PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES, DE SINIESTROS VIDA Y DE SEGUROS GENERALES, PAGOS FISCALES, PREVISIONALES, DE HABERES, PARA LAS RENDICIONES DE CAJA, TRANSACCIONES BANCARIAS, INVERSIONES Y ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. ----------------------------------- ---------------------------------- ------------------------------------- Gerencia Operativa Gerencia Comercial Gerencia de Adm. y F. Objetivo Describir el procedimiento que seguirá la Sección Tesorería y la Caja Agencia Córdoba. Alcance Casa Matriz y Agencia Córdoba. Vigencia / cumplimiento Este procedimiento entra en vigencia a partir del 1 de Mayo de 2001 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: PAGO A PROVEEDORES 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería 1. Recibirá los originales de las facturas, notas de débitos o de créditos desde la Sección Presupuesto y Compras, previamente visadas y cargadas en el Sistema de Proveedores por la Sección mencionada. 2. También recibirá desde la Sección Presupuestos y Compras los pedidos de cheque para las agencias (para pago a proveedores). Versión: 01/09/2003 1
IMPORTANTE: Los comprobantes deberán tener como respaldo la autorización correspondiente del encargado de la Sección Compras. 3. Receptará los recibos emitidos por los prestadores de servicios entregados por la Sección Presupuesto y Compras o por Contaduría. 4. Determinará si los pagos están dentro de los márgenes del presupuesto. 1. Si se trata de un pago que no se ha incorporado al presupuesto por ser extraordinario, determinará con la Sección involucrada, y de acuerdo a la liquidez proyectada para el mes en curso (asignaciones) y los próximos meses, en qué momento será conveniente hacer la operación y en cuál el pago. 2. Si hubiese asignaciones disponibles se hará en el mes solicitado. 1. No dará curso a aquellos pedidos que no estén dentro de los lineamientos del presupuesto o para los cuales no se cuente con asignaciones. En este caso convendrá con la Sección Presupuesto y Compras el plazo en el cual se realizarán los pagos. 5. Emitirá la orden de pago. En la misma se especificará el tipo de factura, nota de débito, nota de crédito, o recibo, el monto, nombre o razón social del proveedor, plazo, etc. Estos datos se extraerán de los comprobantes enunciados o del sistema de proveedores. 6. Preparará la orden de pago de la siguiente manera: 1. La orden de pago, como carátula. 2. Luego los comprobantes. 3. Y por último las retenciones. IMPORTANTE: Los pagos se entregan a Caja Agencia Córdoba una vez por semana. 7. Si los pagos no se hiciesen en efectivo, 1. Confeccionará el o los cheques y los enviará al Directorio para su firma con la respectiva orden de pago. 2. Una vez firmados los cheques y devuelta toda la documentación desde el Directorio, se remitirá la orden de pago y los cheques a Caja Agencia Córdoba para el pago al proveedor. 8. Si los pagos se hacen en efectivo, entregará la orden de pago a Caja Agencia Córdoba. Versión: 01/09/2003 2
2. Agencia Córdoba - Caja 1. Recibirá las órdenes de pago y los valores. 2. La Gerencia Responsable decidirá los días de pago y los comunicará a Tesorería. 3. Cuando se presente el proveedor, efectivizará el pago y le entregará los comprobantes de retención, si hubiese. 4. Cargará el egreso en Caja. IMPORTANTE: Los egresos de dinero son directamente por Caja. 3. - Proveedor - 1. Recibirá los valores y los comprobantes de retención. 2. Dará fe del pago (colocando una leyenda como por ejemplo "Recibí conforme" en la factura o emitirá recibo cancelatorio de la misma). IMPORTANTE: En caso que el proveedor haya emitido recibo en el momento de la prestación del servicio, al momento del cobro no lo emitirá nuevamente. Es aconsejable que, si se trata de recibo, al momento de efectuar el pago, de fe del mismo colocando la leyenda mencionada en el punto 3.2. 