ÁREA: PLANIFICACIÓN / CONTROL / GESTIÓN TERRITORIAL INTEGRADA SISTEMA: AUDITORÍA INTERNA ETAPA I - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 1. La institución crea frmalmente la Unidad de Auditría Interna, cnsiderand al mens el nmbramient frmal del jefe de la unidad, su dependencia directa del jefe de Servici y sus bjetivs sn cncrdantes cn las rientacines estratégicas de la institución. La institución crea frmalmente la Unidad de Auditría Interna a través de una reslución exenta u tr dcument, aprbad pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, cnsiderand al mens ls siguientes aspects: Identificación de la misión de la Unidad, las incmpatibilidades y sus bjetivs. Identificación de las principales funcines de la Unidad de Auditría, cm pr ejempl: prestar asesría técnica especializada en materias de auditría y cntrl intern al Jefe Superir del Servici, cumplir cn características de transparencia y bjetividad, veland pr la reserva de las materias y de la dcumentación utilizada. El Jefe de la Unidad de Auditría Interna, para el ejercici de sus funcines depende directa y exclusivamente del Jefe de Servici. Ls auditres interns deben trgar permanente y prtun aseguramient al prces de gestión de riesg de la institución, según las directrices entregadas pr el Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern. La metdlgía de trabaj y la crdinación cn el Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern es a través del Auditr Ministerial. Ls auditres interns n deben realizar actividades de línea, representación, sumariales cualquier tra que afecte su bjetividad, independencia y eficiencia. Las actividades de auditría a realizar siempre deben estar basadas en análisis de riesgs transversales a la rganización. 2. La institución frmula y/ actualiza el Estatut de Auditría interna, aprbad pr el Jefe de Servici. La institución elabra la reslución exenta u tr dcument de la misma jerarquía legal, referente al nmbramient del Jefe de la Unidad de Auditría Interna. El Servici debe frmular y/ actualizar el Estatut de Auditría Interna, aprbad pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría. En este se debe definir detalladamente las actividades que la Unidad de Auditría Interna debe desempeñar, las que puede realizar cn independencia y bjetividad
ETAPA I - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 3. La institución infrma ls antecedentes de funcinamient de la Unidad de Auditría, realizand un análisis de frtalezas y debilidades de la Unidad de Auditria, identificand las cmpetencias específicas que requieren para el funcinamient de la Unidad y participación en ls Cmité de Auditrías Ministeriales y Reginales. y las que n debe realizar en el marc del prces de gestión de riesgs, según las directrices entregadas pr el Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern. La Institución debe identificar y analizar las frtalezas y debilidades de la Unidad de Auditría, incluyend al mens: Análisis de la rganización de la Unidad de Auditría: estructura de la Unidad, ámbit de acción, etc. Análisis de la dcumentación de sprte: existencia de manuales actualizads de rganización y prcedimients. Análisis del Persnal en relación a la dtación en cuant a cantidad, cualificación, supervisión, prgramas y necesidades de capacitación. ETAPA II - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011
ETAPA II - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 4. La institución, a través de La institución debe elabrar un infrme de la Unidad de Auditría diagnóstic, aprbad pr el Jefe de Servici y Interna, elabra un validad pr el Cnsej de Auditría, el que diagnóstic a partir de la debe cntener al mens: Matriz de Riesgs La Matriz de Riesgs actualizada y Estratégica, indicand ls prcess estratégics y de aprbada pr el Jefe de Servici, la que debe cntener la identificación y análisis de sprte, subprcess y ls riesgs de ls prcess desagregads, etapas, de manera de cnstruida en el añ 2011. pririzar ls temas a El cntenid del diagnóstic debe permitir auditar y fundamentar el Plan Anual de Auditría. sustentar el Plan Anual de Auditría, y debe cntener al mens, un ranking de riesgs y ls criteris técnics definids pr el auditr intern según la Guía Técnica N 33 versión 0.4.. Debe existir cnsistencia entre el análisis de prbabilidades, impacts y eficiencia de ls cntrles realizads en la Matriz de Riesgs en ls prcess y las situacines en que se hubiesen detectad la falta de prbidad. Sbre la base del diagnóstic, el Jefe de la Unidad de Auditría debe recmendar para su aprbación al Jefe de Servici, las materias a auditar. 