PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Logística Código: VFA-OD-PAD-01 Fecha: 19/11/2014 Pág. 1 de 11
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 2 1. OBJETIVOS... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS... 4 4.1 Razones... 4 4.2 Beneficios... 5 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA... 5 5.1 Generalidades... 5 5.2 Indicador... 5 5.3 Meta... 6 5.4 Responsabilidades... 6 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA... 6 6.1. Recursos económicos... 7 6.2 Recursos Humanos... 7 6.3 Implementación del Programa... 7 INTRODUCCIÓN
El acervo documental de Positiva Compañía de Seguros se encuentra conformado por los documentos que provienen de la Previsora Vida, del Instituto Seguros Sociales ARL y a partir del 2008 de los documentos producidos por Positiva Compañía de Seguros. Desde el inicio, la compañía ha tercerizado el Archivo Central y algunas series documentales en gestión. Siendo una Compañía con presencia en los 32 departamentos del país, el procedimiento de gestión documental funciona bajo un modelo que responde a la centralización normativa y descentralización operativa, para el caso específico de los archivos de gestión. Teniendo en cuenta la dinámica de Positiva Compañía de Seguros es fundamental implementar un programa que permita reconfigurar el funcionamiento de los archivos descentralizados y tercerizados con el fin de optimizar los procesos de la administración documental de la compañía, dando cumplimento a la normativa nacional y a los estándares internacionales de gestión documental durante el ciclo vital del documento. 1. OBJETIVOS El programa de archivos descentralizados tiene como objetivo ejercer mayor control en la administración de los archivos de gestión que actualmente funcionan de manera descentralizada, y preparar el camino para la centralización progresiva de las series documentales en gestión, optimizando la tercerización de la administración documental. 2. ALCANCE Este programa aplica para todos las series documentales administradas en gestión por las áreas funcionales de la Compañía, incluyendo Sucursales y Casa Matriz. 3. DEFINICIONES Archivo de Gestión: es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa 1, es decir se trata de los documentos producidos por las áreas funcionales de Positiva Compañía de Seguros y que son administrados por la misma en el transcurso, cierre y consulta permanente del trámite que para el cual fueron generados. Archivo Central: Es considerada la unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los 1 Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante 2, los tiempos de retención y transferencia en archivo central son normalizados por las Tablas de Retención Documental. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura 3 Archivo descentralizado: Se consideran archivos descentralizados aquellos que se encuentra distribuidos físicamente y funcionalmente en diferentes áreas de una entidad, existen archivos descentralizados con control central, lo cual quiere decir que la normatividad es emitida desde el nivel central de la organización. Archivo Centralizado: Este concepto se relaciona directamente con el de Archivo Total hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital 4, consiste en centralizar la administración de los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. Archivo de Gestión Centralizado 4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS Positiva es una compañía con presencia en los 32 departamentos del país con más de 64 puntos de atención, cuenta con un alto volumen de producción documental, lo cual, dificulta el control y normalización de cada una de las series en gestión, representando en muchas ocasiones un desgaste operativo tanto para las áreas funcionales como para el área responsable de la gestión documental en la Compañía, motivo por el cual la centralización de los archivos de gestión, es un horizonte deseable para la eficiencia administrativa. Es importante tener presente la experiencia que tiene Positiva con la centralización de series documentales en gestión, como lo son Pólizas de Vida, Siniestros, Expedientes Pensionales, Ordenes de Pago, entre otros, lo cual ha incorporado beneficios en gestión documental para cada una de las áreas productoras. 4.1 Razones 2 Ibíd., 3 Ibíd., 4 Ibíd.,
Facilitar el control sobre la aplicación de procesos técnicos a los expedientes en Gestión. Descongestionar las áreas de trabajo con el almacenamiento de documentos. Garantizar un mayor control sobre los insumos utilizados para la gestión documental. Agilizar los procesos de aplicación de Tablas de Retención Documental. Cumplir con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación para la administración de archivos de gestión. (Acuerdo 005 de 2012) 4.2 Beneficios Control durante todo el ciclo vital de los documentos. Optimización de recursos y procedimientos en gestión documental. Mayor agilidad en la atención de consultas. Disminución de riesgos por pérdidas de documentos. Mayor preservación de los documentos físicos y de las unidades de conservación. 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA 5.1 Generalidades La Logística es el área encargada de emitir las directrices en gestión documental al interior de la Compañía. Todas las áreas son responsables de la adecuada gestión de los documentos que producen. La aplicación de Tablas de Retención Documental en los archivos de gestión es obligatoria. El análisis, diseño, implementación y control de la centralización de series documentales en gestión es responsabilidad conjunta del procedimiento de gestión documental y la oficina productora de documentos. 5.2 Indicador Series documentales centralizadas en gestión / Total de series documentales Periodicidad: Semestral
5.3 Meta Centralizar el 30% de las series documentales en gestión, al primer semestre del 2016 Teniendo en cuenta que a la fecha se encuentra centralizado el 8% de las series documentales en gestión. (Ver anexo 1) 5.4 Responsabilidades Rol Responsable Actividad Presidente Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el cumplimiento del programa una vez se apruebe por el comité SIG y Desarrollo Administrativo. Líder del Programa de Archivos Descentralizados Logística Colaboradores Todo el personal que participa en el desarrollo de la operación de la compañía. Realizar la Implementación y mantenimiento del programa. Participar activamente en la implementación y ejecución del programa. 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA El control y la centralización de los archivos de gestión es un proyecto de gran alcance, en el cual es fundamental dedicar el tiempo necesario para la planeación y diseño del procedimiento documental, por este motivo el desarrollo del programa se dividirá en tres fases: La primera, comprende el análisis de la situación actual y reestructuración de las estrategias para el control de los archivos de gestión que actualmente se tienen descentralizados, con el fin de garantizar el cumplimiento a la normatividad externa e interna que rige la administración de archivos de gestión; La segunda fase, consiste en la planeación del proceso de centralización de archivos de gestión, en el cual se incluyen la identificación y priorización de series documentales susceptibles de centralización; La tercera fase, comprende la centralización progresiva de series documentales en gestión de acuerdo a la definición realizada en la fase anterior.