4. Agencia Córdoba - Caja - 1. Realizará el Proceso N 5: Rendiciones de Caja Agencia Córdoba. IMPORTANTE: Las Agencias pueden realizar pedidos de cheques para el pago a proveedores de bienes y servicios, cuya contratación no ha sido realizada por la Sección Compras. En este caso las Agencias enviarán el Pedido de Cheque a la Sección Compras, y una vez autorizadas por dicha Sección, la Sección Tesorería emitirá el cheque y lo enviará al Directorio para su firma junto al Pedido de Cheque. Este proceso se encuentra detallado en el Procedimiento de "Rendiciones de las Agencias a Contaduría". PROCESO N 2: PAGO DE SINIESTROS SEGUROS VIDA Y GENERALES 1. Gerencia Operativa 1. Recibirá el legajo del siniestro enviado por la Sección Siniestro. 2. Una vez autorizado el pago de un siniestro, devolverá la orden de pago a la Sección de origen y desde allí se enviará a la Sección Tesorería, para que se efectúe el pago. Versión: 01/09/2003 3
IMPORTANTE: En el caso de siniestro de Seguros Generales y cuando la indemnización del siniestro no supere los $1.000 no es necesaria la autorización del Gerente Operativo. En este caso la orden de pago será firmada por el Sub - Gerente de Seguros Generales y/o del Asesor Letrado. Cuando la indemnización del siniestro supere los $1.000 será necesaria la firma del Gerente General y del Directorio para su autorización. Para conocer más detalles sobre la autorización de pago de siniestros, consultar el Manual de Procedimiento de Siniestros Vida o de Seguros Generales. 2. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería 1. Recibirá el legajo del siniestro con la orden de pago firmada por el Gerente Operativo o por el Sub - Gerente de Seguros Generales o del Asesor Letrado o del Directorio. 2. Dará curso al pago: 1. Si se trata de un pago directo al beneficiario, emitirá el cheque por el monto especificado en la orden de pago. Si el pago fuese en efectivo, el proceso continúa en el apartado 4. 1. Enviará el cheque al Directorio para su firma junto a la orden de pago. 2. En caso de pago a terceros no beneficiarios (empresas prestadoras), emitirá la orden de pago. En este caso es imprescindible que la Sección Siniestros haya cargado los datos al Sistema de Proveedores. 1. Adicionará al legajo la orden de pago. 2. Si el pago no fuese en efectivo, emitirá el cheque y lo enviará al Directorio para su firma con la orden de pago correspondiente. 3. Una vez recibido el cheque y la orden de pago firmada por el Gerente Operativo o cuando esté disponible el efectivo, colocarán en el legajo la leyenda "pagado" y la asignación (efectivo o cheque) en la orden de pago para el desembolso a favor del beneficiario. En el caso de pago a prestadores, lo realizará en la orden de pago y en la factura. 4. Enviará a la Sección Siniestros o a la Sub- Gerencia de Seguros Generales, el legajo y los valores. Si el pago se realizara en efectivo, enviará la misma documentación, y el siniestro se pagará por Caja en Planta Baja. IMPORTANTE En el caso de siniestro de Seguros Generales, una vez que se ha realizado el pago y el Recibo de Indemnización haya sido firmado por el beneficiario, la Sección mencionada Versión: 01/09/2003 4
deberá entregar a la Sección Tesorería el original del Recibo de Indemnización y la Orden de Pago que se archivarán en la carpeta destinada a Cheques Emitidos. 5. Cargará los datos del o los cheques en el Módulo de Banco: nombre del banco, fecha, número de cheque y monto. PROCESO N 3: PAGOS FISCALES, PREVISIONALES Y SERVICIOS 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería 1. Recibirá las Declaraciones Juradas y formularios de la Sección Impositiva (liquidaciones fiscales) y de la Sección Personal (liquidaciones previsionales). 2. Recibirá las facturas de servicios entregadas por la Sección Presupuestos y Compras. IMPORTANTE Los envíos de la documentación a Tesorería deberán realizarse por lo menos 24 hs. antes de los vencimientos correspondientes. 3. Determinará el total a pagar. 4. Imputará contablemente al sistema de Tesorería. 5. Si el pago se realizará con cheques, los enviará al Directorio junto a las declaraciones juradas para que ambos documentos sean firmados. 6. Indicará al Cadete de la Sección los pagos que deberá realizar. 7. Le entregará los valores (efectivo o cheques) y la documentación que corresponda, por ejemplo DDJJ, facturas, soportes magnéticos, etc. 2. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería - Jefe de Sección - Cadete 1. Recibirá el dinero y la documentación. 2. Realizará el pago ante el Ente que corresponda. 3. Una vez realizados los pagos: 1. Realizará una copia de las Declaraciones Juradas y de los formularios. 2. Devolverá los originales a la Sección que corresponda (Impositiva o Personal). 2. Archivará, por fecha de pago, la documentación. Versión: 01/09/2003 5
PROCESO N 4: GENERACIÓN DE PAGO DE HABERES 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Personal - Jefe de Sección 1. Enviará a la Sección Tesorería, en las 72 horas previas al último día del mes, un listado y soportes magnéticos con todos los empleados de la compañía con su correspondiente remuneración a acreditar. 2. Enviará al Banco el listado y los soportes magnéticos. 3. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería - 1. Recibirá el listado y los soportes magnéticos desde la Sección Personal. 2. Realizará los depósitos en las cuentas bancarias de los empleados que cobren por este medio. 3. Emitirá los cheques necesarios a la orden (para el personal que cobra habitualmente con este tipo de valor). 4. Enviará los cheques al Directorio para su firma junto a los listados. 4. Directorio 1. Firmará los cheques. 2. Enviará los cheques a Tesorería (Consultar Procedimiento de Liquidación y Pago de Haberes). 5. Casa Matriz Gerencia Administración y Finanzas Sección Tesorería 1. Recibirá los cheques firmados por el Directorio. 2. Los enviará a la Sección Personal. PROCESO N 5: RENDICIÓN CAJA AGENCIA CÓRDOBA 1. Agencia Córdoba - Responsable de la Rendición 1. Entregará a la Sección Tesorería, una vez al día, los valores que exceden el fondo fijo de las Cajas y que no fueron depositados en la caja fuerte y detalles impresos de los importes trasferidos mediante la cuenta Depósitos en Transición Córdoba discriminado por moneda (Pesos o Bonos) y el listado de cheques recibidos. El listado y el detalle serán por triplicado. Versión: 01/09/2003 6
2. Podrá entregar vales que no han sido recuperados con el correspondiente comprobante (Ver Proceso N 6). 2. Casa Matriz - Gerencia de Administración y Finanzas - Sección Tesorería 1. Cuando se presente a rendir el responsable de las cajas, recibirá los valores y la documentación correspondiente. 2. Controlará que los totales transferidos coincidan con los valores presentados. 3. Controlará que se reciban todos los valores diferidos indicados en el detalle correspondiente. 4. Si todo estuviese correcto, firmará las copias de cada detalle (listado de transferencia y el de cheques) y retendrá una de las copias como comprobante de ingresos de Caja. 5. Entregará una de las copias a Caja (Planta Baja) y la otra será para Contaduría como comprobante de Caja. 6. Archivará los vales, en función a su fecha de emisión. PROCESO N 6: VALES NO RENDIDOS, ANTICIPO DE HABERES Y DEVOLUCIÓN DINERO 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería IMPORTANTE: Este proceso se aplica en los casos en que algún empleado ha retirado dinero de la compañía (entregando el respectivo vale) y no ha presentado el comprobante que avala la operación que dio origen a dicha extracción. Además, la Sección puede realizar anticipo de haberes a los empleados de la Compañía. Para ello es imprescindible que el empleado entregue un vale firmado por la Gerencia del área en la cual desarrolla sus funciones, o que la Sección haya recibido una autorización enviada por la Gerencia correspondiente. En este último caso la Sección confeccionará un vale que una vez firmado por el trabajador, será archivado junto a los comprobantes de egresos. Mensualmente: 1. Imputará los importes en la cuenta Anticipo de Haberes (cuando un empleado solicita un adelanto de haberes debidamente autorizado) o a la cuenta Deudores Varios (para todos los demás casos). 2. Informará a la Sección Personal por mail, el monto de los anticipos y de los vales no rendidos. Versión: 01/09/2003 7
