Página: 1 de 36 1. Nombre: Recepción y registro en inventarios del almacén de los bienes de consumo, mobiliario y equipo. 2. Objetivo: Mantener actualizado el sistema de inventarios de almacén mediante la recepción y registro de los bienes de consumo, mobiliario y equipo, derivados de los contratos realizados entre el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec y sus Proveedores. 3. Alcance: Aplica a las unidades administrativas solicitantes del TESE, así como al personal adscrito al área de almacén, responsables de la recepción y registro de los bienes de consumo, mobiliario y equipo derivados de los contratos realizados entre el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec y sus Proveedores. 4. Referencias: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.- Título Tercero, Capítulo del Primero al Tercero y Título Cuarto. Diario Oficial de la Federación, 4 de enero de 2000. Ley de creación del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Capítulo Tercero, Artículo 15, fracción IV. Gaceta del Gobierno, 10 de septiembre de 1990. Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracciones V, X y XI. Gaceta del Gobierno, 9 de septiembre de 2005. Acuerdo por el que se establecen las Políticas, bases y lineamientos, en materia de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y tribunales administrativos del poder ejecutivo estatal; Apartado I, Control Patrimonial, POBALIN 001 al POBALIN 014; De la recepción de los bienes o servicios, POBALIN-066; De los almacenes, POBALIN-070 al POBALIN- 074.- Gaceta de Gobierno; 9 de diciembre del 2013. Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado VII; Funciones y Objetivo por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Materiales. Gaceta del Gobierno, 31 de marzo de 2005. 5. Responsabilidades: El Departamento de Recursos Materiales es la unidad administrativa responsable de coordinar las acciones necesarias para realizar la recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo, vigilando que las Áreas Solicitantes y Proveedores cumplan con la normatividad y lineamientos vigentes.
Página: 2 de 36 El Jefe del Departamento de Recursos Materiales deberá: Solicitar de manera verbal al Encargado del Almacén, la recepción de los bienes derivados de las compras o de los contratos realizados entre el TESE y sus Proveedores. Turnar al Encargado del Almacén copia de los formatos: Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09, así como el formato Requisición FO-TESE-DRM-01, derivados de la realización de las compras o de los contratos entre el TESE y sus Proveedores. Turnar a los Proveedores del TESE con quien se realice alguna compra o contrato, copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02, Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 y/o Requisición FO-TESE-DRM-01 correspondiente. El Encargado del Almacén deberá: Recibir del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, copia de los formatos: Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09, así como el formato Requisición FO-TESE-DRM-01, derivados de la realización de las compras o de los contratos entre el TESE y sus Proveedores, con la finalidad de conocer los bienes que serán entregados por el Proveedor adjudicado. Notificar vía telefónica al Área Solicitante para que acuda al almacén a verificar los bienes entregados por el Proveedor adjudicado. Verificar conjuntamente con el Área Solicitante que los bienes suministrados por el Proveedor adjudicado, cumplan totalmente con las condiciones, características y especificaciones técnicas contenidas en los documentos correspondientes. Señalar al Proveedor adjudicado las inconsistencias de los bienes, cuando estos no cumplan con los requisitos descritos en el formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01. Rechazar los bienes entregados por el Proveedor adjudicado, si estos no cumplen los requisitos del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01. Recibir los bienes entregados por el Proveedor adjudicado, junto con la factura en original y copia, cuando estos cumplan totalmente los requisitos especificados en el formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO- TESE-DRM-01 y una vez verificados conjuntamente con el Área Solicitante.
Página: 3 de 36 Solicitar al Área Solicitante la firma de conformidad en la copia de la factura de los bienes recibidos cuando estos se hayan verificado y cumplan los requisitos del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO- TESE-DRM-01. Recibir copia de la factura con firma de conformidad por el Área Solicitante, de los bienes entregados por el Proveedor adjudicado. Recibir factura original de los bienes recibidos del Proveedor adjudicado. Realizar el registro electrónico de los bienes entregados por el Proveedor adjudicado, en el sistema de control de inventarios del almacén. Sellar y firmar de recibido en el original y copia de la factura de los bienes recibidos del Proveedor adjudicado. Requisitar el formato Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04 anotando los bienes recibidos del Proveedor adjudicado y una vez requisitado archivarlo junto con: copia de la factura firmada de conformidad por el Área Solicitante, copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09, así como la copia del formato Requisición FO-TESE-DRM-01 derivado de la adquisición de los bienes del contrato en cuestión. Entregar la factura original, con sello y firma de recibido del almacén al Proveedor adjudicado. El Proveedor deberá: Recibir copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01 celebrado con el TESE. Entregar al Encargado del Almacén los bienes descritos en el formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01, en la fecha acordada o señalada en el mismo, así como la factura en original y copia. Atender las inconsistencias entre los bienes entregados y el contrato; presentando los bienes al Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales de acuerdo a los descrito en el formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE- DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE- DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01. Recibir factura original con sello y firma del Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales.
