MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA. OBJETIVO Realizar de manera eficiente transparente el proceso de adquisición, recepción, distribución, control comprobación de vales de despensa otorgados a los trabajadores de, de conformidad con las prestaciones pactadas en el Contrato Colectivo de Trabajo a lo dispuesto por la Secretaría de Hacienda Crédito Público. CPFM - 01 149
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA POLÍTICAS 1. La Egresos la Superintendencia de Recursos Financieros en las Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial, serán los responsables de revisar el importe total el número de carteras de vales de despensa, que el proveedor entrega mensualmente así como la custodia de los mismos. 2. Derivado de la entrega mensual de Vales de Despensa, la Egresos la Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial, deberán enviar en forma inmediata copia de los acuses de recibo de la entrega a la Prestaciones Servicios. 3. La Prestaciones Servicios deberá gestionar la liberación del pago de facturas al proveedor de Vales de Despensa, previa revisión de acuses de remisiones foráneas de Oficinas Centrales. 4. La Remuneraciones la Superintendencia de Recursos Humanos (Área de Nómina) en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial, son responsables de elaborar la nómina, e impresión de los recibos de pago de prestación de Vales de Despensa. 5. La Egresos la Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial, son responsables de entregar los Vales de Despensa al personal que tiene derecho recabar las firmas de recibido según la nómina correspondiente, para los vales que por cualquier causa no se entregaron deberán ser resguardados. 6. La Egresos la Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial, deberán efectuar la comprobación, conciliación registro a la Contabilidad, los saldos existentes deberán informarse a la Prestaciones Servicios durante los primeros cinco días hábiles de cada mes. 7. Los Subdelegados Subgerentes de Administración el Jefe de Administración en el Conexo Industrial, son responsables de solicitar el canje de Vales de Despensa por término de la vigencia, a la Prestaciones Servicios durante el mes de diciembre. CPFM - 01 150
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO. 8. Queda estrictamente prohibido mantener saldos de Vales de Despensa ociosos o en exceso, sólo estarán permitidas las existencias de máximos mínimos conforme a las necesidades reales en cada Unidad Administrativa. CPFM - 01 151 150
TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS. CLAVE: 21 PAG. 2 DE 2 FECHA: MARZO 2006 1 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO prestaciones Servicios Adquisiciones Presupuesto Egresos Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones Gerencias de Tramo Conexo Industrial 1. Genera en Sistema SIAC a inicio de año, la plantilla de personal vigente por unidad administrativa para estimar el número de carteras de vales de despensa, que serán requeridas para el pago de prestaciones. 2. Captura autoriza en Sistema SIAC, la solicitud de pedido de vales por cada centro gestor área funcional, inicia trámite en la Adquisiciones. (Ver Procedimiento de Adquisiciones de Licitación Pública). Nota: Para la autorización de la solicitud de pedido, se realiza en el Sistema SIAC de acuerdo al nivel de facultades de los siguientes funcionarios: Subgerente de Prestaciones Servicios, Gerente de Administración del Capital Humano, Subdirector de Recursos Humanos e Innovación Gubernamental, Director de Administración Finanzas. 3. Recibe a través del Sistema SIAC, la solicitud de pedido, valida, autoriza envía a la Presupuesto para liberación de recursos. 