DE IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO CÓDIGO: S-P-12 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
PÁGINA 2 DE 7 1. OBJETO Establecer la metodología para identificar, mantener actualizado, tener acceso y garantizar el conocimiento y cumplimiento de los requisitos legales de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, aplicable a Servicer S.A.S.. 2. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la Identificación de Requisitos legales de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente hasta el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los servicios que Servicer S.A.S.. Presta. 3. RESPONSABLE Los responsables de garantizar la aplicación y ejecución de este procedimiento son las áreas de calidad en relación a los requisitos definidos en el ámbito de calidad y Salud ocupacional en relación a los requisitos definidos en los ámbitos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de Servicer S.A.S.. 4. RECURSOS Tecnología, informática y comunicaciones, papelería, económicos. 5. VOCABULARIO Requisito legal de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente: Es el marco legal aplicable a la empresa de obligatorio cumplimiento. Parte interesada: Individuos o grupos interesados o afectados por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización. Empresa: Compañía, firma, empresa, institución, asociación o combinación de ellas, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.
PÁGINA 3 DE 7 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. SSTA: Seguridad Y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. SGI: Sistema de Gestión Integrado. 6. ACTIVIDADES N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Identificación de los requisitos del SGI tanto legales como de otra índole aplicable a la empresa: Se realiza la identificación de requisitos legales y de aquellos que guarden relación con la empresa en materia de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, por medio de la consulta a diferentes medios de comunicación y la información recibida por cada uno de los diferentes procesos. Se tendra como referencia la siguiente: - Matriz de identificación de peligros y priorización. - Matriz de aspectos e impactos ambientales. - Mapa de proceso y caracterización de los mismos. - Requisitos contractuales del cliente. - Procesos nuevos, insumos, y servicios nuevos. Consultar los requisitos legales y de otra índole que aplican a la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, Calidad y Medio Ambiente: Para lo cual se debe consultar las paginas siguientes con una frecuencia mensual: 2 - www.imprenta.gov.co - www.mintrabajo.gov.co - www.laborandojimdo.com - www.relacioneslaborales.gov.co - www.minsalud.gov.co - www.alcaldiadebogota.gov.co - www.icbf.gov.co - www.fondoderiesgoslaborales.gov.co - www.miniambiente.gov.co - www.corteconstitucional.gov.co - www.ramajudicial.gov.co
PÁGINA 4 DE 7 3 - www.belisario.com.co - www.colpatria.com - www.minminas.gov.co - www.rds.org.co - www.minambiente.gov.co - www.laseguridad.ws - www.suratep.com/legislación - Información suministrada por los entes territoriales, corporaciones regionales donde se desarrollen los proyectos. - Requisitos contractuales adquiridos por la empresa. Adicionalmente se tiene en cuenta la legislación enviada por la suscripción al Consejo Colombiano De Seguridad. Consolidación de la Información en formato: las areas de calidad y SST consolida en el S-F-59 MATRIZ DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTRA INDOLE, en este formato se incluye lo siguiente: 1. Fecha de actualización: Es la fecha en que se incluye un requisito o se incluye algun cambio al mismo. 2. Ambito o gestion: Se debe contemplar si es un requisito Administrativo, Técnico, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. 3. Norma: Norma, Ley y otros requisitos que según la actividad desempeñada por la empresa sea objeto de cumplimiento. 4. Entidad que lo emite: Organización, Empresa que emite el requisito a cumplir. 5. Numeral, articulo aplicable: El número y el año de vigencia del requisito a cumplir. 6. Descripción requisito legal: especificar los aspectos más relevantes que apliquen al requisito. 7. Ubicación: Donde se encuentra enmarcado este requisito. 8. Partes interesadas: Son aquellas personas, procesos o áreas de trabajo que les interesa el cumplimiento de este requisito. 9. Cumplimiento: Es el medio por el cual se hace cumplir el requisito dentro de la empresa.
PÁGINA 5 DE 7 4 5 6 10. Responsable: Son aquellas personas, áreas o procesos que hace que se cumpla el requisito definido. 11. Seguimiento: a. Cumple/ No cumple: Cumplimiento en la empresa de la norma. b. Observación: Espacio para relacionar apartes importantes sobre la revisión del requisito. 12. Plan de acción: se define actividades a realizar para darle cumplimiento a la legislación. La información contenida en este formato debe ser revisada y comprendida por la Gerencia, con el fin de asegurar el cumplimiento. Disponibilidad, consulta y comunicación: Este registro se encuentra disponible en el portal para consulta del personal que lo requiera. La divulgación de los requisitos legales se realiza a las partes interesadas. Las áreas de calidad y SST son las responsable de dar a conocer al personal de la empresa ya sea empleados directos, temporales, contratistas o visitantes los requisitos legales que aplican a la organización de acuerdo a la actividad realizada. Actualización de Requisitos Legales: Mensualmente mediante consulta a las fuentes mencionadas en la actividad 4.2, el área de Calidad y SST actualizan la matriz de requisitos legales. Además siempre que se detecte una modificación en algún requisito debe actualizarse inmediatamente la matriz. Seguimiento al Cumplimiento de los Requisitos Legales: Al menos con una periodicidad mensual el área de calidad y SST en la Matriz De Identificación De Requisitos Legales Y Otra Índole S-F-59. Se dará el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la empresa. 7. GENERALIDADES No aplica
PÁGINA 6 DE 7 8. FORMATOS RELACIONADOS S-F- 59 Matriz de identificacion de Requisitos Legales y de otra indole 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nombre del documento NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad, FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO. NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC-OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Requisitos. NTC ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso. Legislación Colombiana aplicable a la empresa en Calidad y SST. Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas (Consejo Colombiano de Seguridad), 2010. S-F-59 Matriz De Identificación De Requisitos Legales Y Otra Índole 10. CONTROL DE DOCUMENTOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO 00 26/12/2012 Se cambió imagen corporativa. 01 26/05/2013 02 28/01/2015 Se cambió la estructura de la definición de las actividades, y se modificó la actividad 6 donde describimos el seguimiento que se realizara a la Matriz De Identificación De Requisitos Legales Y Otra Índole; Así mismo se anexa la periodicidad de revisión del cumplimiento legal. Se modifica la Actividad N 6 con el fin de ejercer mayor control sobre los requisitos establecidos por la legislación, se procede a cambiar la periodicidad de revisión de la matriz de requisitos legales de semestral a mensual; teniendo en cuenta las diferentes fuentes con las cuales nos apoyamos en el proceso de actualización y seguimiento.
PÁGINA 7 DE 7 03 31/03/2015 04 27/08/2015 Adicional se cambia la convención SISO por SST teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la reciente actualización del decreto 1562 de 2012, Articulo 1. Se modifican los términos de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial por la nueva terminología Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo como lo establece el decreto 1443/2014. Se modifica el procedimiento debido a que la organización cambia de Razón Social dejando de ser LTDA para ser S.A.S. Así mismo se cambian todos los documentos relacionados en este procedimiento. REVISÓ: APROBÓ: Hugo Monterroza Coordinadora SISO Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo