Resolución N : 0329 DEL 13/03/2012 16.11.2009 Página 1 de 14
Indice INTRODUCCIÓN... 3 PROPÓSITO... 3 OBJETIVOS... 4 ALCANCE... 4 RESPONSABLES... 4 PROCEDIMIENTO... 5 BIBLIOGRAFÍA... 13 ANEXO 1: FICHA REQUERIMIENTO DE INVERSIÓN Página 2 de 14
INTRODUCCIÓN En el presente documento se detalla el procedimiento a seguir para la adquisición de equipamiento del Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, constituyéndose en una guía acerca de las acciones que deben ser desarrolladas tanto por los Servicios, Secciones y/o Unidades que requieran la adquisición de nuevo equipamiento, como por el responsable de la misma, el cual debe encargarse de la conformación y funcionamiento de equipos de trabajo con la participación de Referentes Técnicos y usuarios del equipamiento requerido. Propósito Como en muchos otros sectores, en el área de la salud los recursos financieros son limitados y por lo tanto el equipamiento debe verse como una parte integral de los Servicios de Salud, de tal forma de priorizar su adquisición en base a las políticas de salud que establece el Gobierno. Al momento de definir la adquisición de equipamiento es necesario preguntarse: Por qué se necesita un equipo? Condición actual: inexistente, fallas periódicas o falla sin recuperación. Quién lo ha pedido? Uso del equipamiento: quirúrgico, monitoreo, diagnóstico, tratamiento? Nº de usuarios beneficiados con la adquisición del equipamiento Posible disminución de prestaciones al no contar con el equipamiento? Quién lo va a operar? Quién lo va a instalar / calibrar? Página 3 de 14
Quién lo va a mantener? Existe la Infraestructura Física apta para instalar el equipo? Objetivos El presente Procedimiento tiene como objetivo establecer el proceso de adquisición del equipamiento del Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, estandarizando sus requisitos, disminuyendo así la variabilidad en la aplicación de criterios otorgando objetividad. Alcance Este procedimiento es aplicable a la ejecución de los procesos de compras solicitados por los distintos servicios para la adquisición del equipamiento. Responsables El responsable del proceso de adquisición del equipamiento es el Subdirector Administrativo del Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, para lo cual debe asesorarse por los referentes técnicos. Página 4 de 14
Procedimiento a) Norma: Toda adquisición de equipamiento, debe seguir lo establecido en el presente protocolo. b) Indicaciones de Procedimiento Este procedimiento se aplicará para toda solicitud de adquisición de equipamiento que se genere en el Hospital. c) Desarrollo del Procedimiento 1. Emisión del Requerimiento El Servicio, Sección o Unidad que necesite adquirir equipamiento, deberá emitir una Solicitud de Compra a la Subdirección Administrativa, con nombre y firma del Jefe del Servicio y del encargado que emitió el requerimiento, solicitud que debe contener como mínimo lo siguiente: - Individualización del equipo, detalle de características y/o especificaciones técnicas. - Destino o uso, claramente señalado si corresponde a equipamiento nuevo o reemplazo de uno existente. - Fecha aproximada en la que se requiere el equipamiento. - Cantidad requerida. - Cotización con Nombre y modelo del equipo (a modo de referencia). Página 5 de 14
- Criterios de evaluación, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. Se deben considerar: calidad técnica, servicio de postventa, precio, tiempo de entrega, experiencia del oferente, garantías, entre otros aspectos que se consideren relevantes al momento de determinar la mejor oferta para el Hospital). - Ficha de Requerimiento de Inversión. (Se adjunta Modelo en Anexo Nº1) El Subdirector Administrativo en conjunto con la Unidad de Mantención del Hospital emite una propuesta de compra a la Dirección, adjuntando la solicitud de compra, indicando precios referenciales del equipamiento solicitado, nivel de priorización y en caso de corresponder al reemplazo de un equipo existente en el Hospital, se detalla el estado actual de dicho equipo, acompañado de un informe técnico elaborado por el Jefe de Mantención. Si la compra no es autorizada por la Dirección, la Subdirección Administrativa informa esta decisión al Jefe del Servicio que requirió el equipamiento. Si la compra es autorizada por la Dirección del Hospital, se remiten los antecedentes al Servicio de Salud Arauco para solicitar financiamiento de inversión de equipamiento, correspondiendo al presupuesto del subtítulo 29, y de ser aprobado este financiamiento se solicita se dicte Resolución, por medio de la cual, se deleguen las facultades al Director del Hospital, para efectuar la adquisición de acuerdo a la normativa vigente y el presupuesto asignado. Una vez recepcionada la Resolución de Delegación de facultades, Subdirector Administrativo envía los antecedentes y la solicitud con las firmas y autorizaciones respectivas a Sección Logística y Distribución, quien será el responsable del proceso de compra a través de su Unidad de Abastecimiento. Página 6 de 14
