Pryect Kaizen Estad de Avance Ricard Vásquez V. 10 de Diciembre 2012
Qué es Kaizen? KAI = Cambi ZEN = Para Mejrar La filsfía de Kaizen supne que nuestra frma de vida -sea nuestra vida de trabaj, vida scial vida de familia- merece ser mejrada de manera cnstante. El mensaje de la estrategia de Kaizen es que n debe pasar un día sin que se realice alguna clase de mejramient en algún lugar de la cmpañía. 2
Pryect Kaizen La Organización se encuentra en la ejecución de una nueva e imprtante etapa dentr de su crecimient que invlucra la implementación de una herramienta estratégica y tecnlógica, la cual generará cambis muy imprtantes. "Un viaje de mil kilómetrs cmienza cn un sl pas. La Tzu 3
Misión del Pryect Este pryect surge de la necesidad que tiene la cmpañía de lgrar un crecimient sstenid y sustentable en el tiemp. Generar un crecimient sea cntrlad y rdenad. Cnslidar la infrmación en un únic sistema de infrmación, evitand descuadraturas y errres de interpretación pr parte de las áreas invlucradas. Permitir integración y trazabilidad de tds ls prcess y bligacines que invlucran a la cmpañía. 4
Objetivs Generales Integrar ls Prcess de Negcis cn el Back Office de la rganización. Cnslidar sus peracines lgísticas en un Centr de Distribución que permita generar servicis de distribución a su cadena mayrista y a su cadena minrista. Optimizar ls niveles de stck en la bdega a través de la implementación de plíticas de cmpra basadas en las mejres prácticas de la industria. Optimizar el prces de Cste. Obtener reprtes de gestión peracinal y financier en línea. Prveer trazabilidad de tds ls prcess y bligacines que invlucran a la cmpañía._ 5
Pryect Kaizen - Requiere Requisit cuatr Cmprmis cn el Pryect. Requisit un Entender la necesidad del cambi Requisit tres Esfuerz Adicinal Requisit ds Dispnibilidad 6
Equip de Pryect 7
Alcance del Pryect Easy Stre Gestión Tiendas POS POS POS POS POS Cuentas pr pagar Existencias Stck Dwn Reaprvisinamient tiendas Gestión - BI WMS Capturadres EERR R.Legales Cntabilidad Tesrería Cmpras Planificación demanda Ventas Cuentas pr cbrar Imprtacines Frecast Remuneracines La slución prpuesta crrespnde a un pryect de implantación de Micrsft Dynamics AX 2012 para ls prcess de negci de Silfa: Cntabilidad Prveedres/Cuentas pr Pagar/Tesrería Clientes/Cuentas pr Cbrar Reaprvisinamient de tiendas Planificación de Cmpras/Cmpras Nacinales e Imprtadas Cntrl y Valrización de Existencias/Adm. del CD Recepción, Almacenamient, Facturación, Despach y Devlucines Reprtes e Indicadres de gestión estándar (Business Intelligence)._ 8
Alcance del Pryect (cnt.) Gestión - BI EERR R.Legales Cntabilidad Remuneracines Además, se cntemplan la integración cn tras aplicacines según el siguiente detalle: Easy Stre Gestión Tiendas POS POS POS POS POS Cuentas pr pagar Existencias Stck Dwn Reaprvisinamient tiendas Tesrería WMS Capturadres Cmpras Planificación demanda Ventas Cuentas pr cbrar Imprtacines Frecast Interfaz entre Dynamics Ax y Sistema de remuneracines (Payrll). Interfaz entre Dynamics Ax y punts de venta (POS: EasyStre) Interfaz entre Dynamics Ax y Capturadres de códig de barra. Interfaz entre Dynamics Ax y sistema reaprvisinamient tiendas (Stck Dwn). Integración cn aplicación externa de Facturación electrónica y Librs Electrónics (DBNet)._ 9