6.1. Recursos económicos Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y correspondencia de la Compañía. 6.2 Recursos Humanos Perfil Rol/Actividad Gerente Dueño del proceso, Dirige y coordina el personal que lidera el proceso en la gerencia de logística. Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades y realizar el seguimiento a la implementación del programa. Técnico Especializado Apoyar las actividades en la implementación del programa. 6.3 Implementación del Programa Fase 1. Actividad Detalle de la Labor Responsable 1.1 Analizar el cumplimiento de las políticas de gestión documental en los archivos de gestión. 1.2 Identificar los aspectos críticos en la administración de archivos de gestión. 1.3 Diseñar el plan de acción 1.4 Diseñar un plan de seguimiento y control a los archivos de gestión Diseñar y aplicar instrumento de recolección de información a partir de una lista de chequeo de las políticas en los archivos de gestión. Derivado de la actividad anterior se realizará una lista de aspectos a intervenir. Teniendo en cuenta los aspectos críticos identificados se elaborará un plan de acción para llegar al cumplimiento de las políticas. Elaborar un plan que permita identificar la efectividad de las acciones implementadas para el cumplimiento de las políticas. Sucursales Gerencia Logística Sucursales Gerencia Logística
1.5 Implementar plan de acción 1.6 Implementar plan de seguimiento y control Fase 2 2.1 Analizar el modelo actual de centralización de series documentales. 2.2 Identificar series documentales susceptibles de centralización. 2.3 Realizar reuniones con las oficinas productoras de las series documentales susceptibles de centralización. 2.4 Definir el alcance de la centralización de series documentales en gestión. Desarrollo de las actividades definidas en el plan de acción y firma de compromisos con cada una de las áreas funcionales involucradas. Realizar el seguimiento al plan de acción y de ser necesario implementar acciones de mejora. Recopilar las experiencias de la centralización de series documentales, identificar fallas, aciertos, principales dificultades que se han tenido en cada uno de los procesos. Realizar un análisis de cada una de las series documentales, identificando modelos y volúmenes de producción y recepción de documentos, condiciones normativas, entre otros. Para identificar las series documentales que serán objeto de centralización, se realizarán reuniones de entendimiento con las oficinas productoras. Identificar como se llevará el proceso de centralización, cuantas fases se definirán, cuantas series se centralizarán, cuáles y en qué orden. Logística Logística Logística Fase 3 3.1 Diseñar el plan de centralización de series documentales en gestión De acuerdo a los resultados de la fase anterior se definirá un plan con cada una de las oficinas productoras.
3.2 Diseñar el plan de socialización 3.3 Implementar el plan de centralización de series documentales en gestión 3.4 Implementar plan de socialización 3.5 Realizar seguimiento y control 3.6 Implementar mejoras al programa Establecer las estrategias para la socialización del plan con los colaboradores que intervienen en el proceso documental de cada serie a centralizar. Iniciar la centralización según la estrategia definida en el plan, en acompañamiento de las áreas productoras. Socializar la implementación del plan de centralización de series documentales en gestión con los colaboradores. Verificar la funcionalidad de la centralización de series documentales. El programa será objeto de revisión constante para las mejoras. Gerencia de Talento Humano Gerencia de Talento Humano Logística
BIBLIOGRAFÍA Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ANEXO 1 Series documentales centralizadas en Gestión, Tabla de Retención Documental Versión 2013 1 AFILIACIONES DE ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES 2 CARTERA 3 DICTAMEN ENFERMEDAD DE ORIGEN COMÚN 4 EXPEDIENTES PENSIONALES 5 FACTURACIÓN DE PRESTACIONES ASISTENCIALES 6 ORDENES DE PAGO 7 PÓLIZAS VIDA 8 RECAUDO VIDA GRUPO 9 RECAUDO VIDA INDIVIDUAL 10 RECLASIFICACIÓN DE EMPRESAS 11 SINIESTROS Total series documentales: 125.