2. Modalidad de Compra 2.1. Compra Modalidad Convenio Marco. Una vez recepcionada la solicitud, la Unidad de Abastecimiento, debe consultar el catálogo electrónico del Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público, de encontrar el equipo requerido, se deben revisar las características detalladas en la Fichas Técnicas del catálogo, procediendo a analizar y comparar las alternativas disponibles en relación a las especificaciones y criterios definidos en el requerimiento. Una vez seleccionado el proveedor a quien se le comprará el producto, se solicitará aprobación de Referente Técnico para proceder a la generación y emisión de la Orden de Compra directamente al proveedor, a través del portal www.mercadopublico.cl. Una vez aceptada la Orden de Compra respectiva, se entenderá aceptado el contrato, excepto que se opte por realizar uno complementario debido a la complejidad de la transacción, en este caso, se remitirán antecedentes al Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Salud Arauco, quienes procederán a la confección del contrato, una vez firmado por las partes el contrato, se publica en el Portal y se archiva en carpeta correspondiente. 2.2. Compras Modalidad Licitación Pública. Cuando el equipamiento no se encuentre disponible en el Catálogo Electrónico de Convenio Marco, la Unidad de Abastecimiento efectuará el llamado para la presentación de ofertas publicando la Licitación en el Sistema de Información www.mercadopublico.cl. Página 7 de 14
Etapas del Proceso Paso 1: Elaboración de Bases De acuerdo a lo detallado en el requerimiento y los antecedentes adjuntos, el Encargado de la Unidad de Abastecimiento, procede a la elaboración de las Bases Administrativas, posteriormente son enviadas a Jefe de Logística y Distribución, para revisión y VºBº, quienes se reúnen con Servicio o Unidad requirente como referente técnico y usuario del equipo, para consolidar las Bases Administrativas y Técnicas, las que deben contener todos los antecedentes necesarios para una correcta presentación de ofertas y evaluación, entre estos, Objeto de la licitación, Requisitos para ofertar, Comisión evaluadora, Criterios de evaluación, Naturaleza y Monto de las Garantías solicitadas, Mecanismos de consulta, Modalidad de pago, Especificaciones del equipo, Características Técnicas, Servicios adicionales, Anexos. Se utilizarán, preferentemente, formatos de bases autorizadas previamente por el Servicio de Salud Arauco. De no ser así, debido a la complejidad del proceso licitatorio, una vez confeccionadas se enviarán a Subdirector Administrativo para posterior despacho al Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Salud Arauco para aprobación. Paso 2: Asignación Requerimiento El Encargado de la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo de Compra para que se encargue del proceso licitatorio en www.mercadopublico.cl. Paso 3: Revisión y aprobación de Bases La Unidad de Abastecimiento genera la resolución que aprueba las Bases y la envía a la Dirección para revisión y autorización. Página 8 de 14
Paso 4: Publicación El ejecutivo de Compras asignado, publica la Licitación, Bases y Anexos, conjuntamente con la Resolución Aprueba Bases en www.mercadopublico.cl, el Portal emite el calendario de fechas de la licitación. Paso 5: Evaluación de las Ofertas Al cumplirse la fecha de cierre, la unidad de Abastecimiento habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura, descargará en formato papel todos los antecedentes de las ofertas presentadas, con los que la Comisión designada en las Bases, realizará el proceso de evaluación de ofertas en función de los criterios y todos los parámetros definidos en las bases de licitación. Con esta información el Ejecutivo de Compras elaborará el cuadro comparativo de las ofertas, de acuerdo a lo puntajes y ponderaciones asignadas a cada criterio debidamente detallado en las Bases. Paso 6: Adjudicación La adjudicación se efectuará a la oferta más conveniente que obtenga el mayor puntaje, para lo cual la Unidad de Abastecimiento debe generar el Acta de Evaluación y Propuesta de Adjudicación, la que debe ser firmada por todos los integrantes de la Comisión evaluadora. El Acta debe reflejar los resultados obtenidos en la fase de evaluación, detallando los puntajes obtenidos por los oferentes de acuerdo a los criterios previamente establecidos, identificando la comisión participante, y todo lo que respalde esta decisión, debiendo indicar fecha, nombre de la licitación, equipamiento solicitado, nombre y RUT de las empresas que presentaron ofertas, motivos de adjudicación o deserción, monto de la oferta adjudicada, nombre y RUT del oferente adjudicado. Página 9 de 14
Paso 7: Resolución Adjudicación La Unidad de Abastecimiento procederá a generar la Resolución de Adjudicación, con los V B correspondientes debe ser enviada a la Dirección conjuntamente con el Acta de Evaluación y Propuesta de Adjudicación, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación, el Director firma la resolución y la deriva a la unidad de Abastecimiento, para proceder a realizar el proceso de adjudicación en www.mercadopublico.cl. En caso que no se presenten ofertas, o bien, cuando estas no resulten convenientes a los intereses del establecimiento, la Licitación se podrá declarar desierta mediante resolución fundada, la que debe ser debidamente publicada en portal www.mercadopublico.cl. Paso 8: Emisión de Orden de Compra Una vez adjudicada la licitación, la Unidad de Abastecimiento debe proceder a la generación y emisión de la Orden de Compra, a través del portal www.mercadopublico.cl la que debe ser aceptada por el proveedor. Paso 9: Elaboración Contrato Con todos los antecedentes de adjudicación y fotocopia de garantías si procede, la Unidad de Abastecimiento prepara expediente para enviar los antecedentes del proceso al Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Salud Arauco para que elabore el respectivo contrato. Paso 10: Resolución que aprueba contrato Una vez recepcionado el contrato desde el Departamento de Asesoría Jurídica, la Unidad de Abastecimiento debe gestionar que sea suscrito por las partes involucradas. Una vez firmado por las partes se genera la Resolución que apruebe el Página 10 de 14
