1 de 8 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO 4 4.1. GENERALIDADES 4 4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7 6. REGISTROS 8 7. CONTROL DE CAMBIOS 8 8. ANEXOS 8 Elaborado por Karina Carrascal Socarrás Firma: Cargo Jefe de División de Contratación Revisado por Emma Paola Gómez Támara Firma: Cargo Jefe Aseguramiento de la Calidad Aprobado por Jorge Ortega Montes Firma: Cargo Vicerrector Administrativo
2 de 8 1. OBJETIVO Realizar la planeación, elaboración, ejecución, control y evaluación de manera racional y estratégico, de los recursos de la institución con base en las Necesidades de Bienes y Servicios requeridos por procesos administrativos y académicos de la Universidad de Córdoba con el fin de satisfacer sus necesidades. 2. ALCANCE Dentro del procedimiento Plan de Compras están contempladas todas las dependencias tanto académicas como administrativas de la Universidad de Córdoba. 3. DEFINICIONES PLAN DE COMPRAS: Son las Especificaciones presupuestadas para la elaboración y ejecución del proceso de Adquisición de Bienes o Servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias de la Universidad de Córdoba. AUXILIAR ETAPA PRECONTRACTUAL: Profesional de la Oficina de Adquisición y Contratación, funcionario encargado de la etapa precontractual. AUXILIAR ETAPA CONTRACTUAL: Profesional de la Oficina de Adquisición y Contratación, funcionario encargado de la etapa contractual ORDEN DE COMPRA: Autorización para el suministro por parte del proveedor de un bien o servicio CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal, documento expedido por la Oficina Financiera, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto. SOLICITUD DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS: Formato diligenciado por las distintas dependencias académicas y administrativas para solicitar un bien o servicio; especificando requerimientos técnicos, marca, modelo, cantidad, etc. SIAC: Sistemas de información de almacén y compras ORDENADOR DE GASTO: persona encargada de autorizar CDP
3 de 8 ANALISIS DE NECESIDAD Y OPORTUNIDAD: documento donde se debe justificar la necesidad de adquirir el bien o servicio solicitado, resaltando el beneficio que obtendrá la universidad al adquirirlo. PRYTES: sistema de información para manejar presupuesto y tesorería SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal de la Contraloría General de la República creado mediante Ley 598 de 2000 y reglamentado mediante el Decreto N 003512 de Diciembre 5 de 2003; integra todos los datos relevantes del proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicación de las operaciones. CUBS: Catalogo único de Bienes y Servicios. Es el Universo de bienes y Servicios que el estado pueda adquirir, estandarizados en función de sus propiedades químicas, físicas y de su uso, y clasificados en códigos que permitan una única identificación para cada uno de ellos. COMITÉ DE COMPRAS: Es el comité encargado de: Aprobar el Plan de Compras de todas las dependencias Académicas y Administrativas de la Universidad de Córdoba. Tomar decisiones en lo concerniente a modificaciones en el plan como cambios o adición de productos Supervisar que el plan de compras se desarrolle satisfactoriamente de acuerdo a aprobación Este comité está integrado por el Rector, el Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y los Decanos de todas las Facultades de la Universidad. Participan también el Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación y el Jefe de la División Financiera con voz sin voto.
