MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBISEP) JUNIO 2011 1
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBISEP) PROCESOS : AUTORIZAR Y/O CANCELAR SOLICITUDES DE ALTA, BAJA DIRECTA Y CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN ENTRE UR S. ELABORAR RESGUARDOS. CONSULTAR MOVIMIENTOS AL INVENTARIO E INVENTARIO. REALIZAR MODIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN DE BIENES. 2
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBISEP) CÓMO ACCEDER AL SISTEMA DE INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBISEP)? 3
ACCEDER A INTERNET EN EL PORTAL DE LA AFSEDF: http://www.sepdf.gob.mx SELECCIONAR ESCUELAS 4
SELECCIONAR SISTEMA DE INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBISEP) 5
ACCESO A USUARIOS, INTRODUCIR LOGIN Y PASSWORD PARA ACCEDER AL SISTEMA SIBISEP, DEBERÁ DE CONTAR CON LOGIN Y PASSWORD, EN CASO CONTRARIO, DEBERÁ PRESENTAR A LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS, EL FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PRIVILEGIOS Y FIRMAS DE USUARIOS, DEBIDAMENTE REQUISITADO Y AVALADO POR EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y PERSONAL DE LA UNIDAD RESPONSABLE. 6
FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PRIVILEGIOS Y FIRMAS DE USUARIOS 7
CÓMO AUTORIZAR Y/O CANCELAR SOLICITUDES DE ALTA AL INVENTARIO SIBISEP? 8
SOLICITUDES DE ALTA AL INVENTARIO SIBISEP: ENTRADA ALMACÉN COMPRA DIRECTA DONACIÓN TRANSFERENCIA REPOSICIÓN PRODUCCIÓN INDOCUMENTACIÓN 9
SELECCIONAR SISTEMA SIBISEP 10
SELECCIONAR MENÚ DE ALTAS 11
SELECCIONAR ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE ALTA 12
SELECCIONAR FOLIO DE SOLICITUD PENDIENTE DE ATENDER Y CONSULTAR 13
VERIFICAR QUE LA SOLICITUD DEL SIBISEP, CONTENGA LA MISMA INFORMACIÓN QUE LOS DOCUMENTOS Y CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD FORMA DE ADQUISICIÓN DOCUMENTO SOPORTE ENTRADA ALMACEN SALIDA DE ALMACEN Y/O FACTURA COMPRA DIRECTA FACTURA DONACIÓN CONTRATO DE DONACIÓN Y ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN POR DONACIÓN PRODUCCIÓN ACTA POR PRODUCCIÓN REPOSICIÓN SALIDA DE ALMACEN Y/O FACTURA Y/O ACTA POR REPOSICIÓN TRANSFERENCIA ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN POR TRANSFERENCIA INDOCUMENTACIÓN ACTA POR INDOCUMENTACIÓN 14
POLITICAS DE OPERACIÓN TODOS LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PROPIEDAD DE LA AFSEDF, DEBERÁN ESTAR REGISTRADOS EN SIBISEP EN EL CENTRO DE TRABAJO, ÁREA Y RESGUARDANTE QUE LOS TIENE A SU SERVICIO, CONTENER ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO E INCLUIDOS EN EL RESGUARDO INDIVIDUAL (QUE EMITE EL SIBISEP ) DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LO TIENE A SU CARGO. TODA SOLICITUD DE ALTA DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, DEBERÁ EFECTUARSE A TRAVÉS DEL SIBISEP Y TENDRÁN UNA VIGENCIA DE 30 DÍAS A PARTIR DE LA FECHA DE SOLICITUD DEL SIBISEP, EN CASO DE EXCEDER DEL PLAZO, DEBERÁN SER CANCELADAS. LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, CUENTAN CON 30 DÍAS NATURALES A PARTIR DE LA FECHA