GUÍAS PREVISIÓN - CONTABILIDAD Este documento es propiedad de Totware Novelda, SL y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser reproducido en su totalidad o parcialmente, ni mostrado a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de Totware Novelda, SL. En el caso de ser entregado en virtud de un contrato, su utilización y difusión estarán limitadas a lo expresamente autorizado en dicho contrato. Totware Novelda, SL no podrá ser considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.
ÍNDICE Tema Pág. Mantenimiento de guías Previsión-Contabilidad... 3 Como crear las guías de la previsión de cobros... 5 Como crear las guías de la previsión de pagoscomo crear las guías de la previsión de pagos 23 Las guías se crearán con los siguientes criterios:... 29 2/29
PREVISION DE COBROS Y PAGOS La previsión de cobros y pagos registra todo el ciclo de gestión del cobro o pago de una factura o gasto. Envío o recepción de cheques, pagarés, negociación de los mismos, control del riesgo de los clientes, ocupación del riesgo bancario, etc. El funcionamiento de la previsión de basa en que cada registro está en un estado que llamamos Situación ej: Pendiente de cobro, Pagado, En cartera, Etc. Esta situación, no es fija sino que recogerá los cambios que se producen en la gestión. Con cada cambio de situación, podemos dejar el reflejo contable en el diario generando un asiento contable. Así, mediante unas guías, podemos configurar el asiento contable que deseamos generar con cada cambio de situación. Lo primero que deberemos diseñar serán nuestros circuitos contables para cobros y pagos y luego configurar las guías necesarias para gestionarlos. SITUACIONES Definimos por situación el estado en que se encuentra en un momento dado un documento de cobro/pago. Se definen el mantenimiento de situaciones del menú Previsión C/P. Marfil se suministra con unas situaciones y guías básicas, las situaciones X,Y,P (Pdte. de cobro, Pdte. de pago y Pagado) no se pueden modificar. I. Mantenimiento de guías Previsión-Contabilidad Punto de menú Previsión C/P / Guía Previsión-Contabilidad Fig. 1 Desde esta ventana debemos que parametrizar todas las guías a utilizar en nuestro circuito. Tipo de guía: COBROS o PAGOS. Aquí seleccionaremos el tipo de guía que se trata. Título: descripción corta. De Situación y A situación : situación inicial en que se encuentra el registro de previsión y situación a la que deseamos cambiar dicha previsión con la aplicación de la guía en cuestión. 3/29
Nº de guía: se puede tener más de una guía para un mismo cambio de situación. Por ejemplo, una guía número 1 para las remesas al cobro y una guía número 2 para las remesas al descuento, ambas siendo C R pero generando diferentes asientos contables. Esto se podrá llevar a cabo si activamos un parámetro de configuración (Configuración / Configurar Programa /pestaña Previsión): Fig. 2 Generar asiento contable: indicar si el cambio de situación indicado debe generar o no asiento contable. Por ejemplo la recepción de un documento de cobro como un cheque o pagaré suele configurarse como paso de X (Pdte. De cobro) a C (Cartera) con generación del asiento de 4310 -> 430, pues bien, si ponemos a N generar asiento contable seguiremos informando al programa de que ya tenemos un documento de cobro pero el saldo del cliente continuará en la 430. Solicitar datos del documento de cobro/pago: si activamos este parámetro al contabilizar punteados (proceso que veremos más adelante) la aplicación pedirá informar el/los número/s de cheque/pagaré. Este parámetro lo activaremos por ejemplo en la guía X C Actualizar Fecha de Aplicación: la fecha de aplicación se puede considerar como la fecha del último movimiento contable que se ha realizado con ese registro. La fecha del asiento de pago es el día en que realmente se materializa el cobro o el pago, que como todos sabemos no siempre es la fecha que tenemos como vencimiento. La fecha de aplicación es muy útil para poder listar el Informe de Pagos Aplazados (Ley de Morosidad). La Fecha de Aplicación es un campo que se puede cumplimentar manualmente desde el mantenimiento de la previsión, botón Mod. Registro. La aplicación nos da la posibilidad de cumplimentarla automáticamente si en la guía correspondiente así lo indicamos. Las posibilidades de las que disponemos es utilizar la Fecha de Vencimiento o la Fecha del Asiento y, a lo sumo, a esa fecha sumarle o restarle X días. Fig. 3 4/29
