Dirigido a: Organizaciones titulares de la certificación ICONTEC de sistema de gestión de la calidad con la norma NCh 2728. 1. Aprobación de la revisión de la norma NCh 2728:2015. El 21 de diciembre de 2015 se publicó la nueva versión de la norma Chilena de requisitos de sistema de gestión de la calidad para Organismos técnicos de capacitación, por parte del Instituto Nacional de Normalización-INN. En esta versión de la norma de sistema de gestión de la calidad se mantiene la estructura establecida por la ISO en su versión 9001:2008. 2. Principales cambios en la norma NCh 2728:2015. Los cambios en la versión 2015 de la norma NCh 2728, están centrados primordialmente en los siguientes aspectos: a) Se alineó el lenguaje de la norma con el sector educativo, ejemplo: no se usa la palabra cliente sino usuario, aumentando su claridad en el sector. b) Se requieren registros que evidencien los flujos de comunicación interna. c) La revisión por la dirección incluye nuevos elementos de entrada como son: resultados de fiscalizaciones, satisfacción del usuario en cuanto a participación, inserción y desempeño laboral, se incluye satisfacción de partes interesadas y desempeño de proveedores. d) Se amplía el concepto de recursos y se requiere procedimiento para su efectiva administración. e) Se requiere determinar en la competencia del personal, las brechas que se presentan para proceder a cerrar dichas brechas. f) Se amplía el concepto y la exigencia frente a la infraestructura de los OTEC. g) Se incluye el concepto de estados financieros y se usa como información de entrada para la revisión por la dirección. h) Se amplía la comunicación externa en cuanto a información mínima requerida y alcance: incluye participantes y otras partes interesadas. i) Se concretan en términos educativos los resultados del diseño y desarrollo. j) Se incluyen aspectos a tener en cuenta en la evaluación de las compras. k) Se incluyen aspectos de índole académica en el control de la ejecución del servicio de educación.
l) Se enfoca la medición, análisis y mejora hacia la medición de desempeño de los procesos. m) Se detallan los elementos que se deben tener en cuenta en el seguimiento y medición del servicio de capacitación. En términos generales se encuentra en la versión 2015, un enfoque más académico, orientado por entradas y salidas acordes al sector educativo. 3. Transición de las certificaciones otorgadas con la norma NCh 2728:2015. Los cambios en los requisitos de una norma de sistema de gestión implican actividades de actualización, tanto para la organización cuyo sistema de gestión esta certificado, como para los organismos de evaluación de la conformidad. Lo anterior implica que se requiera establecer un plan de transición para las certificaciones vigentes. Por esta razón, ICONTEC teniendo en cuenta las directrices del Instituto Nacional de Normalización (INN) definidas en el documento DA-D43, estableció lo siguiente: Definir un periodo de transición de 2 años contados a partir de la publicación de la norma NCh 2728:2015, es decir 21 de diciembre de 2015. Los certificados de sistema de gestión con la norma NCh 2728 versión del 2003, no serán validos a partir del 21 de diciembre del 2017. La fecha de expiración de los certificados con la norma NCh 2728.Of 2003, expedidos durante el periodo de transición, será 20 de diciembre de 2017. 4. Recomendaciones para las organizaciones titulares de la certificación ICONTEC de sistema de gestión con la norma NCh 2728.Of 2003. Para las organizaciones titulares de la certificación ICONTEC de su sistema de gestión con la norma NCh 2728.Of 2003, se recomiendan las siguientes directrices para actualizar exitosamente el sistema de gestión y por ende su certificación: Conocer los requisitos y conceptos de la nueva norma revisada, NCh 2728.Of 2015. Identificar brechas organizacionales, que necesitan ser abordadas para cumplir los nuevos requisitos.