DE RECEPCIÓN DEL BIEN PARA SOLICITAR EL ALTA EN SIBISEP, DE LO CONTARIO DEBERÁN SER OBSERVADAS POR INCUMPLIMIENTO. SERÁN CANCELADAS LAS SOLICITUDES QUE CAREZCAN DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE, NO CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD, SOBREPASEN LOS 30 DÍAS NATURALES A PARTIR DE LA FECHA DE CAPTURA DE LA SOLICITUD EN EL SIBISEP. EL REGISTRO DE BIENES DEBERÁ EFECTUARSE EN MONEDA NACIONAL Y A VALOR DE ADQUISICIÓN. EN LA CAPTURA DEL FOLIO DE SOLICITUD DE ALTA EN EL SIBISEP, SE DEBERÁ ANOTAR INVARIABLEMENTE CADA PARÁMETRO REQUERIDO COMO SON ENTRE OTROS: DESCRIPCIÓN COMPLETA, MARCA, MODELO, NÚMERO DE SERIE, FORMA Y FECHA DE ADQUISICIÓN, DOCUMENTO SOPORTE (INDICANDO EL NOMBRE DEL PROGRAMA Y AÑO, NÚMERO DE CONTRATO, NÚMERO DE PEDIDO Y/O ORDEN DE COMPRA, NÚMERO DE FACTURA, SALIDA ALMACÉN Y/O ACTA, PARTIDA PRESUPUESTAL AFECTADA). LOS BIENES DEBERÁN SER CLASIFICADOS INVARIABLEMENTE DENTRO DE LA PARTIDA PRESUPUESTAL EN LA QUE SON ADQUIRIDOS, ESPECIFICADA EN EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO, Y DE ACUERDO CON EL CATÁLOGO DE BIENES MUEBLES (CABM). SE CANCELARAN LOS FOLIOS DE SOLICITUD DE ALTA EN EL SIBISEP EN CASO DE QUE PRESENTEN ERRORES EN: NÚMERO DE INVENTARIO, FORMA Y FECHA DE ADQUISICIÓN, DESCRIPCIÓN COMPLETA, VALORES, QUE PRESENTEN DUPLICIDAD, NO HAGA MENCIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA EN EL DOCUMENTO SOPORTE, O BIEN SE SOLICITE EL ALTA DE BIENES DE CONSUMO. LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE TIENEN A CARGO BIENES INSTRUMENTALES, SERÁN RESPONSABLES DE INFORMAR A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE CUALQUIER MOVIMIENTO DE BIENES, PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS RESGUARDOS INDIVIDUALES. LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIO, REALIZARÁ VISITAS DE VERIFICACIÓN DE BIENES EN ÁREAS Y PLANTELES ADSCRITOS A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, A FIN DE VERIFICAR QUE LOS BIENES ESTEN REGISTRADOS EN SIBISEP EN EL CENTRO, ÁREA Y RESGUARDANTE QUE LOS OCUPA, QUE LOS BIENES CONTENGA ETIQUETA CON EL NÚMERO DE INVENTARIO, Y SE CUENTE CON EL RESGUARDO INDIVIDUAL ACTUALIZADO EN SIBISEP. 15
UNA VEZ QUE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD, SELECCIONAR BIENES A AUTORIZAR EN GRUPO O INDIVIDUALMENTE, SELECCIONAR AUTORIZAR 16
SELECCIONAR FIRMAR 17
INTRODUCIR FIRMA DEL USUARIO AUTORIZADO SELECCIONAR FIRMAR 18
FIRMA DEL USUARIO VALIDADA POR EL SISTEMA SELECCIONAR CONTINUAR 19
FORMATO DE AVISO DE ALTA CON NÚMERO DE CONTROL, BIENES AUTORIZADOS Y/O RECHAZADOS 20
CÓMO AUTORIZAR Y/O CANCELAR SOLICITUDES DE BAJA DIRECTA AL INVENTARIO SIBISEP? 21
SOLICITUDES DE BAJA DIRECTA AL INVENTARIO SIBISEP: ROBO EXTRAVÍO SINIESTRO DUPLICIDAD CORRECCIÓN 22
SELECCIONAR MENU DE DESALOJO Y BAJA 23
SELECCIONAR SOLICITUDES DE DESALOJOS Y BAJAS 24
SELECCIONAR AUTORIZAR / CANCELAR SOLICITUDES DE BAJA DIRECTA 25
SELECCIONAR FOLIO DE SOLICITUD DE BAJA DIRECTA 26
