COD. AF-P-03 3 2 1 0 Documento inicial Casta Peñalver Tesorera Comité del SIGUG Carlos A. Robles J. Rector 15-09-11 REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: AF-P-03 Página 1 de 6
CONTENIDO Pág. 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. PROCEDIMIENTO... 4 5.1. GENERALIDADES... 4 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA... 5 6. AUTORIDAD... 6 7. FORMATOS... 6 AF-P-03 Página 2 de 6
1. OBJETO Establecer los lineamientos y responsabilidades para la captación de los recursos de la Universidad de La Guajira que ingresen por caja y bancos, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión del proceso. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para los ingresos de la Universidad en efectivo, transacciones electrónicas, consignaciones bancarias y cheques. Inicia con la recepción formal del ingreso y termina con la causación en los registros contables. 3. REFERENCIAS Resolución 0359:2010, Por medio de la cual se crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011, Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010, que crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Ley 30:1992, por la cual se organiza el sistema de educación superior en Colombia, Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, Ley 872:2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos, MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno. Manual de la calidad del Sistema Integrado de Gestión SIGUG. Estatuto General de la Universidad de La Guajira. 4. DEFINICIONES Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de La Guajira. AF-P-03 Página 3 de 6
UG. Sigla de Universidad de La Guajira. Presupuesto. Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras. Ingresos en Efectivo. Ingreso por Bancos. Ingreso por Transacciones Electrónicas. Ingresos en Cheques. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES La Vicerrectoría Administrativa y Financiera es responsable por la divulgación e implementación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, Tesorería debe verificar, permanentemente, que se cumplan los lineamientos especificados en éste. Para los recaudos por matricula financiera, se reciben los formatos diligenciados correspondientes de acuerdo a la modalidad de financiación (cruce de cuenta, crédito directo, descuentos postgrado y descuento por nómina) y se procede a legalizar con firma y sello. El recaudo por cheque, se debe soportar con oficio que indique el origen, valor, número de cheque, el tiempo y objeto de pago. La tesorera envía a la cajera diariamente las notas crédito del pago de matrícula extraída del portal bancario. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los ingresos por caja deben tener el visto bueno de tesorería. Todos los soportes de ingresos deben registrarse en caja. La relación de los ingresos debe ser entregada y soportada en medio magnético y físico. Las consignaciones bancarias recibidas deben ser registradas en el libro de registros de caja. AF-P-03 Página 4 de 6
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE 1. Recepción y verificación de requisitos del ingreso 2. Legalización. 3. Resumen diario de caja 4. Consignación de los ingresos del día 5. Envío para Causación Se recibe el ingreso de parte de la persona natural o jurídica, previo lleno los requisitos exigidos para el caso, luego se procede a diligenciar el respectivo formato. Si no cumple con los requisitos no se continua con el procedimiento y se le notifica al usuario, para la respectiva corrección. Una vez verificados los requisitos de conformidad se procede a diligenciar el recibo de caja o la copia de la consignación con su concepto, firma y sello. Posteriormente se hace entrega de soporte(s) al usuario para su posterior trámite. Al final del día se realiza al cuadre por parte de la cajera, clasificando los diferentes ingresos por estampillas y fondos comunes y detallando a que corresponde cada uno en una hojas de cálculo Excel y se envía para el desarrollo del boletín de caja. Se diligencian los formatos de consignación bancaria por concepto de estampillas y fondos comunes y se envían a los respectivos bancos El Jefe de tesorería envía el reporte a contabilidad para su causación. Cajera Cajera cajera Cajera Permanente/ dos (2) minutos Permanente/ dos (2) minutos Permanente/ 30 minutos Diario / 10 minutos Comprobante de ingreso Recibos de cajas Consignaciones bancarias Cheques Libros de registros de caja NA Hoja de cálculo Excel Documento impreso Libro radicador de entrega de fondo de consignación PUNTO DE CONTROL Jefe de Contabilidad Permanente Causación AF-P-03 Página 5 de 6
6. AUTORIDAD El Vicerrector Administrativo y Financiero tiene la potestad de verificar el cumplimiento de este procedimiento. El Vicerrector Administrativo y Financiero, el Director de Planeación y el personal del proceso administrativo y financiero son responsables directos de la aplicación de este procedimiento. 7. FORMATOS Comprobante de ingreso Causación AF-P-03 Página 6 de 6