Generar IVA bancos: Esta opción nos puede servir para dar de alta automáticamente en el registro de IVA y diario la factura/recibo del banco con los gastos de gestión asociados a una operación (A Nov-2012 todavía no se usa en España). Cuentas de cargo y abono: construiremos el asiento contable a generar cuando contabilicemos punteados con dicha guía. Sólo será efectivo si activamos la opción Generar asiento contable en la guía. Se pueden utilizar códigos como T (terminación cliente / proveedor) o C (terminación cobrador), por ejemplo tener una cuenta 4312 por cada banco. A continuación podremos observar su aplicación mediante ejemplos. Importes: son las claves de importes. En la parte derecha podemos observar la leyenda con los importes posibles. Descripción asiento: texto de la línea del asiento. Los textos se pueden componer de texto fijo y texto variable. Las variables posibles están indicadas en la parte derecha de la pantalla. Fig. 4 A continuación, indicaremos las guías a generar y el procedimiento de contabilización de los giros de la previsión. II. Como crear las guías de la previsión de cobros Primeramente, debemos plantear el circuito de cobros deseado. Por ejemplo, vamos a definir un circuito de cobros con el siguiente esquema. Cuando estemos en posesión del documento de cobro (el cliente nos mande el pagaré o creemos el recibo) lo pasaremos a cartera: Pendiente de cobro Cartera (X C) Después llevaremos la remesa al banco: Cartera Remesa (C R) Varios días después desvalorizaremos cartera: Remesa pagado (R P) Si finalmente resulta impagado algún registro podemos proceder a dar de alta el impagado cargando los gastos ocasionados por impago al cliente. Comenzamos. 5/29
X C EFECTO/CHEQUE/PAGARÉ EN CARTERA 4310 a 430 Se puede tener una única cuenta 4310 general para todos los clientes puesto que por el módulo de previsión podemos conocer en cualquier momento lo que tenemos en ese momento en cartera de cada cliente sin necesidad de sacar mayores, simplemente con un solo informe de previsión filtrando por situación C (Cartera). Esto es lo que se aconseja pero si se desea se puede tener una cuenta para cada cliente indicando en la guía 4310T. Lo que haría esta guía es 4310+terminación cuenta cliente, por ejemplo para el cliente 43000020 su cuenta de efectos en cartera sería 43100020. (1) Fig. 5 (1) Al crear cuentas, se puede configurar el programa para que se creen relacionadas con diferentes prefijos, para ello deberemos configurar en la opción plan de cuentas la de nivel 4 Previsión C/P / Paso de previsión a contabilidad. 6/29
Seleccionar la guía a utilizar y Puntear los registros. Fig. 6 Contabilizar Punteados. En la guía de X C tenemos activado el parámetro Solicitar datos del documento de cobro, por tanto, nos abre la pantalla correspondiente para indicar el número de pagaré. Fig. 7 Fig. 8 C R EFECTO CARTERA REMESADOS AL DESCUENTO 4311 a 4310 572 a 5208 669 El siguiente paso es poner la remesa en el banco. 7/29
Fig. 9 En el asiento relacionado vemos el uso de la terminación del cobrador (C), cargamos al cobrador y abonamos a deudas efectos descontados. Hay que realizar este proceso por cada banco-remesa. Punteamos los registros que vamos a remesar: Fig. 10 Podemos generar el cuaderno bancario para enviarlo vía telemática. También podemos imprimir un informe con la relación de giros incluidos en la remesa. 8/29
Fig. 11 Seguidamente, contabilizamos la remesa. En este ejemplo, vemos como tenemos punteados 5 registros y ninguno de ellos tiene cobrador asignado. Automáticamente se actualizará el campo cobrador de los registros punteados al contabilizar. Fig. 12 Asiento generado. 9/29
Fig. 13 R P EFECTO CARTERA REMESADOS AL DESCUENTO Desvalorización de la cartera. Se ha implementado una nueva funcionalidad que agiliza el proceso habitual de cancelación del riesgo de la remesa. Usualmente se tiene una guía de previsión del tipo R Incluido en Remesa a P Pagado que suele parametrizarse con un asiento del tipo: Procedimiento tradicional: 5208 a 4311 Paso de Previsión -> Contabilidad, elegir el filtro (R-> P). Seleccionar manualmente (botón Puntear) o Puntear Varios los registros en situación de remesa filtrando por la cuenta del cobrador a procesar e indicando el rango de fechas de vencimiento que la prudencia contable nos aconseje. Fig. 14 Contabilizar Punteados. Esta operación se repite por cada banco (cobrador) para cancelar el riesgo. Si contablemente se trabaja de esta forma, la nueva opción simplifica mucho el trabajo diario. 10/29
