SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO ORGANIZACIÓN, INTEGRACION Y CLASIFICACION DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES DEL BANCO DEL AHORRO NACIONAL Y SERVICIOS FINANCIEROS, S.N.C. BANCA DE DESARROLLO

2 BANCO DEL AHORRO NACIONAL Y SERVICIOS FINANCIEROS, S.N.C., BANCA DE DESARROLLO. El Patronato del Ahorro Nacional, inició sus operaciones desde 1950 como organismo descentralizado del Gobierno Federal, con el propósito primordial de impulsar el hábito del ahorro en la población mexicana. En abril de 2001, el Congreso de la Unión aprobó la Ley de Ahorro y Crédito Popular y la Ley orgánica, que transformaron el Patronato del Ahorro Nacional en el Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros S.N.C. (BANSEFI).

3 BANCO DEL AHORRO NACIONAL Y SERVICIOS FINANCIEROS, S.N.C., BANCA DE DESARROLLO. QUE HACEMOS? Fomentar el ahorro entre la población de bajos recursos Ventana al público para la distribución de Programas Federales Ventana para gestiones gubernamentales tales como BIDES y PENSIONISSSTE

4 ANTECEDENTES El Patronato del Ahorro Nacional, ahora BANSEFI, contaba con más de 10,000 cajas de archivo, traducido en aproximadamente 220,000 expedientes, los cuales se encontraban ubicados en el edificio de Reforma No. 77.

5 REQUERIMIENTOS PARA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Espacio adecuado para el resguardo del archivo institucional con las condiciones físicas y de seguridad. Lineamientos Grales. para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Admón Pub. Fed. Programar la consecuente conservación y mantenimiento de las cajas y expedientes organizados y la previsión de un servicio de Consulta de estos. Definición de cómo, quien y cuando. Manual SIA Logística para depuración, organización, integración y clasificación de los archivos institucionales del BANSEFI.

6 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS PLANTEAMIENTO GENERAL DEL PROYECTO IMPLEMENTACIÓN Manual de políticas 1ª. ETAPA ARCHIVO DE CONCENTRACION DEPURACIÓN, ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONCENTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES 2ª. ETAPA ARCHIVO DE TRAMITE DEPURACIÓN Y ORGANIZACIÓN, DE LOS ARCHIVOS DE TRAMITE

7 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS IMPLEMENTACIÓN Manual de políticas GRUPOS DE TRABAJO DEFINICION DE RESPONSABLES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Lineamientos Catálogo de Disposición Documental Guía Simple, Cuadro General Clasificación Archivística IMPLEMENTACIÓN Manual de políticas

8 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN Y DEPURACION 1ª. ETAPA. ARCHIVO DE CONCENTRACION Organizar Proveedor Depurar Clasificar Integrar expedientes Retiro y Transporte de Archivo Organización de Archivo Custodia y Administración Duración de 9 meses

9 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN Y DEPURACION 1ª. ETAPA. ARCHIVO DE CONCENTRACION ANTES AHORA Inventario de la información

10 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN Y DEPURACION 1ª. ETAPA. ARCHIVO DE CONCENTRACION BENEFICIOS Concentración y seguridad de una información organizada y debidamente resguardada. Inventario de expedientes clasificada e identificada por código de barras. Localización rápida a través de código de barras Consultas eficientes y rápidas ya sea en las instalaciones del Proveedor o solicitando su expediente en sitio.

11 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN Y DEPURACION 2ª. ETAPA.- ARCHIVO DE TRAMITE Pláticas Difusión y Concientización A las Unidades Administrativas Organización de Archivo Curso E-learning Manual de políticas Oficios y circulares PERMANENTE Asesoría Individual

12 2ª. ETAPA ARCHIVO DE TRÁMITE DEPURACIÓN, ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONCENTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES ZONA DE ARCHIVO DE TRAMITE DGATYO P A S I L L O DAYCIR OIC DCYNF DGAAC P A S I L L O DIRECCION GENERAL DGABC DGAPYF 2 DJ 1 RH Y RM DCS PASILLO 1 DIRECCION GENERAL AREA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE PLANEACION Y FINANZAS 3 DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE BANCA COMERCIAL AREA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE TECNOLOGIA Y OPERACIÓN 5 DIRECCION JURIDICA AREA DIRECCION DE CONTABILIDAD Y NORMATIVIDAD FINANACIERA 7 DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACION CORPORATIVA AREA DIRECCION DE COMUNICACION SOCIAL 9 DIRECCION DE ADMINISTRACION Y CONTROL INTEGRAL DE RIESGOS 10 ORGANO INTERNO DE CONTROL Custodia y Administración

13 DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS SUCEPTIBLES DE BAJA GENERADOS POR EL PROCESO DE DEPURACIÓN. AUTORIZACION COTECIAD Autorización UNIDAD ADM INISTRATIVA TO TAL D E EX PED IE N TES E XP EDIE N TE S A DESTRUCCIO N C O M U NIC AC IÓ N S O C IAL 1,489 1,017 D IR EC CIO N D E AD M INISTR AC IO N 10, D IR EC CIO N G E N ER AL 533 D IR EC CIO N G R AL. ADJU NTA D E TEC NO LO G IA D E LA IN FO R M AC IO N 1, D IR EC CIO N G R AL. DE C O NTAB ILID AD Y NORM ATIVIDAD FINANCIERA 16,176 - O R G ANO IN TERN O DE C O N TR O L 5,778 2,801 TO TAL : 35,260 5,284 Aprobación AGN Donación

14 QUE ESTAMOS HACIENDO AHORA? Mantenimiento a los dos tipos de archivos Vigilancia, asesoría y difusión Digitalización

15 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO