Versión 4.0.0 Carta Técnica CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS Introducción Las Cartas Técnicas tienen como finalidad mantenerte informado sobre el alcance de la última versión de los Sistemas de CONTPAQ i. Obtén la última versión del sistema visitando www.contpaqi.com. Antes de actualizar Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo. Información de la versión El presente documento muestra los cambios realizados de la versión 3.5.6 a la versión 4.0.0 de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS así como su descripción en términos de novedades y mejoras. Versiones anteriores 3.5.6 (Noviembre 2010) Número de estas 4.0.0 versiones Fecha de liberación 04 de enero de 2011 Disponible como Service Pack Instalador Distribución y CONTPAQ i CONTABILIDAD: comercialización Con costo de actualización (Para versiones anteriores y posteriores a la 3.0.0). CONTPAQ i BANCOS: Con costo de actualización (Si tiene CheqPAQ 2008 versión 11.1.0 o anterior). Sin costo para CheqPAQ 2010 versión 12.0.0 o posteriores y para CONTPAQ i BANCOS versión 3.5.1 o posteriores. Solicitud de certificados sin costo Si activaste CONTPAQ i CONTABILIDAD versión 3.0.0 en adelante a partir del 1 de septiembre de 2010 tienes derecho a la versión 4.0.0 sin costo. Envía la Solicitud de Certificados a claves@contpaqi.com. Asegúrate que el correo contenga la siguiente información: 1. Asunto de correo: Solicitud de certificados sin costo. 2. Número de serie de la versión 3.0.0 o posterior de CONTPAQ i CONTABILIDAD. 3. Datos de la empresa a la cual se registró el sistema. 4. Correo electrónico a donde se enviará la información sobre dicho certificado. En esta versión La siguiente tabla muestra las mejoras que a través de tus solicitudes han otorgado poder a la versión CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS 4.0.0, con el fin de proporcionarle mayores beneficios a tu empresa: Novedades CONTABILIDAD BANCOS 3 Servidor de aplicaciones CONTPAQ i como servicio 3 Creación de la empresa comercial 5 Respaldar y restaurar empresa comercial 7 Almacén digital en pólizas 8 1
Versión 4.0.0, Continuación En esta versión (continúa) Novedades CONTABILIDAD 10 AdminPAQ disponible desde el instalador 10 Administrador del Almacén digital 11 Acceso rápido a reportes 15 Búsqueda de pólizas en el SDK 16 Reporte conciliación de IVA Contable y Fiscal 17 Reporte Conciliación de Saldos Bimoneda en Excel 18 Novedades BANCOS 20 Creación de beneficiarios/pagadores y proveedores hacia la empresa 20 comercial Utilería Mantenimiento a la base de datos 23 Mejoras CONTABILIDAD 24 Ventana de captura de pólizas 24 Control de IVA e IVA Acreditable 24 Modificación de movimientos en Windows 7 25 Verificación de tablas en la apertura de empresa 25 Tipo de cambio menor a 1 25 Mensaje en ejecución de reporte 25 Consumo de memoria en HE 25 Funciones de la Hoja Electrónica 26 Asignación periodo acreditamiento 26 Asociar proveedores 27 Mejoras BANCOS 28 Asociación de documentos contabilizados 28 Asociación de documentos conciliados 28 Ingreso a empresas con interfaz a AdminPAQ 28 Pólizas de depósitos 28 Asociación de proveedores 28 Generación de cargos y abonos en la Contabilización masiva de documentos 28 Cuentas contables en la Importación de Clientes/ 28 Proveedores de AdminPAQ Listado de cheques por número 29 Cheques cancelados en Listado de documentos por categoría 29 Número máximo en Cheques por número 29 Cambio de número de cuenta bancaria 29 Número máximo en la foliación de documentos 29 Estado Impreso en cheques 29 Activación del campo folio en documentos bancarios 30 Importación del estado de cuenta con más de 1000 registros 30 Fecha de aplicación al guardar conciliaciones 30 Conversión de beneficiarios y pagadores de CheqPAQ 30 Importe cero en Importación de empresas 30 Conversión de depósitos en la Importación de empresas 30 Permisos de usuarios 31 Formato numérico en Formas preimpresas 31 2
Novedades CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS Servidor de aplicaciones CONTPAQ i como servicio Folio CTiC: C387 / Caso: 490006 Folio CTiB: C54 / Caso: 487818 Beneficio Ahora ya podrás tener el Servidor de aplicaciones CONTPAQ i como un servicio de Windows. Ahora puedes decidir si quieres que el Servidor de aplicaciones CONTPAQ i se ejecute como una aplicación o como un servicio de Windows. Aclaración: Esta opción sólo se mostrará cuando el tipo de instalación sea Servidor o Monousuario. Al marcar esta casilla se generarán dos archivos: servidor_servicio.exe (Ejecutable del servicio de Windows). servidor_comun.dll (Dll con clases comunes del servidor). Ventajas Al tener el servicio ya no es necesario tener una sesión de Windows abierta para que el servidor este trabajando. Cuando el servicio no arranca Es posible que en la versión 4.0.0 de CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS se presente una situación en la que el servicio no alcance a arrancar en el tiempo que Windows da por defecto para el arranque automático de servicios, que es de 30 segundos. 3
Servidor de aplicaciones CONTPAQ i como servicio, Continuación Cuando el servicio no arranca (continúa) En una máquina que no sea lo suficientemente rápida, el servicio del servidor CONTPAQ i podría tardar en arrancar más de 30 segundos, de modo que Windows trunca el proceso y evita que se arranque el servicio. Para verificar que ocurre esta situación, selecciona del Panel de Control, Herramientas Administrativas la opción Visor de sucesos (o Visor de eventos). Busca en los registros de eventos de Sistema de Windows errores que hayan sido reportados por el Service Control Manager. En caso que exista algún error que indique que el Servidor CONTPAQ i no respondió al arranque en el tiempo esperado (o algún mensaje similar) puedes realizar dos acciones: 1. Ejecutar el archivo IncrementarTimeoutServicios.reg, el cual hace las modificaciones al registro de forma automática. 2. Configurar una llave en el registro de Windows, para que dé más tiempo al servicio para arrancar. Para lograrlo realiza el siguiente procedimiento: Paso Acción 1 Abre el editor del registro regedit.exe y navega a la siguiente llave: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet 2 Haz clic en la llave Control. 3 Ve al menú Edición y selecciona submenú Nuevo, opción Valor DWORD (32 Bits). 4 Captura ServicesPipeTimeout para asignarle este nombre al valor y presiona la tecla <Enter>. Nota: Si el valor ya existe, ve al paso 5. 5 Haz clic derecho sobre el valor recién creado y selecciona la opción Modificar. 6 Establece la opción Base en Decimal y captura 60000 en la información del valor Importante: Selecciona primero la base antes de capturar el valor. 7 Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. 8 Cierra el editor del registro. 9 Reinicia el equipo para que los cambios surtan efecto. Consideración importante El valor 60000 que se menciona en el paso 5 representa 60 segundos de tiempo para el arranque de servicios por parte de Windows (60,000 milisegundos). En caso de que incluso este tiempo fuera insuficiente en alguna máquina para que el servicio pueda arrancar correctamente, el valor puede incrementarse aún más. Sin embargo, si el servicio tarda tanto tiempo en arrancar, es probable es que la máquina no sea adecuada para ejecutar el servidor como servicio. 4
Creación de la empresa comercial Folio CTiC: C395 Folio CTiB: C61 Beneficio Ahora, si tienes CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS y utilizas un sistema comercial diferente a los que comercializa Computación en Acción, puedes crear la empresa comercial para manejar el Almacén digital, con el que podrás administrar los CFD que recibas, sin necesidad de comprar AdminPAQ o cambiar tu sistema comercial. A partir de esta versión podrás crear la empresa comercial para llevar el control del Almacén digital de CFD sin necesidad de que adquieras AdminPAQ. Recuerda: Para manejar el almacén digital incluido en esta versión, es necesario contar con una empresa de los sistemas comerciales de Computación en Acción; si no cuentas con ellos puedes crear la empresa desde la ventana Redefinir empresa. Al marcar la casilla se iniciará el proceso de creación de la empresa en el sistema comercial que se tenga instalado, por ejemplo en AdminPAQ. Importante: Si previamente adquiriste AdminPAQ, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA o CONTPAQ i PUNTO DE VENTA, no es necesario que utilices esta opción, basta con que selecciones, mediante el botón F3, la empresa deseada en el campo Empresa Comercial. 5
Creación de la empresa comercial, Continuación (continúa) Importante: La empresa contable bancaria debe tener el RFC de la empresa. Es necesario que instales AdminPAQ 6.0.0 en la misma máquina donde se tiene CONTPAQ i CONTABILIDAD para efectos del manejo del Almacén digital Recuerda: No necesitas activar el sistema comercial para llevar el manejo del Almacén digital. Sólo requieres instalarlo para asegurar el funcionamiento de esta característica. Ubicación Para crear la empresa en el sistema comercial ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa, después activa la pestaña 1. Generales y marca la casilla correspondiente. 6
Respaldar y restaurar empresa comercial Folio CTiC: C396 Folio CTiB: C62 Beneficio Ahora podrás asegurar la integridad de la información ya que al respaldar la empresa contable también se respaldará la empresa de AdminPAQ con la que se está haciendo interfaz. De esta forma obtendrás la información del almacén digital en conjunto con las pólizas. Al ejecutar el proceso Respaldar, dentro de la carpeta Respaldo en el directorio de la empresa de AdminPAQ, se guarda la información de la empresa utilizando el mismo nombre del respaldo de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS. Además, cabe señalar que en AdminPAQ se creará una carpeta con el nombre del directorio de la empresa en CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS y es ahí donde se generará el respaldo de la empresa comercial. Esto con la finalidad de no sobre-escribir el respaldo que se genera propiamente en AdminPAQ. Ejemplo: Respaldo de la empresa CONTABILIDAD-BANCOS Respaldo de la empresa comercial Al respaldar Cuando realices la interfaz a AdminPAQ y cuentes con la versión mayor o igual a la 6.0.0 se envía el siguiente mensaje: Si decides no respaldar la empresa comercial, entonces únicamente se respalda la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS. En caso contrario, se respalda la información de ambas empresas. Si llegase a presentarse alguna inconsistencia para respaldar AdminPAQ, el sistema enviará un aviso. Al restaurar Al restaurar una empresa que tiene interfaz a AdminPAQ, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA o CONTPAQ i PUNTO DE VENTA, se busca si existe un respaldo de la empresa comercial en una carpeta con el mismo nombre que el respaldo de CONTPAQ i CONTABILIDAD y si existe, pregunta si deseas restaurarlo. Si el usuario selecciona la opción Sí ejecutará el proceso, de lo contrario, solo restaurará la empresa contable. 7