VERIFICAR QUE LA SOLICITUD DEL SIBISEP, CONTENGA LA MISMA INFORMACIÓN QUE LOS DOCUMENTOS Y CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ROBO EXTRAVÍO SINIESTRO CAUSAL DUPLICIDAD CORRECCIÓN MODIFICACIÓN RECLASIFICACIÓN CAMBIO ADSCRIPCIÓN DOCUMENTO SOPORTE ORIGINAL DEL ACTA ADMINISTRATIVA POR ROBO, COPIA DEL ACTA DE HECHOS EXPEDIDA POR EL MINISTERIO PÚBLICO, REPORTE DEL ROBO A LA CÍA. ASEGURADORA CONTRATADA EN EL QUE CONSIGNE EL NÚMERO DE SINIESTRO, COPIA DEL RESGUARDO, OFICIO DE SOLICITUD, FOLIO DE SOLICITUD, EN CASO DE VEHÍCULOS; COPIA FACTURA, RECIBO TENENCIA 3 ÚLTIMOS AÑOS, COPIA TARJETA CIRCULACIÓN, COPIA DE LA BAJA DE PLACAS, COPIA DEL FINIQUITO DE LA CÍA. ASEGURADORA. ORIGINAL DEL ACTA ADMINISTRATIVA POR EXTRAVÍO, COPIA DEL RESGUARDO INDIVIDUAL, OFICIO DE SOLICITUD, FOLIO DE SOLICITUD DE BAJA, IMPRESIÓN DEL AVISO DE ALTA DEL BIEN REPUESTO. ORIGINAL DEL ACTA ADMINISTRATIVA POR SINIESTRO, EN CASO DE INCENDIO COPIA DEL ACTA DE HECHOS EXPEDIDA POR EL MINISTERIO PÚBLICO, REPORTE DEL SINIESTRO A LA CÍA. ASEGURADORA CONTRATADA EN EL QUE CONSIGNE EL NÚMERO DE SINIESTRO, COPIA DEL RESGUARDO, OFICIO DE SOLICITUD, FOLIO DE SOLICITUD, EN CASO DE VEHÍCULOS; COPIA FACTURA, RECIBO TENENCIA 3 ÚLTIMOS AOS, COPIA TARJETA CIRCULACIÓN, COPIA DE LA BAJA DE PLACAS, COPIA DEL FINIQUITO DE LA CÍA. ASEGURADORA. IMPRESIÓN DE LA CONSUTA DEL HISTORICO DE CADA PAREJA DE LOS BIENES DUPLICADO EN SIBISEP, OFICIO DE SOLICITUD QUE PRECISE LOS BIENES DUPLICADOS Y CUALES DE ELLOS DEBERÁN PERMANECER EN SUS REGISTROS DE INVENTARIO. DOCUMENTO QUE ACREDITE LA CORRECCIÓN, VALIDADO POR EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O EQUIVALENTE. DOCUMENTO QUE ACREDITE LA MODIFICACIÓN, VALIDADO POR EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O EQUIVALENTE. RELACIÓN DE BIENES Y NOTA ACLARATORIA SUSTENTADA POR EL CABM Y EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO, EN CASO DE VEHÍCULOS AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DRMyS COMO APOYO DIDACTICO. FORMATO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN EMITIDO POR EL SIBISEP, DEBIDAMENTE REQUISITADO Y OFICIO DE SOLICITUD. 27
POLÍTICAS DE OPERACIÓN LA VERICIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE SE MANIFIESTE EN LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS O DE HECHOS ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO, SERÁ RESPONSABILIDAD EXCLISIVA DE QUIEN LA PROPORCIONE, TENIENDO EN CUENTA QUE DECLARAR CON FALSEDAD ANTE UNA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA O MINISTERIAL ES CONSIDERADA COMO DELITO. SERÁN CANCELADAS LAS SOLICITUDES DE BAJA, CUANDO NO SE CUENTE CON LOS DOCUMENTOS SOPORTE REQUERIDOS O NO CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD. CUANDO EL VALOR DE UN BIEN INSTRUMENTAL EXTRAVIADO REBASE LOS 100 DÍAS DE SALARIO MÍNIMO VIGENTE EN EL D.F., INDEPENDIENTEMENTE QUE DE QUE EL BIEN SE HUBIESE REPUESTO, INFORMAR AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA AFSEDF Y TURNANRLE LOS EXPEDIENTES DE BAJA, A FÍN DE DETERMINAR LA RESPONSABILIDAD DEL USUARIO O RESGUARDANTE. EL RESGUARDANTE O USUARIO DE UN BIEN QUE SE EXTRAVÍA, DEBERÁ REPONERLO