Página: 4 de 36 Entregar a la Secretaria del Departamento de Recursos Materiales la factura original con sello y firma del Encargado del Almacén para solicitar el pago de la misma. El Área Solicitante deberá: Acudir con el Encargado del Almacén para verificar los bienes a recibir conforme al formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO- TESE-DRM-01. Firmar de conformidad en la copia de la factura una vez que haya verificado conjuntamente con el Encargado del Almacén que los bienes entregados cumplen totalmente la características mencionadas en el formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 o Requisición FO-TESE-DRM-01. La Secretaria del Departamento de Recursos Materiales deberá: Recibir la factura original motivo del contrato entre el TESE y sus proveedores. Realizar el trámite interno para el pago al proveedor. 6. Definiciones: Recepción: Bien de Consumo: Mobiliario: Es el momento en el que el proveedor hace entrega física y documental de los bienes adjudicados. Artículo o producto consumible o perecedero en un determinado tiempo. Es el conjunto de muebles; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales, mesas, sillas, estanterías, etc. 7. Insumos: Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 celebrado entre el TESE y sus proveedores o Requisición FO-TESE-DRM-01. 8. Resultados: Registro de recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo, formato Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04. 9. Interacción con otros Procedimientos: Registro de alta de bienes, mobiliario y equipo. Realización de pagos diversos
Página: 5 de 36 10. Políticas: Solo se recibirán y registrarán los bienes, cuya adquisición se haya formalizado mediante contrato o en caso de compra directa, con la solicitud expresa del Departamento de Recursos materiales adjuntando como soporte del formato Requisición FO-TESE-DRM-01 que género la compra de los bienes. Los bienes que no cubran con las especificaciones descritas en el contrato o requisición, no serán recibidos por el encargado del almacén. La falta de cumplimiento por parte del proveedor en la entrega de los bienes y materiales lo hará acreedor a las penalizaciones que establezca la normatividad aplicable vigente. Los bienes de consumo entregados por el proveedor deberán ser nuevos y de buena calidad conforme a las especificaciones señaladas en el contrato o requisición.
Página: 6 de 36 11. Desarrollo No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Jefe del Departamento de Recursos Materiales Solicita de manera verbal al Encargado del Almacén, la recepción de los bienes derivados de la compra o del contrato realizado entre el TESE y Proveedor, le turna copia de alguno de los siguientes formatos: Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE- DRM-09, así como el formato Requisición FO- TESE-DRM-01, que derivaron la realización de la compra de los bienes. Entrega también al Proveedor adjudicado copia del documento respectivo. 2. Encargado del Almacén Se entera, recibe copia del formato: Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09, así como el formato Requisición FO-TESE-DRM-01, que respalda la adquisición de los bienes; queda en espera de que le sean entregados los mismos por parte del Proveedor adjudicado. Se conecta a la operación cinco. 3. Proveedor Recibe copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE- DRM-09, y para el caso de compras directas copia del formato Requisición FO-TESE-DRM-01 para su conocimiento, queda en espera de cumplir la fecha señalada para el suministro de los bienes descritos en cualquiera de los documentos antes mencionados. 4. En la fecha señalada, entrega los bienes descritos en el documento que respalda la adquisición de los bienes, así como la factura en original y copia al Encargado del Almacén para su revisión y cotejo. 5. Encargado del Almacén Recibe y atiende al Proveedor adjudicado, notifica vía telefónica al Área Solicitante para que acuda al almacén a verificar los bienes a recibir. 6. Área Solicitante Se entera y acude con el Encargado del Almacén
Página: 7 de 36 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad para revisar los bienes a recibir conforme al documento que respalda la adquisición de los bienes en cuestión. 7. Encargado del Almacén Verifica conjuntamente con el Área Solicitante que los bienes suministrados por el Proveedor adjudicado, cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas contenidas en el documento que respalda la adquisición de los bienes; determina si los bienes entregados cumplen totalmente los requisitos descritos en el mismo. 8. Si los bienes suministrados no cumplen totalmente los requisitos y especificaciones solicitadas, no se reciben y se le señalan al Proveedor las inconsistencias entre los bienes y el documento que respalda la adquisición de los mismos, le solicita en fecha posterior entregar nuevamente los bienes. 9. Proveedor Se entera de las inconsistencias entre los bienes suministrados y los solicitados; subsana las observaciones y en fecha posterior vuelve a presentar los bienes al Encargado del almacén del Departamento de Recursos Materiales. Regresa a la actividad número cinco. 