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA se encuentra soportado por 4 Macroprocesos que garantizan el cumplimiento eficiente y oportuno con los requisitos de operación y la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés. Las figuras siguientes establecen el alcance y la relación entre cada uno de los Macro procesos definidos. UNIDAD DE NEGOCIO TERMOPICHINCHA Mapa de Procesos Macro Procesos estratégicos/gobernantes: Procesos vinculados al ámbito de las Responsabilidades de la Dirección y aquellos de importancia estratégica para la Unidad de Negocio. REQUISITOS Y NECESIDADES GRUPOS DE INTERÉS Macro Procesos de gestión de recursos y soporte /habilitantes: Procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades de todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad Macro Procesos de realización del producto/ agregadores de valor o sustantivos: Procesos que permiten llevar a cabo la producción y/o prestación del servicio. SATISFACCIÓN GRUPOS DE INTERÉS Macro Procesos de medición, análisis y mejora: Procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y establecer acciones de mejora.
CÓDIGO MP-04-01 Página 8 de 76 Unidad de Negocio CELEC EP Termopichincha Mapa de Procesos Macro Procesos Estratégicos Planificación Gestión de Proyectos Gestión de Calidad Macro Procesos de Gestión de los Recursos y Soporte Gestión Administrativa y Recursos Humanos Gestión Financiera Gestión de Tecnología de Información Gestión Jurídica Gestión de Comunicación Gestión de Seguridad y Salud (1) Gestión Ambiental (1) Macro Procesos de Realización del Producto Planificación de la producción y logística Planificación de la producción Logística de abastecimiento Generación Eléctrica Generación de energía Gestión del mantenimiento Liquidación de la energía Transacciones comerciales Atención al cliente Macro Procesos de Medición, Análisis y Mejora Mejora Análisis Medición (1) Estos macroprocesos forman parte de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud y de Gestión Ambiental, en implementación 3.1 Macro procesos Estratégicos La Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA, ha definido los macroprocesos estratégicos como aquellos vinculados al ámbito de las Responsabilidades de la Dirección y los procesos de importancia estratégica para la Unidad de Negocio. Estos procesos se describen en el gráfico siguiente: Macro procesos estratégicos Macro Procesos Estratégicos Planificación Gestión de Proyectos Gestión de Calidad Procesos Elaboración del Plan Operativo Seguimiento y Control de la Planificación Análisis preliminar de proyectos Formulación y Evaluación de proyectos Planificación del Sistema de Gestión de Calidad Revisión del Sistema de Gestión de Calidad Ejecución de proyectos
CÓDIGO MP-04-01 Página 9 de 76 a) Macro procesos de Planificación A través de este macro proceso, se aplica el direccionamiento estratégico para la Unidad Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA, basado en el Plan Estratégico dictado por la CELEC EP Matriz. El direccionamiento estratégico se enfoca en la consecución de 5 Estrategias, cada una de ellas tiene asignados objetivos, acciones y actividades que se plasman en el Plan Operativo Anual, dando cumplimiento así a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Empresas Públicas publicada en Registro Oficial 48 del 16 de Octubre del 2009 en el Art. 45. Los procesos y procedimientos de este macroproceso, se detallan a continuación: Macro proceso Planificación No. Proceso Procedimiento Código 1 2 Elaboración del Plan Operativo Anual Seguimiento y Control de la Planificación Elaboración del Plan Operativo Anual Seguimiento y Control de la Planificación P-05-01 P-05-02 Elaboración del Plan Operativo Anual: Este procedimiento esquematiza el como a partir de la formulación Estratégica y los objetivos estratégicos dados por la CELEC Matriz se van plasmando con cada una de las áreas en coordinación de la Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad, en objetivos operativos, planes y programas que se vinculan directamente en acciones y actividades encaminadas a alcanzar objetivos. Ficha del Proceso para la Elaboración del Plan Operativo Anual FICHA DEL PROCESO MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS MACROPOCESO DE PLANIFICACIÓN PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL CÓDIGO: P-05-01 VERSIÓN: 2.0 : 14-noviembre-2011 LÍDER DEL PROCESO Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Establecer los lineamientos a seguir para la elaboración del Plan Operativo OBJETO: Anual-POA. El POA debe estar enfocado al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP. Aplica a todas las áreas de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA. Inicia con la revisión de las estrategias y/o líneas estratégicas a seguir para el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos por la CELEC EP Matriz y termina con la difusión del POA a toda la Unidad de Negocio. Plan Estratégico de CELEC EP 2011- Dirección de Gestión Estratégica de CELEC EP Matriz 2015 Instructivo para la elaboración del Plan Dirección de Gestión Estratégica de CELEC EP Matriz Operativo Anual Procedimiento para la implementación del Dirección de Planificación de la Expansión de CELEC
CÓDIGO MP-04-01 Página 10 de 76 sistema de seguimiento del Plan Anual de Inversiones Procedimiento para presentación y priorización de Inversiones de Gestión Operativa Plan Operativo Anual Plan Anual de Inversiones - PAI Inversiones de Gestión Operativa - IGOs E-mail de comunicación a las Subgerencias y a todas las áreas sobre la publicación del POA en la biblioteca documental Instructivo para la elaboración del Plan Operativo Anual de CELEC EP Matriz Procedimiento para la implementación del sistema de seguimiento del Plan Anual de Inversiones Procedimiento para presentación y priorización de Inversiones de Gestión Operativa Manual de Gestión Integrado EP Matriz Dirección de Planificación de la Expansión de CELEC EP Matriz Gerencia de Unidad de Negocio/Subgerencias/Jefaturas Proceso: Gestión de Presupuestaria Gerencia de Unidad de Negocio/Subgerencias/Jefaturas Proceso: Gestión de Presupuestaria Gerencia de Unidad de Negocio/Subgerencias/Jefaturas Proceso: Gestión de Presupuestaria CELEC EP Matriz Todas las áreas de la Unidad de Negocio Tecnológicos: hardware, software, Internet Humanos: Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes, Jefes departamentales Infraestructura: oficinas, vehículo Programación avance físico Programación presupuestaria Reporte trimestral del POA para la Matriz Programación física y presupuestaria Plan Anual de Inversiones - PAI Fichas de Inversiones de Gestión Operativa - IGOs FORMA DE INDICADOR PERIODICIDAD Porcentaje de efectividad 3 CÁLCULO (No. de actividades ejecutadas 4 / No. de actividades programadas) *100 Objetivo 100 % Anual Objetivos Estratégicos de la CELEC EP Matriz : Econ. Iván Izurieta Schettini 14 de noviembre 2011 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad 3 4 Este indicador se reportará de acuerdo al procedimiento de seguimiento y medición de los procesos Se refieren a aquellas actividades para la elaboración del Plan Operativo Anual, es decir las que constan en el desarrollo de este procedimiento.