contrato. Paso 11: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl El contrato suscrito por ambas partes y la Resolución que aprueba contrato deben ser anexados a la ficha del proceso licitatorio y publicado en Portal www.mercadopublico.cl Paso 12: Informe Recepción El Administrador del Contrato, debidamente individualizado en las Bases, será el encargado de recepcionar los equipos, deberá emitir certificado de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la Unidad de Abastecimiento. Luego, la Unidad de Abastecimiento adjunta la factura respectiva, arma expediente correspondiente y una vez que esté firmada por las jefaturas de Logística y de Finanzas, envía los antecedentes a Contabilidad para pago. Mediante Acta de Entrega firmada por el Jefe de Servicio, Sección o Unidad Demandante o quien lo represente, el solicitante recibe el equipo adquirido. 2.3. Compras Mediante Trato Directo. Excepcionalmente se podrá solicitar autorización para proceder a un Trato o contratación directa por la adquisición de equipamiento, para lo cual la Unidad de Abastecimiento deberá señalar claramente las circunstancias que proceden para realizar el Trato Directo con el proveedor determinado, ajustándose estrictamente a las causales indicadas en el artículo 8 de la Ley de Compras Nº19.886 y artículo 4 del Reglamento. Para estos efectos, el Director, o quien lo subrogue, mediante Ordinario dirigido a la Directora del SSA, solicita se dicte resolución que autorice Página 11 de 14
esta modalidad de Compra, adjuntando la documentación respectiva. Una vez recepcionada la resolución exenta, la Unidad de Abastecimiento deberá proceder a la generación y emisión de la Orden de Compra directamente al proveedor, a través del Portal www.mercadopublico.cl. Una vez aceptada la Orden de Compra respectiva, la Unidad de Abastecimiento prepara expediente para enviar los antecedentes del proceso al Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Salud Arauco para que elabore el respectivo contrato, una vez firmado por las partes, se publica en el Portal y se archiva en carpeta correspondiente. 3. Administrador del Contrato. El Administrador del Contrato, debidamente individualizado en las Bases de la Licitación y el contrato, será responsable de: 1. Velar por el cumplimiento de éste, supervisar que se cumpla con el plazo de entrega comprometido. 2. Coordinar el despacho del producto e instalación del equipo si se requiere, verificar que funcione en perfecto estado y que cumpla con todas las especificaciones detalladas en la oferta, que cumpla con las condiciones de seguridad correspondiente y asimismo verificar que cuente con todas las garantías ofertadas y con los manuales de uso respectivos. 3. Entregar los manuales de uso y normas de seguridad de los equipos al Servicio, Sección o Unidad destinataria del equipamiento. 4. Entregar los manuales de servicios, de partes y piezas, de mantenciones y garantías al Jefe de Mantención o a quien lo represente. 5. Informar la recepción de los equipos a funcionario encargado de Inventario, para efecto de registro. 6. Hacer cumplir las garantías comprometidas en la oferta, en caso que el Página 12 de 14
equipo presentara algún problema durante el período de garantía. 7. Coordinar con el proveedor visitas preventivas, en los casos que la Oferta incluye visitas durante el periodo de garantía. 4. Capacitación del Personal que Utiliza el Equipo. Si la Oferta incluye Capacitación, el Administrador del Contrato deberá velar porque el proveedor realice la capacitación a los usuarios del equipo clínico y al personal de la Unidad de Mantención, verificando que participen todos los involucrados y dejando constancia por escrito de la participación de los usuarios en dicha capacitación. Bibliografía 1. Alicia Zamorano León, Carlos Tapia Aguilera, Plan de Mantención 2008-2010, Instituto Nacional del Cáncer. 2. Carlos Rex Dote, Protocolo adquisición de equipamiento, Instituto Nacional del Cáncer, 2009 Página 13 de 14
ANEXO 1 Servicio de Salud Arauco Sección Estudios y Proyectos FICHA REQUERIMIENTO DE INVERSIÓN NOMBRE PROYECTO ESTABLECIMIENTO INDICADORES HOMBRES MUJERES TOTAL BENEFICIARIOS DIRECTOS DESCRIPCIÓN: (Especificar claramente en que consiste el proyecto) (En equipos y equipamiento, indicar en forma clara y precisa las cantidades y especificaciones técnicas del activo a adquirir. No señalar marcas ni modelos). JUSTIFICACIÓN:(Especificar clara y brevemente los objetivos del proyecto, impacto, brecha que soluciona, que se deja de hacer si el proyecto no se realiza, etc.). DOCUMENTOS ADJUNTOS RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:. NOMBRE:. CARGO:. TELÉFONO:. Página 14 de 14