Autorizó: Visto Bueno: Luis H. Álvarez Álvarez Director General Lic. José Guadalupe Cadena Velázquez Coordinador General de Administración y Finanzas Elaboró: Supervisó: C.P. José Luis Tapia Herrera Director de Lic. César H. Contreras Martínez Director General Adjunto de Innovación y Mejora R e g i s t r o Oficio Número: Sello: Fecha de autorización: 1 de 12
1. OBJETIVO Contar con información actualizada sobre el Autorizado Modificado, así como su distribución a las diferentes Unidades Administrativas de nivel Central y Foráneas que integran la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI), de acuerdo al presupuesto aprobado por la H. Cámara de Diputados y las Afectaciones Presupuestarias que emite la SHCP, durante el transcurso de cada ejercicio fiscal. 2. ALCANCE Unidades Administrativas a Nivel Central y Foráneas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.. MARCO LEGAL Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley Federal de y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Decreto del de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal. Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4. GLOSARIO Calendario de Ministraciones CDI Documento electrónico que refleja el periodo en que deben ministrarse los recursos autorizados, en función de los meses en que fueron programados. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 2 de 12
Departamentos del Área Financiera En la Subdirección de Contabilidad y Finanzas: - Departamento de Contabilidad y Finanzas En la Subdirección de Tesorería: - Departamento de Registro Contable e Impuestos - Departamento de Remesas y Ministraciones. Desministración Unidades Administrativas de Nivel Central Unidades Administrativas Foráneas Módulo de Folios Proceso mediante el cual se retiran recursos autorizados, con la finalidad de realizar una modificación al presupuesto de recursos ya ministrados, dentro del Sistema de Gestión Presupuestal, Módulo de ministraciones. Las consideradas en el Artículo 21 del Estatuto Orgánico de la CDI: Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación General de Administración y Finanzas, Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales, Dirección General de Innovación y Mejora, y Dirección General de Asuntos Jurídicos; también se incluye al Órgano Interno de Control en la CDI. Las consideradas en el Artículo 21 del Estatuto Orgánico de la CDI: Delegaciones Estatales. El Artículo 4 del mismo Estatuto refiere que las Delegaciones Estatales contarán con las siguientes unidades administrativas: los Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena y las Radiodifusoras Culturales Indigenistas. Módulo del Sistema de Gestión Presupuestal, que contiene información del presupuesto autorizado modificado de la CDI, de manera detallada y desagregada a nivel de fuente de financiamiento, estado, unidad operativa, actividad institucional, proyecto específico, capítulo, partida, importe y mes calendario. Solicitud de Modificación Presupuestal ( Folio) Se utiliza para registrar los movimientos presupuestales que se generen en la CDI en el transcurso del año. Documento de control presupuestal en el que se reflejan los diferentes tipos de movimientos (ampliaciones, reducciones y transferencias) que se registran en el Sistema de Gestión Presupuestal. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 La Subdirección de, adscrita a la Dirección de, verificará que todas las Solicitudes de Modificación Presupuestal se apeguen a los Lineamientos establecidos por las Dependencias globalizadoras; al Decreto de de Egresos de la Federación, al Manual de Normas Presupuestarias de la Administración Pública Federal y a los demás ordenamientos en la materia. de 12