5. La institución, a través de la Unidad de Auditría Interna elabra un Plan Anual de Auditría para el añ siguiente en base al diagnóstic realizad cnsiderand las tres líneas de auditría: Institucinal, cntempland un númer de auditrías cngruente cn ls niveles de criticidad de ls riesgs y ls recurss humans dispnibles; Ministerial y Gubernamental, las cuales sn definidas pr S.E. el Presidente de la República y crdinada pr el Cnsej de Auditria Interna General de Gbiern. La institución elabra el Plan Anual de Auditría 2012 basad en el diagnóstic, aprbad pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, que debe cntener al mens l siguiente: Objetiv Gubernamental establecid en Instructiv Presidencial Objetiv Ministerial: Objetiv Ministerial, crrespndiente al períd 2012, debe ser frmulad a más tardar el últim día hábil del mes de Nviembre. Objetiv Institucinal. El Plan debe cntener al mens cuatr auditrías institucinales a materias pririzadas en la Matriz de Riesg, cn ls mayres niveles de criticidad, debiend justificar para cada un de ellas el us eficiente de las hras hmbres dispnibles. Adicinalmente a las auditrías anterires, debe cnsiderarse en el Plan de Auditría el aseguramient al prces de gestión de riesgs de la institución. El Plan debe cntener un crngrama general de las auditrías y actividades. Para cada auditría se debe fundamentar su incrpración en el Plan Anual.
ETAPA II - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 (diagnóstic, slicitud especial de la autridad, nrmativa específica, etc.). Ls bjetivs generales de cada auditría, deben ser cnsistentes cn ls bjetivs y riesgs del prces levantad en la matriz de riesgs. Ls bjetivs generales de cada auditría cntemplada en el Plan Anual, deben ser cnsistente cn ls principis de independencia y bjetividad del Auditr Intern. El alcance general de cada auditría, debe estar descrit en términs que permita cuantificar medir las actividades que se realizarán. El equip de trabaj y estimación de hras de auditría, debe ser cnsistente cn las actividades planificadas. Frmulación y/ actualización del diseñ de ls indicadres de desempeñ para la ejecución del Plan Anual de Auditría, si crrespnde e infrmar ls resultads de sus medicines. Debe existir cnsistencia entre las materias cnsideradas en la frmulación del Plan Anual de Auditría y el prces y las situacines en que se hubiese generad la falta de prbidad. Ls Auditres Interns deben, cn el cncimient previ de su Jefe de Servici, respnder a tds ls requerimients frmales de infrmación que frmule el Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern, vinculadas cn las materias de gestión institucinal.
ETAPA III - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 6. La institución, a través de La institución debe elabrar ls Prgramas de la Unidad de Auditría Auditría: Interna ejecuta el Plan Para cada auditría planificada se debe Anual de Auditría acmpañar el prgrama de auditría crrespndiente al períd, específic utilizad, aprbad pr el Jefe de cnsiderand al mens Servici y el Cnsej de Auditría. El cual que: i) aplica ls debe tener la siguiente estructura mínima: mecanisms de auditría Ls bjetivs generales de cada de acuerd a la auditría, que deben ser ls señalads metdlgía establecida pr el Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern, que indica al mens las rientacines que se deben tener presente para prgramar, ejecutar e infrmar la ejecución de ls Planes Anuales de Auditria; ii) realiza las actividades especificadas en el Plan Anual de Auditria, incluyend las tres líneas de auditría (Institucinal, Ministerial Gubernamental). y en el Plan Anual de Auditría. Ls bjetivs específics de la auditría, deben ser cnsistentes cn ls bjetivs generales señalads en el Plan de auditría y cn ls punts crítics a auditar. Ls punts crítics crrespnden a riesgs derivads de la matriz para supervisión y medición del trabaj en cada fase del prces de auditría. El alcance de la auditría, debe ser cnsistente cn l definid en el Plan Anual de Auditría y establecid en términs cuantificables. La