CÓDIGO MP-04-01 Página 11 de 76 Seguimiento y control de la planificación: Este procedimiento tiene la finalidad de normar el seguimiento y control de la Planificación y proporcionar las herramientas técnicas y de administración para el seguimiento de los objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz y de las estrategias, objetivos operativos, programas, proyectos y actividades que forman parte Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA. Ficha de proceso para el Seguimiento y Control de la Planificación OBJETO: FICHA DEL PROCESO MACROPROCESOS ESTRATEGICOS MACROPOCESO DE PLANIFICACION PROCESO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA PLANIFICACIÓN CÓDIGO: P-05-02 VERSIÓN: 3.0 : 28-noviembre-2011 LÍDER DEL PROCESO Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Este procedimiento tiene la finalidad de normar el seguimiento y control de la Planificación y proporcionar las herramientas técnicas y de administración para el seguimiento de los objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz y de las estrategias, objetivos operativos, programas, proyectos y actividades que forman parte Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA. El seguimiento y control, será realizado mensualmente y trimestralmente o cuando sea requerido por la Gerencia de la Unidad, mediante la recopilación y análisis de los datos e informaciones correspondientes a la marcha de los objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz, y de las estrategias, objetivos operativos, programas, proyectos y actividades para contribuir en la oportuna toma de decisiones, corregir las desviaciones y proponer ajustes. Este procedimiento, se aplica a todas las áreas de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA y especialmente a los resultados que se generen por cada una de las estrategias, objetivos operativos, programas, proyectos y actividades establecidas en el POA. Inicia con el desarrollo de los modelos de seguimiento y control para cada uno de los objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz como de las estrategias definidas en el POA y culmina con la elaboración del reporte gerencial. Dirección de Gestión Estratégica de CELEC Objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz EP Matriz Procedimiento para el seguimiento del Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual de la Unidad de Negocio Modelos de seguimiento y control Matriz mensual de seguimiento al Plan Operativo Anual: Avance físico Dirección de Planificación/ Dirección de Gestión Estratégica de CELEC EP Matriz Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Subgerentes y Jefes Matriz mensual de seguimiento al Plan Subgerentes y Jefes
CÓDIGO MP-04-01 Página 12 de 76 Operativo Anual: Avance de costos por actividad Modelos por estrategia Modelos resumen por estrategia Modelos resumen de resultados de todas las estrategias Reporte mensual de la ejecución física y presupuestaria del Plan Anual de Inversiones de la Unidad Modelo de reporte trimestral Reporte Gerencial o Avance físico por estrategia, objetivo, acción y actividad Reporte trimestral para la CELEC EP Matriz Actualización aplicativo POA-Presupuesto en el Aplicativo RBS. Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes y Jefes Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes y Jefes Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes y Jefes Dirección de Planificación de la Expansión de la CELEC EP Matriz/Gerente de Unidad de Negocio/Subgerentes Dirección de Gestión Estratégica de la CELEC EP Matriz/Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes y Jefes Gerente de Unidad de Negocio Dirección de Gestión Estratégica de la Matriz / Gerente de Unidad de Negocio Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes y Jefes Objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz Tecnológicos: hardware, software, Internet Manual de Gestión Integrado Humanos: Presidente Ejecutivo, Vicepresidentes, Gerentes, Jefes Procedimiento para el seguimiento del Plan Operativo Anual de la CELEC EP Matriz Infraestructura: oficinas, vehículo Plan Operativo Anual de la Unidad de Negocio Modelos de seguimiento para cada estrategia para que sea complementado por cada responsable. Procedimiento para la elaboración de documentos Procedimiento de acciones correctivas y preventivas F-01-P-05-02: Matriz mensual de seguimiento al Plan Operativo Anual: Avance físico F-02-P-05-02: Matriz mensual de seguimiento al Plan Operativo Anual: Avance de costos por actividad Reporte mensual de la ejecución física y presupuestaria del Plan Anual de Inversiones de la Unidad Matriz trimestral de seguimiento de los objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Objetivos operativos que obtienen una evaluación de cumplimiento satisfactorio 5 (No. de objetivos 6 con cumplimiento satisfactorio/ No. de objetivos programados) *100 Valor objetivo: 80 % Trimestral RESPONSABLE DE MEDICIÓN Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad 5 Este indicador se reportará de acuerdo al procedimiento de seguimiento y medición de los procesos 6 Este objetivo corresponde al avance físico