Almacén digital en pólizas Folio CTiC: C394 / C386 Folio CTiB: C60 Beneficio A partir de esta versión podrás asociar la póliza al(os) Comprobante(s) Fiscal(es) Digital(es) que están relacionados con ésta, o bien, anexarle cualquier algún otro archivo. Si adoptaste la facturación electrónica en tu empresa y tienes un sistema que genere Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) ahora podrás asociarlos a la póliza contable que le corresponde. Pueden asociarse uno o varios CFD. También podrás asociar algún otro archivo, como solicitud o comprobación de gastos, número de folio para respaldar el pago del gasto, etcétera. Recuerda: El manejo de pólizas pertenece a CONTPAQ i CONTABILIDAD, sin embargo, si tienes CONTPAQ i BANCOS, esta opción también estará disponible en dicho sistema, debido a que éste también genera pólizas. Ubicación Para asociar los CFD a la póliza o anexar archivos, abre la póliza, en la ventana Pólizas y haz clic en el botón Almacén digital. 8
Almacén digital en pólizas, Continuación Opciones del Almacén digital El botón Almacén digital tiene varias funciones, las cuales se describen a continuación: Función Asociar CFDs Ver CFDs asociados Asociar un archivo a la póliza Ver archivo Deshacer asociación con el archivo Permite asociar uno o varios CFD a la póliza. Importante: Sólo podrán asociarse los CFD recibidos; al sistema comercial le corresponde administrar los CFD emitidos debido a que éstos tienen una póliza en dicho sistema. Despliega el(os) CFD asociado(s) a la póliza. Permite asociar un archivo de cualquier formato (.xls,.pdf,.doc,.zip,.rar) que pueda respaldar la información de la póliza. Abre el archivo asociado a la póliza. Quita la asociación del archivo a la póliza sin eliminar el archivo en cuestión. Asociar CFD En esta ventana aparecerán todos los CFD recibidos que están guardados en el Almacén digital. Para asociar sólo selecciona el CFD deseado y haz clic en el botón Asociar. Consideraciones especiales Ten en cuenta lo siguiente: En la opción Asociar un archivo a la póliza no puede asociarse un archivo xml, ya que esta opción no reconoce dicho formato, para ello se debe usar la opción Asociar CFDs. Al eliminar una póliza que ha sido asociada con el(os) CFD se eliminará(n) la(s) asociación(es) existente(s). Si no se pueden eliminar las asociaciones al(os) CFD no podrá eliminarse la póliza. Las opciones correspondientes a los CFD sólo se activarán si la empresa tiene asociada una empresa comercial. Puedes filtrar la información por rangos de fechas o RFC para que sea más fácil ubicar los CFD que quieres asociar. 9
Novedades CONTPAQ i CONTABILIDAD AdminPAQ disponible desde el instalador Folio: C397 Beneficio Ahora al instalar CONTPAQ i CONTABILIDAD tendrás la posibilidad de instalar también el sistema comercial. Se abre esta posibilidad ya que para utilizar el Administrador de los CFD se requiere tener AdminPAQ instalado. En el instalador de CONTPAQ i CONTABILIDAD existe una nueva opción la cual te permitirá instalar también AdminPAQ. Para lograrlo, debes marcar la casilla AdminPAQ que se localiza en la ventana Paso 2: Selección de sistemas. Haz clic en el botón Avanzado para seleccionar el tipo de instalación. Asegúrate de seleccionar la opción Monousuario, de esta forma los binarios de AdminPAQ se instalarán localmente, independientemente del tipo de instalación. Importante Cuando el Instalador de AdminPAQ se encuentre dentro del instalador de CONTPAQ i BANCOS CONTABILIDAD podrás instalar AdminPAQ en modo Servidor Local; por lo que no estará disponible realizar la instalación de Alto Volumen. Nota: Si ya tenías instalado anteriormente AdminPAQ, cuando ejecutes la instalación de CONTPAQ I CONTABILIDAD versión 400, no se modificará el tipo ni configuración de instalación realizada del sistema comercial. 10
Administrador del Almacén digital Folio: C394/C386 Beneficio A partir de esta versión CONTPAQ i CONTABILIDAD cuenta con el Administrador del Almacén digital en el cual podrás guardar los CFD recibidos y emitidos. El Administrador del Almacén digital te permite administrar los CFD recibidos y emitidos donde podrás hacer lo siguiente: Importar CFD (Comprobantes Fiscales Digitales). Asociar CFD con pólizas. Administrar los CFD recibidos y emitidos. Recibir CFD emitidos por cualquier proveedor de CFD, de esta forma no será necesario entrar a las páginas del SAT para comprobar si los documentos recibidos son correctos. Nota: Los CFD emitidos por tu empresa serán administrados por el sistema comercial que utilices para ello. 11
Administrador del Almacén digital, Continuación Ubicación Para ingresar al Administrador del Almacén digital, ve al menú Empresa y haz clic en la opción correspondiente. Importante: Esta opción se mostrará siempre y cuando tengas enlazada la empresa contable con la empresa comercial. Requisitos Esta opción se puede utilizar solamente si tienes la versión 6.0.0 de AdminPAQ. Opciones del Administrador El Administrador del Almacén digital cuenta con 4 secciones, las cuales son: Analizar Muestra los documentos XML leídos desde una carpeta, para posteriormente ser importados al almacén digital. Por asociar Muestra los CFD que aún no se han asociado a una póliza o a un documento comercial. Emitidos Muestra los CFD emitidos por tu empresa que genera el sistema comercial que utilices. Asociados Se muestran los CFD asociados a una póliza. Sección Analizar Esta sección contiene