Procedimiento para el Control y Vigilancia Física Objetivo: Establecer los lineamientos para asegurar la protección Física Integral del Personal e Instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute.. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 17 de agosto del 2015
Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido... 2 1 Alcance... 3 2 Definiciones... 3 3 Referencias... 3 4 Responsabilidades y Políticas... 3 5 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia Física:... 5 5.1 Control y registro de Ingreso y egreso de personas y vehículos a las instalaciones.... 5 5.2 Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones... 6 5.3 Custodia de Bienes de las Instalaciones.... 7 6 Disposiciones transitorias... 8 7 Derogaciones... 8 8 Diagrama de flujo... 9 9 Anexos... 10
Página 3 de 11 1 Alcance Este procedimiento aplica para el control de ingreso y salida de personas y de bienes; y el resguardo de las instalaciones de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE. 2 Definiciones Puesto de Vigilancia: Espacio destinado para el personal de control y vigilancia de los diferentes sectores de la Unidad de Negocio. Puesto de Control: Espacio destinado al control de ingreso/egreso de vehículos y personal a las instalaciones de la Unidad de Negocio. Salvoconducto: Documento habilitante para hacer uso de un vehículo de la Unidad de Negocio Hidropaute, pudiendo ser interno o emitido directamente de la página web de la Contraloría General del Estado. 3 Referencias Ley de Vigilancia y Seguridad Privada, No. 2003 12. Reglamento a la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada No. 1181. Normas internas de convivencia en los campamentos e instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute. Matriz de requisitos normativos Matriz de permisos y autorizaciones 4 Responsabilidades y Políticas Jefe de Servicios Generales: Asegurar el cumplimento de lo establecido en el presente procedimiento y en las especificaciones, términos de referencia y cláusulas contractuales, que son parte de los pliegos y de los convenios o contratos realizados para el control y vigilancia física. Subgerente Administrativo: Realizar el seguimiento del proceso. Gerente de la Unidad de Negocio: Aprobar el presente procedimiento y asegurar los recursos necesarios para la gestión del proceso de control y vigilancia física.
Página 4 de 11 Analista de Servicios de Campamento /Asistente de Servicios Generales: Coordinar internamente con los supervisores de control y vigilancia, las autorizaciones de ingreso y salida de personal, vehículos y bienes. Realizar la inducción al personal de relevo que presta el servicio de control y vigilancia en los puntos de control, en lo referente a aspectos generales de la Unidad de Negocio Hidropaute y sobre las consignas a cumplir. Jefatura de Seguridad y Salud Laboral Realizar la charla de inducción de Seguridad y Salud al personal de control y vigilancia contratado. Jefatura de Seguridad y Salud Laboral/Jefe de Central En situaciones de emergencia, en las cuales sea necesario el ingreso y salida de personas y vehículos de Emergencia, notifican vía radio o telefónicamente al personal de control y vigilancia del incidente, para autorizar el ingreso o salida, cuyo procedimiento de cumplimiento, es especial para estas situaciones. Jefatura de Centrales Autoriza o rechaza la solicitud de ingreso a las instalaciones. Comunica al Supervisor de Control y Vigilancia, los permisos de ingreso emitidos de personas ajenas (visitas, contratistas y personal de la zona), vía telefónica o por correo electrónico y registra esta información en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Lleva un registro de las Autorizaciones de Ingreso emitidos para el personal de la zona. Personal de Control y Vigilancia Registra la entrada y salida de personas (personal de la unidad y ajenos a la misma), vehículos y bienes en cada puesto de control acorde a las consignas establecidas para cada punto. Realiza el control las 24 horas del día en todos los puntos de control y vigilancia. Informa cualquier situación anómala que se suscite durante su jornada de trabajo. Mantendrá actualizado las Autorizaciones de Ingreso, en el formato AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Restringir el ingreso de vehículos particulares al interior de Casa de Máquinas.
Página 5 de 11 Personal de la Unidad de Negocio Para el ingreso y egreso de las instalaciones de la Unidad de Negocio, debe portar siempre su carnet de identificación y solicitar su registro respectivo. Todo personal que ingrese y egrese de las instalaciones en vehículos de la institución, tiene la obligación de solicitar el registro de kilometraje y número de salvoconducto vigente. En el caso de ingreso de bienes, tiene la obligación de solicitar el registro de cada uno de ellos y para el caso de egresos, debe presentar el documento de autorización emitido por la Bodega para este traslado. Personal de la Zona de las Centrales de la Unidad Solicitar el permiso de ingreso emitido por la Jefatura de la Central con una duración de 6 meses, renovables de acuerdo a la necesidad. 5 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia Física: 5.1 Control y registro de Ingreso y egreso de personas y vehículos a las instalaciones. Asistente administrativa de Jefatura de Central 1. Envía mediante correo electrónico al Supervisor General de vigilancia, las autorizaciones de ingreso de personal externo a las Centrales de Generación de la Unidad de Negocio Hidropaute (Contratistas, Visitas, etc.) En caso de contratistas de ingreso frecuente, el administrador de contrato debe entregar previamente a la asistente administrativa de la jefatura de central el listado del personal que laborará en dentro de las instalaciones. Las autorizaciones pueden darse vía telefónica o por radio en caso de ser necesario, por parte de la Jefatura de la Central o su delegado. Personal de Control y Vigilancia En las Centrales de la Unidad, recibe las autorizaciones de Ingreso, por parte de la Jefatura de Central o su delegado. En las Oficinas de Cuenca, vía telefónica ubicará a la persona a quien desean visitar. Está ultima indicará si es procedente el ingreso a las instalaciones.