INVARIABLEMENTE CON OTRO DE IGUALES CARACTERÍSTICAS, O PAGARLO AL VALOR COMERCIAL, EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O EQUIVALENTE, SERÁ GARANTE DE QUE EL BIEN EXTRAVIADO SE REPONE BAJO LAS MISMAS CARACTERÍSTICAS. TODO MOVIMIENTO DE BAJA AL INVENTARIO, DEBERÁ SER REPORTADO DE INMEDIATO POR EL USUARIO O RESGUARDANTE AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O EQUIVALENTE. LOS BIENES RECLASIFICADOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA EN EL CATÁLOGO DE BIENES MUEBLES (CABM) DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES A BIENES DE CONSUMO, DEBERÁN SER CONTROLADOS A TRAVÉS DE UN REGISTRO GLOBAL EN EL SIBISEP. LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES QUE CAMBIAN DE ADSCRIPCIÓN, INVARIABLEMENTE CONSERVARÁN EL NÚMERO DE INVENTARIO CON EL QUE FUERON DADOS DE ALTA. 28
SELECCIONAR REGISTRAR SOLICITUD 29
INTRODUCIR INFORMACIÓN ADJUNTA Y FIRMA SELECCIONAR FIRMAR SOLICITUD DOCUMENTACIÓN ADJUNTA 30
FOLIO DE SOLICITUD DE BAJA DIRECTA AUTORIZADO Hacer caso omiso de la causal, el registro de bajas considera la correcta 31
CÓMO MOSTRAR, AGREGAR, CONTROLAR FIRMAS E IMPRIMIR EL RESGUARDO DE BIENES? 32
SELECCIONAR MENÚ DE RESGUARDO 33
CÓMO CONTROLAR EL RESGUARDO DE BIENES INSTRUMENTALES? PARA UN MEJOR CONTROL DEL RESGUARDO DE BIENES, EL RESPONSABLE DE ACTIVO FIJO, DEBERÁ DE IMPLEMENTAR EL MECANISMO SIGUIENTE: RECIBE LLAMADA DEL USUARIO, PARA SOLICITAR Y/O RETIRAR BIENES. ACTIVO FIJO, IDENTIFICA EL BIEN Y CAPTURA EN SIBISEP EN EL MENU DE MODIFICAR, EL FORMATO DE AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES (CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN INTERNO). ACTIVO FIJO, IMPRIME FORMATO Y SE TRASLADA CON EL USUARIO PARA RETIRAR O ENTREGAR EL BIEN. UNA VEZ ENTREGADO Y/O RETIRADO EL BIEN SE REQUISITA FIRMAS. SE ACTUALIZA RESGUARDO, CONSIDERANDO COMO SOPORTE DOCUMENTAL EL FORMATO DE AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES (CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN INTERNO) 34
ALTA Y RESGUARDO DE MOBILIARIO Y EQUIPO SELECCIONAR MOSTRAR BIENES EN RESGUARDO Y GENERAR RESGUARDO) SELECCIONAR INFORMACIÓN DEL RESGUARDANTE PARA ELABORAR EL RESGUARDO DE BIENES, EL RESGUARDANTE DEBERÁ ESTAR PREVIAMENTE REGISTRADO EN EL CONTROL DE PERSONAL DEL SIBISEP, QUE SE PRESENTA EN LA SIGUIENTE LÁMINA 35
MENÚ PARA EL CONTROL DEL PERSONAL (ALTA Y CONSULTA DE RESGUARDANTES) 36
AÑADIR BIENES AL RESGUARDO SELECCIONAR EN GRUPO Y/O INDIVIDUALMENTE LOS BIENES A RESGUARDAR 37
BIENES SELECCIONADOS SELECCIONAR AGREGAR 38
SE PRESENTAN LOS BIENES A AGREGAR EN RESGUARDO SELECCIONAR QUITAR O FIRMAR En caso de error, seleccionar bien en grupo o individual 39
INTRODUCIR FIRMA AUTORIZADA Y SELECCIONAR FIRMAR 40
FIRMA ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 41
SELECCIONAR REENVIAR 42
LOS BIENES HAN SIDO AGREGADOS EXITOSAMENTE, PARA IMPRIMIR EL RESGUARDO, SELECCIONAR MOSTRAR RESGUARDOS 43
CONTROL DE FIRMA DE RESGUARDOS SELECCIONAR RESGUARDOS PENDIENTES DE FIRMA 44
PRESENTA LOS RESGUARDOS EN ESPERA DE FIRMA 45