3. Sacará una copia del vale que conservará como comprobante de egreso de caja y entregará el original a la Sección Personal para que se adjunte al recibo de sueldo. 2. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Personal 1. Procederá a descontar el monto del vale del haber del mes en curso. 2. Junto al recibo de haberes le entregará el vale. IMPORTANTE: Si tuviese el comprobante de gasto y ya se realizó la deducción, podrá presentar el comprobante a la Sección Tesorería. En este acto se le hará entrega del monto del comprobante. En este caso la Sección Personal ha acreditado de la cuenta Deudores Varios el total del vale al momento de deducirlo del haber del empleado. PROCESO N 7: DEPÓSITO DE VALORES 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería - 1. En el Sistema seleccionará aquellos cheques que desea depositar y cuya vigencia para el cobro ha comenzado. 2. Sumará los cheques y verificará que el total obtenido coincida con el arrojado por el sistema. 3. Una vez que coincidan, imprimirá el listado de los cheques a depositar. 4. Realizará una boleta de depósito para los cheques seleccionados. En la boleta colocará la leyenda "según detalle adjunto" y el total del depósito en números y en letras. 5. Firmará la boleta. 6. Adjuntará los cheques a la boleta y el listado. 7. Los entregará al Cadete para que realice el depósito. 8. En caso de depósito en efectivo, confeccionará la boleta de depósito y entregará la misma al Cadete junto con el dinero. 2. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería - Cadete - Versión: 01/09/2003 8
1. Entregará al cajero del banco la boleta de depósito y los valores. 2. Recibirá la boleta firmada y sellada por el cajero. 3. Archivará la misma junto a los comprobantes de ingreso, por orden cronológico. 4. Retirará las novedades para la compañía como ser cheques rechazados, resúmenes de cuenta, etc. 5. Entregará a la Sección Contaduría los cheques rechazados. 3. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Contaduría 1. Recibirá los cheques rechazados y los asentará. 2. Enviará el cheque a la Agencia correspondiente o a la Sección Cobranzas para su recupero. IMPORTANTE: El receptor del cheque se encargará de realizar lo necesario para cobrarlo. 4. Agencia Córdoba Sección Cobranzas 1. Recibirá los cheques rechazados. 2. Ingresará sus datos en la planilla destinada a tal fin. 3. Realizará un vale o pagaré, que encarpetará junto a la planilla, cuyo importe será el del cheque más todo otro importe (gasto) debitado a la cuenta de la compañía. 4. Entregará el cheque a la Sección relacionada con el cobro. Gestionará su cobro con el convenio, productor o cobrador que corresponda. 5. Una vez que se ha recuperado el valor del cheque, cancelará el rechazo y sacará el vale de la carpeta. PROCESO N 8: INVERSIONES 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería 1. Buscará las mejores opciones de inversión que sean acordes a la política financiera de la Compañía. 2. Evaluará las propuestas de inversión realizadas por terceros. 3. En todo momento considerará la situación macro y microeconómica para realizar el análisis. Para ello tendrá en cuenta publicaciones, informes realizados Versión: 01/09/2003 9
por entidades financieras y toda aquella información que agregue valor para la toma de decisiones y que reduzca el riesgo de estimaciones. 4. Además tendrá en cuenta las Asignaciones Presupuestarias de cada mes para determinar la liquidez necesaria y así, poder establecer el plazo adecuado de la colocación. 5. Para la evaluación de los proyectos utilizará métodos como el valor actual neto y la tasa interna de rentabilidad. 6. Las conclusiones obtenidas serán presentadas a la Gerencia General y luego al Directorio para su consideración. PROCESO N 9: ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS 1. Casa Matriz - Gerencia Administración y Finanzas - Sección Tesorería - 1. Una vez que el presupuesto anual esté aprobado (Ver Procedimiento de Presupuestación) realizará las asignaciones correspondientes. 1. Para ello tendrá en cuenta la necesidad de liquidez de cada mes según las previsiones realizadas. 2. Los rubros de mayor atención serán: Siniestros, Gastos Comerciales y Gastos de Explotación. Versión: 01/09/2003 10