CÓDIGO MP-04-01 Página 13 de 76 Ejecución de objetivos estratégicos de la CELEC EP Matriz Ejecución de Estrategias Ejecución de Objetivos Ejecución de Acciones Ejecución de Actividades : Econ. Iván Izurieta Schettini 28 de noviembre 2011 b) Macro procesos de Gestión de Proyectos Alineados a la estrategia de expansión y diversificación, la Subgerencia de Proyectos está encargada de gestionar las actividades en búsqueda de incorporar nuevas alternativas de generación eléctrica, así como también, acortar el tiempo de estudio y minimizar los riesgos para la toma de decisiones. Los procesos y procedimientos establecidos para el macro proceso de Gestión de proyectos son: Macro proceso Gestión de proyectos No. Proceso Procedimiento Código 3 Análisis preliminar de proyectos Análisis Preliminar de proyectos P-05-03 4 Formulación y Formulación y Evaluación de Evaluación de proyectos proyectos P-05-04 5 Ejecución de proyectos Ejecución de proyectos P-05-05 Análisis preliminar de proyectos: Dando cumplimiento a lo establecido en Plan Nacional del Buen Vivir respecto a impulsar proyectos de utilización de otras energías renovables: geotermia, biomasa, eólica y solar se ha establecido el receptar proyectos, evaluar viabilidad, y solicitar la aprobación de la SENPLADES e inscribir la necesidad de fondos en el Presupuesto General del Estado. Ficha de proceso para el Análisis preliminar de proyectos FICHA DE PROCESO MACROPROCESOS ESTRATEGICOS MACROPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESO: ANÁLISIS PRELIMINAR DE PROYECTOS CÓDIGO: P-05-03 VERSIÓN: 2.0 : 13 de mayo de 2011 LÍDER DEL PROCESO Subgerente de Proyectos Establecer los lineamientos para receptar proyectos, evaluar MISIÓN/OBJETO: viabilidad, y solicitar la aprobación de la SENPLADES e inscribir la necesidad de fondos en el Presupuesto General del Estado. Este procedimiento inicia con el requerimiento de un nuevo proyecto y termina con la aprobación del plan del proyecto. Requerimiento del proyecto Autoridad Competente Perfil de proyecto Gerente Unidad de Negocio / Gerente General CELEC EP / MEER/ SENPLADES/ Proceso de
CÓDIGO MP-04-01 Página 14 de 76 Formulación y Evaluación de Proyectos Ficha de proyecto Gerente Unidad de Negocio Ficha del proyecto Plan Operativo Anual Tecnológicos: hardware, software, Internet Ley de Régimen del Sector Eléctrico Humanos: Personal del Proyectos Ley de Empresas Públicas Ley de Gestión Ambiental Infraestructura: oficina, vehículo Ley de Protección Forestal Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley de Régimen Tributario Ley de Gestión Ambiental sobre la Participación Ciudadana Reglamento Ambiental para actividades Eléctricas Constitución Política del Ecuador Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Regulaciones del CONELEC INDICADOR 7 FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD RESPONSABLE DE MEDICIÓN % de avance Proyectos analizados Anual Subgerente de proyectos Meta: 100% *100 Proyectos solicitados Información de proyecto Ing. Pedro López 13-05-2011 Formulación y Evaluación de proyectos: Una vez aprobado el perfil de proyecto por la SENPLADES se procede a realizar la evaluación de la viabilidad técnica, económica, ambiental, de gestión, legal y política del proyecto hasta la autorización para ejecución del proyecto. Ficha de proceso para la Formulación y evaluación de proyectos FICHA DE PROCESO MACROPROCESOS ESTRATEGICOS MACROPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESO: FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS CÓDIGO: P-05-04 VERSIÓN: 2.0 : 16 de mayo de 2011 LÍDER DEL PROCESO: Subgerente de Proyectos MISIÓN/OBJETO: Evaluar la viabilidad técnica, económica, ambiental, de gestión, legal y política de un proyecto Este procedimiento inicia con el perfil de proyecto aprobado por la SENPLADES y termina con la autorización para ejecución del 7 El indicador deberá ser reportado de acuerdo al Procedimiento de Seguimiento y Medición de los Procesos.