5.2 Las Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas, podrán solicitar a la Subdirección de, modificaciones al presupuesto de los proyectos que tengan a su cargo, siempre y cuando no rebasen los montos y regionalización autorizados. 5. La Subdirección de, adscrita a la Dirección de, será la única instancia de la CDI, facultada para emitir y autorizar los formatos de Autorización de Modificación al Autorizado (Folios) Anexo núm. 10.1, de acuerdo a las disponibilidades por proyecto, capítulo, partida presupuestal, mes calendario e importe. 5.4 El Coordinador General de Administración y Finanzas tendrá la facultad de solicitar el registro, aplicación y autorización de solicitudes de Modificación al Autorizado con cargo a los diferentes programas y proyectos (acciones) que coordina la CDI, sin necesidad de que medie la autorización de las diferentes Unidades Administrativas Centrales y Foráneas. 5.5 El Jefe del Departamento de, adscrito a la Subdirección de, tendrá la facultad para otorgar el Visto Bueno a los Folios. 5.6 Las Unidades Administrativas Centrales y Foráneas podrán registrar folios que afectan el Calendario de Gasto de manera retroactiva, es decir, que consideran meses anteriores a la fecha de su registro en el módulo de folios, solo si previamente a la captura de éstos, ya se registró en el Módulo de Ministraciones, la póliza de desministración correspondiente. Aquellos folios que sean registrados sin tomar en cuenta esta política, serán eliminados del primer modulo aludido. 5.7 Las Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas, deberán capturar en el Sistema de Gestión Presupuestal dentro del Módulo de Folios, las modificaciones de ampliación, reducción y/o transferencia presupuestal entre partidas que requieran, en apego a los lineamientos establecidos para tal fin, dicha captura se realizará a partir del día 29 de cada mes y hasta el día 25 del siguiente mes, tomando en consideración que los movimientos que se capturen entre los días 29 al 1 o último del mes que corresponda, serán contabilizados en dicho módulo, con cargo al siguiente mes. Para el llenado de los campos de las pantallas de captura del Módulo de Folios, el usuario deberá apegarse a lo señalado en el Manual de Operación del Sistema de Gestión Presupuestal. 5.8 Las Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas, a partir de la fecha de registro de captura de los movimientos presupuestales, deberán remitir a la Subdirección de, a más tardar en dos días hábiles los oficios o memorandums que soporten las Solicitudes de Modificación Presupuestal. 5.9 A partir de la recepción de la Solicitud en el Sistema, el Departamento de revisará y autorizará a través del módulo de Folios y en Imagen, todas aquellas solicitudes que sean procedentes: Aplicará los folios respectivos y los remitirá de manera inmediata al Departamento de Remesas y Ministraciones, dentro de un plazo máximo de dos días hábiles. 5.10 El Departamento de, deberá proporcionar los días 28 de cada mes, la información actualizada en el Módulo de Folios, para que las Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas, se encuentren en posibilidad de aplicar sus registros contables y realizar las conciliaciones pertinentes. 5.11 La Subdirección de podrá aplicar folios extraordinarios entre los días 29 y 1 de cada mes, sólo si son derivados de movimientos por folios de adecuación que autorice la SHCP. 4 de 12
6. DIAGRAMA DE FLUJO 5 de 12
Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneo Departamento de Departamentos del Área Financiera 7 8 Revisa del día 26 al 28 de cada mes, que la información presupuestal del módulo de folios, sea congruente con las afectaciones que emite la SHCP Afectaciones SHCP SGP Módulo de Folios Si Es correcta? 10 No 9 Revisa los folios capturados en el periodo para detectar el error y en su caso, captura los folios de corrección. Folios SGP Módulo de Folios 15 Recibe notificación vía correo electrónico de que el corte presupuestal se encuentra disponible en el Módulo de Folios, para efecto de su control presupuestal y actualización de los estados financieros y presupuestales. Recibe folios en papel. 1 y 2 1 y 2 1 y 2 8 Folios 10 El día 28 de cada mes, informa vía correo electrónico a las Unidades Administrativas de nivel Central y Foráneas, que el corte presupuestal se encuentra disponible el en el módulo de folios. Imprime, recaba firmas y envía folios en papel. 11 Remite a los Departamento de Registro Contable e Impuestos, Contabilidad y Finanzas y Remesas y Ministraciones, y en medio electrónico y papel, los siguientes documentos: 1.- Folios 2.- Calendario de Ministraciones. 12 El Departamento de Registro Contable e Impuestos, recibe para integrar estados financieros: 1.- En medio electrónico, Folios (convertidos en pólizas contables). 1 El Departamento de Contabilidad y Finanzas, recibe en medio electrónico, para conciliar estados financieros: 2.- Calendario de Ministraciones. 14 Departamento de Remesas y Ministraciones, recibe en papel y en medio electrónico para realizar las ministraciones pertinentes: 1.- Folios modificados presupuestal. 2.- Calendario de Ministraciones. Pólizas contables 2 1 y 2 1 y 2 1 y 2 1 y 2 Fin 6 de 12
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 1 Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas 2 Departamento de Departamento de Capturan en el Sistema de Gestión Presupuestal, Módulo de Folios, las solicitudes de modificación del presupuesto autorizado, mismas que se clasifican en reducciones, ampliaciones y transferencias presupuestales internas entre partidas de gasto, de conformidad con las Políticas 5.6 y 5.7. Recibe en el módulo de referencia, las solicitudes de modificación presupuestal para su revisión y autorización, así como oficio o memorando, para oficializar dicha solicitud. Verifica que las solicitudes de modificación presupuestal, cuenten con disponibilidad presupuestal a nivel de proyecto específico, partida de gasto y mes calendario, asimismo, revisa que no modifiquen la estructura de las actividades institucionales, capítulos de gasto y partidas de control específico, de conformidad con las autorizaciones emitidas por la SHCP. Procede: No: Informa vía correo electrónico, a la Unidad Administrativa de Nivel Central o Foránea, sobre el error presentado para su corrección. Reinicia en el paso núm. 1. Si: Ir al paso núm. 4. 4 Departamento de 5 Departamento de 6 Departamentos del área financiera 7 Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas Da su Vo. Bo., en el Módulo de Folios y en el reporte que emana del sistema, denominado Folio (Anexo núm. 10.1), a las solicitudes de modificación del presupuesto y recaba firma de autorización de la Subdirección de Programación y. Remite los Folios, debidamente autorizados, al Departamento del área financiera denominado Departamento de Remesas y Ministraciones, y a Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas, según corresponda. El Departamento de Remesas y Ministraciones recibe los Folios de modificación presupuestal impresos y en medio electrónico, a efecto de realizar las ministraciones correspondientes. Recibe los Folios de modificación presupuestal solicitada, impresos y en medio electrónico, para efectos de control presupuestal y actualización de los estados financieros y presupuestales. 7 de 12
Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 8 Departamento de Revisa del día 26 al 28 de cada mes, que la información presupuestal que contiene el Módulo de folios, sea congruente con las afectaciones que emite la SHCP. Está correcta?: No: Ir al paso núm. 9. Si: Ir al paso núm. 10. 9 Departamento de 10 Departamento de 11 Departamento de 12 Departamentos del área financiera 1 Departamentos del área financiera 14 Departamentos del área financiera 15 Unidades Administrativas de Nivel Central y Foráneas Revisa los Folios capturados en el periodo, para detectar donde está el error e informa vía correo electrónico a los usuarios y, en su caso, captura los Folios de corrección. Continúa en el paso núm. 14. El día 28 de cada mes, informa vía correo electrónico, a las Unidades Administrativas de nivel Central y Foráneas, que el corte presupuestal se encuentra disponible en el Módulo de Folios. Imprime, recaba firmas y envía los folios impresos a dichas Unidades. Remite impresos y en medio electrónico, a los Departamentos del área financiera, los siguientes documentos: Folios y Calendario de Ministraciones, según les corresponda. El Departamento de Registro Contable e Impuestos recibe en medio electrónico, los Folios convertidos en pólizas contables, para integrar Estados Financieros del Distrito Federal. El Departamento de Contabilidad y Finanzas recibe en medio electrónico el Calendario de Ministraciones, para integrar y revisar Estados Financieros. El Departamento de Remesas y Ministraciones recibe impresos y en medio electrónico, los Folios de modificación presupuestal y el calendario de gasto, para realizar las ministraciones correspondientes. Recibe notificación vía correo electrónico de que el corte presupuestal se encuentra disponible en el Módulo de Folios, para efecto de su control presupuestal y actualización de los estados financieros y presupuestales. Recibe los folios impresos debidamente autorizados. 8 de 12