10. Encargado del almacén Si los bienes suministrados cumplen totalmente los requisitos del documento que respalda la adquisición de los bienes, se reciben junto con la factura en original y copia, una vez verificados los bienes conjuntamente contra el documento que dio origen a la compra, le indica al Área Solicitante firmar de conformidad en la copia de la factura. 11. Área Solicitante Recibe copia de la factura, se entera, firma de conformidad y la devuelve al Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales. 12. Encargado del almacén Recibe la copia de la factura con firma de conformidad por el Área Solicitante, realiza el registro electrónico en el sistema de control de inventarios del almacén, sella y firma de recibido en el original y copia de la factura, requisita el formato Reporte de entrada al almacén FO-
Página: 8 de 36 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad TESE-DRM-04 y archiva junto con: Copia de la factura firmada de conformidad por el Área Solicitante, Copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09, Copia del formato Requisición FO-TESE- DRM-01 derivado de la adquisición de los bienes del contrato en cuestión. Entrega la factura original, con sello y firma de recibido al Proveedor. 13. Proveedor Recibe factura original con sello y firma del Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales, turna a la Secretaria del Departamento de Recursos Materiales para solicitar el pago de la misma. 14. Secretaria del Departamento de Recursos Materiales Recibe factura original sellada y firmada, realiza el trámite interno para el pago al proveedor. Se conecta con el procedimiento Realización de pagos diversos.
Página: 9 de 36 12. Diagramación: BIENES DE CONSUMO, MOBILIARIOS Y EQUIPO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES ENCARGADO DEL ALMACÉN PROVEEDOR Inicio 1 Solicita de manera verbal al Encargado del Almacén, la recepción de los bienes derivados de la compra o del contrato realizado entre el TESE y Proveedor, turna copia de alguno de los siguientes formatos: Contrato administrativo de bienes FO- TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO- TESE-DRM-09, así como el formato Requisición FO-TESE-DRM-01. 2 Se entera, recibe copia del formato: Contrato administrativo de bienes FO- TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO- TESE-DRM-09, así como el formato Requisición FO-TESE-DRM-01; queda en espera de que le sean entregados los mismos por parte del Proveedor adjudicado. 3 Recibe copia del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02 o Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09 y Requisición FO-TESE-DRM-01 para su conocimiento, queda de cumplir la fecha señalada para el suministro de los bienes. ÁREA SOLICITANTE 4 6 Se entera y acude con el Encargado del Almacén para revisar Y recibir los bienes. 5 Recibe y atiende al Proveedor adjudicado, notifica vía telefónica al Área Solicitante para que acuda al almacén a verificar los bienes a recibir. 7 En la fecha señalada, entrega los bienes, así como la factura en original y copia al Encargado del Almacén para su revisión y cotejo. Verifica con el Área Solicitante que los bienes suministrados por el Proveedor adjudicado, cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas Solicitadas. Si Los bienes cumplen los requisitos solicitados? No 8 No se reciben y se le señalan al Proveedor las inconsistencias entre los bienes y Lo solicitado; le informa en fecha posterior entregar nuevamente los bienes. 10 Se reciben Los bienes junto con la factura en original y copia, una vez verificados, le indica al Área Solicitante firmar de conformidad en la copia de la factura. 9 Se entera de las inconsistencias entre los bienes suministrados y los solicitados; subsana las observaciones y en fecha posterior vuelve a presentar los bienes requeridos. 5 A
Página: 10 de 36 BIENES DE CONSUMO, MOBILIARIOS Y EQUIPO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES ENCARGADO DEL ALMACÉN PROVEEDOR A 11 Recibe copia de la factura, se entera, firma de conformidad y la devuelve al Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales. SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES 14 Recibe factura original sellada y firmada, realiza el trámite interno para el pago al proveedor. 12 Recibe la copia de la factura con firma de conformidad por el Área Solicitante, realiza el registro electrónico en el sistema de control de inventarios del almacén, sella y firma de recibido en el original y copia de la factura, requisita el formato Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04 y archiva junto con: copia de la factura firmada de conformidad por el Área Solicitante, copia del Contrato correspondiente y copia del formato Requisición FO-TESE-DRM-01 derivado de la adquisición de los bienes del contrato en cuestión. Entrega la factura original, con sello y firma de recibido al Proveedor. 13 Recibe factura original con sello y firma del Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales, turna a la Secretaria del Departamento de Recursos Materiales para solicitar el pago de la misma. Se conecta con el procedimiento: Realización de Pagos Diversos.
Página: 11 de 36 13. Medición: Indicador para medir la eficiencia del control de inventarios del almacén: Número de bienes registrados en el sistema de inventarios del almacén Número de bienes recibidos por el almacén x 100 = Porcentaje de actualización de los inventarios del almacén. Registro de evidencias: Los registros de evidencias se obtiene de la copia de la factura entregada por el Proveedor y que debe contener firma de conformidad del área Solicitante, junto con el formato Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04 y quedan resguardados en el archivo del Encargado del Almacén del Departamento de Recursos Materiales. 14. Formatos e Instructivos: Requisición FO-TESE-DRM-01. Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM-02. Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04. Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09.
Página: 12 de 36 Requisición FO-TESE-DRM-01.
Página: 13 de 36 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE REQUISICIÓN FO-TESE-DRM-01 Objetivo: Este formato es utilizado para conocer los requerimientos específicos y conocer las características necesarias para la adquisición de bienes o servicios, que ayudaran a logro de los objetivos en las áreas administrativas del TESE. Distribución y destinatario: El formato se genera en original y se anexa a la factura del bien y/o servicio adquirido, lo archiva el jefe del Departamento de Recursos Materiales. No. CONCEPTO DESCRIPCION 1. Área / Departamento solicitante Anotar la unidad Administrativa solicitante. 2. Número Registrar el número económico que se le asigna. Es llenado por el Departamento de Recursos Materiales. 3. Autorización Registrar el número oficial cuando se autoriza la compra. Es llenado por el Departamento de Recursos Materiales. 4. Fecha Anotar la fecha (dd/mm/aaaa) en que se entrega al Departamento de Recursos Materiales. 5. Compra/ Servicio Marcar con un X el tipo de trámite que desea. 6. Hoja Registrar la cantidad total de hojas que entrega. 7. No. Anotar el consecutivo para artículos solicitados. 8. Descripción del artículo Anotar el nombre del artículo o servicio, acompañado de una descripción detallada. 9. Unidad de medida Registrar la cantidad que indica la forma de medir el artículo; ejemplo: (pieza, caja, kg., paquete, etc.). 10. Cantidad Solicitada Registrar el número de unidades del artículo a solicitar. 11. Justificación Anotar la descripción que indica la para que será utilizado el bien o servicio solicitado, mencionando la meta a cubrir de acuerdo a su programa.
Página: 14 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCION 12. Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal. Deberá ser llenado por el Departamento de Presupuesto y Contabilidad. 13. Nombre y firma Anotar nombre (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno) y firma de personal responsable del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. 14. Solicita Anotar el nombre completo (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno) y firma del Jefe del Departamento solicitante. 15. Dirección del Área Solicitante 16. Vo. Bo. Dirección de Administración y Finanzas 17. Departamento de Recursos Materiales Anotar el nombre (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno) y firma del Director del Área a que pertenece. Anotar el nombre (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno) y firma del Director de Administración y Finanzas. Anotar el nombre (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno) y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Página: 15 de 36 Contrato Administrativo de Bienes FO-TESE-DRM-02.
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Página: 20 de 36 Instructivo de llenado del formato Contrato administrativo de bienes FO-TESE-DRM- 02. Objetivo: Asegurar las condiciones de compra pactadas con el proveedor. Distribución: Original, Departamento de Recursos Materiales, tres copias, una al Proveedor, una al Almacén y una al Departamento de presupuesto y Contabilidad. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Fecha Registrar la fecha de elaboración del contrato (dd/mm/aaaa). 2. Numero de contrato Registrar el número de control del contrato, asignado por el Departamento de Recursos Materiales. 3. Página Registrar el número de página ( X de X ). 4. Nombre del proveedor Anotar el nombre o razón social del Proveedor que se está contratando. 5. Registro Federal de Contribuyentes 6. Clave Única de Registro de Población Anotar el registro Federal de Contribuyentes del Proveedor que se está contratando. Registrar en caso de ser persona física: Clave Única de Registro de Población. 7. Nacionalidad Anotar la nacionalidad del Proveedor que se está contratando. 8. Domicilio fiscal Anotar el domicilio fiscal de Proveedor que se está contratando. 9. Domicilio en el municipio de Toluca Anotar el domicilio en caso de tener sucursal en la Ciudad de Toluca, Edo. De México. 10. Teléfono: Registrar el número telefónico del Proveedor que se está contratando. 11. Telefax Registrar el número telefónico del fax del Proveedor que se está contratando. 12. Correo electrónico Anotar la dirección de correo electrónico del Proveedor que se está contratando. 13. Acta constitutiva Registrar el número de acta constitutiva de la empresa que se está contratando. 14. Nombre del propietario Anotar el nombre, apellido paterno y materno del
Página: 21 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN propietario. 15. Objeto social o actividad preponderante 16. Nombre del representante legal 17. Instrumento que acredita la representación Anotar la razón social o actividad preponderante de la empresa que se está contratando. Anotar el nombre del representante legal de la empresa que se está contratando. Registrar el número del acta o documento que acredita la representación legal de la o las persona que están representando a la empresa que se está contratando 18. Área solicitante Anotar el nombre del área que está solicitando el o los bienes que se están adquiriendo 19. Número de requisición Registrar el número de control de la requisición que el Área Solicitante elaboró para solicitar los materiales 20. Procedimiento adquisitivo 21. Origen de los recursos (federal o estatal) 22. Legislación (federal o estatal) Anotar el procedimiento por el cual se lleva a cabo la selección de Proveedor que se está contratando. Anotar el origen de los recursos que se están utilizando para la adquisición. Anotar la legislación que se está utilizando para llevar a cabo la adquisición. 23. Número de dictamen Registrar en caso de que se haya solicitado dictamen para la adquisición poner el número del dictamen que se recibió. 24. Fecha dictamen Registrar la fecha de emisión del dictamen que se haya emitido para la adquisición (dd/mm/aaaa). 25. Tipo de gasto Anotar el tipo de gasto que se está ejerciendo. 26. Partida presupuestal Registrar el número de la partida presupuestal que se está ejerciendo. 27. Bien a suministrar: Anotar una breve descripción del que bien que está adquiriendo. 28. Plazo de entrega de los bienes: Anotar el periodo de tiempo en que se tendrán que entregar los bienes que se están adquiriendo.
Página: 22 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 29. Importe total contratado en número: 30. Importe total contratado en letra: Registrar el costo total con número, de los bienes que se están adquiriendo. Registrar el costo total con letra, de los bienes que se están adquiriendo. 31. Forma de pago Anotar la forma en que se le pagará al Proveedor contratado. 32. Plazo de pago Anotar el periodo de tiempo designado para el pago al Proveedor contratado. 33. Anticipo Registrar la cantidad de dinero que se le entregara al Proveedor contratado de manera previa a la entrega de los bienes o servicios. 34. Ajuste de precios sólo en casos justificables Anotar la modificación en el precio de uno o varios artículos por situaciones especiales. 35. Fecha de entrega Registrar la fecha en que el Proveedor contratado debe entregar la fianza de cumplimiento de contrato en caso de que le sea requerida (dd/mm/aaaa). 36. Importe Registrar el monto por el que debe entregar la fianza de cumplimiento de contrato el Proveedor contratado. 