varios botones, sus funciones son: Analiza los CFD que recibes y verifica si éstos son válidos de acuerdo a los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Agrega uno a uno los CFD válidos al Almacén digital. Agrega, al mismo tiempo, todos los CFD válidos al Almacén digital. Pestañas de la sección Analizar Al analizar el directorio donde se encuentran los CFD, éstos se mostrarán en la pestaña que les corresponde, dependiendo de lo que arroje el análisis. Las pestañas y su funcionalidad son: Válidos Pestaña No válidos: R.F.C. no corresponde No válidos: sin cadena ni sello Función Contiene los CFD leídos de la carpeta a importar y que son válidos. Contiene los CFD leídos de la carpeta a importar que no corresponden con el R.F.C. de la empresa activa (mismo que se captura en el menú Configuración, opción Empresa). Muestra los CFD leídos de la carpeta a importar que no son válidos ya que no cuentan con la cadena original ni el sello digital. Este tipo de CFD son los que en AdminPAQ se emiten con la opción Copia. Estos XML contienen toda la información sin embargo no son válidos fiscalmente. 12
Administrador del Almacén digital, Continuación Pestañas de la sección Analizar (continúa) Pestaña No válidos: sin certificado incluido No válidos: XML errores varios No válidos: XML estructura incorrecta Función Muestra los CFD leídos de la carpeta a importar que no se han podido validar ya que no cuentan con el certificado de sello digital. Sin embargo, al hacer clic derecho sobre un registro podrás asignar este certificado (archivo con extensión.cer), de esta forma al volver a analizar el directorio CFD se tomará como válido. Muestra los archivos XML leídos de la carpeta a importar pero que tienen errores. Muestra los archivos XML leídos de la carpeta a importar pero que no concuerdan con la estructura de un CFD. Sección Por asociar Esta sección contiene los CFD válidos que importaste y se han guardado en el Almacén digital. Desde aquí podrás asociar las pólizas haciendo clic en el botón Póliza y también puedes asociar el documento comercial utilizando el botón Documento. Importante: La empresa comercial debe tener el alias de la empresa contable configurado, ya que el administrador busca dicho alias para efectuar la asociación de la póliza, Botón Importar archivos al SAT Este botón te permite importar archivos de los Certificados y Folios expedidos por el SAT para ser utilizados en la emisión y recepción de CFD. Cabe aclarar que este botón sólo se muestra en la pestaña No válidos: sin certificado incluido de la sección Analizar. Botón Actualizar Almacén digital Si tienes AdminPAQ y ya contabas con CFD emitidos en versiones anteriores, deberás actualizar la información del almacén digital presionando el botón Actualizar Almacén Digital ubicado en la sección Emitidos. Este proceso podrá tardar algunos minutos dependiendo del número de CFD. Sin embargo, esto sólo lo deberás realizar una vez después de actualizar a la versión 6.0.0, en lo sucesivo cada emisión de CFD que realices en la versión 6.0.0 se verá reflejado en almacén digital de forma automática sin necesidad de presionar este botón. Nota: Cabe aclarar que este botón sólo se muestra en la sección Emitidos. Sección Asociados En la sección Asociados del Administrador del Almacén Digital se muestran las pólizas asociadas a un CFD. Para visualizarlas asegúrate de activar la pestaña Contable que se localiza en la parte inferior de la ventana. 13
Administrador del Almacén digital, Continuación Drag & Drop En el Administrador del Almacén Digital podrás utilizar la función Drag & Drop (arrastrar y soltar archivos) de la siguiente manera: Desde el Explorador de Windows podrás arrastrar los archivos XML hacia la sección Analizar. Desde las secciones Emitidos y Asociados podrás arrastrar los archivos hacia el Explorador de Windows, de esta forma podrás exportarlos. 14
Acceso rápido a reportes Folio: C392 No. Caso: 308514 Beneficio Ahora puedes ejecutar de forma rápida los reportes Balanza de comprobación y Movimientos Auxiliares de Catálogo ya que se implementó ícono en la barra de herramientas de CONTPAQ i CONTABILIDAD. Desde la barra de herramientas de la ventana principal de CONTPAQ i CONTABILIDAD existen tres íconos nuevos que te ayudarán a tener un acceso rápido a: Reporte Balanza de comprobación Reporte Movimientos auxiliares del catálogo Así como al proceso de generación de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (a-29) 15
Búsqueda de pólizas en el SDK Folio: C391 Beneficio Ahora la búsqueda de pólizas en el SDK de CONTPAQ i CONTABILIDAD es una tarea sencilla de realizar. El SDK cuenta con una función que permite desplegar la búsqueda de pólizas (F3) la cual se utilizará por el administrador de los CFD/ CFDi para asociar los CFD a pólizas existentes. De esta forma no se desplegarán todas las pólizas registradas, sino que se filtrará la información a partir de un mes especificado. 16
Reporte conciliación de IVA Contable y Fiscal Folio: C393 Beneficio Ahora el reporte Conciliación de IVA Contable y Fiscal está mejor organizado, de esta forma al consultar la información será más clara y fácil de localizar. Cuando ejecutes el reporte Conciliación de IVA Contable y Fiscal notarás que se dividió la sección "IVA CAUSADO" en dos subsecciones, mostrando lo siguiente: Pólizas anteriores al periodo de causación. Pólizas dentro del periodo de causación. Así mismo se dividió la sección "IVA ACREDITABLE". Esta organización del reporte podrás visualizar siempre y cuando existan pólizas con periodo de causación menor al periodo de causación seleccionado. Además, se agregó una sección que muestra las palizas sin periodo de causación, que están dentro del periodo causación seleccionado. Ubicación Para ejecutar este reporte ve al menú Reportes submenú Reportes pago provisional de IVA y selecciona la opción Conciliación de IVA Contable y Fiscal. 17
