PROCEDIMIENTOS PARA EL ACOPIO Y ENTREGA DE GRANOS EN LOS CENTROS AGRÍCOLAS BAJO LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COOPERATIVAS Y FORMATOS A UTILIZARSE ACOPIO Se inicia el procedimiento cuando el cooperado solicita a la Junta Directiva de la Cooperativa se le brinde servicio de secado, limpieza, almacenamiento y fumigación. La Junta Directiva de la Cooperativa autoriza se le brinde los servicios solicitados por el cooperado. Se suscribe contrato entre el cooperado y la Junta Directiva de la cooperativa. El cooperado se presenta al centro con su grano básico para que se le brinde el servicio demandado. El supervisor de control de calidad toma muestra y realiza el correspondiente análisis del grano que esta entregando el cooperado, esto para determinar las condiciones de humedad, impurezas, granos dañados, granos quebrados, granos yesosos y otros, éste debe hacerse acompañar por el cooperado para verificar las condiciones reales de entrega, este formato debe ser elaborado en original y tres copias. este formato deberá ser firmado por el supervisor de control de calidad, por la persona que entrega el grano básico y por el representante de la cooperativa del centro. Después de tomada la muestra para su análisis la cooperativa pesara el grano entregado por el cooperado, el pesaje se realizará a través de bascula automática o bascula de brazo o machete, este pesaje deberá de ser revisado por el supervisor de control de calidad. Con las condiciones del grano básico anotadas en el certificado de análisis elaborado por el supervisor de control de calidad, la cooperativa dará ingresos a los granos básicos entregados por el cooperado, para ello se deberá elaborar un formato en original y cuatro copias con el membrete de ENABAS denominado Recibo provisional por servicio; este formato se deberá elaborar si el grano básico requiere de algún proceso para su almacenamiento. Una vez elaborado el Recibo Provisional por Servicio ya encontrándose el grano básico en las instalaciones del Centro Agrícola este será procesado para dejarlo en óptima condiciones de almacenamiento, realizando este proceso se anula el Recibo Provisional por Servicio y se elabora un nuevo formato denominado Recibo de Almacenamiento por Servicio en el que se anotaran las condiciones finales del grano básico y el peso seco y limpio. Si el grano básico es entregado en óptimas condiciones de almacenamiento de parte del cooperado demandante del servicio, se obviará la elaboración del formato Recibo Provisional por Servicio y se elaborara directamente el Recibo de Almacenamiento por servicio. La Cooperativa a través de sus técnicos en conjunto con el supervisor de control de calidad, deberán tomar muestras del grano almacenado con el fin de mantener en
optimas condiciones de conservación los granos básicos que se le han confiado a la Cooperativa. Para la entrega de los productos a los cooperados se deberá de contar con la solicitud de parte del cooperado en la que expresa que retirara parcial o total sus productos, esta solicitud deberá ser autorizada por el responsable de la cooperativa. Para poder autorizar el responsable de la Cooperativa la salida del grano básico, el cooperado deberá estar solvente por los servicios que se le brindaron en el centro agrícola. Antes de entregarle al cooperado su grano básico este deberá ser pesado, lo que deberá ser revisado por el supervisor de control de calidad. Posterior al pesaje se deberá elaborar el formato con membrete de ENABAS denominado Remisión General misma que deberá ser firmado por la persona que recibe el grano básico, quien entrega el grano básico y el supervisor de control de calidad; El formato remisión general deberá de ser elaborado en original y cuatro copias. Tanto las entradas del grano básico húmedo y con impurezas, como las salidas del mismo, deberán ser anotadas en el formato Balance Material de existencia. Tanto el control de existencia de inventario como la facturación de servicio brindado deberán ser supervisado por el departamento de operaciones y la Unidad de Auditoria Interna de ENABAS dos veces por mes. FORMATO RECIBO PROVISIONAL POR SERVICIOS Objetivos: Documentar las entradas de granos básicos propiedad de los Cooperados. El acopio de granos básicos propiedad de los cooperados y que no reúnen las condiciones para su almacenamiento directo a los silos por estar sujetos a un proceso de limpieza y secado. Recibo de almacenamiento por servicio, en este formato se agrupan y anulan los recibos provisional por servicios cuando el grano básico ha sido procesado. Será del Supervisor de Control de Calidad.
Se archivara en el expediente del Cooperado. Se remitirá al Depto. De Operaciones. Este formato debe de ser llenado con todas las especificaciones, principalmente lo concerniente a las condiciones de humedad, impurezas, firmas y nombres de las personas que entregan y reciben el grano básico. Que lo genera: RECIBO DE ALMACENAMIENTOPOR SERVICIO Documentar o respaldar el resultado del grano húmedo propiedad de clientes, ya procesado. El proceso de granos húmedos recibidos de parte de los clientes, a los que se les esta brindando el servicio. Información y base documental para realizar las entradas en los registros de existencias de los clientes. Será del supervisor de control de calidad. Se archivará en el expediente del cooperado. Se remire al Depto. de Operaciones. este formato debe ser llenado con todas sus especificaciones principalmente lo concerniente a las condiciones finales de humedad e impurezas, firmas y nombres de las personas que procesan el grano básico.
REMISION GENERAL Documentar la salida de los granos básicos que se encontraban almacenados en los silos y bodegas propiedad de los cooperados. Memorandum de la Directiva de la Cooperativa y órdenes escritas de parte de los cooperados. Movimientos de salida en los registros del centro o balance materiales de existencias. Será del supervisor de control de calidad. Se remite al Depto de Operaciones. Se archivara en el expediente del cooperado. Este documento debe ser llenado con todas sus especificaciones por el responsable del centro los responsables de la cooperativa que se encuentran en el centro agrícola. CERTIFICADO DE ANALISIS Documentar las condiciones con las cuales se recibe el grano básico, por parte de los cooperados. Las muestras tomadas de los diferentes segmentos de los granos básicos ya sea que se encuentran almacenados, o de granos que se están recibiendo. La información del estado del grano, con la finalidad de tomar decisiones para su debido proceso o conservación.
Original y 3 copias Se le entregara al cooperado. Se le entregara a la cooperativa. Se le entregara al supervisor de control de calidad. Se archivara en el expediente del cooperado. Este formato debe ser llenado con todas las especificaciones por la persona que realizó el análisis. BALANCE MATERIAL DE EXISTENCIA DISTRIBUCCION: Registrar las entradas y salidas de productos propiedad de los cooperado. Los Recibos provisionales por servicio, los Recibos de almacenamiento por servicio, y Remisiones generales. Información actualizada de los saldos de existencias de productos y granos secos y húmedos. Original y 2 copias. Se queda en el archivo de la Cooperativa para controlar las existencias. Se le entregara al Supervisor de Control de Calidad. Se remite al Departamento de Operaciones para fines estadístico. Este formato debe ser llenado con todas sus especificaciones por el responsable del centro.