GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS MS.NC.LI.08 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA DIRECCIÓN DE DESARROLLO HUMANO LICDA. MA. ELENA ROJAS CRUZ LIC. JOSÉ ALONSO LEÓN CARBALLO DR. CHRISTIAN VALVERDE ALPIZAR ING. HUGO LOAIZA MARTINEZ MSC. SARA MONTERO SALAS LICDA. VERA VARGAS. MSC. ANTONIETA VÍQUEZ LICDA. MA. ELENA ROJAS CRUZ LIC. JOSÉ ALONSO LEÓN CARBALLO DR. CHRISTIAN VALVERDE ALPIZAR ING. HUGO LOAIZA MARTINEZ MSC. SARA MONTERO SALAS LICDA. VERA VARGAS. MSC. ANTONIETA VÍQUEZ REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 15/09/07
PÁGINA 1 DE 8 1. Introducción El proceso de Gestión de Recursos Humanos se asegura de satisfacer las necesidades institucionales de recursos humanos en cantidad, calidad y oportunidad para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Constantemente, este proceso se encarga de determinar las brechas y necesidades que surgen en lo referente al perfil del colaborador, el clima y la cultura de la institución para realizar los ajustes pertinentes. 2. Objetivo Garantizar la disponibilidad de recurso humano en cantidad y calidad suficiente para cumplir con el marco estratégico del Ministerio de Salud mediante: la identificación de oportunidades de mejora en el entorno y la organización, la formulación de normas, la asesoría técnica y el control de la correcta aplicación del marco normativo que regula el ámbito. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Acciones correctivas Actores sociales Competencias Cuadro estratégico de recursos humanos Evaluación Indicador de gestión Indicador de impacto Mejora continua Perfiles competenciales Progreso Vinculación Desvinculación
PÁGINA 2 DE 8 5. Referencias Ley N 1581 Estatuto de Servicio Civil y su Reglam ento Ley N 2 Código de Trabajo Decreto N 27434- MTSS Reglamento sobre oficinas o departamentos de Salud Ocupacional Ley N 6227 Ley General de la Administración Públi ca 6. Responsables El responsable del proceso es la Dirección de Desarrollo Humano. 7. Procedimiento 7.1. Diagnosticar integralmente necesidades institucionales de gestión de recursos humanos El responsable del proceso recolecta, depura e integra la información necesaria para desarrollar el diagnóstico de la situación. Uno de los insumos principales son las necesidades y solicitudes de clientes internos y externos relacionadas con el proceso, que ingresan a través del proceso de Atención al Cliente Interno y Externo. Además, para el desarrollo de esta actividad se dispone de otros insumos, que a continuación se detallan: Plan Intrainstitucional del Proceso de Planificación Intrainstitucional Además de las necesidades mencionadas, el responsable del proceso, de manera proactiva, debe estudiar el entorno y la gestión interna de la institución, mediante la movilización de responsables institucionales y la concertación de actores sociales, para identificar tanto las necesidades del día a día, como para adelantarse a situaciones que podrían presentarse en el mediano o largo plazo. El responsable realiza el análisis de las necesidades, y de manera conciliada con representantes de los diferentes niveles de gestión, las categoriza en necesidades a resolver en el corto, mediano y largo plazo, y posteriormente realiza una priorización de las mismas. Las necesidades a resolver en el corto plazo se dividen en dos: las que se pueden realizar sin modificar los planes, programación, asignación de recursos actual y las que si lo requieren. En el caso de las primeras estas se resuelven mediante la ejecución ordinaria del proceso y se continúa con la actividad 7.3. En el segundo caso el responsable procede a ejecutar la actividad 7.2 Gestionar la elaboración o ajuste de planes institucionales. 7.2. Gestionar la elaboración o ajuste del plan institucional de la Gestión de Recursos Humanos Basados en el diagnóstico integral, el responsable del proceso debe elaborar el plan institucional de recursos humanos, en concordancia con los plazos y disposiciones institucionales establecidos.
