Contenido Introducción... 3 Acceder al portal... 4 Configuración General... 6 Alta de Sucursales... 6 Modificar Sucursales... 8 Desactivar Sucursales... 9 Activar Sucursales... 10 Cargar archivo de Certificados... 11 Modificar Datos Fiscales... 13 Usuarios... 14 Alta de usuarios... 14 Modificar un usuario... 17 Desactivar un usuario... 18 Reactivar un usuario... 19 Series... 20 Alta de Series... 20 Lista de Series... 21 Modificar Series... 21 Desactivar Series... 22 Activar Series... 23 Facturas... 24 Emitidas... 24 Buscar Facturas... 25 Enviar factura por correo electrónico... 27 Descargar factura en PDF... 29 Descargar factura en XML... 31 Cancelación de facturas... 32 Canceladas... 34 Descargar acuse de cancelación con error... 34 Descargar acuse de cancelación aprobado por el SAT... 36 Descargar acuse de cancelación en proceso... 38 Reportes... 40 Addendas... 42 Respaldos... 43 Dashboard info... 46 Salida... 47 2
Introducción Ahora ponemos a su servicio una herramienta eficaz con la que podrá administrar su facturación electrónica desde cualquier navegador de internet. 3
Acceder al portal Desde cualquiera de estos navegadores actualizados a la última versión Ingrese a: timbre.mega-invoice.com Ingrese su usuario y contraseña. Estos datos los asigna MegaInvoice Login Se muestra la herramienta de Facturación 4
Botón Descripción Es la pantalla de inicio que muestra a manera de Dashboard las facturas al día, la vigencia y el o los certificados. Muestra el listado de facturas Emitidas, Canceladas, Reportes y las Addendas. Permite registrar las Series y ver el listado de las Series registradas y su modificación. Permite la generación de Respaldos Permite registrar sucursales, datos fiscales y su modificación. Permite registrar, asignar permisos y modificar usuarios. Salir de la sesión. 5
Configuración General Alta de Sucursales Generales Alta Sucursal Ingrese el domicilio de la Sucursal Nombre Campo Descripción # Calle Ingrese el nombre de la calle 1 Numero exterior Ingrese el numero exterior del domicilio 2 Numero interior Ingrese el numero interior 3 Colonia Ingrese el nombre de la colonia 4 Localidad Ingrese la localidad (si corresponde) 5 Referencia Ingrese la referencia (Entre calles) 6 Municipio Ingrese el nombre del municipio o delegación 7 Estado Seleccione el estado 8 País Ingrese el nombre del país 9 Código postal Ingrese el código postal 10 6
Ingrese los datos de envío de correo Nombre Campo Descripción # Email Ingrese el correo electrónico de la empresa exclusivo para facturación. 1 Email Cancelación Ingrese la dirección de correo electrónico de quien recibirá las notificaciones de cancelación. 2 Smtp User Ingrese el usuario de la cuenta de correo que enviará las notificaciones 3 Smtp From Ingrese la dirección de correo de salida 4 Smpt pass Ingrese la contraseña del correo de salida 5 Smtp Host Ingrese el servidor de correo saliente 6 Smtp Port Ingrese el número de Puerto de salida 7 Ingrese los datos de la agencia Nombre Campo Descripción # Régimen fiscal Ingrese régimen fiscal que le corresponde 1 Numero de Dealer Ingrese el número de Dealer asignado por planta 2 Marca Busque y seleccione la marca 3 Versión CFD Seleccione la versión de CFD 4 Nombre de Agencia Ingrese el nombre de la agencia 5 Enviar Datos Haga clic al terminar de capturar los datos anteriores. 6 Se muestra el mensaje de registro con éxito Aceptar 7
la pestaña Sucursales Se muestra la sucursal recién registrada y/o las demás sucursales. Modificar Sucursales la pestaña Sucursales Busque y seleccione la sucursal para modificar. el icono Modificar 8
Se muestra la información de la sucursal con los campos listos para ser modificados Enviar datos para registrar la modificación. Desactivar Sucursales Estando Activa la sucursal el icono Cancelar Se muestra el mensaje de que fue desactivada con éxito Aceptar 9
Se muestra el Estatus de Cancelada Activar Sucursales Estando Cancelada la sucursal el icono Activar Se muestra el mensaje de que fue activada con éxito Aceptar Se muestra el Estatus de Activa 10
Cargar archivo de Certificados la pestaña Certificados Examinar Busque y seleccione el archivo cer Abrir Examinar 11
Busque y seleccione el archivo key Abrir Ingrese la contraseña de los certificados Cargar archivos Se muestran los datos del o los certificados Nombre Campo Descripción # Nombre Cer Muestra el nombre del archivo cer 1 Nombre Key Muestra el nombre del archivo key 2 Numero Certificado Muestra el número del certificado 3 Fecha de Alta Muestra la fecha de alta del certificado 4 Fecha de Baja Muestra la fecha de caducidad del certificado 5 Activo Muestra si el certificado está activo o caduco 6 12
Modificar Datos Fiscales la Pestaña Fiscales Seleccione y modifique el campo a modificar Enviar datos 13
