SEGUNDA CAPACITACIÓN OBLIGATORIA LIC. YIGAL TERÁN RIVERA CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: PLANTILLA IV HERMOSILLO, SONORA, 07 DE OCTUBRE 2014
OBJETIVO Que los participantes identifiquen al Cuadro General de Clasificación Archivística como la herramienta principal para el llenado de la plantilla IV que servirá como control de la documentación pública en el proceso entrega-recepción.
MARCO LEGAL Ley de Acceso a la Información Pública y de Datos Personales del Estado de Sonora ARTÍCULO 66.- Los sujetos obligados contarán con responsables del archivo de trámite y concentración, quienes elaboraran los instrumentos de control y consulta que permitan la correcta y adecuada organización, descripción, localización y conservación de los documentos públicos, los cuales cuando menos deben incluir: I.- El Cuadro General de Clasificación Archivística II.- El Catálogo de Disposición Documental III.- Los Inventarios General, Transferencia IV.- La guía general de archivo
MARCO LEGAL Lineamientos Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora ARTÍCULO 29.- Los sujetos obligados oficiales, por medio del responsable del archivo, deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta que propicien la administración, organización, descripción, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística II. El catálogo de disposición documental III. Los inventarios documentales: a) General. b) De transferencia IV. La guía simple de archivos
QUÉ ES UN CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA? Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo en base a las atribuciones y funciones de los sujetos obligados oficiales.
LA TRIPLE NECESIDAD DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. 2. Facilitar su localización, es decir, facilitar el acceso a la información pública contenida en el acervo documental. 3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.
TAREAS PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.
ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA FONDO SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SERIE SERIE SERIE SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED. SUBSERIE EXPED.
QUE ES EL FONDO? Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
CARACTERISTICAS DEL FONDO? Debe tener un nombre y una existencia jurídica propia y establecida por una disposición normativa. Funciones propias contenidas en un manual de organización, procedimientos, reglamento interior, políticas etc. Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa. Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones. Estructura interna oficialmente establecida.
EJEMPLOS DE FONDOS DOCUMENTALES
QUE ES LA SECCIÓN? Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
CARACTERISTICAS DE LAS SECCIONES? Son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones. Deben ser claramente identificables. Son Funciones establecidas en una normatividad. Contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior. Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.
EJEMPLOS DE SECCIONES
QUE SON LAS SERIES DOCUMENTALES? Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.
CARACTERISTICAS DE LAS SERIES? Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento. Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que forman una unidad como resultado de una misma acumulación. Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad.
EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES
SUBSERIES/EXPEDIENTES? Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
EJEMPLO SUBSERIES/EXPEDIENTES
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL 1. IDENTIFICACIÓN 2. JERARQUIZACIÓN 3. CODIFICACIÓN 4. VALIDACIÓN 5. CAPACITACIÓN 6. IMPLEMENTACIÓN 7. SUPERVISIÓN
COMPOSICIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA FUNCIONES COMUNES FUNCIONES SUSTANTIVAS
DINAMICA GRUPAL
PLANTILLA IV.7 Inventario de archivos
PLANTILLA IV.7 Código de la Serie Documental 2C.1 Es el numero asignado por el cuadro de clasificación archivística que la Ley obliga
PLANTILLA IV.7 Nombre de la Serie Documental Asuntos jurídicos Es el nombre asignado al conjunto de expedientes que se desprenderán de cada serie.
PLANTILLA IV.7 Descripción Registro de los asuntos legales de la dependencia Breve detalle de lo que se trata la serie documental.
PLANTILLA IV.7 Tipo de Archivo Trámite concentración Histórico Es el nombre que la Ley le asigna a cada tipo de archivo en el que estará resguardada la información y pueden ser tres tipos.
PLANTILLA IV.7 Periodo Desde 04-enero-2014 Es la fecha inicial en la que se comienza un expediente.
PLANTILLA IV.7 Período Hasta 18-diciembre-2014 Es la fecha final en la que se cierra un expediente.
PLANTILLA IV.7 Cantidad de expedientes 3 10 75 Es el número total de expedientes por cada serie documental.
PLANTILLA IV.7 Cantidad de unidad de almacenamiento de la serie documental 100 57 8 Es el número total de cajas por cada serie documental.
PLANTILLA IV.7 Unidad de almacenamiento de la serie documental Expediente Carpeta Caja Es el tipo de resguardo físico en donde estará la documentación pública.
PLANTILLA IV.7 Ubicación Archivero dirección física Estante/batería/columna/fila Dirección de la oficina Es el lugar físico en donde estará resguardada la documentación pública para su conservación.
PLANTILLA IV.7 Unidad Administrativa que genera la información Órgano de control interno Jurídico Contabilidad Administrativo Es el nombre de cada una de las unidades administrativas de la dependencia gubernamental.
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