Página 6 de 11 2. Para los dos casos anteriores, solicita y retiene el documento de identificación y registra el ingreso de personas en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Entrega la tarjeta de VISITAS a fin de que pueda circular por las instalaciones. Al momento del egreso de esta persona, recibe la tarjeta de VISITA y entrega el documento de identificación. En el caso de personal de la Unidad, solicita la presentación del carnet de identificación, para el ingreso y egreso. 3. Para el ingreso y salida de vehículos de la unidad: - Solicita el carnet de identificación del conductor y todos sus ocupantes. - Solicita Salvoconducto oficial de la Unidad de Negocio (Anexo 1) y/o Salvoconducto de movilización de la Contraloría General del Estado (Anexo 2) y registra el número de salvoconducto y número o placa del vehículo en el formato vigente REGISTRO DE INGRESO Y EGRESO DE PERSONAS Y VEHÍCULOS A LAS INSTALACIONES. - Verifica y registra el kilometraje con el que el vehículo de la unidad ingresa o egresa de las instalaciones. En el caso de vehículos del personal de la Unidad y externos, registra placas, nombre, identificación del conductor y todos sus ocupantes. Para el caso de Buses autorizados, solicita en el formato vigente REGISTRO LISTADO DE PASAJEROS a la hora del ingreso y egreso. Para visitas realizadas directamente a las Centrales de la Unidad de Negocio Hidropaute que no cuenten con la autorización respectiva, registra los datos y se comunica con el personal responsable de visitas a fin de que éste coordine estas visitas. Para el detalle del control hacer referencia a CONSIGNAS DE CONTROL DE PERSONAL DE CADA SECTOR DE LAS INSTALACIONES Supervisor General de Vigilancia. Entrega el informe del registro semanalmente al Administrador de Convenio o Contrato de Control y Vigilancia Física o a quien designe este último. Reporta el Informe de incumplimiento y novedades al Administrador de Convenio o Contrato. 5.2 Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones Administradores de contratos de la Unidad de Negocio Exigen que el personal de las empresas contratistas permanentes dispongan de credenciales, las cuales deberán estar vigentes, revisadas y autorizadas por las Jefaturas de Central.
Página 7 de 11 Solicitan al contratista el listado de bienes a ingresar temporalmente para el cumplimiento del contrato. Previo al ingreso, inspeccionan físicamente el listado entregado. Para conocimiento del Área de Inventarios y Bodegas; y del Personal de seguridad y vigilancia, remite el listado de bienes al Analista de Inventarios y Bodegas y al Administrador del Convenio o Contrato, respectivamente. Previo a la salida de bienes solicita la certificación del Área de Inventarios y Bodegas, en el que se indique si es que estos bienes pertenecen o no a la Unidad de Negocio a través de formato establecido. Solicita la autorización de salida de bienes a la Jefatura de las Centrales o su delegado, en Centrales, y en oficinas de Cuenca a la Subgerencia Administrativa. Personal que reside en campamentos Para conocimiento del área de Inventarios y del personal de Seguridad y Vigilancia, remite el listado de los bienes personales a ingresar. Previo a la salida de bienes personales solicita la certificación del Área de Inventarios y Bodegas de que no son bienes de la Unidad de Negocios a través de formato establecido. Solicita autorización de salida de bienes con la Jefatura de la Central. Analista de Inventarios y Bodega. Verifica antes de la salida de los bienes si estos pertenecen o no a la Unidad y emite el certificado correspondiente. Personal de Control y Vigilancia Realiza la verificación física para la salida de bienes en función de las certificaciones establecidas para el efecto. En caso de detectarse que se está intentando realizar la salida de bienes pertenecientes a la Unidad de Negocio, sin autorización, el personal de control y vigilancia notifica inmediatamente al Jefe de Central y a la Jefatura de Servicios Generales. 5.3 Custodia de Bienes de las Instalaciones. Supervisor General de Vigilancia Recepta el Inventario de Bienes, siempre y cuando sea posible inventariarlos. Realiza la distribución de los inventarios a los puestos de vigilancia.
Página 8 de 11 Personal de Vigilancia Recibe el inventario y realizan el control de bienes y su respectiva custodia en base al mismo. Registra la entrada y salida de los bienes de cada sector. En el caso de no existir inventario, toma las medidas de seguridad sugeridas en el Convenio/Contrato. Registra materiales grandes y numerosos con la autorización del Área de Inventarios y Bodegas, de acuerdo al formato vigente REGISTRO DE SALIDA DE MATERIALES Y ENSERES. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de vigencia de este procedimiento. 7 Derogaciones Se derogan los siguientes documentos: S-P002 PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD FÌSICA PARA OFICINAS DE CELEC EP UNIDAD DE NEGOCIO HIDROPAUTE S-P003 CONTROL DE ACCESOS CAMPAMENTOS CENTRAL MOLINO MAZAR
Página 9 de 11 8 Diagrama de flujo
Página 10 de 11 9 Anexos ANEXO A1: Salvoconducto Oficial de la Unidad de Negocio
Página 11 de 11 ANEXO A2: Salvoconducto de Movilización de la Contraloría General del Estado para fines de semana, días feriados, según sea el caso.