Pryect Kaizen Estad Actual Pryect de Implementación se encuentra cn un avance real 73% versus un 73% avance pryectad. 10
Estad Actual - Cnsideracines Pryect en Fase de Análisis y Diseñ presentó un retras de 5 Semanas efectivas en esfuerz y 7 Semanas en tiemp. Planific. Análisis y Diseñ Cnfiguración y Desarrlls Puesta en Marcha 14-11-2012 Entrega Diseñs Funcinales Más Ajustes y Desviacines Planific. Análisis y Diseñ Cnfiguración y Desarrlls Puesta en Marcha Sprte 28-09--2012 Entrega Diseñs Funcinales 1-04-2013 G Live 11 11
Estad Actual - Cnsideracines El pryect sufre una replanificación debid al retras. Análisis y Diseñ 22/5/12-14/11/12 Cnfiguración 15/11/12-18/02/13 Capacitación y Pruebas 18/02/13-10/04/13 Preparación G Live 11/04/12-02/05/13 May Hy 10/12/12 Sprte y Estabilización 02/05/12-15/07/13 Nv Febrer Marz Abril May ' 13 Perid de Vacacines: Mekan: 22 /12/2012 al 06/01/2013 Silfa: 02/01/2013 al 17/02/2013 Nueva Fecha G Live: 02 May 2013 12
Estad Actual del Pryect - Diseñs 14 Dcuments de Diseñ funcinales 100% aprbads pr Key Users y firrmads pr ls Lideres de Prcess para cerrar la Fase de Análisis y Diseñ Mdul Cnsultr Dcument de Diseñ Usuari Líder Key Users Financier David Espniza Cntabilidad General Guillerm Gnzález Karina Bell Financier David Espniza Cuentas pr pagar Guillerm Gnzalez Karina Bell; Daniel Rman Financier David Espniza Cuentas pr cbrar Guillerm Gnzalez Daniel Rman Financier David Espniza Bancs y tesrería Guillerm Gnzalez Daniel Rman Financier David Espniza Prepuest Cntable Guillerm Gnzalez Karina Bell Financier David Espniza Activs Fijs Guillerm Gnzalez Karina Bell Cmpras Cmpras Guillerm Gnzalez Cristian Figuera Jaime Hnrat y Patrici Ñamcuvilu, Pabl Hinjsa, Daniel Cmercial Diana Ortiz Prcess Exprtacines Guillerm Gnzalez Rman, Sandra Galdames. Pabl Hinjsa, Daniel Rman, Patrici Administración Clientes y Acuerds Cmercial Diana Ortiz Jaime Hnrat Ñamcuvilu, Cesar Rdriguez, Cristian cmerciales Caravia Cmercial Diana Ortiz Lgística Lgística Claudia Baracald Claudia Baracald Prcess Mayristas Prcess Lgístics Lgística Diana Ortiz Transferencia Cmerciales Lgística Claudia Baracald Cristian Caravia, Cesar Rdriguez, Daniel Jaime Hnrat y Rman, Sandra Galdames, Patrici Maurici Aguilar Ñamcuvilu, Nelsn Gula, Carls Cntreras. Maurici Aguilar Juan Carls Díaz, Nelsn Gula, Luis Brit, Sandra Galdames Inventaris Guillerm Gnzalez Patrici Ñamcuvilu Planificación Maestra Maurici Aguilar y Carls Cntreras; Juan Diaz; Nelsn Gula; Jaime Hnrat Patrici Ñamcuvilu Jaime Hnrat Cristian Caravia; Cesar Rdriguez; Alvar Sanhueza 13
Estad Actual - GAPs Cmité de Lideres Funcinales determinan ls GAPS requerids para salida a prducción. Para Cerrar la Fase de Análisis y Diseñ Se realiza una revisión detallada de cada GAP cn ls usuaris Líderes de prcess y Key Users, determinand sól ls GAPs esenciales para pryect al mment de la salida en viv del sistema. Ls líderes funcinales privilegian la utilización de las funcinalidades estándar del sistema pr sbre la persnalización (mediante desarrll). El resumen de ls GAPs aprbads es el siguiente: Área Funcinal Respnsable Cantidad GAPs Finanzas Guillerm Gnzález 2 Cmercial Jaime Hnrat 5 Lgística Maurici Aguilar 9 Ttal 16 14
