PÁGINA: 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer las instrucciones para la ejecución de exámenes ocupacionales (ingreso, retiro, periódicos, reintegro o cambio de ocupación) que deben realizarse los funcionarios de la planta de empleos del IDIPRON. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud o programación del examen médico y termina con la consolidación de los hallazgos en el sistema de información. 3. DESCRIPCION 3.1 GENERALIDADES 1. El responsable de ejecutar el procedimiento debe realizar el estudio previo que se requiere para garantizar la contratación del proveedor que realizará los exámenes. 2. El proveedor de exámenes medicos, ya sea persona natural o jurídica, debe garantizar que las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional. 3. La oficina asesora jurídica debe adelantar el proceso contractual pertinente para la contratación del proveedor. 4. Se deben tener en cuenta los exámenes medicos especiales de acuerdo a los cargos (auxiliares de servicios generales, conductores). 3.1.1 NORMATIVIDAD Ley 9 de 1979: Por la cual se establecen normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones. Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Ley 776 de 2002: Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales. Ley 1010 de 2006: por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo Decreto 614 de 1984: por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud en el país Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. Decreto 3075 de 1997: Por la cual se establece que el personal manipulador de alimentos debe haber pasado por un reconocimiento médico antes de desempeñar esta función. La Dirección de la empresa tomará las medidas correspondientes para que al personal manipulador de alimentos se le practique un reconocimiento médico, por lo RESPONSABLE REGISTRO
PÁGINA: 2 de 7 menos una vez al año. 3.1 GENERALIDADES RESPONSABLE REGISTRO Resolución 2400 de 1979: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo Resolución 1016 de 1989: Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Resolución 2013 de 1986: Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo Resolución 2569 de 1999: Por la cual se reglamenta el proceso de calificación del origen de los eventos de salud en primera instancia, dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Resolución 2346 de 2007: Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales Resolución 2646 de 2008: Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional. 3.1.1 GLOSARIO DIAGNÓSTICO DE SALUD: Evaluación de los hallazgos de los exámenes médicos ocupacionales en la cual se relacionan los factores predominantes para su posterior control. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE INGRESO: Exámenes destinados a determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su vinculación, en concordancia con las funciones a desempeñar y las condiciones de trabajo existentes. El examen de ingreso debe certificar si el nuevo funcionario es apto, apto con restricciones o no apto. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE RETIRO: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira del Instituto. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL PERIÓDICO: Tienen como objetivo monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma temprana, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo EXAMEN POST INCAPACIDAD: El que se efectúa al final de un periodo de incapacidad superior a noventa (90) días, con el fin de evaluar la condición de salud actual del funcionario y las posibles restricciones ocupacionales.
PÁGINA: 3 de 7 PARACLÍNICOS: Exámenes de laboratorio que tienen como fin identificar condiciones de salud no detectables mediante el examen médico general y que pueden perjudicar al trabajador o afectar a la salud de terceros debido al contagio de patologías.
PÁGINA: 4 de 7 3.1 GENERALIDADES RESPONSABLE REGISTRO HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: Es el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud de una persona, los datos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones medicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. SALUD: Es un estado de bienestar físico, mental y social. No solo en la ausencia de enfermedad. TRABAJO: Es toda actividad que el hombre realiza de transformación de la naturaleza con el fin de mejorar la calidad de vida. 3.2 EXÁMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE PRE INGRESO RESPONSABLE REGISTRO 1. El Área de Nómina y Liquidaciones informa al Área de sobre el funcionario al que se deba practicar examen médico de ingreso a la planta de empleos del Instituto. 2. El Área de diligencia dos copias del formato A-GDH-FT-012 Asignación cita médica ocupacional o del formato entregado por el proveedor, entregando al aspirante una copia, para que éste a su vez la entregue como remisión en el centro médico. La copia adicional se archiva como registro y control del área. 3. Una vez practicado el examen, el proveedor emite concepto del estado de salud, lo entrega al aspirante, quien es el responsable de entregarlo a la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano. 4. Si el aspirante cumple con las condiciones mínimas de salud para el cargo a ocupar, el Salud valida el concepto médico mediante su firma y número de licencia y lo entrega al Área de Nómina y Liquidaciones para que ésta continúe con el trámite de vinculación. También debe informar en caso de patologías preexistentes para aquellos trabajos en los que eventualmente estuvieren presentes agentes de riesgo. 5. Si el candidato no se encuentra apto para el cargo y fue enviado por la Comisión Nacional del Servicio Civil producto de un concurso de méritos, se debe enviar oficio a esta entidad, informando la situación con la respectiva justificación. Nota: Cuando se trate de un examen de reingreso al trabajo éste se realizará tal como se realiza un examen de ingreso. Área de Nómina y Liquidaciones Correo electrónico A-GDH-FT-012 Asignación cita médica ocupacional O Talonario Examen médico de ingreso avalado por el Área de Salud