FORMATO DE ALTA Y RESGUARDO DE MOBILIARIO Y EQUIPO (VALE DE RESGUARDO INDIVIDUAL) PARA FIRMAS 46
CÓMO AUTORIZAR/CANCELAR SOLICITUDES DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN ENTRE UR S? 47
COMO AUTORIZAR Y/O CANCELAR SOLICITUDES DE AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES (CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN ENTRE UR S ) SELECCIONAR MENÚ MODIFICAR 48
AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES SELECCIONAR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN 49
AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES SELECCIONAR REPORTE DE CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN 50
SELECCIONAR NO ATENDIDOS, ENTRE UR S Y CONSULTAR 51
PRESENTA RELACIÓN DE SOLICITUDES PENDIENTES DE ATENDER SELECCIONAR SOLICITUD PARA AUTORIZAR Y/O CANCELAR 52
VERIFICAR SI EL DOCUMENTO ESTA DEBIDAMENTE REQUISITADO SELECCIONAR AUTORIZAR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN ENTREGO BIENES BIENES RECIBIO BIENESBIENES NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA AUTORIZO ENTREGA AUTORIZO RECEPCIÓN COORDINADOR ADMIINSTRATIVO CCORDINADOR ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA AUTORIZAR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN NOMBRE Y FIRMA 53
INTRODUCIR FIRMA AUTORIZADA Y SELECCIONAR FIRMAR 54
FIRMA ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 55
CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN AUTORIZADO 56
FORMATO DE AFECTACIÓN DE BIENES MUEBLES ENTRE UR S (CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN) ENTREGO BIENES BIENES NOMBRE Y FIRMA RECIBIO BIENESBIENES NOMBRE Y FIRMA AUTORIZO ENTREGA AUTORIZO RECEPCIÓN COORDINADOR ADMIINSTRATIVO CCORDINADOR ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA 57
RESPONSABLE DEL ÁREA CCORDINADOR ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA ES IMPORTANTE DESTACAR QUE LOS CAMBIOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO QUE SE REALICEN DENTRO DE LA UNIDAD RESPONSABLE, SEA UTILIZADO ESTE FORMATO, QUE SERVIRÁ COMO SOPORTE PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS RESGUARDOS. 58
CÓMO CONSULTAR AVISOS DE ALTA AL INVENTARIO? 59
MENU DE ALTA - CONSULTA DE ALTAS AUTORIZADAS SELECCIONAR CONSULTA 60
PRESENTA RELACIÓN DE AVISOS DE ALTAS AUTORIZADOS Y/O SOLICITAR EL AVISO DE ALTA DETALLADO SELECCIONAR AVISO DE ALTA PARA OBTENER DETALLE DE BIENES 61
PRESENTA AVISO DE ALTA Y ESTATUS BIENES (BIENES AUTORIZADOS/RECHAZADOS 62
CÓMO CONSULTAR SOLICITUDES DE BAJA AUTORIZADOS? 63
MENU DE DESALOJOS Y BAJAS SELECCIONAR CONSULTA Y SEGUIMIENTO 64
OPCIÓN PARA CONSULTAR UN FOLIO DE BAJA AUTORIZADO SELECCIONAR FOLIO 65
DETALLE DEL FOLIO DE SOLICITUD DE BAJA AUTORIZADO 66
OPCIÓN PARA CONSULTAR TODOS LOS FOLIO DE BAJA AUTORIZADOS SELECCIONAR UNIDAD RESPONSABLE 67
PRESENTA RELACIÓN DE FOLIOS DE BAJA AUTORIZADOS SELECCIONAR FOLIO DE BAJA PARA VER DETALLE 68
DETALLE DEL FOLIO DE SOLICITUD DE BAJA AUTORIZADO 69
CÓMO CONSULTAR EL INVENTARIO, ALTAS POR FORMA DE ADQUISICIÓN Y/O TOTALES, BAJAS POR CAUSAL Y/O TOTALES Y BIENES RECLASIFICADOS? 70