CÓDIGO MP-04-01 Página 15 de 76 proyecto. Aplica a todos los proyectos con financiamiento del Estado. Perfil de proyecto aprobado por la SENPLADES Proceso análisis preliminar de proyectos y presupuesto aprobado para estudios Informe del proyecto (no prefactible o no factible) Gerente Unidad de Negocio / Gerente General de CELEC EP Estudio de factibilidad y diseño definitivo con SENPLADES / MEER cronograma valorado Plan operativo anual Tecnológicos: hardware, software, Internet Ley de régimen del sector eléctrico Humanos: Personal del Proyectos Ley de gestión ambiental Infraestructura: oficina, vehículo Ley de protección forestal Ley orgánica de responsabilidad, estabilización y transparencia fiscal y su reglamento Ley de régimen tributario Ley de gestión ambiental sobre la participación ciudadana Reglamento ambiental para actividades eléctricas Constitución política del Ecuador Regulaciones del CONELEC Ficha de proyecto formulación y evaluación de proyectos INDICADOR 8 FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD RESPONSABLE DE LA MEDICION % de # Proyectos aprobados por SENPLADES Anual Subgerente de proyectos * 100 (cuando proyectos # Proyectos enviados Meta: 100% aplique) Viabilidad Técnica /viabilidad económica / viabilidad de gestión / viabilidad legal / viabilidad ambiental Ing. Pedro López 16 de mayo de 2011 Ejecución de proyectos: Una vez aprobada la ejecución del proyecto y realizada la asignación de fondos se procede a la contratación, fiscalización y recepción de las obras de construcción de un proyecto. 8 El indicador deberá ser reportado de acuerdo al Procedimiento de Seguimiento y Medición de los Procesos
CÓDIGO MP-04-01 Página 16 de 76 Ficha de proceso: Ejecución de proyectos FICHA DE PROCESO MACROPROCESOS ESTRATEGICOS MACROPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESO: EJECUCIÓN DE PROYECTOS CÓDIGO: P-05-05 VERSIÓN: 2.0 : 16 de mayo de 2011 1LÍDER DEL PROCESO Subgerente de Proyectos MISIÓN/OBJETO: Establecer los lineamientos para contratar la construcción de Proyectos, fiscalizar y recibir las obras de construcción del Proyecto Inicia con la autorización para la ejecución y termina con la entrega de operación a la Unidad de Negocio. Este proceso aplica a todos los proyectos Aprobación para la ejecución del SENPLADES proyecto y asignación de fondos Informe de recepción definitiva Gerente Unidad de Negocio/Gerente general CELEC EP Acta Entrega Recepción definitiva Gerente Unidad de Negocio/Gerente General CELEC EP Plan Operativo Anual Tecnológicos: hardware, software, Internet Ley de Régimen del Sector Eléctrico Humanos: Personal del Proyectos Ley de Gestión Ambiental Infraestructura: oficina, vehículo Ley de Protección Forestal Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley de Régimen Tributario Ley de Gestión Ambiental sobre la Participación Ciudadana Reglamento Ambiental para actividades Eléctricas Constitución Política del Ecuador Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Regulaciones del CONELEC N/A INDICADOR 9 FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD RESPONSABLE DE Avance de obra avance fisico de obra Mensual (cuando Meta 70% * 100 aplique) programa de obra % de gasto avance costo de obra Mensual (cuando Meta 70% * 100 aplique) programa de obra MEDICIÓN Grupo Ejecutor Grupo Ejecutor 9 Los indicadores deberán ser reportados de acuerdo al Procedimiento de Seguimiento y Medición de los Procesos
CÓDIGO MP-04-01 Página 17 de 76 Financiamiento Cronograma de obras Ing. Pedro López 16 de mayo de 2011 c) Macro procesos de Gestión de Calidad La Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA ha definido el macroproceso de Gestión de Calidad el cual contempla las fases de la planificación y verificación de acciones que promuevan la mejora continua y la satisfacción de los grupos de interés. Los siguientes procesos y procedimientos forman parte del macro proceso de Gestión de Calidad: Macro proceso Gestión de Calidad No. Proceso Procedimiento Código 6 7 Planificación del Sistema de Gestión de Calidad Revisión del Sistema de Gestión de Calidad Planificación del Sistema de Gestión de Calidad Revisión del Sistema de Gestión de Calidad P-05-06 P-05-07 Planificación del Sistema de Gestión de Calidad: A través de la aplicación de este proceso utilizando como entrada varias fuentes de retroalimentación del sistema de gestión se establecen las bases y lineamientos que regirán al Sistema de Gestión como la formulación de: la política, objetivos, metas, estructura de procesos, manuales. Ficha del proceso para la Planificación del Sistema de Gestión de Calidad FICHA DE PROCESO MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS MACROPROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: P-05-06 VERSIÓN: 2.0 : 28-noviembre-2011 LÍDER DEL PROCESO Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Establecer los lineamientos para la planificación y monitoreo del Sistema de Gestión de Calidad-SGC de la Unidad de Negocio MISIÓN/OBJETO: CELEC EP TERMOPICHINCHA, a fin de cumplir con los requisitos del sistema de gestión y los objetivos, metas y programas del SGC que coadyuven al cumplimiento de la misión definida por la alta dirección. El procedimiento inicia con la formulación de la política y termina con el monitoreo de la documentación el Sistema de Gestión de Calidad. Aplica a todas las áreas de la Unidad de Negocio CELEC EP - TERMOPICHINCHA. Objetivos Estratégicos de la CELEC EP Dirección de Gestión Estratégica de la CELEC EP Matriz Plan Operativo Anual de la Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA Matriz Gerencia Unidad de Negocio/Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad
CÓDIGO MP-04-01 Página 18 de 76 Mejoramiento Continuo: Informes de Auditorias, Informe del resultado de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, Acciones correctivas y preventivas Política de Calidad Objetivos, metas y programas del SGC Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de Calidad Manual del Sistema de Gestión de Calidad Manual de Procesos del SGC Procedimientos Comunicaciones Objetivos, metas y programas del SGC Gestión de Indicadores que se encuentra en el aplicativo desarrollado en el programa LOTUS FORMA DE INDICADOR Porcentaje de cumplimiento de los objetivos de la calidad CÁLCULO No. de objetivos cumplidos / No. de objetivos propuestos *100 Valor objetivo: 90 % Macroproceso de Medición, Análisis y Mejora Macro procesos estratégicos Macro procesos de gestión de recursos y soporte Macro procesos de realización del producto Macro procesos de medición, análisis y mejora Proceso Revisión del Sistema de Gestión de Calidad Humanos: Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes, Líderes de procesos Tecnológicos: Equipos de computación Infraestructura: oficina, vehículo PERIODICIDAD Mensual, Semestral, Anual (cuando aplique) Objetivos, metas y programas del SGC Indicadores de procesos Econ. Iván Izurieta Schettini 28 de noviembre de 2011 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Revisión del Sistema de Gestión de Calidad: Este proceso se ha definido con el propósito de evaluar el cumplimiento con lo establecido en la Política y objetivos del Sistema de Gestión, así como analizar los resultados de las acciones tomadas para alcanzar la mejora continua de los procesos. Ficha del proceso para la Revisión del Sistema de Gestión de Calidad FICHA DE PROCESO MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS MACROPROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO: REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: P-05-07 VERSIÓN: 2.0 : 28-noviembre-2011 LÍDER DEL PROCESO Gerente de Unidad de Negocio
MISIÓN/OBJETO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO MP-04-01 Página 19 de 76 Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Informe de resultados de auditorías internas y/o externas Resultados de las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba Resultados de la participación y consulta Las comunicaciones con las partes interesadas, incluidas las quejas Desempeño de los procesos y conformidad del servicio Estado de las investigaciones de incidentes y la revisión y/o análisis de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua Resultado de análisis de la política y de los objetivos, metas y programas del SGC Cambios, incluyendo la evolución de los requisitos legales que podrían afectar al Sistema de Gestión de Calidad Recomendaciones para la mejora continua Acta de revisión del Sistema de Gestión de Calidad Compromisos acordados en las reuniones de revisión del Sistema de Gestión de Calidad Acta de revisión del Sistema de Gestión de Calidad Establecer los lineamientos para revisar los avances y resultados de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Negocio CELEC EP - TERMOPICHINCHA para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia. Este procedimiento aplica a toda la Unidad de Negocio e inicia con la programación de reuniones y culmina con la comunicación de los resultados de la revisión. Gerencia de Unidad de Negocio, Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad Proceso de Auditoría Interna y resultados de Auditoria externa Todas las áreas Todas las áreas Proceso de atención al cliente Subgerencia de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad y líderes de procesos Proceso de Acciones correctivas y preventivas Gerencia de Unidad de Negocio, Subgerencias y Jefaturas Todas las áreas Todas las áreas Todas las áreas INDICADOR FORMA DE CALCULO PERIODICIDAD % de cumplimiento de compromisos No. de compromisos cumplidos / No. total de acordados *100 Objetivo 90% Humanos: Gerente de Unidad de Negocio, Subgerentes,, Jefes, Líderes de procesos Tecnológicos: Equipos de computación Infraestructura: oficina, vehículo De conformidad a los acuerdos asumidos en el Acta de revisión del Sistema de Gestión de Calidad Compromisos acordados en las reuniones de revisión del Sistema de Gestión de Calidad Econ. Iván Izurieta Schettini 28 de noviembre de 2011 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Subgerente de Planificación Corporativa y Gestión de Calidad
CÓDIGO MP-04-01 Página 20 de 76 3.2 Macro procesos de Gestión de los recursos y soporte La Unidad de Negocio CELEC EP TERMOPICHINCHA a través de los macroprocesos denominados de Gestión de recursos y soporte señalados en la figura presentada a continuación, identifica, gestiona y proporciona los recursos económicos, materiales y humanos necesarios para la realización de las actividades de producción y liquidación de la energìa. Los aspectos relacionados con la infraestructura y ambiente de trabajo son asegurados a través de los macroprocesos de Gestión Administrativa y Recursos Humanos y Gestión de monitoreo del ambiente de trabajo. Macro procesos de gestión de recursos y soporte Macro Procesos de Gestión de Recursos y Soporte Gestión Administrativa y Recursos Humanos Gestión Financiera Gestión de Tecnología de la Información Gestión Jurídica Gestión de Comunicación Gestión de monitoreo del ambiente trabajo Gestión del Talento Humano Gestión de Servicios Generales Gestión de Recursos Financieros Gestión de Administr. Financiera Mantenimiento Gestión de Soporte técnico Patrocinio Asesoría Comunicación Gestión de monitoreo del ambiente de trabajo Procesos Gestión de Salud ocupacional Gestión Contable Administración Infraestructura tecnológica Elaboración de contratos Gestión de Seguros Gestión de Archivo a) Macro procesos de Gestión Administrativa y Recursos Humanos En este grupo se han definido y documentado cinco (5) procesos y siete (7) procedimientos: Macro proceso Gestión Administrativa y Recursos Humanos No. Proceso Procedimiento Código 1 Gestión del Talento Humano Administración de personal Desarrollo Humano Clima y cultura organizacional P-06-01-S-01 P-06-01-S-02 P-06-01-S-03 2 Gestión de Servicios Generales Gestión de Servicios Generales P-06-02 3 Gestión de Salud Ocupacional Gestión de Salud Ocupacional P-06-03 4 Gestión de Seguros Gestión de Seguros P-06-04 5 Gestión de Archivo Gestión de Archivo P-06-05
CÓDIGO MP-04-01 Página 21 de 76 Gestión del Talento Humano: Este proceso está encaminado a determinar y gestionar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afecten la calidad en la prestación del servicio de generación eléctrica. En este proceso se han definido tres (3)subprocesos: Subproceso: Administración de personal El objetivo de este subproceso es establecer los lineamientos para llevar el control y la organización del personal. Este complementa la aplicación de los siguientes instructivos: de Reclutamiento, Selección y contratación, Inducción, Préstamos, Nómina, Vacaciones y Permisos y Viajes. Ficha del Subproceso Administración de personal FICHA DEL SUBPROCESO MACROPROCESOS DE GESTION Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO: P-06-01-S-01 VERSIÓN: 1.0 : 08 de septiembre de 2009 LÍDER DEL PROCESO Supervisor de Recursos Humanos MISIÓN/OBJETO: Llevar el control y la organización del personal de CELEC - TERMOPICHINCHA Incluye Reclutamiento, selección y contratación, Inducción, Préstamos, Nómina, Vacaciones y Permisos y Viajes. Aplica a todo el personal de CELEC - TERMOPICHINCHA Solicitudes de personal Subgerentes/Gerencias/Jefaturas Solicitudes de empleados (vacaciones, Empleados CELEC - TERMOPICHINCHA permisos, préstamos, viajes) Listados de pagos a proveedores Proveedores externos del personal Expediente de personal Áreas de la Unidad de Negocio Desembolso de préstamo Empleados CELEC TERMOPICHINCHA Registros de vacaciones y permisos Empleados CELEC - TERMOPICHINCHA Desembolso de viáticos para viajes Empleados CELEC TERMOPICHINCHA Pagos de sueldos Empleados CELEC - TERMOPICHINCHA Instructivo de reclutamiento, selección y Tecnológicos: hardware, software, Internet contratación Instructivo de Inducción Humanos: Supervisor de Recursos Humanos, Asistentes Instructivo de préstamos Infraestructura: oficinas Instructivo de Nómina Instructivo de vacaciones y permisos Instructivo de Viajes Código del Trabajo Reglamento Interno Reglamento de Préstamos Reglamento general comisiones de servicio de la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC
CÓDIGO MP-04-01 Página 22 de 76 Reglamento de seguridad industrial y salud ocupacional Requerimiento de Personal Solicitud de empleo Resumen de candidatos Hoja de respuestas de batería psicométricas Agenda de inducción específica Registro de asistencia de inducción general Evaluación de inducción general Solicitud de préstamos Solicitud de viajes Registro y control de viajes Rol general de pagos Rol individual de pagos Calendario anual de vacaciones Solicitud de vacaciones y permisos Eficiencia INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Solicitudes atendidas/solicitudes presentadas * 100 Mensual RESPONSABLE DE MEDICIÓN Supervisor de Recursos Humanos Solicitudes de empleados Supervisor de Recursos Humanos 08 de Septiembre del 2009 Subproceso: Desarrollo Humano, El objetivo de este subproceso es establecer los métodos a ser utilizados para alcanzar el desarrollo del talento humano de forma efectiva y eficiente basándose en los resultados de la evaluación del desempeño. Este se sustenta con la aplicación de los siguientes instructivos: Perfiles por Competencias, Elaboración y ejecución del plan anual de capacitación y Evaluación del Desempeño. Ficha del Subproceso Desarrollo Humano FICHA DEL SUBPROCESO MACROPROCESOS DE GESTION Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO: DESARROLLO HUMANO CÓDIGO: P-06-01-S-02 VERSIÓN: 1.0 : 01-06-2009 LÍDER DEL PROCESO Supervisor de Recursos Humanos Establecer los lineamientos para el desarrollo del talento humano a través MISIÓN/OBJETO: de las competencias, propendiendo al incremento de sus capacidades y evaluando su desempeño. Incluye Gestión de Competencias, Elaboración y ejecución del plan anual de capacitación y Evaluación del Desempeño. Aplica a todo el personal de CELEC - TERMOPICHINCHA Determinación y/o actualización de Supervisor Recursos Humanos
CÓDIGO MP-04-01 Página 23 de 76 Manual de perfiles por competencias Solicitudes de capacitaciones Empleados CELEC -TERMOPICHINCHA Programación de la evaluación de Supervisor Recursos Humanos desempeño Manual de Perfiles por Competencias Áreas de la Unidad de Negocio Plan Anual de Capacitación Áreas de la Unidad de Negocio Informe de seguimiento al Plan Anual de Jefe de Administración y Recursos Humanos Capacitación Informe de resultados de evaluación del Gerente Unidad de Negocio desempeño Reglamento Interno de Trabajo Tecnológicos: hardware, software, Internet Código de Trabajo Humanos: asistente de comunicaciones Elaboración y ejecución del plan anual de Infraestructura: oficinas capacitación Evaluación del desempeño Detección de necesidades de capacitación Solicitud de capacitación emergente Evaluación de capacitación Registro de Capacitación Perfiles por Competencias Evaluación del desempeño Eficiencia Eficiencia INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Capacitación ejecutada/capacitación Programada *100 Número de cargos actualizados en el Manual/Número total de cargos de CELEC - TERMOPICHINCHA *100 Semestral Anual Mejoras de los procesos Cambios de la estrategia corporativa Cambios de personal Supervisor de Recursos Humanos 01-06-2009 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Supervisor de Recursos Humanos Supervisor de Recursos Humanos Subproceso: Clima y cultura organizacional El objetivo de este subproceso es establecer los métodos a ser utilizados a través de los cuales se evaluará tanto el clima como la cultura de la Unidad de Negocio Termopichincha.