definición de punts crítics y ls criteris que se utilizarn para escgerls. La selección de ls prcedimients y pruebas de auditría, deben ser cnsistentes cn la estructura del cntrl que mitiga el riesg y ls bjetivs específics de la auditría. La actualización de las hras de auditría, si crrespnde. La actualización del equip de trabaj y respnsable, si crrespnde. Debe existir cnsistencia entre la frmulación del prgrama de auditría, ls prcess y las situacines en que se hubieran detectad faltas de prbidad, específicamente, en la identificación de ls punts crítics en el prgrama de auditría. Frmulación y/ actualización del diseñ de ls indicadres de desempeñ para la prgramación de las auditrías planificadas, si crrespnde, e infrmar ls resultads de sus medicines. La auditría de aseguramient al prces de gestión de riesgs, debe basarse en las instruccines del Cnsej de Auditría Interna General de Gbiern y en el Dcument
ETAPA III - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 Técnic Nº 24, Prgramación Específica de Auditrías. 7. La institución, a través de la Unidad de Auditria, genera mensualmente infrmes de resultad de la ejecución del Plan Anual de cada una de las auditrías realizadas cn sus respectivs prgramas, identificand bjetivs generales y específics, alcance, prtunidad y análisis de ls resultads, entre trs aspects. La institución, a través del Auditr Intern elabra ls Infrmes de Auditría, aprbads pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, ls que deben cntener en su estructura a l mens l siguiente: Infrme Ejecutiv. Infrme Detallad: Ls bjetivs generales y específics de auditría, que deben ser ls señalads en el prgrama de auditría. El alcance de la auditría debe ser el señalad en el prgrama de auditría. La prtunidad de la auditría. Análisis de resultads: - Ls hallazgs de auditría detectads, deben cntener la descripción de ls hechs detectads y el análisis de causas. - Ls hallazgs deben sustentarse cn evidencia de auditría suficiente y cmpetente dispuesta en ls papeles de trabaj. - El efect real ptencial que generan ls hallazgs de auditría, entendiend pr tal las cnsecuencias que derivan puede derivarse de ésts en el ámbit de la auditría. - Las sugerencias recmendacines para mitigar ls efects de ls hallazgs de auditría, que deben cnsiderar las causas de ls misms. Ls infrmes de auditría deben cntener recmendacines que permitan a la Dirección tmar medidas crrectivas y preventivas en el prces de gestión de riesgs. Debe existir cnsistencia entre ls hallazgs y las recmendacines cntenidas en el infrme de auditría y las situacines en que se hubiesen detectad faltas de prbidad de un prces determinad.
ETAPA III - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 Frmulación y/ actualización del diseñ de ls indicadres de desempeñ para ls infrmes de auditría del Plan Anual, si crrespnde, e infrmar ls resultads de sus medicines. La institución debe infrmar las auditrías n planificadas, cn su respectiv análisis de resultads. 8. La institución, a través de la Unidad de Auditria, genera anualmente el Infrme Final de las auditrias ejecutadas durante el añ cn el análisis de la ejecución del Plan, la cnclusión sbre el resultad del trabaj anual e identificand recmendacines. La institución debe elabrar mensualmente, ls infrmes de auditría y/ actividades terminadas y firmad pr el Jefe de Servici. De n existir infrmes de auditría terminads en el mes, se debe infrmar el detalle de las actividades desarrlladas pr la Unidad de Auditría. El plaz de entrega de éste infrme al Cnsej de Auditría vence el últim día hábil del mes siguiente de cada mes. El Servici debe elabrar un infrme final de las Auditrías y/ actividades ejecutadas durante el añ, aprbad pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, el que debe incluir: El ttal de las auditrías y actividades realizadas en el añ. El análisis de la ejecución de las auditrías planificadas. El análisis de la ejecución de las auditrías y actividades n planificadas. El análisis sbre el cumplimient del crngrama de trabaj cmprmetid. Ls resultads y actualizacines de las medicines de ls indicadres de desempeñ (planificación, prgramación, infrme y seguimient) y aplicación prcedimients de cntrl y mnitre (prgramación, infrme y seguimient), frmulads pr el Servici. La Cnclusión general del trabaj anual.
ETAPA IV - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 9. La institución, infrma al Cnsej de Auditria las medidas crrectivas preventivas (cmprmiss) respect a las recmendacines señaladas pr la Unidad de Auditria, enviand un infrme de seguimient de ls cmprmiss adptads pr el Servici. 10. La institución, a través de la Unidad de Auditría, elabra e implementa un Plan de Seguimient de las recmendacines frmuladas en ls infrmes de auditría interna, señaland al mens las materias sbre las que se hará seguimient, ls cmprmiss, plazs y respnsables cnsiderand la auditria cntemplada en el Plan, el hallazg que riginó el cmprmis, y el grad de cumplimient de éste, entre trs aspects. La institución elabra el Plan de Seguimient de ls cmprmiss derivads de las recmendacines, para ser ejecutad durante el añ 2012 aprbad pr el Jefe de Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, el que debe incluir: Intrducción Objetiv General y Específic Alcance Equip de trabaj Hras de auditría Crngrama Definición de una metdlgía, la que debe definir las materias sbre las cuales hacer seguimient, cnsiderand al mens las siguientes alternativas: El Servici efectuará el seguimient a tdas las auditrías realizadas (100%) ó, Cuand crrespnda, el Servici pririzará y seleccinará las auditrías a las cuales se les va hacer seguimient, en base, entre tras, a las siguientes variables relevantes y/ estratégicas: - Nivel de Riesg que presenta el prces sistema auditad en la última matriz de riesgs del prces de gestión de riesgs. - La imprtancia estratégica que psee el prces sistema auditad para la Institución. - Existencia de auditrías y seguimients realizads cn anteriridad sbre el prces sistema auditad. - Grad de cntribución del cmprmis al mejramient del prces de gestión de riesg. Definición actividades de seguimient para verificar el mnitre realizad al Plan de tratamient del prces de gestión de riesgs pr la administración. Debe existir cnsistencia entre el plan de seguimient de auditría a ls prcess y las situacines en que se hubiesen detectad las faltas de prbidad. Definición de ls prcedimients de cntrl y mnitre y ls indicadres de desempeñ utilizads para la ejecución del Plan de Seguimient e infrmar ls resultads de sus medicines. Identificación de ls cmprmiss de
ETAPA IV - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 seguimient aprbads pr el Jefe de Servici basads en la prirización descrita en el punt anterir al 100% de ls cmprmiss n implementads durante el añ 2011 y ls añs anterires, registrand: El númer y fecha de emisión del infrme de auditría. El prces, subprces etapa. El nmbre de la auditría cntemplada en el Plan. El hallazg de auditría. La sugerencia recmendación de auditría. El númer/ fecha, dcument repuesta. El ls cmprmiss asciads a ls hallazgs de auditría. El indicadr de lgr del cmprmis. La meta. 11. La institución debe cumplir cn un prcentaje mínim Ls plazs/fecha, prpuesta para la implementación de las medidas. de implementación del Plan El respnsable de la implementación. de Seguimient cn la finalidad de asegurar la La institución elabra un infrme cnslidad disminución del nivel de del grad de implementación de ls riesg existente en la cmprmiss de seguimient emanads del administración de ls añ 2010 y anterires, aprbad pr el Jefe de recurss. Servici y validad pr el Cnsej de Auditría, el que debe incluir: Intrducción Evaluación de Resultads: El númer y fecha de emisión del infrme de auditría. El prces, subprces etapa. El nmbre de la auditría cntemplada en el Plan. El númer de recmendación. El hallazg de auditría. El ls cmprmiss asciads a ls hallazgs de auditría. El prcentaje de cumplimient avance de las medidas. El impact de implementación de las medidas. El mtiv del n cumplimient, cuand crrespnda. La nueva recmendación, si crrespnde. Cnclusines El grad de cumplimient de implementación mínim requerid respect de ls cmprmiss de seguimient se
ETAPA IV - OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2011 medirá cn la siguiente relación: Si la cantidad de cmprmiss de Seguimient está entre 1 y 30, entnces el prcentaje mínim de implementación crrespnde a un 90%. Si la cantidad de cmprmiss de seguimient está entre 31 y 70, entnces el prcentaje mínim de implementación es 80%. Si la cantidad de cmprmiss de seguimient es igual mayr que 71, entnces el prcentaje mínim de implementación es 70%.