CODIGO: -COM-001-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMATICA AREA DE TITULO: REQUERIMIENTO, ADQUISICION Y ASIGNACION DE RECURSOS DE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Oficina de Estadística y Telemática VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para establecer una permanente, oportuna y eficiente gestión de requerimiento, adquisición y asignación de recursos de comunicaciones a disposición de los s del Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra al de Comunicaciones de la Oficina de Estadística y Telemática del INDECI, a las Unidades Orgánicas y a los Organos Desconcentrados del INDECI. Se describe las actividades realizadas desde la elaboración del requerimiento por parte de las Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados del INDECI, hasta el registro y actualización de la base de datos de los recursos informáticos, y los registros de asignación de estos recursos. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM. 3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. 3.3. Normas de Control Interno Nº 072-98-CG, que aprueba las normas técnicas de Control Interno para el Sector Público. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Requerimiento de recursos de comunicaciones de las unidades orgánicas u órganos desconcentrados dirigida al de la Oficina de Estadística y Telemática. 4.2. Requerimiento interno de los recursos de comunicaciones (servicios, repuestos, componentes y/o equipos de comunicación) necesarios para atender situaciones de emergencias del de Comunicaciones de la Oficina de Estadística y Telemática. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO de Comunicaciones de la Oficina de Estadística y Telemática. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La adquisición de los recursos de comunicaciones (servicios telefónicos, equipos de comunicación, componentes y repuestos necesarios para el mantenimiento entre otros elementos) se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC del INDECI. 6.2. Para la adquisición de nuevos equipos de comunicación se deberá formular el proyecto de Elaboración del Cuadro de Asignación Orgánica - CAO.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 6.3. La modificación del CAO se realizará para agregar o reasignar equipos de comunicación en el PAAC del siguiente año. 6.4. Las Direcciones Regionales de Defensa Civil tienen autonomía para la adquisición o contratación, en casos de menor cuantía, de los servicios de comunicación necesaria para su normal funcionamiento. 6.5. Es necesario mantener un sistema de vigilancia que cuente con los recursos humanos y materiales que permitan la intervención oportuna ante una situación de emergencia; esto demandará que el personal esté permanentemente comunicado en las acciones de movilización, por lo que se requiere de una plataforma de comunicaciones radioeléctricas de Alta Frecuencia (HF) para comunicaciones a Nivel Nacional y Muy Alta Frecuencia (VHF) en el área local. 6.6. También se requiere de una plataforma de Equipamiento Móvil Satelital, que posibilite una comunicación eficaz y oportuna mediante enlaces con las localidades más alejadas del territorio nacional donde la telefonía fija y celular no tiene cobertura, debido a la accidentada geografía y condiciones atmosféricas adversas. 3/11 7. SIGLAS 7.1. CAO: Cuadro de Asignación Orgánica. 7.2. DDRR: Direcciones Regionales. 7.3. DINALOG: Dirección Nacional de Logística. 7.4. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil. 7.5. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.6. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica. 7.7. OD: Organo Desconcentrado. 7.8. : Oficina de Estadística y Telemática. 7.9. RJ: Resolución Jefatural. 7.10. SGII: General e Imagen Institucional 7.11. UA: Unidad de Abastecimiento. 7.12. UO: Unidad Orgánica. 8. DEFINICIONES 8.1. Adquisición: El proceso de obtener un producto o servicio de comunicaciones. 8.2. Modificación del CAO: Es el proceso que consiste en alterar la cantidad de equipos asignados a una determinada Unidad Orgánica o Dirección Regional, el cual se estableció al elaborar en un inicio el CAO. 8.3. Recursos de Comunicaciones: Equipos o Servicios de comunicaciones (Componentes, repuestos, equipos telefónicos, terminales, estaciones de transmisión entre otros), que permite utilizar la red comunicativa del INDECI, entregado al usuario para el cumplimiento de sus funciones. 8.4. : Persona que utiliza o tiene asignado a su cargo un recurso informático o de comunicaciones del INDECI.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 4/11 9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA / AREA DE UO / OD SGII UO / OD / AREA DE OPP / AREA DE RESPONSABLE Soporte Técnico Secretaría General Responsable DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Mantenimiento de los Recursos de Comunicaciones. Ir a la actividad 5. 1. Elabora el requerimiento de equipos, componentes y/o servicios necesarios para el de Comunicaciones. Ir a la actividad 5. 1. Elabora el requerimiento de equipos y/o servicios de comunicación que son necesarios para la UO / OD. Si es una DRDC 2. Envía requerimiento a a través de la Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del documento y la entrega de la documentación a la. Ir a la actividad 4. No es una DRDC 3. Entrega requerimiento a la de la. 4. Recibe, registra y eleva requerimiento al. 5. Revisa requerimiento, coordina evaluación, y entrega lineamientos. 6. Revisa, analiza y evalúa los requerimientos recibidos, priorizando necesidades de las UO u OD. 7. Consulta disponibilidad presupuestaria para la adquisición de los recursos de comunicaciones. Se inicia el proceso de Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria en el que se informa al Responsable de Comunicaciones de la, el presupuesto asignado para las adquisiciones de los recursos de comunicaciones. 8. Analiza disponibilidad de recursos económicos, requerimiento del y los lineamientos del para ejecutar las actividades siguientes. No necesita Elaborar o Modificar el CAO de los recursos de comunicaciones 9. Planifica la asignación de los recursos de comunicaciones requeridos según prioridades donde los equipos/servicios se asignarán de acuerdo al CAO (Telefonía Celular, Equipamiento HF-VHF y Telefonía Satelital, Central Telefónica y Telefonía Fija) vigente. 10. Informa y modifica sobre el plan de asignación de los recursos de comunicaciones requeridos.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 5/11 / AREA DE OAJ / AREA DE Responsable 10. Evalúa y coordina modificaciones del plan de asignación y da su VºBº. Ir a la actividad 18. Necesita Elaborar o Modificar el CAO de los recursos de comunicaciones 11. Formula Proyecto de Elaboración o de Modificación del CAO y entrega al de la. 12. Revisa el Proyecto de Elaboración o Modificación del CAO, da VºBº e indica a envié el Proyecto a Jefatura para su aprobación mediante RJ. 13. Prepara documentación y entrega el Proyecto de Elaboración o Modificación del CAO a la OAJ. 14. Archiva el cargo correspondiente adjuntando una copia de la documentación del Proyecto de Elaboración o Modificación del CAO. Se inicia el proceso de Trámite de Resoluciones, el que concluye con la aprobación del proyecto según Resolución Jefatural. 15. Recibe, registra y eleva documento de aprobación del Proyecto de Elaboración o Modificación del CAO. 16. Toma conocimiento y ordena al de Comunicaciones, la ejecución de las actividades correspondientes al Proyecto de Elaboración o Modificación del CAO 17. Recibe y revisa actividades del proyecto. Se aprobó la Modificación del CAO 18. Actualiza las modificaciones realizadas al CAO que fueron aprobadas según Resolución Jefatural y prepara especificaciones técnicas. Ir a la actividad 20. No se aprobó la Modificación del CAO 19. Revisa la Elaboración del CAO aprobado, planifica la asignación de equipos y prepara las especificaciones técnicas. 20. Informa y adjunta las especificaciones técnicas de los requerimientos aprobados para su adquisición a las UO u OD. 21. Toma conocimiento, da VºBº y decreta acción. Es requerimiento de la 22. Entrega requerimiento de adquisición de equipos, repuestos, componentes y/o servicios de comunicación a la DINALOG.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 6/11 DINALOG / AREA DE SGII UO / OD DINALOG UO / OD Unidad de Abastecimiento Soporte Técnico Secretaría General Unidad de Abastecimiento Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la adquisición o contratación de los recursos de comunicaciones requerida. Se inicia el proceso de Mantenimiento de los Recursos de Comunicaciones, en el que se decepcionan los equipos, repuestos, componentes y/o servicios solicitados. Fin del proceso. 23. Recibe equipos, repuestos, componentes y/o servicios solicitados. Ir a la actividad 31. No es requerimiento de la 24. Prepara documentación que contiene las especificaciones técnicas para los recursos de comunicacion que solicitaron las UO u OD respectivas. Es para una DRDC 25. Envía documentación a través de la General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Tramite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación en la DRDC correspondiente. Ir a la actividad 27. No es una DRDC 26. Entrega documento a la UO correspondiente. 27. Toma conocimiento y elabora requerimientos para la adquisición de los recursos de comunicaciones aprobado por la. 28. Envía requerimiento de equipos y/o servicios adjuntando las especificaciones técnicas a la DINALOG. Se inicia el Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la adquisición o contratación de los recursos de comunicaciones requerida. 29. Recepciona los recursos de comunicaciones solicitados. 30. Comunica la conformidad de los recursos de comunicaciones al de Comunicaciones.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -COM-001-05 PAG RECURSOS DE FECHA: 12/08/2005 7/11 / AREA DE 31. Registra y actualiza la Base de Datos de los recursos de Comunicaciones y los registros de asignación. 32. Elabora reporte de actividades y acciones realizadas. 33. Revisa, toma conocimiento y da VºBº. 34. Registra documentación y archiva reporte, dando fin al proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
RECURSOS DE INDECI UO/OD SGII SECRETARIA GENERAL AREA DE Responsable Soporte Técnico OPP Inicio Inicio Inicio 1 Elabora requerimiento de equipos o servicios de comunicación 1 Elabora requerimiento de servicios, componentes y/o de equipos de comunicación Mantenimiento de los Recursos de Comunicación No Es una DRDC? Si 2 Envía requerimiento a través de la General Administración del Proceso de Trámite Documentario 3 Entrega solicitud a de 4 Recibe, registra y eleva solicitud 5 Revisa, coordina evalución de solicitudes y deriva 6 Revisa, analiza y evalúa requerimientos que llegaron hasta determinada fecha, asigna prioridades a las solicitudes 7 Consulta disponibilidad presupuestaria para adquisición de equipos de comunicación Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria 8 Analiza disponibilidad de recursos y lineamientos del Es necesario elaborar o modificar el CAO de los equipos de comunicación? Si No 9 Planifica asignación de equipos según prioridades y de acuerdo al cumplimiento del CAO 10 Evalúa y coordina plan de asignación y da VºBº 10 Informa y modifica sobre el plan de asignación conforme a decisión del a α
DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO RECURSOS DE INDECI OAJ AREA DE Responsable Soporte Técnico α OPP Trámite de Resoluciones 13 Prepara documentación y entrega 12 Revisa, da VºBº e indica aprobación por RJ 11 Formula proyecto de elaboración y modificación del CAO y entrega al Copia Proyecto 14 15 Recibe documento de aprobación del proyecto, registra y eleva 16 Toma conocimiento, ordena ejecución de acciones correspondientes al proyecto 17 Recibe y revisa documentación Se aprobó modificar? No Si 18 Actualiza las modificaciones realizadas en el CAO que fuerón aprobados según RJ y prepara especificaciones técnicas 19 Planifica el proceso de asignación de equipos y prepara especificaciones técnicas de los equipos a 21 Toma conocimiento, da VºBº y decreta 20 Informa y adjunta las especificaciones técnicas a las UO u OD involucradas b No Es para requerimiento de? Si Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 22 Requiere adquisición de equipos, repuestos, componentes o servicios β
RECURSOS DE DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO UO/OD SGII SECRETARIA GENERAL INDECI Responsable AREA DE Soporte Técnico β b 24 Prepara documentación adjuntando las especificaciones técnicas 23 Recibe equipos, repuestos o componentes solicitados Mantenimiento de los Recursos de Comunicación Es para DRDC? No Fin Si Administración del Proceso de Trámite Documentario 25 Envía documentación a través de la SGII 27 Toma conocimiento y elabora requerimiento 26 Entrega documentación a UO Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 28 Envía requerimiento solicitando equipos de comunicación 29 Recepciona equipos de comunicación 30 Comunica conformidad de equipos de comunicación 31 Registra y actualiza la base de datos de los equipos de comunicaciones y los registros de asignación 34 Registra documentación 33 Revisa, toma conocimiento y da VºBº 32 Elabora reporte de actividades y acciones realizadas 34 Fin