SIIGO Pyme Informes Órdenes de Compra Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes de Órdenes de Compra? 3. Qué Informes Permite Generar el Sistema y Cual es su Funcionalidad? 4. Cuál es la Ruta para Generar Informes de Órdenes de Compra? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar cada Informe?
Presentación El presente documento ofrece una guía y explicación de los informes que se pueden generar en SIIGO tomando como base las ordenes de compras contabilizadas en el software.
INFORMES ORDENES DE COMPRA Qué son Informes de Órdenes de Compra? Son listados que se pueden generar en el sistema los cuales describen, analizan y evalúan el comportamiento que han tenido las órdenes de compra registradas en el sistema en un periodo de tiempo determinado. El sistema solo genera Informes de las Órdenes de Compra (Documento Tipo Y). Qué Informes Permite Generar el Sistema y Cuál es su Funcionalidad? El sistema permite generar los siguientes informes: 1. Pendientes por Producto (Pantalla): Consulta que se genera por pantalla y permite conocer las cantidades por PRODUCTO que se ordenaron, las que se recibieron y los saldos pendientes de recibir. 2. Pendientes por Producto (Impreso): Informe que se genera impreso y permite conocer las cantidades por PRODUCTO que se ordenaron, las que se recibieron y los saldos pendientes de recibir. 3. Pendientes por Proveedor - (Pantalla): Consulta que se genera por pantalla y permite conocer las cantidades de producto ordenadas a cada PROVEEDOR, las que se recibieron y los saldos pendientes de recibir. 4. Pendientes por Proveedor - (Impreso): Informe que se genera impreso y permite conocer las cantidades de producto ordenadas a cada PROVEEDOR, las que se recibieron y los saldos pendientes de recibir. 5. Auxiliar de Compras Auxiliar por Producto: Informe que compara los productos ordenados versus los comprados y confirma si quedan o no productos pendientes de entregar, esta información se pueden generar por Producto o por Documento. Un aspecto relevante de este informe es que discrimina la fecha y el documento con que se cruzó la orden de compra. 6. Auxiliar de Compras Auxiliar por Número: Informe que compara los productos ordenados versus los comprados y confirma si quedan o no productos pendientes de entregar, esta información se genera por Tercero. Un aspecto relevante de este informe es que discrimina la fecha y el documento con que se cruzó la orden de pedido.
7. Auxiliar de Compras Análisis Órdenes de Compra: Informe que permite tres tipos de presentación como se visualiza en el siguiente recuadro: Cada una de las opciones solicita datos diferentes para su generación y su finalidad es controlar las fechas de recibidos los productos y si ya fueron recibidos en su totalidad o solo en forma parcial las compras ordenadas a los proveedores. 8. Análisis de Compras (Pantalla): Consulta que se genera por pantalla y permite conocer producto por producto su Saldo Actual, Compras Pendientes de Recibir, Disponibilidad del producto, Cantidad de Compra Sugerida, Fecha y Ultimo valor de Compra, Stock Máximos y Mínimos, Tiempo de reposición y los saldos por cada una de las bodegas a un mes de corte especifico. 9. Análisis de Compras (Impreso): Informe que se genera impreso y permite conocer por cada uno de los productos su Saldo Actual, Compras Pendientes de Recibir, Disponibilidad del producto, Cantidad de Compra Sugerida. De los Reportes que genera el sistema de Análisis de Compras, se genera con mayor información la Consulta que el Informe; solo que la Consulta es necesario realizar por cada uno de los productos y el Informe permite generar los datos de un rango o de todos los productos creados en el sistema. 10. Lista de Compras General: Informe que permite conocer el consecutivo de las órdenes de compra registradas en el sistema, mostrando el consecutivo de los documentos Tipo Y (Órdenes de Compra) discriminando en cada uno de ellos la cantidad, el nombre y código de cada producto. 11. Lista de Compras Secuencias Órdenes de Compras: Informe que genera el consecutivo de las órdenes de compra elaboradas en un periodo de tiempo determinado (solo año y mes). Adicional muestra el estado del cada número de documento dentro de ese rango de fecha (Utilizado Anulado Sin Grabar) Cuál es la Ruta para Generar Informes de Órdenes de Compras? La ruta para generar informes de Ordenes de Compras es: Órdenes de Compra y allí se despliega el menú con todos los listados que se pueden generar.
Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar cada Informe? A continuación se describen los datos que solicita el sistema al momento de generar cada informe 1. Pendientes por Producto (Pantalla): Al ingresar a esta opción el sistema presenta el siguiente mensaje informativo: El programa permite filtrar el informe por Código del Producto o Referencia de Fabrica La presentación del informe es:
2. Pendientes por Producto - Informe Pendientes por Producto: Al ingresar a esta opción el sistema presenta la siguiente pantalla: El sistema habilita la selección de General o Detallado (presentación del Informe) Al marcar cualquiera de las dos opciones el sistema muestra la siguiente pantalla para seleccionar o Producto o Referencia:
Al marcar cualquiera de las dos opciones el sistema muestra la siguiente pantalla: Al seleccionar Producto solo se habilitan las casillas de la parte superior; si fue seleccionado Referencia solo se habilitan las casillas de la parte inferior. La presentación del informe es:
Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 3. Pendientes por Proveedor (Pantalla): Al ingresar a esta opción el sistema presenta el siguiente mensaje informativo: A continuación solicitara el Nit y la presentación del Informe es: 4. Pendientes por Proveedor (Impreso): Al ingresar a esta opción el sistema presenta la siguiente pantalla:
El sistema habilita la selección de General o Detallado (presentación del Informe) y al marcar cualquiera de las dos opciones el sistema muestra la siguiente pantalla: La presentación del informe es: Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 5. Auxiliar de Compras Auxiliar por Producto Al ingresar a esta opción el sistema permite filtrar el informe por Producto o Documento y se habilita la siguiente ventana:
Luego se debe seleccionar si es de todos o solo los pendientes (Productos o Documentos) según la selección anterior: A continuación presenta la pantalla para seleccionar el rango de fechas, rango de productos, tipos de documentos y si desea o no visualizar los valores de los descuentos generados en cada documento
La presentación del informe es: Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 6. Auxiliar de Compras Auxiliar por Numero: Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana: A continuación presenta la pantalla para seleccionar el rango de fechas, rango de terceros, tipos de documentos y si desea o no visualizar los valores de los descuentos generados en cada documento
La presentación del informe es: Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 7. Auxiliar de Compras Análisis de Órdenes de Compra: Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla:
Opción: El sistema genera unos filtros para generación del informe a. Por rango de fechas de entrega: Al marcar esta opción el sistema tiene en cuenta las órdenes de compra que han sido cruzadas y toma como fecha de entrega la fecha del documento cruce (ejemplo Factura de Compra) y el siguiente campo que se habilita es Rango de Fechas y luego Tipo de Documento. La presentación del informe es:
b. Tipo de Entregas: Al marcar esta opción el sistema despliega el combo de selección: Al seleccionar Parciales o Completas el siguiente campo que habilita es Rango de Fechas y luego Tipo de Documento; pero al seleccionar Vencidos de la Fecha Pactada el siguiente y único campo que se habilita es Tipo de Documento. La presentacion del informe es: Este informe seleccionado cualquier filtro se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. c. Por rango de fechas pactadas de entrega:
Al marcar esta opción el sistema el siguiente campo que habilita es Rango de Fechas y luego Tipo de Documento. La presentación del informe es: 8. Análisis de Compras (Pantalla): Al ingresar a esta opción el sistema presenta la siguiente pantalla: Luego el sistema genera la siguiente ventana y habilita la casilla de Código de Producto o referencia de Fábrica dependiendo de la opción seleccionada en la ventana anterior. Al seleccionar el producto el informe se visualiza de la siguiente forma: Permitiendo también realizar la consulta de los saldos por cada una de las bodegas a un mes de corte especifico de ese producto
9. Análisis de Compras (Impreso): Al ingresar a esta opción el sistema presenta la siguiente pantalla: El sistema permite la selección alfabética numérica o referencia para la presentación del informe, y en cualquiera de las opciones el sistema permite seleccionar un producto o un rango de productos. La presentación del Informe es:
Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 10. Lista de Compras General: Al ingresar a esta opción el sistema presenta la siguiente pantalla: Solicitando el rango de números de comprobantes y el tipo de comprobante, la presentación del informe es: Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel. 11. Lista de Compras Secuencias Orden de Compra: Al ingresar a esta opción se habilita al siguiente ventana:
Donde solicita un rango de fechas (en este caso de año y mes) y el tipo de comprobante, la presentación del informe es: Este informe se puede generar por Pantalla, Impreso o en Excel.