HISTORIAS LABORALES ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Julián Mauricio Jara Morales Julián Mauricio Jara Morales Rafael López Hoyos Cargo: Servicios Generales Cargo: Director Técnico Cargo: Secretario de Despacho
Página 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. NORMATIVIDAD... 4 5. CONDICIONES GENERALES... 4 6. CONTENIDO... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD... 6 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 6 9. ANEXOS... 6
Página 3 de 6 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto abrir expediente al servidor púbico que se vincula con la entidad y mantener ordenado y actualizado el archivo de las historias laborales. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los servidores públicos activos y retirados de la Administración Central del Departamento. Incluye la participación directa de la Dirección de Talento Humano. 3. DEFINICIONES 3.1 HISTORIA LABORAL Expediente de carácter administrativo que compila toda la información relevante de un determinado servidor público en la entidad, de acuerdo a la normatividad vigente cada historia laboral debe contener como mínimo la siguiente información: - Oficio de notificación del nombramiento. - Oficio de aceptación del nombramiento. - Acto administrativo de nombramiento. - Acta de posesión. - Hoja de Vida (Formato Único DAFP). - Declaración de Bienes y Rentas. - Documentos de identificación. - Libreta Militar. - Certificado de Antecedentes Disciplinarios. - Certificado de Antecedentes Fiscales. - Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo. - Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales. - Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación.
Página 4 de 6 - Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. - Evaluación del desempeño de los empleados de carrera. - Acuerdo de Gestión del los Gerentes Públicos. - Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad. 4. NORMATIVIDAD - Ley 190 de 1995. - Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Servicios s. SUBPROCESO: Administración de Personal. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Servidores públicos de la entidad. CLIENTE: Servidores públicos activos y en retiro de la entidad. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Pérdida de las historias laborales o de documentos que reposan en ellas. 5.3.2 Puntos de Control Radicación y control de documentos.
Página 5 de 6 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir de la Dirección de Talento Humano los documentos exigidos para posesionarse, para abrir expediente al servidor público que se vincula a la entidad. Documentos recibidos 2 Registrar en el sistema la vinculación. Vinculación registrada 3 Abrir carpeta historia laboral. 4 Archivar en la historia laboral la documentación recibida. Carpeta historia laboral Documentación archivada 1 día 5 Foliar la documentación archivada. Documentación foliada 6 Registrar novedades en formato paginado. Novedades registradas 7 Revisar, aprobar y firmar formato de registro de novedades. Formato firmado Director Técnico (Talento Humano) 1 día
Página 6 de 6 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado No Aplica Historia Carpeta Consecutivo Técnico y/o Laboral F- SAD - 17 Control de Carpeta Consecutivo Técnico y/o Ingreso de Documentos Tiempo de Retención Permanente Permanente Método Archivo Hojas de Vida Archivo Hojas de Vida 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica. 9. ANEXOS 9.1 F SAD -17 Formato de Control de Ingreso de Documentos.