Reporte Conciliación de Saldos Bimoneda en Excel Folio: C389 Beneficio CONTPAQ i CONTABILIDAD cuenta con un nuevo reporte llamado Conciliación de Saldos Bimoneda en Excel con el que podrás comprar el saldo en moneda local y extranjera. Al ejecutar este reporte se imprimirá en Excel un rango de cuentas y subcuentas que usan la moneda extranjera poniendo a lado los saldos en moneda local y extranjera y comparará este último con un saldo calculado usando el último tipo de cambio del mes. 18
Reporte Conciliación de Saldos Bimoneda en Excel, Continuación (continúa) El reporte tiene salida directa a Excel para facilitar las operaciones del usuario como cambiar el tipo de cambio al final del mes. Ubicación Este reporte lo encontrarás en el menú Reportes submenú Reportes auxiliares. 19
Novedades CONTPAQ i BANCOS Creación de beneficiarios/pagadores y proveedores hacia la empresa comercial Folio CTiB: C57 Beneficio A partir de esta versión, al crear o actualizar beneficiarios/pagadores en CONTPAQ i BANCOS o proveedores en CONTPAQ i CONTABILIDAD, automáticamente se crea o actualiza el campo Código cliente/proveedor del registro de los clientes y proveedores del sistema comercial. Ahora, si creas, modificas o eliminas un beneficiario/pagador en CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS automáticamente se creará o actualizará el código del cliente o proveedor en el sistema comercial. Al crear el beneficiario/pagador o el proveedor contable considerará el Código del cliente o proveedor, el nombre, RFC, CURP, campos, fechas e importes extra. Si el beneficiario/pagador o proveedor tiene asignada una cuenta contable también se asocia dicha cuenta en el primer segmento contable del cliente o proveedor, dependiendo del tipo de beneficiario/pagador que se haya indicado. Para que puedas utilizar esta nueva característica marca la casilla Modificar registro comercial al editar proveedores o beneficiarios y pagadores. 20
Creación de beneficiarios/pagadores y proveedores hacia la empresa comercial, Continuación (continúa) CONTPAQ i BANCOS Cuando creas un beneficiario o pagador desde el Catálogo de Beneficiarios/Pagadores, al asignarle el Código cliente/proveedor que va a utilizar (el cual no existe) automáticamente se creará el registro en el sistema comercial. Importante: Asegúrate de capturar el código del cliente/proveedor de forma corrida, sin especificar las secciones configuradas en la mascarilla. Nota: Este proceso es transparente, por lo tanto, no enviará mensaje alguno al crear el cliente o proveedor, a menos de que se presente laguna dificultad en la creación del mismo. CONTPAQ i CONTABILIDAD En el caso de CONTPAQ i CONTABILIDAD solo podrás asignar el código de proveedores existentes. En caso que no exista, el sistema enviará un mensaje informando la situación. 21
Creación de beneficiarios/pagadores y proveedores hacia la empresa comercial, Continuación (continúa) Requisitos Esta opción se puede utilizar únicamente si tienes la versión 6.0.0 de AdminPAQ. Consideraciones especiales Es importante que tengas en cuenta lo siguiente: Si se asocia un beneficiario o pagador con un cliente o proveedor de AdminPAQ, el código de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS quedará en el sistema comercial y viceversa. Si la empresa tiene marcada la casilla Permitir captura de benef/pag desde documentos, entonces, sólo cuando se seleccione el cliente/proveedor del sistema comercial con la tecla <F11> quedará relacionado el código de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS con el sistema comercial. Al ejecutar la utilería Generación masiva de pagos, al crear los beneficiarios y pagadores se asociará el código de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS al sistema comercial. Ubicación Para marcar esta casilla ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y haz clic en la pestaña 4. IVA. 22
Utilería Mantenimiento a la base de datos Folio: C58 Beneficio A partir de esta versión podrás darle mantenimiento a las bases de datos de CONTPAQ i BANCOS creadas en SQL. Esta utilería hace una depuración de la tabla Afectaciones eliminando los registros que ya no están relacionados y disminuye el tamaño de toda la base de datos. Esta utilería está disponible tanto en CONTPAQ i BANCOS como en CONTPAQ i CONTABILIDAD. Ubicación Para ingresar a esta opción ve al menú Empresa, submenú Utilerías y selecciona la opción Mantenimiento a la base de datos. Recuerda que el submenú Utilerías se muestra cuando tienes abierta la empresa. 23
Mejoras de la versión 4.0.0 CONTPAQ i CONTABILIDAD Mejoras La siguiente tabla muestra las mejoras realizadas a la versión 4.0.0 de CONTPAQ i CONTABILIDAD, con el fin de asegurar su óptimo funcionamiento: Mejora Ventana de captura de pólizas Folio Número de Caso D5699 351665 Control de IVA e IVA Acreditable D6368 488595 A partir de esta versión la ventana de captura de pólizas se muestra por omisión con el tamaño máximo posible, de tal forma que facilite la captura de todos los campos. A partir de esta versión, cuando se habilite el Manejar Devolución de IVA se deshabilitará el IVA Acreditable ya que son excluyentes: Importante: Para las empresas que en la versión anterior tenían habilitado, tanto Manejar devolución de IVA como IVA Acreditable, después de instalar esta versión el sistema dejará sólo habilitada la opción Manejar devolución de IVA (como se muestra en la imagen anterior). 24