Fig. 15 Asiento generado: Fig. 16 Fig. 17 También, podríamos plantear este último caso así: 11/29
Fig. 18 Para que el programa no desglose todas las líneas punteadas, que haga un asiento más simple, la clave de Importe será 1. Fig. 19 Nueva funcionalidad: Paso de Previsión -> Contabilidad / Cancelar Riesgo Remesa. Automatiza todo el proceso de cancelación de riesgo. Utiliza la guía que nosotros fijamos, selecciona todos los registros que están en remesa y tienen un vencimiento anterior a fecha hoy menos los días que fijemos como tiempo prudente y va cambiando la situación de los registros y generando un asiento contable por cada banco de la misma forma que haríamos manualmente pero ahora en un solo paso y de forma desatendida. Para empezar deberemos indicar al programa la guía y días de margen de seguridad. (Varios/Configurar programa/ pestaña Previsión). 12/29
Fig. 20 La guía R-> P se supone creada y probada. Fig. 21 Ejemplo guía Los días indicados se sumarán a la fecha de vencimiento de los giros. A la fecha de lanzamiento del proceso, el programa seleccionará los registros en remesa cuya fecha de vencimiento más el margen ya esté excedida a fecha de hoy, generando los asientos correspondientes. La Fecha Vencimiento anterior a es resultante de restar a la fecha de hoy el margen de días de prudencia indicados en la Configuración del Programa (campo no editable). La Fecha contable de los asientos por defecto coge la fecha del día en que se realiza la cancelación pero se puede cambiar. Fig. 22 13/29
Procedemos a desvalorizar la cartera a fecha 25/01/2012 Fig. 23 Al finalizar el proceso, el programa informa de los registros tratados. Fig. 24 Los registros de cobro que estaban en situación R (Remesado) han pasado a situación P (Pagado) y se ha registrado su correspondiente asiento contable. Fig. 25 Fig. 26 PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE IMPAGADOS ASUMIENDO LOS GASTOS 14/29
Para dar de alta el impagado previamente tendremos que añadir la siguiente guía de previsión contabilidad. Fig. 27 Pulsaremos nuevo o modificaremos la relación P I. Se puede utilizar el parámetro 4315T en la cuenta de cargo para llevar una cuenta de impagado por cliente o una cuenta general 43150000. Fig. 28 A continuación, procederemos a dar de alta el impagado partiendo de una situación P de pagado contemplando los gastos e imputando estos al cliente. 15/29
Fig. 29 Modificamos el registro (tecla M) y le informamos los gastos asociados por impago en el campo Gastos. Pulsamos Grabar. Fig. 30 Una vez hemos realizado esto contabilizamos el impagado. 1,80 de comisión por impago (IVA 18%) 0,35 de gastos de correo 16/29
Fig. 31 Fig. 32 Realiza 3 movimientos, uno para dar de alta el impagado y los dos siguientes por el cargo de los intereses bancarios y de los gastos de correo. Estos dos últimos llevan asociado una entrada en facturas recibidas (se genera al tener activado Generar IVA bancos ) y una previsión de pago en situación P. 17/29
Fig. 33 Fig. 34 PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE IMPAGADOS IMPUTANDO LOS GASTOS AL CLIENTE Guía de previsión para el alta de impagados. En esta guía no activamos la casilla Generar IVA bancos. 18/29
Fig. 35 Previsión C/P / Paso de previsión a contabilidad. Fig. 36 Accedemos al botón Modificar Registro para añadirle los gastos ocasionados por el impago: Fig. 37 Posteriormente, Contabilizar Punteados: 19/29
Fig. 38 Fig. 39 Factura recibida del banco por los gastos de impago: Fig. 40 Como cuenta de gasto ponemos la cuenta de impagado del cliente, ya que como vamos a imputarle los gastos no los podemos considerar un gasto propio. Además, podemos 20/29
contabilizar la factura como pagada puesto que el cargo ya se ha realizado en el banco. El resultado es el siguiente asiento: Fig. 41 Fig. 42 Esto permite que en el mayor de la cuenta de impagado del cliente quede reflejada esta deuda. También refleja el movimiento en la cuenta del banco además del registro de IVA ya que algunas entidades lo cobran y, por lo tanto, esta operación debe de incluirse en el libro registro de facturas recibidas para la elaboración del modelo 340. Si la entidad bancaria no nos cobra IVA utilizaríamos el tipo de IVA exento. Ahora suponemos que conseguimos cobrar la factura y además cobramos los gastos por impago. 21/29
Fig. 43 Antes de contabilizarlo debemos de modificar el registro (tecla M), ya que vamos a cobrar los 675.07. Como el día que dimos de alta el impagado reflejamos estos gastos sólo tendremos que pulsar el botón de Sumar. Fig. 44 22/29
Fig. 45 Posteriormente, contabilizaremos el registro y de este modo el saldo de la cuenta de impagado del cliente quedará a 0. Fig. 46 Si finalmente no conseguimos cobrar los gastos que ha provocado el impagado deberemos regularizar las cuentas de impagado contra una cuenta de gastos por servicios bancarios (626.x) manualmente desde mantenimiento de asientos. III. Como crear las guías de la previsión de pagos Primeramente, debemos plantear el circuito de pagos deseado. Por ejemplo, vamos a definir un circuito de pagos con el siguiente esquema. Cuando enviamos un documento de pago al proveedor (entregamos un pagaré o cheque) lo pasaremos a situación Pagaré: Pendiente de pago Pagaré (Y G) Una vez llegue el vencimiento y el banco nos haga el cargo en la cuenta: Pagaré Pagado (G P) También podemos plantear otro circuito que sea directamente el pago por banco o caja. Pendiente de pago Pagado (Y P) Comenzamos. 23/29
Y G ENVÍO EFECTOS COMERCIALES A PAGAR 400 /410 a 401 Se puede tener una única cuenta 401 general para todos los proveedores/acreedores puesto que por el módulo de previsión podemos conocer en cualquier momento lo que tenemos en ese momento en Pagaré de cada uno sin necesidad de sacar mayores, simplemente con un solo informe de previsión filtrando por situación G (Pagaré). Esto es lo que se aconseja pero si se desea se puede tener una cuenta para cada proveedor/acreedor indicando en la guía 401T. Lo que haría esta guía es 401+terminación cuenta proveedor/acreedor, por ejemplo para el 40000020 su cuenta de efectos comerciales a pagar sería 40100020. Fig. 47 Cargamos al proveedor y abonamos a efectos a pagar (en este caso una cuenta general). Si hemos tenido la precaución de asignar una forma de pago para pagarés, con la opción puntear varios, podemos elegir automáticamente todos los registros pendientes de pago a los que hay que hacerle el pagaré. Recordar también que bajo petición podemos implementar modelos de impreso de pagaré con distintos formatos, tanto para impresoras láser o chorro de tinta. Desde Ver Punteados botón Imprimir recibos-pagarés utilizaremos estos modelos que se utilizarán en este paso para confeccionar los cheques-pagarés. También su usará la opción Actualizar datos Finales para indicar el banco del que se hacen los pagarés. Ejemplo: Punteamos los registros a contabilizar. 24/29
Fig. 48 Botón Contabilizar Punteados. Fig. 49 Fig. 50 G P PAGO DE EFECTOS A VENCIMIENTO Finalmente, cuando el banco nos cargue el pagaré usaremos la guía G -> P 25/29
Fig. 51 Punteamos los registros a contabilizar. En este ejemplo, vemos como tenemos punteados 3 registros y ninguno de ellos tiene Cobrador asignado, pero al contabilizar punteados se actualizará automáticamente en el campo Cobrador el banco. Sólo se pueden contabilizar de forma conjunta los registros de pago que lleven asociado el mismo cobrador. Fig. 52 Botón Contabilizar Punteados. Con Asiento Múltiple N: Fig. 53 26/29
Fig. 54 Con Asiento Múltiple S: Fig. 55 Fig. 56 Resultado en previsión: Fig. 57 27/29
Y P PAGO DE FACTURAS POR CAJA/BANCO 400/401 a 57 Guía necesaria: Fig. 58 Contabilizar Punteados: Fig. 59 Fig. 60 28/29
Asiento generado: Fig. 61 IV. Las guías se crearán con los siguientes criterios: -Las líneas con importe 1 (importe línea punteada) son las que hacen el desarrollo del asiento, es decir, se colocarán todas las líneas punteadas. - El cobrador se define ahora con la letra C, de esta forma, todas las guías en las que intervenga el cobrador las señalaremos de esta forma (antes el programa detectaba una 57) ahora pondremos una C y el programa propondrá el indicado en el campo cobrador o solicitará que escribamos uno si éste estaba en blanco. - El cobrador también admite prefijos, así la cuenta 5208C colocará el prefijo 5208+ terminación de la cuenta del cobrador. - Se permite también prefijo de cuentas + T: así la cuenta 4310T añadirá la terminación de la cuenta del cliente/proveedor de la línea punteada al prefijo 4310. Ejemplo, si tenemos punteada una línea con el cliente 43009191 el programa generará la 43109191. También se puede utilizar a solas la clave T para indicar la cuenta del deudor/acreedor. - Las guías con cuentas con terminación son siempre múltiples. - Importante: Si las nuevas cuentas no existen, se darán de alta como "** alta cuenta automática". 29/29