37. Vigencia Anotar la vigencia de la fianza de cumplimiento de contrato que debe entregar el Proveedor contratado. 38. Fecha de entrega Registrar la fecha en que el Proveedor contratado debe entregar la fianza. Solo en caso de que se le haya entregado anticipo del contrato, 39. Importe: Registrar el importe por el que debe entregar la fianza de anticipo el Proveedor contratado. 40. Vigencia: Anotar la vigencia de la fianza de anticipo que debe entregar el Proveedor contratado. 41. Fecha de entrega Registrar la fecha en que el Proveedor contratado debe entregar la fianza contra defectos o vicios ocultos en caso de que le sea requerida (dd/mm/aaaa). 43. Vigencia: Anotar la vigencia de la fianza contra defectos o
Página: 23 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN vicios ocultos que debe entregar el Proveedor contratado. 44. Anexos del contrato Anotar la descripción de los anexos del contrato. 45. Observaciones Anotar la descripción de alguna situación o elemento que sea de relevancia para la celebración del contrato. 46. Por el contratante Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del Director de Administración y Finanzas 47. Por el contratista Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del representante legal de la empresa contratada 48. Elaboró Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del jefe del Departamento de Recursos Materiales 49. Registro presupuestal y contable Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad 50. No. Registrar el número consecutivo para los artículos que se están comprando 51. Req. Registrar el número de control asignado al formato de requisición correspondiente a esa compra. 52. Especificaciones de los bienes Anotar la descripción completa de los bienes que se están adquiriendo. 53. Unidad de medida Registrar la cantidad que indica la forma de medir el artículo; ejemplo: (pieza, caja, kg., paquete, etc.). 54. Cantidad Solicitada Registrar el número de unidades del artículo a solicitar. 55. Unitario Registrar el costo unitario del artículo antes del IVA. 56. Subtotal Registrar el importe total de los artículos antes del IVA (costo unitario x cantidad) 58. Total Registrar el importe total de los productos con el IVA. 59. Importe total con letra Registrar el importe total del contrato. 60. Registrar la suma de los subtotales.
Página: 24 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 61. Registrar la suma del IVA. 62. Registrar la suma de los totales. Formato "Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04.
Página: 25 de 36 Instructivo de llenado del formato "Reporte de entrada al almacén FO-TESE-DRM-04
Página: 26 de 36 OBJETIVO: Tener el control de los bienes o materiales que ingresan al Almacén General de Tecnológico Distribución: Es requisitado por el Encargado del Almacén en original y copia y se reguarda en el archivo del almacén, se entrega una copia al Departamento de Recursos Materiales para conocimiento. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Proveedor Anotar el nombre o razón social de la empresa que suministró los bienes. 2. No. de contrato Registrar el número de contrato asignado por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y con el que se realizó la adquisición de los bienes. 3. No. de remisión o factura Registrar el número de factura o remisión con que fueron entregados los bienes. 4. Folio Registrar el número consecutivo del vale. 5. Fecha Anotar la fecha (dd/mm/aaaa) en que el proveedor entregó los bienes al almacén del Tecnológico. 6. No. Registrar el número consecutivo de bienes adquiridos. 7. Descripción del artículo Anotar la descripción detallada de los bienes adquiridos. 8. Cantidad Registrar el número de piezas por artículo que entregó el proveedor. 9. Unidad de medida Registrar la cantidad estandarizada de una determinada magnitud que describe la forma de cuantificar el bien. 10. Precio unitario con I.V.A. Anotar el precio unitario del artículo adquirido incluyendo el I.V.A. 11. Observaciones Anotar la información adicional y relevante encontrada a la hora de recibir los artículos adquiridos. 12. Encargado de Almacén Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del responsable de almacén. 13. Captura Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona responsable de la captura en la base de datos del almacén. 14. Jefe del Departamento Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Formato Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09.