8. REGISTROS Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Expediente de reportes de Folios Cinco años Jefe del Departamento de. Expediente de solicitudes de Folios Cinco años Jefe del Departamento de. 9. CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 1 Junio de 2005 Desarrollado conforme a la Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos, versión 2.0. 2 16 Abril de 2007 Actualizado y Desarrollado conforme a la Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos, versión 2.1. Actualizado y Desarrollado conforme a la Guía Técnica para Elaboración y Actualización de Procedimientos, versión 2.2. Adecuación debido a cambios de fechas establecidas. 10. ANEXOS 10.1 Folio 9 de 12
Anexo 10.1 Folio 10 de 12
Núm. Dice Debe anotarse 1 Folio No.: 2 Estatus Sol: Estatus: 4 Fecha de Folio: 5 Fecha de impresión: 6 Fuente de financiamiento Anexo núm. 10.1 Instructivo de llenado El número consecutivo que le corresponde. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. La situación que guarda la solicitud: AUTORIZADO, EN REVISIÓN o RECHAZADO. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. La situación que guarda el Folio: Aplicado o Pendiente de Aplicar. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. En formato DD/MM/AA, el día, mes y año en que se captura el Folio. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. En formato DD/MM/AA, el día, mes y año en que se imprime el Folio. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. El movimiento solicitado: TRANSFERENCIAS o SUBSIDIOS, de conformidad con el presupuesto autorizado por la SHCP. 7 Descripción Los conceptos: nombre(s) del Estado, Unidad Operativa, Actividad Institucional, Actividad Prioritaria (Proceso), Proyecto Específico, y Partida Presupuestal que serán afectadas. 8 Movimiento (total reducciones y ampliaciones) El tipo de movimiento realizado; REDUCCIÓN o AMPLIACIÓN, en primera instancia aparece la disminución y en segunda el incremento solicitado. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. 9 Pesos El Importe Total en pesos y centavos de los movimiento de REDUCCIÓN y/o AMPLIACIÓN capturados. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. 10 Clave La codificación asignada identificando niveles de información acorde a la SHCP, por concepto capturado. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática, de conformidad con lo siguiente: Estado: Unidad Operativa: Actividad Institucional: Actividad Prioritaria (Proceso): Proyecto Especifico Partida Presupuestal Los dos dígitos predeterminados al estado que se hace referencia, de acuerdo al catalogo de estados y municipios emitido por la SHCP Los dos dígitos presupuéstales predeterminados para especificar la unidad operativa, de acuerdo al catalogo de unidades operativas de la CDI. El digito para la actividad institucional, de acuerdo a la apertura programática. Los dos dígitos para la actividad prioritaria, de acuerdo a la apertura programática, misma que contempla cuatro modalidades: KO.- Proyectos de Inversión, R8.- Actividades Relevantes, A1.- Otras Actividades, S2.- Programas Sujetos a Reglas. Los dos dígitos para su identificación, de acuerdo a la apertura programática. Los cuatro dígitos para su identificación, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente. 11 de 12
Anexo núm. 10.1 Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse 11 Periodo El Mes calendario en el que son registrados los movimientos, presupuestales. Ej: 1 enero; 2 febrero;...12 diciembre. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. 12 Pesos El Importe parciall en pesos y centavos de cada uno de los movimientos de REDUCCIÓN y/o AMPLIACIÓN capturados. Este dato lo genera el Módulo de Folios de manera automática. 1 Observaciones: El motivo por el cual se efectúan los movimientos presupuestales solicitados. 14 Referencia: El número de oficio, memorándum o documento que las diferentes áreas administrativas y sustantivas envían para solicitar modificación presupuestal. Vo. Bo. 15 Jefe del Departamento de Ppto. El nombre completo y firma autógrafa de Visto Bueno del Jefe del Departamento de 16 Autorizó Subdir. de Programación y Ppto. El nombre completo y firma autógrafa de autorización del Subdirector(a) de 12 de 12