4. Notifica por Sistema SIAC a la Adquisiciones la existencia del presupuesto se lleve a cabo el proceso de licitación para la solicitud de Vales de Despensa (Según caso de licitación). (Ver Procedimiento de Licitación Pública) 5. Reciben mensualmente del proveedor las remesas de Vales de Despensa conforme al calendario de entregas, realiza el recuento físico envía copia de acuse de recibo a la Prestaciones Servicios. Nota: El programa de entregas de Vales de Despensas, está incorporado desde el momento que se publican las bases para la licitación pública después en el contrato de la empresa ganadora. Plantilla Solicitud Remesa de Vales Subgerencia Prestaciones Servicios de 6. Recibe de la Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo industrial, acuse de remisión de la recepción de Vales de Despensa, gestiona liberación del pago de facturas al proveedor, con previa autorización de la Gerencia de Administración del Capital Humano. Oficio 7. Solicita a la Remuneraciones la elaboración de nómina especial por concepto de Vales de Despensa (día de rees, del niño, de las madres, adquisición de calzado etc.), conforme al calendario anual de nóminas. Remuneraciones Superintendencia de Recursos Humanos (área de nómina) en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial Gerencia de Innovación Gubernamental Nota: En el caso de los Vales de Despensa de fin de año, serán autorizados exclusivamente por parte de la Secretaría de Hacienda Crédito Público. 8. Elabora nómina mensual especial, imprime envía recibos de pago a la Egresos /o Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones Gerencias de Tramo Conexo Industrial para su pago. Recibos CPFM - 02 152
TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS. CLAVE: 21 PAG. 2 DE 2 FECHA: MARZO 2006 2 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Egresos Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones Gerencias de Tramo Conexo Industrial 9. Durante los primeros cinco días de cada mes, reporta los saldos existentes a la Prestaciones Servicios. Correo Electrónico Subgerencia Prestaciones Servicios Proveedor de 10. Mensualmente solicita al proveedor, la remesa de Vales de Despensa, conforme a la plantilla de personal previo ajuste de saldos. 11. Elabora la remesa de Vales de Despensa entrega en fecha hora establecida, a la Egresos (Área de Caja) en Oficinas Centrales, Superintendencia de Recursos Financieros en Delegaciones, Gerencias de Tramo Conexo Industrial. Fin de Procedimiento. Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02 152 153
Titulo Página 1 de 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA Autorizado: 16/03/2006 Manual: Area : Sustitue: DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS 13/10/2004 SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO SUBGERENCIA DE EGRESOS Y/O SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS EN DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES INICIO PLANTILLA GENERA EN SISTEMA SIAC LA PLANTILLA DE PERSONAL VIGENTE PARA ESTIMAR EL NUMERO DE CARTERAS DE VALES DE DESPENSA 1 NOTA: LA AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO SE REALIZA EN SISTEMA SIAC, DE ACUERDO A NIVEL FACULTADES DE LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS: - SUBGERENTE DE PRESTACIONES Y SERVICIOS. - GERENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO. - SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL. - DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. CAPTURA Y AUTORIZA EN SISTEMA SIAC LA SOLICITUD DE PEDIDO DE VALES POR CADA CENTRO GESTOR RECIBE POR SISTEMA SIAC SOLICITUD DE PEDIDO VALIDA Y AUTORIZA. VERIFICA Y NOTIFICA LA EXISTENCIA DE PRESUPUESTO, Y SE PROCEDA A LA LICITACIÓN RECIBE MENSUALMENTE LA REMESAS DE VALES DE DESPENSA 2 3 4 5 REMESA RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ENTREGA DE VALES DE DESPENSA, DE DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL. 6 OFICIO SOLICITA LA NÓMINA ESPECIAL POR CONCEPTO DE VALES DE DESPENSA 7 A 154
Titulo Página 2 de 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE VALES DE DESPENSA Autorizado: 16/03/2006 Manual: Area : Sustitue: DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS 13/10/2004 SUBGERENCIA DE REMUNERACIONES Y/O SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS HUMANOS (NÓMINA) EN DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES SUBGERENCIA DE EGRESOS Y/O SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS EN DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES SUBGERENCIA DE PRESTACIONES Y SERVICIOS PROVEEDOR A ELABORA NÓMINA, MENSUAL Y ESPECIAL DE VALES DE DESPENSA 8 DURANTE LOS PRIMEROS CINCO DIAS DE CADA MES, REPORTA SALDOS 9 REMESA MENSUALMENTE SOLICITA LA REMESA DE VALES DE DESPENSA. 10 REMESA ELABORA REMESA Y ENTREGA EN LUGAR FECHA, HORA ESTABLECIDA 11 FIN 155