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Página: 32 de 36 Instructivo de llenado del formato Contrato pedido administrativo de adquisición de bienes FO-TESE-DRM-09. Objetivo: Asegurar las condiciones de compra pactadas con el proveedor. Distribución: Original, Departamento de Recursos Materiales, tres copias, una al Proveedor, una al Almacén y una al Departamento de presupuesto y Contabilidad. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Fecha Registrar la fecha de elaboración del contrato (dd/mm/aaaa). 2. Numero de contrato Registrar el número de control del contrato, asignado por el Departamento de Recursos Materiales. 3. Página Registrar el número de página ( X de X ). 4. Nombre, denominación o razón social 5. Registro Federal de Contribuyentes 6. Clave Única de Registro de Población Anotar el nombre o razón social del Proveedor que se está contratando. Anotar el registro Federal de Contribuyentes del Proveedor que se está contratando. Registrar en caso de ser persona física: Clave Única de Registro de Población. 7. Nacionalidad Anotar la nacionalidad del Proveedor que se está contratando. 8. Domicilio fiscal Anotar el domicilio fiscal de Proveedor que se está contratando. 9. Domicilio en el estado de México Anotar el domicilio en caso de tener sucursal en el Estado de México. 10. Teléfono: Registrar el número telefónico del Proveedor que se está contratando. 11. Telefax Registrar el número telefónico del fax del Proveedor que se está contratando. 12. Correo electrónico Anotar la dirección de correo electrónico del Proveedor que se está contratando. 13. Acta constitutiva Registrar el número de acta constitutiva de la empresa que se está contratando. 14. Nombre del propietario Anotar el nombre, apellido paterno y materno del
Página: 33 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN propietario. 15. Objeto social o actividad preponderante 16. Nombre del representante legal 17. Instrumento que acredita la representación Anotar la razón social o actividad preponderante de la empresa que se está contratando. Anotar el nombre del representante legal de la empresa que se está contratando. Registrar el número del acta o documento que acredita la representación legal de la o las persona que están representando a la empresa que se está contratando 18. Área solicitante Anotar el nombre del área que está solicitando el o los bienes que se están adquiriendo 19. Número de requisición Registrar el número de control de la requisición que el Área Solicitante elaboró para solicitar los materiales 20. Procedimiento adquisitivo Anotar el procedimiento por el cual se lleva a cabo la selección de Proveedor que se está contratando. 21. Origen de los recursos Anotar el origen de los recursos que se están utilizando para la adquisición. 22. Legislación aplicable Anotar la legislación que se está utilizando para llevar a cabo la adquisición. 23. Tipo de gasto Anotar el tipo de gasto que se está ejerciendo. 24. Partida presupuestal Registrar el número de la partida presupuestal que se está ejerciendo. 25. Bien a suministrar: Anotar una breve descripción del que bien que está adquiriendo. 26. Plazo de entrega de los bienes: 27. Importe total contratado en número: 28. Importe total contratado en letra: Anotar el periodo de tiempo en que se tendrán que entregar los bienes que se están adquiriendo. Registrar el costo total con número, de los bienes que se están adquiriendo. Registrar el costo total con letra, de los bienes que se están adquiriendo. 29. Forma de pago Anotar la forma en que se le pagará al Proveedor
Página: 34 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN contratado. 30. Plazo de pago Anotar el periodo de tiempo designado para el pago al Proveedor contratado. 31. Ajuste de precios solo en caso justificable Registrar la cantidad de dinero que se ajusta derivado de situaciones particulares. 32. Fecha de entrega Registrar la fecha en que el Proveedor contratado debe entregar la fianza de cumplimiento de contrato en caso de que le sea requerida (dd/mm/aaaa). 33. Importe Registrar el monto por el que debe entregar la fianza de cumplimiento de contrato el Proveedor contratado. 34. Vigencia Anotar la vigencia de la fianza de cumplimiento de contrato que debe entregar el Proveedor contratado. 35. Observaciones Anotar la descripción de alguna situación o elemento que sea de relevancia para la celebración del contrato. 36. Por el contratante Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del Director de Administración y Finanzas. 37. Por el contratista Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del representante legal de la empresa contratada. 38. Elaboró Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del jefe del Departamento de Recursos Materiales. 39. Registro Presupuestal y Contable Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. 40. No. Registrar el número consecutivo para los artículos que se están comprando 41. Req. Registrar el número de control asignado al formato de requisición correspondiente a esa compra. 42. Especificaciones de los bienes Anotar la descripción completa de los bienes que se están adquiriendo.
Página: 35 de 36 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 43. Unidad de medida Registrar la cantidad que indica la forma de medir el artículo; ejemplo: (pieza, caja, kg., paquete, etc.). 44. Cantidad Solicitada Registrar el número de unidades del artículo a solicitar. 45. Unitario Registrar el costo unitario del artículo antes del IVA. 46. Subtotal Registrar el importe total de los artículos antes del IVA (costo unitario x cantidad). 47. IVA Registrar el impuesto al valor agregado. 48. Total Registrar el importe total de los productos con el IVA.
Página: 36 de 36 El procedimiento Recepción y registro en inventarios del almacén de los bienes de consumo, mobiliario y equipo fue autorizado por la Junta Directiva en la Sesión CXXXIII por lo que su publicación será en el portal de IPOMEX.