Usuarios Alta de usuarios Usuarios Alta de Usuario Busque y seleccione la sucursal del nuevo usuario Puede asignarle una sucursal o todas las sucursales registradas Ingrese una dirección de correo valida del usuario Ingrese la contraseña del nuevo usuario 14
Marque las casillas de los accesos que tendrá el nuevo usuario Cada opción seleccionada muestra los submenús a los que tendrá acceso Marque los submenús a los que tendrá acceso 15
Puede seleccionar todos los submenús marcando la casilla Todos Marque las acciones que podrá realizar con las facturas. Descargar PDF Descargar XML Enviar por correo electrónico Enviar Datos Marque la casilla Cancelar para permitir la cancelación de facturas Se muestra el mensaje de que el usuario se creó con éxito Aceptar El usuario recién creado se muestra en la pestaña Usuarios 16
Modificar un usuario la pestaña Usuarios Busque y seleccione el usuario Revise que la cuenta este activa el icono Modificar Seleccione y modifique el campo que requiera modificarse. Enviar datos 17
Se muestra que el usuario se modifica con éxito Aceptar Desactivar un usuario la pestaña Usuarios Busque y seleccione el usuario Revise que la cuenta este activa el icono Cancelar Se muestra que el usuario se modificó con éxito Aceptar El usuario ha sido desactivado 18
Reactivar un usuario la pestaña Usuarios Busque y seleccione el usuario Revise que la cuenta este inactiva el icono Cancelar Se muestra que el usuario se modificó con éxito Aceptar El usuario ha sido reactivado 19
Series Alta de Series Series Alta Serie Nombre Campo Descripción # Numero Dealer Sucursal Seleccione una sucursal 1 Numero Certificado Seleccione un certificado 2 Serie Ingrese la serie 3 Folio inicial Ingrese el Folio inicial de la serie 4 Folio final Ingrese el Folio final de la serie 5 Tipo de comprobante Seleccione el tipo de comprobante: Ingreso, Egreso o Traslado 6 Envía Serie por Email Seleccione SI para enviar todas las facturas de la serie por correo al timbrarse 7 Enviar de contado Seleccione SI para que enviar la factura al cliente cuando sea de contado 8 Archivos a enviar Seleccione que tipos de archivo se enviaran. Solo PDF, Solo XML o Ambos 9 Envío cancelación Seleccione SI para enviar al cliente la factura cuando esta se cancela 10 Otro tipo de envío Marque la casilla para habilitar enviar en que método de pago se enviara la factura 11 Texto de envío Ingrese el método de pago a enviar. Más de uno deben ser separados por, (coma) 12 Enviar Datos Haga clic aquí para crear la serie y se muestre en Series 13 20
Lista de Series Series Muestra las Series activas o inactivas por sucursal o sucursales Modificar Series Series Busque y seleccione la serie a modificar. Verifique que este activa el icono Modificar Realice las modificaciones requeridas 21
Enviar datos Se muestra que la serie se modificó con éxito Aceptar Desactivar Series Series Busque y seleccione la serie a desactivar. Verifique que este activa el icono Cancelar 22
Se muestra que la serie se modificó con éxito Aceptar Activar Series Series Busque y seleccione la serie a Activar. Verifique que este Cancelada el icono Cancelar Se muestra que la serie se modificó con éxito Aceptar 23
Facturas Emitidas Emitidas Seleccione la sucursal Se muestran las facturas de la sucursal seleccionada Importante: La columna PAC muestra el nombre del proveedor autorizado de certificados de Facturación. Ofrecemos el servicio con 4 PAC's: EXPIDE, FEL, EDICOM y VERIFAC. 24
Buscar Facturas cualquiera de los campos de búsqueda. (el campo seleccionado se agranda y comienza a destellar el cursor Ingrese el dato que solicita el campo Buscar Se muestran los resultados en base al dato ingresado Por default el sistema muestra 25 registros 25
Puede seleccionar en 10 hasta 100 El sistema solo muestra 6 registros Desplace la lista con la Barra de Desplazamiento de la ventana 26
Para ver más páginas haga clic en las páginas numeradas o vaya de la primera a la última. Enviar factura por correo electrónico Emitidas Seleccione la sucursal el icono Enviar de la factura que enviara por correo 27
Se muestra la ventana de Envío de Factura Nombre Campo Descripción # Titulo Ingrese el asunto del correo 1 Email Ingrese la cuenta de correo valida (nombre@dominio.com) 2 Tipo de Archivo Marque la casilla XML es obligatoria. Marcar la casilla PDF es opcional. 3 Comentarios Ingrese comentarios (opcional) 4 Enviar Información Haga clic para enviar el correo 5 Se muestra que el correo se envió con éxito Aceptar 28
Descargar factura en PDF Emitidas Seleccione la sucursal el icono PDF de la factura que descargara en su Pc El archivo se visualiza en otra pestaña del navegador. 29
el icono Imprimir para imprimir en su impresora local el icono Descargar Marque la casilla Guardar Archivo Aceptar 30
