PROGRAMA DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2015 PRESENTACIÓN Para dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 31 de los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos del Estado de San Luis Potosí, la Coordinación de Archivos del Sistema Educativo Estatal Regular, pone a su consideración el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, para el presente año. Este programa es un instrumento de planificación orientado a mejorar las actividades a realizar en materia de administración de documentos y archivos, que se lleva a cabo anualmente para establecer mecanismos de regulación, organización, difusión y conservación de la documentación generada en esta Institución, para construir un sistema de archivos efectivo. El desarrollo archivístico implica la construcción de un sistema de gestión de la documentación, a lo largo de las distintas etapas de su ciclo vital y como un proceso que integra las actividades relacionadas con documentos en todas y cada una de las unidades administrativas que conforman este Sistema Educativo. Los beneficios de contar con un programa de desarrollo archivístico son numerosos desde el punto de vista administrativo, hasta el vaciado de los instrumentos básicos de control archivístico, que permiten saber con precisión el fondo documental con que cuenta la Institución, su ubicación, en qué condiciones se encuentra y por tanto si necesita algún tipo de tratamiento para su conservación y destino final.
El orden para el manejo archivístico confiere una fortaleza institucional, pues constituye un elemento importante en el uso de la información y la optimización de espacio y de recursos. Desde el punto de vista patrimonial, este Sistema Educativo posee un acervo muy valioso, en virtud de que contiene la historia de la Institución y las evidencias de cómo ha cumplido con sus funciones en sus tres fases: archivo de trámite, de concentración e histórico, el cual se encuentra en proceso de reorganización. En este sentido la correcta clasificación y ordenación documental permite mejorar el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Durante el año 2014 se impartieron las siguientes capacitaciones: Integración, descripción e inventario de epedientes de Archivo para Responsables de Archivo de Trámite (2º. Grupo) Asesoría para elaboración del Catálogo de Disposición Documental para Coordinadora de Archivo y personal de archivo de concentración. Protección de datos personales para Unidades Administrativas del S.E.E.R. Se modificó y actualizó el Cuadro General de Clasificación Archivística, el cual se encuentra en la CEGAIP para autorización y registro correspondiente.
Se elaboró el Catálogo de Disposición Documental, que se encuentra en revisión por parte del Comité de Información de. S.E.E.R. para posibles modificaciones o en su caso aprobación. Se continúa con la aplicación y asesoramiento de los inventarios documentales y guía simple de archivo a las Unidades Administrativas. Se actualizaron los manuales de organización y procedimientos, en los cuales se agregaron los criterios, políticas y medidas técnicas para la organización de los archivos administrativos. OBJETIVO GENERAL, ESTRATEGIAS, PROYECTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA ESTE AÑO 2015 OBJETIVO Consolidar y uniformar los sistemas y procesos archivísticos del fondo documental de este Sistema, para desarrollar adecuadamente la organización y conservación de los archivos, así como calendarizar las actividades propias de cada Unidad Administrativa conforme a las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Archivos del Estado y los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos vigente. ESTRATEGIAS Aplicar el uso de tecnologías de la Información mediante un sistema automatizado para la administración de epedientes electrónicos de personal
activo e inactivo del Sistema Educativo, que permita garantizar su integridad y acceso, facilitando la búsqueda de información de acuerdo a las disposiciones legales en materia de archivos. Dar continuidad al Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2015, supervisando mensualmente cada una de las actividades a realizarse y llevar un seguimiento y control del mismo. Organizar y coordinar cursos de capacitación y actualizaciones necesarias, para el desarrollo profesional del personal responsable de archivos de trámite de las Unidades Administrativas, asimismo proporcionar asesoría personalizada cuando lo soliciten. Efectuar supervisiones mensuales aleatorias, incluyendo las inspecciones foráneas y brindar especial apoyo en las áreas donde se requiera mayor atención, con la finalidad de fortalecer los procesos archivísticos. Vigilar los tiempos de guarda y custodia de la documentación de archivo de concentración semestralmente de acuerdo a la valoración documental, para notificar en tiempo y forma a quien corresponda y proceder a la transferencia o baja de los documentos que hayan cumplido con su vigencia. Acordar con el Comité de información mediante reuniones cada que se amerite, los planes, programas, instrumentos y demás, propuestos por el coordinador de archivos para someterlos a consideración, evaluarlos y en su caso aprobarlos.
PROYECTOS En cuanto a los recursos materiales, se propondrá a la Dirección General la adquisición del mobiliario y equipo de oficina adecuado, para garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales con la finalidad de fortalecer los archivos de la Institución, en cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 31, fracción VIII y seto transitorio de los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos: Estantería para cajas de archivo(solicitada anteriormente en oficio DA/53/2013 de fecha 08 de octubre del 2013 y memorando 113/2014 de fecha 09 de diciembre del 2014) y para sustituir los de madera se requieren 12 estantes más y 9 para reponer los que se encuentran en mal estado. Equipos de cómputo (para suplir 2 que se encuentran obsoletos y no tienen la capacidad de memoria para cubrir las necesidades del Departamento) Trituradora (reposición) Una impresora y cableado de red (para archivo de concentración) Una fotocopiadora Un escáner Encuadernación de documentos históricos (Estadísticas), o bien Capacitación y material necesario Guillotina Aire acondicionado Acrílico para señalética Dos sillas
Formalizar en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales la incorporación al catálogo clasificador de artículos, el material especial para abastecer oportunamente a las Unidades Administrativas y cumplir con las actividades archivísticas y disposiciones legales en la materia. Cajas de Archivo Batas de trabajo Cubre bocas Guantes Lentes de protección Cordón de algodón Perforadoras Mucílago Cintas mágicas Papel Contac Plástico Sellos de recibido con fecha, hora y aneos
CRONOGRAMADE ACTIVIDADES ARCHIVO DE TRÁMITE Integración y organización de documentos de uso cotidiano de acuerdo al CGCA Control de epedientes de personal Elaboración y actualización de inventario Colaborar con archivo de concentración en la elaboración y actualización de los instrumentos de control archivístico. ARCHIVO DE CONCENTRACION Organización y resguardo de documentos de uso esporádico Recepción y validación de transferencias documentales Actualización de inventarios Vigilar plazos de conservación y destino final de los resguardos Colaborar con la Coordinación de archivos en la elaboración y actualización de los instrumentos de control archivístico Proporcionar información escolar para comprobación de estudios
ARCHIVO HISTORICO Custodia, conservación y restauración del acervo documental Brindar asesoría interna y eterna a usuarios que soliciten información en la materia Colaborar en la valoración de los documentos para su destino final COORDINACION DE ARCHIVOS Regular y supervisar la organización de los archivos Elaboración y actualización de los instrumentos de consulta Implementación de los instrumentos de consulta Capacitación en materia archivística COMITÉ DE INFORMACION Evaluar y aprobar los planes, programas e instrumentos de consulta archivística Aplicar las disposiciones emitidas por el SEDA para cumplir con la LTAIPE Asistir y convocar a reuniones cuando sean necesario
MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y MATERIALES Solicitar mobiliario y equipo de oficina para el equipamiento, mejora y fortalecimiento del archivo de la institución Solicitar material especial para realizar las tareas archivísticas MEDIDAS DE SEGURIDAD Supervisar la conservación y seguridad de las instalaciones del archivo (energía eléctrica, etintores, limpieza y orden) Solicitar capacitación para la utilización de etintores. San Luis Potosí., S.L.P. 06 de marzo de 2015