Estad Actual - GAPs El detalle de ls GAPs aprbads es el siguiente: 15
Estad Actual - Interfases A Cntinuación se muestran el estad de ls dcuments de Interfases del pryect ls cuales sn parte de la Fase de Realización. Nmbre del Dcument Interfaz Key User Área Funcin al Estad Fecha Entrega Requisit Funcinal Interfaz Capturadras Luis Brit, Juan Carls Díaz, Nelsn Lgístic Aprbad. 12-10-2012 Gula, Sandra Galdames Requisit Funcinal Interfaz StckDwn Carls Cntreras Cmercial Aprbad. 12-10-2012 Interfaz Remuneracines Natalia Sanchez/Karina Bell/Victr Jimenez RRHH/Cnta bilidad Entregad. En Revisión Key User Interfaz Imprtacines Pabl Hinjsa, Patrici Ñamcuvilu Cmex/Inve ntaris Aprbad Dcument Mekan. En Crrección Dcument Transcmex. 29-11-2012 Requisit Funcinal Interfaz Easy Stre Alejandr Arancibia, Ricard Cmercial Galdames, Carls Cntreras Entregad. En Revisión Key User 27-11-2012 Requisit Funcinal Interfaz Frmats Victr Jimenez de factura electrónica Cmercial Entregad. En Revisión Key User 07-12-2012 16
Estad Actual - Frmats A Cntinuación se muestran el estad de ls dcuments de frmat ls cuales sn parte de la Fase de Realización. Nmbre del Dcument Frmat Key User Área Funcinal Estad Fecha Entrega Dc 3 - Diseñ Funcinal - AXVE001 Karina Bell Cntabilidad Aprbad. 12-10-2012 - Frmats de Facturacin Lista de Empaque Pabl Hinjsa Lgistica Aprbad Generacin de Guia de Despach Juan Carls Díaz, Karina Bell, para actualizar pedid de Lgistica Patrici Ñamcuvilu, Luis Brit transferencia Generación Dcument Picking, Este dcument n fue aprbad pr rdenad pr ubicacines Líder Funcinal de Lgistica (Maurici Lgistica Alfanuméricas Aguilar) Persnalizar Dcument Guía Despach en Pedid de Venta Juan Carls Díaz, Karina Bell, Lgistica Patrici Ñamcuvilu, Luis Brit En Dcumentación, pendiente que envíen frmat aprbad. GAP N Aprbad En Dcumentación, pendiente que envíen frmat aprbad. AXEX002 - Frmats de Pabl Hinjsa Cmex En Dcumentación Exprtacines (factura prfrma) AXVE008.- Frmats prcess Sandra Galdamez, Cesar Rdrihuez Cmercial En Dcumentación cmerciales (4 frmats) 17 05-11-2012 16-11-2012 Diseñ Frmat rden de cmpra Cristian Figuera Cmpras En desarrll 30-11-2012 Diseñ Frmat cheque Daniel Rman Tesreria Aprbad pr usuari 13-11-2012
Estad pr fases Planificación Análisis y Diseñ Cnfiguración Puesta en Marcha Estabilización y Sprte Detallar el alcance del pryect Taller de planificación Definición detallada de carta Gantt Revisión de prcess incluids en el alcance Mdelamient Instalación aplic. Cnfiguración de la aplicación según el mdel definid Entrenamient a Usuaris Clave Cargas de Pruebas (Maestrs y Salds) Pruebas hrizntales y verticales Capacitar usuaris Carga de maestrs y salds Cnfigurar access y seguridad Definir plan de cntingencia G-live de la aplicación Reslución de incidencias de peración inicial Sprte Estabilización técnica Entregables: Resumen alcance Taller Gantt detallada Entregables: Acta instalación FRD Ajustes y desviac. Entregables: Dc. Cnfiguración. Cnfección Plan Pruebas Pruebas cmplet. Entregables: Evaluación de capacitacines G-live checklist Entregables: Salds OK Pag 1 er IVA Cierre pryect G-live 18