SELECCIONAR MENU DE CONSULTAS 71
SELECCIONAR EL NIVEL DESEADO : POR UNIDAD RESPONSABLE Y/O CENTRO DE TRABAJO Y/O ÁREA, SELECCIONAR CONSULTAR SELECCIONAR UR, CCT Y ÁREA 72
CONSULTA DE INVENTARIO MENSUAL EL SIBISEP, ES UN SISTEMA EN LÍNEA VÍA INTERNET, EL INVENTARIO ES AFECTADO DÍARIAMENTE POR LOS USUARIOS PARA AUTORIZAR SOLICITUDES DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO, POR LO CUAL, ES NECESARIO PARA ELABORAR EL CIERRE Y CONCILIACIÓN MENSUAL DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO: ESTABLECER FECHA Y HORA PARA EL CIERRE MENSUAL. OBTENER DEL SIBISEP LOS MOVIMIENTOS AUTORIZADOS DEL MES. IMPRIMIR LA PRIMERA Y ÚLTIMA PÁGINA DEL INVENTARIO SIBISEP, EL DÍA ÚLTIMO HÁBIL DE CADA MES, CON EL FIN DE CONTAR CON EVIDENCIA DOCUMENTAL DEL INVENTARIO DEL MES. LLEVAR UN CONTROL DE LOS BIENES QUE EXISTEN Y NO ESTÁN DADOS DE ALTA (REGISTRADOS) EN SIBISEP. LLEVAR UN CONTROL DE LOS BIENES QUE NO EXISTEN Y NO ESTÁN DADOS DE BAJA EN SIBISEP. 73
INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES PRIMERA PARTE 74
SELECCIONAR MOVIMIENTO DE PÁGINAS DESEADO PARA EL CIERRE MENSUAL, IMPRIMIR INICIO Y FINAL DE PÁGINA 75
CONSULTAR ALTAS DE BIENES AL INVENTARIO SELECCIONAR TIPO DE MOVIMIENTO DE ALTA, CONCEPTO Y FECHA SELECCIONAR UR, CCT Y ÁREA 76
CONSULTAR BAJAS AL INVENTARIO SELECCIONAR TIPO DE MOVIMIENTO DE BAJA, CONCEPTO Y FECHA SELECCIONAR UR, CCT Y ÁREA 77
LISTADO DE BIENES DADOS DE ALTA POR CONCEPTO Y FECHA SELECCIONADA 78
LISTADO DE BIENES DADOS DE BAJA POR CONCEPTO Y FECHA SELECCIONADA 79
CÓMO MODIFICAR LA INFORMACIÓN DEL BIEN? RECUERDA QUE DEBERÁS TENER LA EVIDENCIA DOCUMENTAL QUE ACREDITE LA MODIFICACIÓN DEL BIEN. PARA SU CONTROL, SE RECOMIENDA QUE UNA SOLA PERSONA REALICE ESTE PROCEDIMIENTO. 80
SELECCIONAR MODIFICAR 81
SELECCIONAR MENÚ DE MODIFICACIÓN DE DATOS 82
TECLEAR NÚMERO SEP o DE INVENTARIO DEL BIEN SELECCIONAR CONSULTAR 83
SELECCIONAR NÚMERO SEP Y/O DE INVENTARIO DEL BIEN 84
MODIFICAR DESCRICPIÓN Y/O FORMA ADQUISICIÓN Y/O VALOR Y/O DOCUMENTO SOPORTE Y/O NÚMERO DE SERIE Y/O TIPO DE BAJA SELECCIONAR ACTUALIZAR BIEN 85
UNA VEZ MODIFICADA LA INFORMACIÓN INTRODUCIR FIRMA Y SELECCIONAR FIRMAR 86
FIRMA ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 87
MODIFICACIÓN ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 88
CÓMO RECLASIFICAR UN BIEN INSTRUMENTAL A BIEN DE CONSUMO? RECUERDA QUE DEBERÁS TENER LA EVIDENCIA DOCUMENTAL QUE ACREDITE LA RECLASIFICACIÓN DEL BIEN. PARA SU CONTROL, SE RECOMIENDA QUE UNA SOLA PERSONA REALICE ESTE PROCEDIMIENTO. 89
SELECCIONAR MENÚ RECLASIFICACIÓN 90
TECLEAR NÚMERO SEP Y/O No. INVENTARIO DEL BIEN Y SELECCIONAR CONSULTAR 91
SELECCIONAR NÚMERO SEP y/o No. INVENTARIO DEL BIEN, PARA OBTENER DETALLE 92
VERIFICAR LA DESCRIPCIÓN Y SELECCIONAR RECLASIFICAR BIEN LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DETERMINA A TRAVÉS DEL CABM, QUE ESTE BIEN ES DE CONSUMO? 93
INTRODUCIR FIRMA AUTORIZADA Y SELECCIONAR FIRMAR 94
FIRMA ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 95
RECLASIFICACIÓN ACEPTADA, SELECCIONAR CONTINUAR 96
