PRO-3-4-2-1 25/7/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. POLÍTICAS... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del proceso... 2 4.2. Responsabilidades específicas... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo Desarrollo de cursos abiertos... 3 5.2. Descripción de actividades Desarrollo de cursos abiertos... 3 5. DEFINICIONES... 3 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 4 7. INDICADORES... 4 8. ANEXOS... 4 9. RIESGOS... 4 1. CONTROL DE CAMBIOS... 4 11. APROBACIÓN... 4
PRO-3-4-2-1 25/7/214 1. OBJETIVO Desarrollar y definir la metodología, los requerimientos y el presupuesto que tendrá un curso o programa durante su desarrollo. 2. ALCANCE Desde que se identifica la necesidad de la Unidad, hasta que se crea el curso en el administrador y se realiza el respectivo lanzamiento. 3. POLÍTICAS Tres meses antes del inicio de cada semestre, la Unidad académica deberá enviar la información (nombre, fechas tentativas y descripción) de los cursos de Educación Continuada. Un mes antes del envío de la información de cursos por parte de las Unidades académicas (es decir 4 meses antes del inicio de cada semestre), Educación Continuada enviará el informe de tendencias del mercado a las mismas. Para la realización de los cursos cada Unidad debe definir tarifas de profesores, porcentajes de utilidad esperada y rango de valor-hora del costo del curso. Todos los cursos deben tener mínimo 15 horas de telemercadeo. Si un curso no fue programado dentro de la planeación inicial, se evaluará su realización y apoyo dependiendo del tiempo y alcance para su ejecución. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Coordinador de Proyectos de la Dirección de Educación Continuada 4.2. Responsabilidades específicas El Coordinador Proyectos es responsable de: Preparar la propuesta, el presupuesto y los requerimientos del proyecto de curso de Educación Continuada, efectuando ajustes cuando se requiera. Coordinar la creación y el lanzamiento del curso/programa.
PRO-3-4-2-1 25/7/214 El Coordinador de Investigación y Mercadeo de Educación Continuada es responsable de: Gestionar el mercadeo del curso, coordinando la cotización y ejecución de los estudios de mercado. Coordinar la realización del Sondeo Exploratorio, cuyos resultados son insumo para la estructuración del proyecto. El Coordinador Administrativo y Financiero de Educación Continuada es responsable de: Efectuar la gestión administrativa y financiera en el desarrollo de los proyectos, procesando cotizaciones logísticas y solicitando ordenes internas. La Dirección Financiera es responsable de: Crear las órdenes internas en el sistema teniendo en cuenta la estructura y los requerimientos definidos en la propuesta del proyecto. La Unidad Académica es responsable de: Participar en la estructuración de la propuesta y la definición de temas y requerimientos de los proyectos de EDCO, proponiendo y promoviendo eventuales ajustes. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Desarrollo de cursos abiertos 5.2. Descripción de actividades Desarrollo de cursos abiertos 5. DEFINICIONES Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que hacen parte de la planificación y ejecución de los cursos ofrecidos por la Dirección de Educación continuada. Orden Interna: Son un objeto colector de menor nivel, que se utiliza para agrupar ingresos, costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada. Lanzamiento del Curso: Notificación mediante la cual se divulga la información de apertura de un curso.
PRO-3-4-2-1 25/7/214 SharePoint: Sistema que permite tener un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde diversos dispositivos. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) FOR-3-4-2-1 Plantilla de requerimientos logísticos Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) 7. INDICADORES No aplica 8. ANEXOS No aplica 9. RIESGOS NOMBRE DESCRIPCIÓN CONTROLES 1. CONTROL DE CAMBIOS 11. APROBACIÓN VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 17/2/214 Publicación 25/7/214 Elaboró Revisó NOMBRE CARGO FECHA Sergio Manrique Ingeniero de Procesos 17/2/214 Carmen Mercedes Coordinador de Alecina Procesos 21/5/214 Henry Francisco Coordinador 9/3/214
PRO-3-4-2-1 25/7/214 Aprobó Martínez Collazos Gina Marcela Ferrigno Perez María Alejandra Collazos Morales Diana Constanza Betancourt Galindo Administrativo y Financiero EDCO Coordinador Investigación y Mercadeo EDCO Coordinador de Proyectos EDCO Director EDCO 9/3/214 9/3/214 4/6/214