Próxims Pass Reunines de Analisis y Diseñ GAPs Simulación de Migracines Hits: Fase Realización Ejecución de Pruebas Unitaris e Integrales. Preparación Planillas para Carga de Dats Preparación de Cass de Pruebas Capacitacines a Key Users
Próxims Pass - Detalle Reunines de Análisis y Diseñ de GAPs: Reunines se encuentran agendadas En reunines se deberá determinar el detalle especific de requerimients para ls GAPs aprbads. Fecha límite de finalización 18/12/2012 Preparación de Planillas de Carga de Dats: Cnsultres Mekan se encuentran entregand a Key Users ls archivs a utilizar en la carga. Key Users sn respnsables de preparar ls archivs de carga. Tendrán ayuda de la Gerencia de TI. Fecha límite de finalización es 18/01/2013._ 20
Próxims Pass - Detalle Capacitacines Key Users: Tds ls Key Users deben encntrarse en Silfa a partir del 18/02/2013 Fecha de actividad entre el 18/02/2013 al 15/03/2013 Las capacitacines invlucran 2 semanas aprx. pr cnsultr cn dedicación 100% de ls key user (jrnada de 8 hras). Capacitacines se realizarán en frma simultanea Se capacitaran ls usuaris claves dueñs de sus móduls. En el cas que un key user requiera capacitación de varis móduls este será capacitad pr el usuari dueñ del mdul previamente capacitad. Ls Key User capacitads generaran ls manuales de usuari y realizaran la capacitacines a tda la cmunidad usuaris en la fase previa al G Live._ 21
Próxims Pass - Detalle Preparación de Cass de Pruebas: Key Users deben preparar y dcumentar ls cass de pruebas a realizar psterirmente en el sistema. Cnsultres Mekan realizarán inducción para la cnfección de Scripts de pruebas a ls Key Users el Lunes 17/12/2012. Dedicación parcial de tiemp. Actividad se realiza entre el 18/12/2012 al 28/02/2013._ 22
Próxims Pass - Detalle Ejecución de Pruebas (Unitarias e Integrales): Dedicación de ls usuaris 100% La etapa de pruebas se realizará entre 18/02/2013 al 29/04/2013. En esta etapa se incluirá a persnas que n sn del equip Kaizen y que cada área definió para realizar las pruebas perativas de cada mdul. 23
Próxims Pass - Detalle Simulación de Migracines: Requerid que ls usuaris tengan entregad las planillas de carga de dats cn la ttalidad de la infrmación a subir al sistema. Esta actividad se realizará entre el 15/03/2013 al 10/04/2013. Ls archivs a cargar sn: Maestrs y Salds._ 24
Próxims Pass Plan de Pryect 25
El Desafí Cumplir cn la nueva fecha de G Live. Realizar esfuerz adicinal al realizad hasta ahra. Cmprmis y dispnibilidad para realizar actividades de acuerd al nuev plan. Apyar a cmpañers de tras áreas. El pryect es un bjetiv estratégic de la cmpañía. Estams tranquils El pryect psee ls mejres clabradres en cada un de sus prcess. El pryect requerirá mayres sacrificis de tiemp y dedicación para esta nueva fase. Este equip fue llamad pr la cmpañía para cumplir cn el bjetiv de realizar una excelente implementación. Aceptems ese desafí Cntams cn ustedes!! 26