PÁGINA 3 DE 8 Este plan debe incluir el ajuste de perfiles competenciales, progreso del recurso humano, salud ocupacional, clima y cultura organizacional, vinculación y desvinculación. Para el desarrollo de esta actividad el responsable del proceso debe utilizar la metodología para la elaboración de planes facilitada por el proceso de Planificación Intrainstitucional. El responsable del proceso de recursos humanos, debe enviar el plan elaborado al Proceso de Planificación Intrainstitucional para que se revise y se hagan los ajustes respectivos, y donde luego se traslada al Proceso de Conducción y Orientación Estratégica Institucional para aprobar los planes y enviarlos a divulgación por parte del proceso de Gestión Integral de Información. 7.3. Definir el contenido técnico de normas relacionadas con el proceso. Si con base en el diagnóstico se determinó que para dar solución a una o más de las necesidades detectadas se requiere del ajuste o elaboración de normativa, el responsable del proceso ejecuta esta actividad. El desarrollo de la misma debe realizarse de manera participativa incorporando representantes de los tres niveles de gestión. Una vez que se que se define el contenido técnico de la norma, se envía al proceso de Desarrollo Organizacional donde se revisa el alineamiento y se formula la norma. Luego el responsable del proceso de Desarrollo Organizacional articula con el proceso de Conducción y Orientación Estratégica Institucional para la aprobación de las mismas. 7.4. Ejecutar el plan institucional de Gestión de Recursos Humanos El responsable del proceso, basado en el plan institucional del recurso humano, debe llevar a cabo su implementación, mediante la concertación de responsables institucionales para la ejecución en las unidades organizativas. De igual forma, deberá de evaluar la eficiencia, eficacia y los resultados contemplados en el plan, a través del proceso de Control Interno. 7.5. Analizar el desempeño y satisfacción institucional del recurso humano El encargado del proceso de recursos humanos, debe realizar un análisis anual donde se refleje el desempeño de los colaboradores y el sentir de los mismos hacia la institución, orientado a identificar la conciliación y equilibrio de los intereses individuales y grupales, con los intereses y objetivos institucionales. El responsable además debe enviar el resultado del análisis de la evaluación del desempeño individual y grupal, evaluaciones de satisfacción individual y grupal, a los responsables institucionales vinculados y al proceso de Desarrollo Organizacional para que determine si existen desviaciones entre los valores definidos por la institución y el cumplimiento de los mismos, que impidan el logro del marco estratégico. 7.6. Actualizar el cuadro estratégico de recursos humanos El cuadro estratégico de recursos humanos es una herramienta que permite a la institución identificar el perfil competencial actual de su personal para la toma de decisiones, por lo que es
PÁGINA 4 DE 8 responsabilidad de cada colaborador presentar en su unidad organizativa los documentos o atestados para mantener actualizado su perfil. La Dirección de desarrollo Humano es la responsable de realizar los consolidados institucionales y análisis de los mismos, con el objetivo de brindar los respectivos informes a los procesos institucionales que así los requieran para la toma de decisiones. 7.7. Realizar autoevaluación de proceso El responsable del proceso realiza una evaluación participativa del trabajo realizado. Para esto debe recabar la información necesaria para calcular los indicadores definidos en los manuales de procedimientos. Posteriormente, se mide el impacto, gestión y riesgo en el desarrollo del proceso y se determina la brecha con respecto a las metas establecidas. Esta información es enviada al proceso de Control Interno donde se tomarán las medidas respectivas y de ser necesario se llamará a la rendición de cuentas. Paralelamente, también de manera participativa, se realiza la determinación de oportunidades de mejora, donde los responsables a partir de la aplicación del proceso, determinan mejores formas de ejecutarlo (ejecutar pasos simultáneamente), necesidades adicionales para ejecutarlo mejor (requerimientos de capacitación) o si existió negligencia en algunos pasos del proceso, afectando el resultado final. 7.8. Implementar oportunidades de mejora El responsable del proceso analiza y prioriza las oportunidades de mejora identificadas en la autoevaluación. Posteriormente, en conjunto con los funcionarios que participan en la ejecución del proceso, procede a implementar aquellas oportunidades que: No afecten el desempeño de otra unidad Se puedan implementar inmediatamente sin comprometer recursos humano, financieros o de otra índole No se requiera invertir en esperar para el cambio (implementar en el transcurso de un mes) No afectan la cantidad de recursos requeridos para ejecutar el proceso o no afecta el balance por partida de los recursos disponibles por mes Se pueden implementar con la tecnología disponible Agreguen valor al producto que se obtiene del proceso No impliquen el atraso o suspensión de actividades críticas programadas que afecten la calidad del producto o el cumplimiento de metas de impacto Las oportunidades de mejora que no cumplen con los criterios anteriores son enviadas al proceso de Control Interno para que se tomen las acciones respectivas.
PÁGINA 5 DE 8 7.9. Gestionar auditoria especifica Dependiendo de la naturaleza del proceso, según los resultados de la autoevaluación o por acatamiento de políticas o directrices definidas por los jerarcas de la institución, el responsable del proceso realiza una auditoria específica sobre las unidades organizativas que deben seguir disposiciones relacionadas con el proceso. Esta es desarrollada mediante una comparación de lo que se hace contra una norma específica. Los resultados de esta auditoría son enviados al proceso de Gestión del Sistema de Control Interno para que se tomen las medidas respectivas.
PÁGINA 6 DE 8 8. Indicadores Indicadores de Impacto Porcentaje de perfiles alineados con los requerimientos institucionales a través de actividades de progreso. Porcentaje satisfacción del cliente interno y externo con respecto a servicios brindados Indicadores de Gestión Porcentaje de aplicación correcta de la normativa Porcentaje de utilización del cuadro de reemplazo institucional Porcentaje de cumplimiento de los planes según lo programado
PÁGINA 7 DE 8 9. Diagrama