Lista de mejoras, Continuación Mejoras (continúa) Mejora Control de IVA e IVA Acreditable, continúa Modificación de movimientos en Windows 7 Verificación de tablas en la apertura de empresa Tipo de cambio menor a 1 Folio Número de Caso D6374 491287 Nota: La principal ventaja de esta modificación es que ya no se capturará doble IVA en cada póliza de egresos. Recuerda: Desde la versión 2.1.1 cuando se manejaban tanto el IVA Acreditable como el manejo del Control del IVA, los Reportes, Procesos y Hoja Electrónica solo tomaban en cuenta el Control de IVA ignorando el IVA Acreditable, por lo que los reportes, Hojas electrónicas, etcétera no se ven afectados por esta mejora. Para hacer esta configuración ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y ve a la pestaña 4.IVA. En esta versión se permite la edición de movimientos desde el Listado, sin inconvenientes, sobre equipos con sistema operativos Windows 7. D6388 -- A partir de esta versión se incluye la verificación de tablas y campos al abrir la empresa en CONTPAQ i CONTABILIDAD; al detectar faltantes los agrega y así, se asegura el funcionamiento correcto de la empresa al agregar nuevos registros. D6394 489828 Ahora se permite crear tipos de cambio menor a 1, de tal forma que pueda utilizarse para diferentes cálculos en las conversiones: Mensaje en ejecución de reporte Consumo de memoria en HE D6397 Para configurar el tipo de cambio, ve al menú Configuración y selecciona Tipo de Cambio. En esta versión, cuando se ejecuta el reporte Movimientos, Auxiliares del catálogo bimoneda en Excel, el sistema envía el mensaje correcto cuando la cuenta especificada es inexistente. En la versión anterior, cuando se presentaba el caso, el sistema indicaba que la cuenta estaba fuera de rango, lo que ocasionaba confusión. D6385 -- Al abrir varias hojas electrónicas con empresas grandes, el consumo de memoria del servidor aumenta (lo que parece normal). Ahora, al cerrar estas hojas, la memoria se libera completamente. 25
Lista de mejoras, Continuación Mejoras (continúa) Mejora Funciones de la Hoja Electrónica Folio Número de Caso D6391 501367 En esta versión, las siguientes funciones se incluyeron en los complementos hoja_financiera_addin.xla y Hoja_Financiera_AddIn_CTi.xla, así que ahora extraen la información correctamente: sinconceptoietufecha() sinconceptoietuperiodo() En la versión anterior, al intentar utilizar estas funciones el resultado era #!VALOR!, esto se debía a que las Hoja Electrónica no tenía la llamada correcta a estas funciones. Asignación periodo acreditamiento C377 C368 C367 C349 450886 450880 450882 Para utilizar la Hoja Electrónica ve al menú Reportes. Se realizaron algunas mejoras en la ventana Asignar periodo de acreditamiento de IVA para que el trabajo con la misma sea más práctica Ahora, las columnas están mejor organizadas, mostrando primero la fecha, tipo, número y concepto de la póliza, tal como lo hacen los reportes de IVA. Además, puedes realizar búsquedas por movimiento o por póliza. Importante: Cuando esté habilitada la opción Desglose de IVA Acreditable en la Redefinición de la empresa, la búsqueda se realizará por póliza, deshabilitando el control por movimiento. Cuando se realice la búsqueda por movimiento, el sistema mostrará el código y nombre del proveedor, así como el periodo y ejercicio asignado. Cuando sea por póliza no mostrará el código y nombre del proveedor; en cambio desplegará el periodo y ejercicio del primer movimiento que tenga asociado. 26
Lista de mejoras, Continuación Mejoras (continúa) Mejora Asignación periodo acreditamiento, continúa Folio Número de Caso Así mismo otra de las mejoras realizadas a este proceso es que ahora solo muestra cuentas de flujo de efectivo. Cuando marques esta casilla, se mostrarán los movimientos sin periodo asignado y solamente aquellos que están dentro del rango de fechas seleccionado. Asociar proveedores D6435 507381 Ahora al realizar la asociación de proveedores considera de forma correcta la información del proveedor, esto porque en versiones anteriores mostraba un proveedor distinto a partir del catálogo de cuentas. 27
Mejoras de la versión 4.0.0 CONTPAQ i BANCOS Lista de mejoras La siguiente tabla muestra las mejoras realizadas a la versión 4.0.0 de CONTPAQ i BANCOS, con el fin de asegurar su óptimo funcionamiento: Mejora Asociación de documentos contabilizados Asociación de documentos conciliados Ingreso a empresas con interfaz a AdminPAQ Pólizas de depósitos Asociación de proveedores Generación de cargos y abonos en la Contabilización masiva de documentos Cuentas contables en la Importación de Clientes/ Proveedores de AdminPAQ Folio D2338 D2320 D2252 D2242 Número de Caso 500268 500298 499708 505961 Ahora, al asociar documentos de pagos a un documento bancario que ya estaba contabilizado, te indica el estado del documento, para que decidas si quieres eliminar la póliza o si quieres revisar su contabilización posterior a asociar documentos de pago. Anteriormente sólo en algunas ocasiones mostraba este aviso. A partir de esta versión es posible asociar documentos de pago a un documento bancario que ya está incluido en un cierre de conciliación. Cabe aclarar que, al asociar documentos conciliados, sólo se podrán agregar, modificar o eliminar documentos de pago si éstos no exceden el importe del documento bancario. El resto de los datos del documento bancario seguirán sin poderse modificar debido a que está en un cierre de conciliación. Actualmente, se puede acceder fácilmente a una empresa que tiene interfaz con AdminPAQ. En versiones anteriores, al abrir una empresa que tiene interfaz con AdminPAQ enviaba el mensaje: Modulo TVerificaDBCD No se encontró la tabla \\Empresas\Reportes\AdminPAQ\CAC70000.dbf en la base de datos. La tabla fue omitida del proceso. D2335 507489 Ahora se manda llamar la póliza desde el depósito de manera adecuada. Antes al llamar la póliza del documento depósito enviaba el mensaje: "CodigoCuenta". D2316 505092 A partir de esta versión, la asociación de proveedores considera el especificado en el Padrón de proveedores. Anteriormente, al realizar la asociación aunque seleccionaras correctamente el código del proveedor, de forma interna, tomaba el dato de otro registro mostrando un proveedor diferente. D2312 502687 Actualmente, la Contabilización masiva de documentos genera correctamente los cargos y abonos de las pólizas. En versiones anteriores, al realizar la Contabilización masiva de documentos generaba un movimiento con importe en 0.00 por lo tanto, enviaba el mensaje: No se creó la póliza por que los totales de la póliza no son iguales. Esto sucedía sólo cuando las prepólizas utilizaban 100% en el importe del movimiento. D2301 502023 Ahora, la Importación de Clientes/Proveedores de AdminPAQ verifica si las cuentas contables de éstos son afectables, en caso de que no lo sean, envía el mensaje correspondiente. Antes, si se hacía la importación y la cuenta contable de alguno de los clientes o proveedores no era afectable, la conversión no se hacía aunque no enviaba mensaje de error. 28
Mejoras de la versión 4.0.0, Continuación Lista de mejoras (continúa) Mejora Listado de cheques por número Cheques cancelados en Listado de documentos por categoría Número máximo en Cheques por número Cambio de número de cuenta bancaria Número máximo en la foliación de documentos Folio Número de Caso D2324 505552 Actualmente, el reporte Listado de cheques por número considera correctamente todos los documentos en el importe total de la cuenta, además es posible identificar los cheques cancelados ya que su importe se muestra en color rojo. En versiones anteriores, al ejecutar este reporte, el total de la cuenta sumaba también los cheques cancelados y no podía conocerse de forma rápida cuáles son los cheques cancelados. D2297 500442 A partir de esta versión, el reporte Listado de documentos por categoría considera los documentos correspondiente. Anteriormente, este reporte mostraba también los cheques cancelados siendo que éstos no debían ser considerados. D2308 503703 Ahora, el reporte Cheques por número reconoce el número máximo de dígitos permitidos en los folios. Antes, el ejecutar este reporte, enviaba el mensaje JAVA.LANG. EXCEPTION línea 210. Esto sucedía cuando los números de los cheques eran superiores a 10 dígitos aún y cuando, el número máximo en los folios es de 20 dígitos. D2313 504398 A partir de esta versión, sólo será posible cambiar el número de la cuenta bancaria siempre y cuando ésta no tenga documentos asociados a AdminPAQ. Anteriormente, si se cambiaba el número a la cuenta bancaria después de realizar una asociación, al consultar un documento asociado a AdminPAQ enviaba el mensaje: Error no se encontraron documentos de pago asociados al documento bancario en la empresa de AdminPAQ o el origen del docto y su asociación es CheqPAQ o el nombre de la BDD de BANCOS.... D2293 500584 Actualmente, CONTPAQ i BANCOS acepta un máximo de 20 dígitos en el número de folio. En versiones anteriores, si el folio del documento bancario tenía 11 dígitos o más enviaba el mensaje Error for input string después de que el cursor pasa por el campo Folio. Este mensaje se presentaba siempre y cuando se manejen foliación automática en la cuenta bancaria y si el número de folio empezara con un valor diferente a cero. Estado Impreso en cheques D2288 Ejemplo: 57200048713. Si el folio empezaba con cero 07200048713. Ahora cuando un cheque que tiene marcada la opción Conciliado y se desmarca, el campo Folio permanece como Sólo Lectura, ya que el documento sigue teniendo la cualidad de impreso. Antes, al quitar la marca de conciliado de un cheque, quedaba activado el número de folio, por lo que era posible modificar este dato. 29
Mejoras de la versión 4.0.0, Continuación Lista de mejoras (continúa) Mejora Activación del campo folio en documentos bancarios Importación del estado de cuenta con más de 1000 registros Fecha de aplicación al guardar conciliaciones Conversión de beneficiarios y pagadores de CheqPAQ Importe cero en Importación de empresas Conversión de depósitos en la Importación de empresas Folio D2287 Número de Caso A partir de esta versión, el campo Folio de los documentos Egresos, Ingresos e Ingresos no depositados se reactiva después de haber asociado un documento y hacer clic en el botón Nuevo. Anteriormente, después de haber realizado la asociación de un documento, al querer hacer un nuevo documento, el folio se seguía mostrando desactivado por lo que no era posible cambiarle el número de folio. Esto sucedía con los egresos, ingresos e ingresos no depositados. D2304 502722 Actualmente, la Importación del estado de cuenta se realiza