CÓDIGO MP-04-01 Página 24 de 76 Ficha del Subproceso Clima Organizacional FICHA DEL SUBPROCESO MACROPROCESOS DE GESTIÓN DE Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS SUBPROCESO: CLIMA ORGANIZACIONAL CÓDIGO: P-06-01-S-03 VERSIÓN: 1.0 : 10-sep-2009 LÍDER DEL PROCESO Supervisor de Recursos Humanos Definir las actividades que permitan evaluar tanto el clima como la cultura de la Unidad de Negocio Termopichincha. En cuanto a la cultura, la evaluación se realizará entorno a los objetivos que persigue MISIÓN/OBJETO: la Unidad de Negocio definidos en la planificación estratégica y en el Manual de Calidad, para la evaluación de clima organizacional se basará en la medición de la percepción del personal en cuanto a necesidades y expectativas. Inicia con la determinación de los elementos a medir y factores a analizar dentro del clima y cultura organizacional y culmina con el envió del informe de seguimiento al plan de mejora a la Jefatura de Administración y Recursos Humanos. Herramienta para medir el Clima Todas las áreas de la Unidad de Negocio Organizacional Termopichincha Informe de resultados y plan de mejora Informe de evaluación y seguimiento de implementación de mejoramiento de clima organizacional Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Compras Publicas Plan Estratégico Plan Operativo Reporte de Indicador de Gestión Gerencia de la Unidad Gerencia de la Unidad Humanos: Supervisor y Asistente de Recursos Humanos Tecnológicos: hardware, software, Internet Infraestructura: oficinas INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Eficiencia (No. de Acciones ejecutadas para implantar el plan de mejora del clima organizacional/ No. de Acciones planificadas para implantar el plan de mejora del clima organizacional) *100 Anual (No. de Acciones ejecutadas para implantar el plan de mejora de la cultura Eficiencia organizacional / No. de Acciones planificadas para implantar el plan de Anual mejora de la cultura organizacional) *100 Elementos y factores a medir dentro del Clima Organizacional. Herramienta para medir Clima Organizacional. Ing. Giovanna Carvajal 10 de septiembre de 2009 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Supervisor de RR HH Supervisor de RR HH
CÓDIGO MP-04-01 Página 25 de 76 Gestión de servicios generales: A través de este proceso se busca mantener y preservar en buen estado de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de la Unidad de Negocio, así como también, dar apoyo a las diferentes áreas que requieran de servicios administrativos. Ficha del proceso de Gestión de Servicios Generales FICHA DEL PROCESO MACROPROCESOS DE GESTIÓN Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS PROCESO: GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES CÓDIGO: P-06-02 VERSIÓN: 1.0 : 03-junio-2009 LÍDER DEL PROCESO MISIÓN/OBJETO: Factura y notas de ventas (supermercado, teléfono, agua, mecánicas, gasolineras y otros) Requerimientos de servicios Cotizaciones para trabajos varios Expediente de pago seguridad privada Registro de entrega de documentos Voucher de servicio de transporte eventual Guías de remisión Ordenes de trabajo Facturas (supermercado, agua embotellada) Registro de entrega de documentos Orden de despacho de combustible Orden de trabajo emitida por Termopichincha Voucher de servicio de transporte eventual Reporte de Control de consumo de copiadora Reporte control de mantenimiento vehículos Reporte de consumo telefónico Reporte de control del personal de vigilancia Reporte de control del personal de limpieza Jefe de Administración y Recursos Humanos Mantener y preservar en buen estado las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de la empresa, así como también, dar apoyo a las diferentes áreas que requieran de servicios administrativos. Inicia con la revisión de las instalaciones físicas y activos no técnicos para la planificación diaria de las diferentes actividades hasta, la aprobación de las órdenes de trabajo en el sistema por parte del Jefe de Administración y Recursos Humanos. Proveedores externos Todas las unidades Proveedores externos Proveedor de S. Seguridad Asistente de Gerencia Unidad de Negocio Todas las unidades Proveedores externos Proveedores externos Logística de abastecimiento CELEC-Termopichincha (Quito) Gasolinera/Contabilidad Contabilidad Contabilidad Jefe de Administración y Recursos Humanos Jefe de Administración y Recursos Humanos Jefe de Administración y Recursos Humanos Jefe de Administración y Recursos Humanos Jefe de Administración y Recursos Humanos
Reglamento interno MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO MP-04-01 Página 26 de 76 Control del personal de limpieza Control del personal de vigilancia Control de consumo de copiadora Reporte consumo de gasolina (año) Control mantenimiento de vehículos Reporte de indicador de gestión INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Tecnológicos: hardware, software, Internet Humanos: 1 jardinero 1 albañil 1 mensajero Infraestructura: oficinas, espacio para archivo físico Eficiencia # requerimientos atendidos en el mes/# requerimientos solicitados en el mes mensual Facturas de consumo servicios Valija (entrega y envío) Sr. José Villacreses 19-junio-2009 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Jefe de Administración y Recursos Humanos Gestión de salud ocupacional: El principal objetivo de este proceso es vigilar y promover la salud del personal a través de la aplicación de medicina preventiva aplicada a través del seguimiento de los resultados de la realización de exámenes médicos (pre ocupacionales y/o anuales). Ficha del Proceso de Gestión de salud ocupacional FICHA DEL PROCESO MACROPROCESOS DE GESTIÓN DE Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS PROCESO: GESTIÓN DE SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: P-06-03 VERSIÓN: 1.0 : 10-junio-2009 LÍDER DEL PROCESO Médico Vigilar y promover la salud del personal mediante los exámenes médicos (preocupacionales y/o anuales) así como también la atención MISIÓN/OBJETO: médica para prevenir la ocurrencia de enfermedades profesionales y dar seguimiento a las existentes. El procedimiento inicia cuando Recursos Humanos informa de la incorporación del trabajador a la empresa y culmina al revisar y archivar al final del año el informe de gestión. Aplica a todas las áreas y/o unidades de CELEC-TERMOPICHINCHA. Resultados de exámenes médicos preocupacionales. Resultados de exámenes médicos Laboratorio clínico externo. Laboratorio clínico externo.
CÓDIGO MP-04-01 Página 27 de 76 Resultados de exámenes médicos anuales Laboratorio clínico externo Informe de examen médico preocupacional. Jefe Administrativo y de Recursos Humanos Informe de gestión de atención médica Jefe Administrativo y de Recursos Humanos Certificado médico Supervisor de RR HH Informe de gestión de examen médico anual Jefe Administrativo y de Recursos Humanos Medicina Interna Farreras Humanos: Médico, Enfermera Medicina Interna Harrison Tecnológicos: hardware, software, Internet Manual Urgencias Médicas Infraestructura: oficinas, instrumental médico. Vademécum de Medicamentos Terapia Neural según Huneke Historia clínica Registro de atención médica Certificado médico Examen médico anual Reporte de indicador de proceso INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Eficiencia (Meta: 98%) Eficiencia (Meta: 98%) Eficiencia (Meta: 98%) (No. de consultas médicas efectuadas / No. de consultas médicas solicitadas) *100 (No. de exámenes médicos preocupacionales cumplidos / No. de exámenes médicos preocupacionales planificados) *100 (No. de exámenes médicos anuales cumplidos / No. de exámenes médicos anuales planificados) *100 Mensual Trimestral Anual Resultados de exámenes médicos efectuados. Resultados del examen médico pre ocupacional efectuado. Requerimiento de exámenes médicos anuales. Resultados de los exámenes médicos anuales efectuados. Dr. Hernán Gavilanes 19-junio-2009 RESPONSABLE DE MEDICIÓN Médico Médico Médico Gestión de seguros: El principal objetivo de este proceso es el de garantizar que los bienes materiales y humanos cuenten con un seguro con el objeto de compensar las pérdidas o daños sufridos en caso de cualquier siniestro y gestionar la devolución de bienes o valores de manera oportuna.
CÓDIGO MP-04-01 Página 28 de 76 Ficha del Procesos de Gestión de Seguros FICHA DEL PROCESO MACROPROCESOS DE GESTIÓN Y SOPORTE MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y HUMANOS PROCESO: GESTION DE SEGUROS CÓDIGO: P-06-04 VERSIÓN: 1.0 : 11-junio-2009 LÍDER DEL PROCESO Jefe de Administración y Recursos Humanos Asegurar todos los bienes materiales y humanos de CELEC - MISIÓN/OBJETO: TERMOPICHINCHA con el objeto de compensar las pérdidas o daños sufridos en caso de cualquier siniestro y gestionar la devolución de bienes o valores de manera oportuna. Inicia con la solicitud que se realiza al Jefe de Administración y Recursos Humanos para que empiece el trámite relacionado con los seguros (generales, vida y medicina prepagada) y finaliza en la gestión con la aseguradora. Aplica a los empleados y bienes de CELEC - TERMOPICHINCHA Pólizas de seguros generales Compañía Aseguradora Pólizas de seguro de vida en grupo Compañía Aseguradora Contrato de medicina prepagada Compañía Aseguradora Listado de la compra de bienes Contabilidad Facturas gastos médicos Entidades médicas Oficio Inclusión de bienes en la póliza Asesor de Seguros Oficio exclusión de bienes en la póliza Asesor de Seguros Formulario de Enrolamiento Empresa de Seguros Siniestro (Expediente del siniestro) Asesor de Seguros/Aseguradora Email de enrolamiento (seguro de vida) Empresa aseguradora Reembolso de gastos médicos (medicina Todo el personal prepagada) Acta de liquidación del siniestro CELEC - Termopichincha Reglamento de contratación de seguros Reglamento de contratación de obras, bienes y servicios Ley de seguros Pólizas Formulario para notificación y trámite de siniestros Reporte Indicador de gestión Tecnológicos: Hardware, Software, Internet Humanos: Jefe de administración y Recursos Humanos, Asistente de la Subgerencia de Finanzas y Administración. Infraestructura: Oficinas INDICADOR FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD Eficacia Valor recuperado/valor presentado - Deducible Anual Contratos (No exista cobertura) Información de respaldo del siniestro Ing. Giovanna Carvajal 11-junio-2009 RESPONSABLES DE MEDICIÓN Jefe de Administración y Recursos Humanos