Descargar factura en XML Emitidas Seleccione la sucursal el icono XML de la factura que descargara en su Pc Marque la casilla Guardar Archivo Aceptar 31
Cancelación de facturas Emitidas Seleccione la sucursal el icono Cancelar de la factura por cancelar Se muestra el mensaje de que el proceso cancela de manera automática la factura Aceptar Importante: Solo será mostrado el mensaje que devuelve el SAT cuando se cancela una factura, porque solo puede ser cancelada si está en el SAT. En caso de que el SAT no tenga la Factura o este caído el servicio de Cancelación, se cancelara de manera automática, mediante un proceso que se ejecuta una vez al día para hacer el envío de las facturas pendientes por cancelar. 32
La factura es eliminada de la lista de emitidas Canceladas Canceladas Seleccione la sucursal Se muestran las facturas de la sucursal seleccionada que fueron canceladas en el módulo de Emitidas. 33
Descargar acuse de cancelación con error el icono PDF de la factura cancelada El navegador muestra el archivo de registro de cancelación creado por el DMS. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en PDF en este mismo documento el icono XML de la factura cancelada. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en XML en este documento Error 34
Importante: El estatus de Error solo se muestra cuando las facturas se cancelaron en automático por un error en el timbrado y puede ser por dos causas: Error del sistema (p.ej. el RFC del receptor no es válido) Error de PAC (p.ej. la fecha del CFD está fuera de rango de timbrado). Se abre una ventana que describe los datos de la factura, la fecha de cancelación y el detalle del error Descargar acuse de cancelación aprobado por el SAT el icono PDF de la factura cancelada El navegador muestra la factura cancelada por el DMS. Para descargar el PDF vea Descargar factura en PDF en este mismo documento 35
el icono XML de la factura cancelada. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en XML en este documento el icono Acuse PDF El navegador muestra el acuse de cancelación por parte del SAT. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en PDF en este mismo documento 36
el icono Acuse XML de la factura cancelada. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en XML en este documento Descargar acuse de cancelación en proceso el icono PDF de la factura recién cancelada El navegador muestra la factura cancelada. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en PDF en este mismo documento 37
el icono XML de la factura cancelada. Vea como descargar el archivo en Descargar factura en XML en este documento El mensaje de En Proceso de Cancelación se muestra mientras el sistema espera la respuesta con acuses de cancelación del SAT Reportes Reportes Debe seleccionar una sucursal OBLIGATORIO Importante: En caso de no elegir una serie y un rango de fechas el sistema genera el reporte con todas las facturas desde el inicio de Facturación en el portal. 38
Seleccione una serie Ingrese la fecha de inicio del reporte Ingrese la fecha de fin del reporte Generar Marque la casilla Guardar Archivo Aceptar 39
Abra el archivo desde la ubicación donde fue descargado Si Puede presentarse este mensaje de advertencia al abrir este archivo con MS Excel debido a que el origen del archivo es HTML Ejemplo de reporte de facturación 40
Addendas Addendas la liga de la compañía a la que le va a generar la Addenda Seleccione la sucursal Ingrese la Serie Ingrese el Folio Buscar 41
Ingrese los datos de la addenda según la compañía seleccionada lo requiera Anexar Addenda al XML Marque la casilla Guardar Archivo Aceptar Importante: Este archivo será enviado a la compañía mediante sus recursos informáticos. 42
Respaldos Respaldos Respaldos Seleccione la Sucursal Seleccione la Serie Ingrese la fecha de inicio del respaldo Ingrese la fecha de final del respaldo 43
Seleccione el tipo de archivo que requiere respaldar Haga clic en Generar Marque la casilla Guardar Archivo Aceptar Descomprima el archivo 44
Tip: Utilice un programa compresor de archivos p. ej. Winrar Abra la carpeta Encontrará todas las facturas del período seleccionado 45
Dashboard - info Info Se muestra el Dashboard del procesamiento de facturas, de los timbres contratados y vigencias. Nombre Campo Descripción # Dato del certificado Muestra el certificado vigente 1 Vigencia hasta Muestra la vigencia del certificado 2 Sucursal Muestra la o las sucursales 3 Numero de facturas procesadas Muestra la cantidad de facturas que han sido procesadas Timbres contratados Muestra la cantidad de timbres contratados 5 Timbres usados Muestra la cantidad de timbres que han sido usados 6 Timbres restantes Muestra la cantidad de timbres disponibles 7 Numero de cancelaciones Muestra la cantidad de cancelaciones 8 4 46
Salida Salir para cerrar la sesión 47