exitosamente sin importar cuántos registros tenga el archivo a importar. En versiones anteriores, al hacer la importación del estado de cuenta en la conciliación bancaria enviaba el mensaje: Se ha producido el error 9 en tiempo de ejecución. Subíndice fuera del intervalo. Esto se debía a que el estado de cuenta que se estaba importando rebasaba los 1000 registros. D2300 501789 Ahora, la fecha de aplicación de los documentos se actualiza correctamente al guardar la conciliación. D2303 Antes, cuando se consultaba un documento que estaba en tránsito, éste actualizaba la fecha de aplicación dejándola igual a la fecha de emisión, en vez de dejar el día inmediato posterior a la fecha de corte. Anteriormente, si la Importación de empresas de CheqPAQ Windows a CONTPAQ i BANCOS presenta un problema en un beneficiario o pagador, la bitácora del proceso muestra el nombre de éste en vez de mostrar el código. En versiones anteriores, al importar una empresa de CheqPAQ Windows, si se presenta un error al convertir un Beneficiario/Pagador, la bitácora de este proceso marca el problema pero hace referencia al código del Beneficiario/Pagador, siendo que CheqPAQ no maneja código en los beneficiarios/pagadores, por lo tanto no es posible identificar el nombre que presentó el problema. D2298 500753 A partir de esta versión, la Importación de empresas de CheqPAQ Windows a CONTPAQ i BANCOS convierte los documentos cancelados con importe cero. Anteriormente, la importación de empresas no convertía los documentos con importe cero ya que CONTPAQ i BANCOS no aceptaba la conversión de documentos con este importe. D2230 Actualmente, la Importación de empresas de CheqPAQ a CONTPAQ i BANCOS siempre genera el ingreso no depositado y lo relaciona con su correspondiente depósito aún y cuando en CheqPAQ ese depósito no tuviera ingreso. En versiones anteriores, al convertir una empresa de CheqPAQ a CONTPAQ i BANCOS, al hacer la conversión de ésta, la bitácora del proceso enviaba el mensaje: Invalid Index duplícate en PK_ID. Esto sucedía sólo cuando la empresa de CheqPAQ tenía depósitos sin un ingreso relacionado, y CONTPAQ i BANCOS trataba de generar el ingreso no depositado correspondiente. 30
Mejoras de la versión 4.0.0, Continuación Lista de mejoras (continúa) Mejora Permisos de usuarios Folio Número de Caso D2282 497083 A partir de esta versión se reconocen correctamente los permisos de los usuarios de CONTPAQ i BANCOS. Formato numérico en Formas preimpresas D2276 FP207 Anteriormente, cuando un usuario, que sí tiene permisos para eliminar pólizas, quiere borrar un documento con su póliza, envía el mensaje: No tiene permisos para modificar pólizas creadas en CONTPAQ i BANCOS. Esto sucedía sólo cuando el documento estaba contabilizado. Actualmente, ya es posible utilizar el formato numérico para la impresión de la fecha en el Editor de Formas Preimpresas. En versiones anteriores, al seleccionar el formato dd/mm/yyyy para el campo Fecha no reconocía dicho formato y mostraba el mensaje Error en la fórmula de la columna 77. Documento realizado por Fecha de elaboración Última modificación Ing. Ricardo Palau C. Líder de producto CONTPAQ i CONTABILIDAD- BANCOS 11 de noviembre de 2010 03 de enero de 2011 L.I. Helena Orona Montoya TC Nancy López LCC Marcela Santoyo Nuño Herramientas de Conocimiento Opina sobre esta carta técnica, enviando un correo electrónico a: conocimiento@contpaqi.com 31
Versión 4.0.0 Carta Técnica CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS Introducción Las Cartas Técnicas tienen como finalidad mantenerte informado sobre el alcance de la última versión de los Sistemas de CONTPAQ i. Obtén la última versión del sistema visitando www.contpaqi.com. Antes de actualizar Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo. Información de la versión El presente documento muestra los cambios realizados de la versión 3.5.6 a la versión 4.0.0 de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS así como su descripción en términos de novedades y mejoras. Versiones anteriores 3.5.6 (Noviembre 2010) Número de estas versiones 4.0.0 Fecha de liberación 04 de enero de 2011 Disponible como Service Pack Instalador Distribución y comercialización CONTPAQ i CONTABILIDAD: Con costo de actualización (Para versiones anteriores y posteriores a la 3.0.0). CONTPAQ i BANCOS: Con costo de actualización (Si tiene CheqPAQ 2008 versión 11.1.0 o anterior). Sin costo para CheqPAQ 2010 versión 12.0.0 o posteriores y para CONTPAQ i BANCOS versión 3.5.1 o posteriores. Importante: Si activaste CONTPAQ i CONTABILIDAD versión 3.0.0 en adelante a partir del 1 de septiembre de 2010 tienen derecho a la versión 4.0.0 sin costo. Envía la Solicitud de Certificados a claves@contpaqi.com. Asegúrate que el correo contenga la siguiente información: 1. Asunto de correo: Solicitud de certificados sin costo. 2. Número de serie de la versión 3.0.0 o posterior de CONTPAQ i CONTABILIDAD. 3. Datos de la empresa a la cual se registró el sistema. 4. Correo electrónico a donde se enviará la información sobre dicho certificado. En esta versión La siguiente tabla muestra las mejoras que a través de tus solicitudes han otorgado poder a la versión CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS 4.0.0, con el fin de proporcionarle mayores beneficios a tu empresa: Novedades CONTABILIDAD BANCOS 3 Servidor de aplicaciones CONTPAQ i como servicio 3 Creación de la empresa comercial 5 Respaldar y restaurar empresa comercial 7 Almacén digital en pólizas 8 1