PÁGINA: 5 de 7 3.3 EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE EGRESO RESPONSABLE REGISTRO 1. El Área de Nómina y Liquidaciones informa al Área de sobre el funcionario al que se deba practicar examen médico de egreso de la planta de empleos del Instituto. Área de Nómina y Liquidaciones Correo electrónico 2. El Área de diligencia dos copias del formato A-GDH-FT-012 Asignación cita médica ocupacional o del formato entregado por el proveedor, entregando al funcionario una copia para que éste a su vez la entregue como remisión en el centro médico. La copia adicional se archiva como registro y control del área. 3. Una vez practicado el examen, el proveedor emite concepto del estado de salud, lo entrega al funcionario, quien es el responsable de entregarlo a la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano. 4. En caso de que el concepto médico sea favorable, el, lo valida mediante su firma y número de licencia y lo entrega al Área de Nómina y Liquidaciones para que ésta continúe con el trámite de retiro. 5. En caso de que el funcionario presente observaciones o hallazgos en el concepto médico, el Salud debe remitir al funcionario a la E.P.S o A.R.P. correspondiente, con el fin de que se realice el tratamiento a que haya lugar y el retiro del funcionario queda supeditado a la recuperación del mismo. 6. Si al realizar la evaluación médica ocupacional de egreso se encuentra una presunta enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales no diagnosticados anteriormente, ocurridos durante el tiempo en que la persona estuvo vinculada al Instituto, el empleador elaborará y presentará el correspondiente reporte a la entidad administradora de riesgo, la cual deberá iniciar la determinación de origen. A-GDH-FT-012 Asignación cita médica ocupacional o formato externo Examen médico de ingreso avalado por el Área de Salud Oficio a E.P.S o A.R.P Reporte a las entidad administradora de riesgo 3.4 EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL PERIÓDICO RESPONSABLE REGISTRO Para la realización de los exámenes médicos periódicos, el Área de debe: 1. Contactar al proveedor con el fin de coordinar fechas, horarios y lugar para su realización. 2. Realizar la programación y distribución del personal correspondiente elaborando cronograma para toma de exámenes. 3. Elaborar y enviar a los funcionarios los memorandos de citación a exámenes informando la fecha, hora, lugar de realización, recordando la obligatoriedad de la toma de los mismos. 4. El proveedor de servicios realiza el examen médico periódico. Área de Salud Proveedor de servicios Cronograma de toma exámenes Memorandos a los funcionarios Resultados de exámenes
PÁGINA: 6 de 7
PÁGINA: 7 de 7 3.4 EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL PERIÓDICO RESPONSABLE REGISTRO 5. Una vez efectuada la totalidad de los exámenes, el proveedor entrega el informe de los resultados de los exámenes a la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano, en el cual muestra estadísticamente las condiciones en las que se encuentra el personal. Cuando los resultados indiquen alguna anomalía, se deben seguir las indicaciones médicas, tomar nuevamente el examen para obtener un nuevo certificado de aptitud. 6. Para el caso de exámenes específicos por cargo, los resultados deben ser entregados al funcionario ya que éstos resultados serán requeridos por los entes de control en el momento en que se realicen visitas o auditorías a las UPI s. Proveedor de servicios Resultados de exámenes l Memorando Área de Salud informando al 7. En el caso de encontrarse observaciones puntuales en algunos resultados, el Área de informará por escrito al funcionario, con el fin de que éste inicie el tratamiento correspondiente con su E.P.S. funcionario 3.5 CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS RESPONSABLE REGISTRO Los hallazgos médicos relacionados con las funciones desempeñadas, se consolidan en un archivo magnético con el fin de llevar una estadística que se constituya en insumo para la elaboración del programa de salud ocupacional y los subprogramas correspondientes, los cuales deben facilitar el manejo de patologías que se manifiesten al momento de la evaluación y así formular programas específicos de vigilancia epidemiológica y actividades globales de salud del instituto. 4 CONTROL DE CAMBIOS l Área de Salud Programa y subprogramas de No. Versión Fecha (DD/MM/AA) 01 05/12/2011 Se crea el instructivo Descripción de Cambios 5 CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA (DD/MM/AÑO) ELABORÓ Diego Fernando Lozano Mogollón Apoyo a la Gestión (Contratista) Mónica Patricia Rincón Velandia Profesional Universitario 29/11/2011 REVISÓ Esperanza Arenas Responsable Área de Nómina y Liquidaciones Yuly Viviana Melo Moreno Profesional Contratista SIGID 30/11/2011 APROBÓ Jorge Enrique Suárez Cartagena Subdirector Técnico de Desarrollo Humano 05/12/2011 FIRMA