CIERRE Y CONCILIACIÓN MENSUAL DE INVENTARIO LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y/O SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y PERSONAL DE LA UNIDAD RESPONSABLE, DEBERÁ DE ELABORAR MENSUALMENTE LA CONCILIACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES, CONSIDERANDO LA INFORMACIÓN OBTENIDA DEL SIBISEP (MOVIMIENTOS AL INVENTARIO E INVENTARIO), EL ACTA GLOBAL CON EL RESULTADO ANUAL DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES Y DEL SEGUIMIENTO SOBRE LOS MOVIMIENTOS AL INVENTARIO PENDIENTES DE AUTORIZAR EN SIBISEP (BIENES QUE EXISTEN Y NO ESTÁN REGISTRADOS EN SIBISEP Y BIENES QUE NO EXISTEN Y ESTÁN REGISTRADOS EN SIBISEP), DICHO FORMATO DEBERÁ DE REMITIRSE JUNTO CON LA IMPRESIÓN DE LA PRIMERA Y ÚLTIMA PÁGINA DEL INVENTARIO SIBISEP A LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, LOS PRIMEROS DIEZ DÍAS DE CADA MES, DEBIDAMENTE REQUISITADA Y CUADRADA. POR LO ANTERIOR, LA INFORMACIÓN DEL SIBISEP DEBE OBTENERSE EL ÚLTIMO DÍA HÁBIL DE CADA MES, UNA VEZ QUE SE HAYA AUTORIZADO EL ÚLTIMO MOVIMIENTO AL INVENTARIO DEL MES. 97
CIERRE Y CONCILIACIÓN MENSUAL DE INVENTARIO Concepto Movimientos al Inventario del Mes Bienes Valor Inventario Inicial SIBISEP ( + ) 0 0.00 Total de altas autorizadas en SIBISEP, por concepto de Entrada Almacén, Compra Directa, Donación, Transferencia, Indocumentación, Reposición y Producción. 0 0.00 Total de movimientos realizados en SIBISEP, por concepto de modificación de bienes en valor (de más). 0 0.00 Total de cambios de adscripción ( de destino) autorizados en SIBISEP 0 0.00 Total de altas autorizadas en SIBISEP ( + ) 0 0.00 Total de bajas autorizadas en SIBISEP por concepto de Robo, Extravío, Siniestro, Duplicidad y Corrección. 0 0.00 Total de bajas autorizadas en SIBISEP por concepto de Venta, Destrucción, Donación, Transferencia, Dación de Pago y Comodato. (Inutilidad) Total de bajas autorizadas por concepto de la reclasificación de bienes instrumentales a bienes de consumo realizadas en SIBISEP. 0 0.00 0 0.00 Total de movimientos realizados en SIBISEP, por concepto de modificación de bienes en valor (de menos) 0 0.00 Total de cambios de adscripción (de origen) autorizados en SIBISEP. 0 0.00 Total de bajas autorizadas en SIBISEP ( - ) 0 0.00 Inventario Final SIBISEP ( = ) 0 0.00 Total de bienes que existen físicamente y no están registrados en SIBISEP. ( + ) 0 0.00 Total de bienes que no existen físicamente y están registrados en SIBISEP. ( - ) 0 0.00 Inventario Físico ( + ) 0 0.00 98
PARA CUALQUIER DUDA O ACLARACIÓN REFERENTE A LOS PROCESOS PRESENTADOS, FAVOR DE COMUNICARSE CON: PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE ALTAS E INVENTARIO SILVIA CUEVAS RODRÍGUEZ, scuevas@sep.gob.mx SILVIA PAOLA RENDÓN PICASEÑO, rsilviapaola@yahoo.com.mx GUADALUPE PEÑA HERNÁNDEZ, gpena@sep.gob.mx RIGOBERTO LOZA AVALOS, rigoberto.loza@sepdf.gob.mx PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE BAJAS AL INVENTARIO HORACIO ALMAZÁN LAZCANO, saultars@yahoo.com.mx MIGUEL GUEVARA CÁRDENO, miguel.guevara@sep.gob.mx 99