SISTEMA DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO (SGD) POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS El SGD de Manpower tiene como foco principal reforzar las fortalezas y superar las debilidades en el desempeño laboral de cada uno de sus colaboradores, mediante un plan de mejora, con el fin de impulsar su desarrollo permanente y sistemático. El sistema tiene cuatro componentes principales: I. Fijación de metas anuales. II. Evaluación de competencias, de acuerdo al nivel de cargo. III. Plan Individual de Desarrollo (PID). IV. Evaluación de cumplimiento de metas. Asimismo, para su aplicación se han establecido tres niveles de cargo: 1. Gerentes, Sub-gerentes y Jefes. 2. Profesionales. 3. Staff. Objetivos Los objetivos centrales del sistema de gestión del desempeño son: a. Comunicar expectativas: Informar y acordar con el colaborador en forma clara, explícita y oportuna lo que se espera de éste en cuanto a su desempeño. b. Retroalimentar: Entregar periódicamente orientación al colaborador acerca de cómo está desarrollando su trabajo. c. Evaluar: a. En qué medida el colaborador ha cumplido los compromisos adquiridos para el período evaluado. b. Nivel de desarrollo de las Competencias definidas para el cargo. d. Acordar acciones de mejoramiento para el siguiente período. e. Establecer compromisos, tanto por parte del jefe respectivo en cuanto al soporte o ayuda a brindar al colaborador para su mejoramiento (recursos, capacitación, atribuciones, coaching, etc.), como por parte del empleado para superar las debilidades detectadas.
f. Dar feedback oportunamente al colaborador de acuerdo a su desempeño. g. Aportar información para la entrega de incentivos y reconocimientos. El SGD no tiene necesariamente consecuencias automáticas y/o directas en decisiones relativas a capacitación, movimientos de cargo, incentivos, ajustes de rentas, ascensos y/o desvinculaciones. Sin embargo, cuando se requieran tomar decisiones con respecto a estos temas, los resultados del SGD serán considerados como una fuente relevante de información. Alcance El SGD involucrará a todos los empleados de todas las empresas que conforman Manpower Chile y que tengan al menos tres meses de antigüedad. Se exceptúa de este Sistema, el personal académico tanto del CFT como del Centro de Estudios, quienes cuentan con un sistema particular para estos fines. Responsabilidades 1. Será responsabilidad del área de Desarrollo Organizacional: a. Diseñar y mejorar permanentemente el Sistema de Gestión del Desempeño así como la plataforma en la cual se operará el sistema. b. Establecer anualmente el cronograma con las distintas etapas y actividades y difundirlo adecuadamente. c. Definir -en conjunto con las Gerencias de área- las matrices de evaluadores y evaluados, y asignar la jefatura que se hará cargo de la gestión del desempeño de cada colaborador. Es recomendable que cada Jefatura no tenga más de 8 evaluados. d. Asegurar y monitorear la correcta aplicación del SGD. e. Asesorar y capacitar a las jefaturas en la correcta aplicación del SGD en sus distintos aspectos, como por ejemplo: preparación de reunión de retroalimentación, elaboración de planes de desarrollo individual, entre otros. f. Elaborar los informes de gestión correspondientes. g. Gestionar las necesidades de capacitación y desarrollo detectadas con el SGD. h. Mantener y resguardar de manera confiable los resultados de las evaluaciones individuales. 2. Será responsabilidad de las Jefaturas generar mejoras en el desempeño y desarrollar las competencias de sus colaboradores. Esto se traduce en:
a. Evaluar a los colaboradores que están directamente bajo su supervisión y/o que han sido asignados bajo su responsabilidad. b. Preparar y realizar la reunión de retroalimentación anual y de seguimiento. c. Supervisar, orientar y fijar Planes Individuales de Desarrollo (PID). d. Acordar con el evaluado, formal y anualmente, las metas a cumplir de negocio y de desarrollo individual. e. Monitorear el avance en el cumplimiento de las metas acordadas. f. Orientar y reforzar continua y oportunamente el desempeño de los colaboradores. Se debe tener presente, que gestionar el desempeño de los colaboradores es una responsabilidad y una función inherente a la Jefatura. El área de Desarrollo Organizacional tiene un rol de asesoría y entrega de herramientas adecuadas para este proceso. Etapas 1. En diciembre de cada año, una vez elaborado el presupuesto anual de las distintas áreas, se realizarán con las Jefaturas, de manera escalonada partiendo por las Gerencias, las Reuniones de Fijación de Metas para el año calendario siguiente. En dicha reunión, se formalizarán las metas cuantitativas y de proyectos para el período, registrándolas en la Pauta de formalización de metas. 2. Las jefaturas realizarán una reunión con cada colaborador en marzo de cada año, en la cual: a. Entregará retroalimentación formal del desempeño utilizando como referencia el Plan Individual de Desarrollo (PID) acordado para el periodo, que se encuentra en la Pauta de retroalimentación del desempeño del año anterior. b. Se acordará el Plan Individual de Desarrollo (PID) para el año en curso. c. A las jefaturas, se les evaluará el cumplimiento de las metas del año calendario anterior. 3. En octubre de cada año, se hará una reunión de seguimiento del estado de avance de los PID y de las metas establecidas en la reunión de fijación de metas anuales, realizada en diciembre del año anterior. Metodología 1. La reunión de formalización de metas para las Jefaturas se realizará de acuerdo a lo siguiente: a) Los objetivos de la reunión son:
Informar los desafíos y metas de la organización y la gerencia. Acordar y formalizar las metas individuales para el período anual siguiente. b) El evaluador citará con una semana de anticipación al evaluado a la reunión para que ambos estén preparados. Dicha reunión tendrá una r una duración de entre 30 y 60 minutos. c) Será responsabilidad del evaluador que la pauta de formalización de metas final sea completada en todas sus partes, asegurando que refleje los acuerdos alcanzados en las metas anuales. d) Al término de la entrevista, la Jefatura enviará al evaluado la pauta de formalización de metas completa a fin de que este lo revise y lo devuelva con su conformidad haciendo copia a la Subgerencia de Desarrollo Organizacional al email desarrollo.organizacional@manpower.cl. e) Será responsabilidad de la jefatura y de la Subgerencia de Desarrollo Organizacional guardar electrónicamente el formulario definitivo en un sistema formal de archivos de la empresa. 2. La reunión de Retroalimentación y formalización del plan individual de desarrollo (PID) se realizará de acuerdo a lo siguiente: a) Los objetivos de la reunión serán: Establecer las principales fortalezas y debilidades del evaluado en el desempeño de su cargo. La evaluación se centrará en las competencias (definidas en Diccionario de competencias) asociadas al nivel de cargo. Acordar los focos y acciones de desarrollo para el periodo siguiente. Plan Individual de Desarrollo (PID). b) La jefatura citará con una semana de anticipación al evaluado a la reunión para que ambos estén preparados, debiendo considerar tendrá una duración entre 30 y 60 minutos. c) La jefatura preparará la Pauta de retroalimentación del desempeño en calidad de borrador antes de la reunión con su evaluado. d) Por su parte el evaluado preparará una autoevaluación de sus competencias en la Pauta de retroalimentación del desempeño. e) La reunión estará enfocada a establecer un diálogo entre jefatura y colaborador, procurando una participación activa de parte del evaluado f) Será responsabilidad de la jefatura que la pauta de retroalimentación del desempeño final sea completada en todas sus partes, asegurando que incorpore la evaluación final y refleje los acuerdos alcanzados en el Plan Individual de Desarrollo (PID). g) Al término de la entrevista la jefatura enviará al evaluado la pauta de retroalimentación del desempeño completa a fin de que este lo revise y lo devuelva con su conformidad haciendo copia a la Subgerencia de Desarrollo Organizacional al email desarrollo.organizacional@manpower.cl.
h) Será responsabilidad de la jefatura y de la Subgerencia de Desarrollo Organizacional guardar electrónicamente el formulario definitivo en un sistema formal de archivos de la empresa. 3. En caso de que la reunión no haya alcanzado los objetivos esperados y no se logren los acuerdos, deberá realizarse una nueva reunión en un plazo no superior a 5 días con la presencia de un representante de Desarrollo Organizacional, con el fin de lograr un acuerdo y cerrar esta etapa del proceso. a) Tanto la jefatura como el evaluado, podrán solicitar esta instancia a través de una comunicación formal al área de DO, cuya intervención tendrá como objetivo mediar para facilitar el diálogo y llegar a acuerdos, así como sugerir o proponer fórmulas para abordar las diferencias. b) Si, a pesar de esta nueva instancia subsistieran desacuerdos, la jefatura procederá a cerrar esta etapa pudiendo el evaluado dejar constancia por escrito de sus discrepancias con la fundamentación correspondiente. 4. Las reuniones y las Pautas utilizadas en el SGD se mantendrán bajo confidencialidad. Solo tendrán acceso a esta información el evaluado, la jefatura directa, Gerencia del área, Gerencia General así como la jefatura de Desarrollo Organizacional. La jefatura directa debe cuidar que la información, tanto en sistema como eventualmente impresa, sea manejada en forma privada asegurando que no sea accesible a terceros.