Definir y desarrollar un plan de transición para la actualización del sistema de gestión de la organización, que incluya actividades, responsables, cronograma de ejecución y recursos. Suministrar la capacitación y conocimiento apropiados a todas las partes que tienen un impacto en la eficacia y desempeño de la organización, en los nuevos requisitos y en el resultado esperado de su implementación. Revisar o confirmar el alcance del sistema de gestión certificado. Actualizar el sistema de gestión para cumplir los requisitos revisados y proporcionar la verificación de la eficacia. Verificar periódicamente el avance y la eficacia del plan de transición. Programar, planificar y ejecutar la auditoría interna al sistema de gestión, considerando los requisitos de la nueva norma. Definir e implementar las correcciones y acciones correctivas pertinentes. Realizar la revisión del sistema de gestión por la alta dirección de la organización. Coordinar y confirmar con ICONTEC el desarrollo de la auditoría de actualización. Se recomienda que ésta sea máximo al año de haberse publicado la nueva norma por INN, es decir en el año 2016. No obstante lo anterior, se debe tener en cuenta que la fecha máxima de actualización será: 21 de diciembre de 2017. Acorde a las directrices del Instituto Nacional de Normalización (INN) definidas en el documento DA-D43, el titular de la certificación ICONTEC al cual corresponda su renovación durante el periodo de transición puede solicitar dicha renovación con la norma NCh 2728:2003. Sin embargo, puede considerar solicitar la renovación con la nueva versión, si el sistema de gestión de la organización ya está debidamente actualizado. En los casos en los cuales el titular solicite la renovación de su certificado con la versión 2003, se debe tener en cuenta que la fecha máxima de validez del certificado será: 20 de diciembre de 2017. En la directriz de INN DA-D43 se indica que para otorgamientos de la certificación, se aceptarán solicitudes bajo la norma NCh 2728. Of 2003 hasta el 30 de septiembre de 2016. Además, se debe tener en cuenta que la primera auditoría de seguimiento del ciclo será bajo la norma NCh 2728:2015.
Se realizarán auditorías de seguimiento con la norma NCh 2728. Of 2003, hasta el 31 de diciembre de 2016. A partir del 02 de enero de 2017, todas las auditorías que se realicen, serán bajo la norma NCh 2728:2015. Después del 21 de diciembre de 2017, las certificaciones que hayan sido otorgadas con la norma NCh2728.Of 2003, perderán validez. 5. Opciones para realizar la auditoría de actualización de la certificación ICONTEC con la norma NCh 2728:2015. ICONTEC en la actualidad cuenta con la capacidad operativa para realizar la actualización de los certificados desde el presente año, de tal manera que la organización que lo considere pertinente puede desde la fecha de publicación del presente plan de transición, solicitar la auditoría de actualización. De acuerdo con los plazos y condiciones establecidos por el INN, los cuales han sido adoptados por ICONTEC, para la transición de la certificación, el titular de la certificación ICONTEC tiene dos alternativas para realizar la actualización de la certificación del sistema de gestión: - Alternativa A: Actualización de la certificación al momento de la renovación del certificado con la norma NCh 2728:2015, dentro del periodo correspondiente al ciclo de certificación actual de la organización y antes de la fecha límite para la transición (20 de diciembre de 2017). - Alternativa B: Actualización de la certificación mediante auditoría seguimiento con la norma NCh 2728:2015, dentro del intervalo de fechas de transición establecidas anteriormente, con tiempos de renovación. En el caso en que el certificado ICONTEC de sistema de gestión de la calidad con la norma NCh 2728. Of 2003, se encuentre suspendido a la entrada en vigencia del presente plan de transición o durante el transcurso del mismo, el titular de la certificación podrá solicitar la auditoría de reactivación y la auditoría de actualización de la certificación de manera conjunta. Para tal fin, la auditoría se realiza con una duración correspondiente a la auditoría de renovación, de manera que permita evaluar todo el sistema de gestión y, se realice dentro de los plazos establecidos en el presente plan de transición. 7. Opciones para realizar la auditoría de otorgamiento de la certificación ICONTEC con la norma NCh 2728.Of 2003 durante el periodo de transición
La organización que actualmente esté implementando el sistema de gestión de la calidad con la norma NCh 2728.Of 2003 puede solicitar la certificación ICONTEC de sistemas de gestión con dicha versión durante el periodo de transición, sin embargo estas solicitudes deberán realizarse antes del 1 de diciembre de 2016. Los certificados ICONTEC de sistemas de gestión emitidos con la norma NCh 2728.Of 2003 durante el periodo de transición tendrán vigencia hasta 20 de diciembre de 2017. Para las organizaciones a las cuales se les apruebe el otorgamiento o renovación de la certificación del sistema de gestión durante el periodo de transición con la norma NCh 2728. Of 2003, podrán seleccionar una de las dos alternativas expuestas anteriormente para la actualización de su certificado ICONTEC. Se recomienda a las organizaciones que están decidiendo implementar el sistema de gestión de calidad, que utilicen la norma NCh 2728 en su versión 2015. Con gusto estaremos atentos a resolver cualquier inquietud con relación al presente plan de transición. Para tal fin, nuestros Ejecutivos de Cuenta y el Gerente de la sede Chile estarán a su disposición para recibir sus sugerencias e inquietudes. Fecha de Emisión: 2016-04-07 Dirección de Evaluación de la Conformidad ICONTEC International