4 de 8 4. CONTENIDO 4.1. GENERALIDADES La finalidad de este procedimiento es describir cada uno de los pasos que se siguen para Realizar el análisis, consolidación y planeación de las Necesidades de Bienes y Servicios requeridos por las dependencias administrativas y académicas de la Universidad de Córdoba, teniendo en cuenta ciertas condiciones y Normas por las que se rige la Institución así como leyes generales que se aplican en las compras y el manejo del presupuesto en instituciones públicas: Las necesidades de bienes y Servicios reportadas por las dependencias académicas y administrativas para el Plan de Compras deberán estar ajustadas al presupuesto de la Universidad y deben ser aprobadas por el respectivo ordenador de gasto. El plan de compras está integrado al presupuesto, al sistema Financiera y Contable y al Plan de Acción institucional Las dependencias que tengan necesidades que ameriten la adquisición de un bien antes de solicitar su adquisición, deben solicitar el mismo a la Oficina de Almacén. La adquisición de bienes y servicios en la Universidad de Córdoba deben ser solicitadas por Jefes de Dependencias al Vicerrector Administrativo y por Decanos y Directores de Centro al Vicerrector Académico. Con base en el inciso q del Artículo 41 del Estatuto General de la Universidad de Córdoba, el Rector delega en el Vicerrector Administrativo, en el Vicerrector Académico, en los Decanos y en los Jefes de Oficina (Docencia, Investigación y Postgrado), la celebración de contratos y la ordenación de gastos hasta por un monto equivalente a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes para los Vicerrectores y cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes para los Decanos y Jefes de Oficina, de acuerdo con los presupuestos aprobados por el Consejo Superior y cumpliendo lo establecido en la Ley. Para la celebración de contratos y ordenaciones de gasto por un monto superior a 2000 SMMV, se requiere la respectiva autorización y Visto Bueno del Consejo Superior. Equipos relacionados con el campo de la información y la electrónica: Para la adquisición de todos los equipos relacionados con el campo de la informática, las dependencias solicitantes pueden asesorarse de la Oficina de Planeación y Desarrollo (Sección de sistemas de información y telemática), en las siguientes fases: - Determinación de requerimientos o necesidades - Análisis técnico, económico y jurídico de las propuestas para la adjudicación de la compra - Recibido de los equipos - Pruebas y puestas en marcha
5 de 8 Obras públicas: Para la adquisición de todos lo relacionado con el campo de la obra pública, las dependencias solicitantes pueden asesorarse de la Oficina de Planeación y Desarrollo (Unidad de Planeamiento y Desarrollo Físico), en las siguientes fases: - Determinación de requerimientos o necesidades y diseño - Análisis técnico, económico y jurídico de las propuestas para la adjudicación de la compra - Interventoría de las obras - Asesoría y presupuestos para Mantenimiento 4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción 1 Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación 2 Jefe de cada Dependencia 3 4 Decanos y Jefes de Dependencias Académicas y Administrativas Vicerrectoría Académica y Administrativa El Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación remite a cada dependencia en el mes de Julio de cada año mediante oficio, el Formato FGCA-016 FORMATO DE PLAN DE COMPRAS, para ser diligenciado. El jefe de cada dependencia diligencia el formato FGCA-016 FORMATO DE PLAN DE COMPRAS, teniendo en cuenta lo siguiente: Los requerimientos de compras de Bienes o Servicios deberán estar de acuerdo, en promedio, al valor asignado para cada dependencia en el Presupuesto. Precisar, si es el caso, las certificaciones o especificaciones que deben tener los proveedores para la adquisición tales como: Certificados de calidad, Experiencia, Capacidad Técnica, Personal calificado, Certificados de Exclusividad, Garantías, entre otros Las Necesidades deben estar validadas por el jefe de cada Área. Los formatos de los diferentes departamentos deben ser enviados a la Decanatura correspondiente y los de las Oficinas Administrativas deberán ser enviados a la Vicerrectoría Administrativa. Los Decanos de cada Facultad, los Jefes de las Dependencias académicas y Los Jefes de las Oficinas Administrativas, deberán consolidar los requerimientos y enviarlos a la Vicerrectoría de la cual dependan, priorizando las compras según las necesidades. Cada Vicerrectoría debe recibir y consolidar la información recibida de cada Decanatura, Centro u
6 de 8 Pasos Responsable Descripción Oficina. Esta Información debe organizarse según las prioridades de compra y de acuerdo al presupuesto de la vigencia: esta información deberá ser enviada a la Oficina de Adquisición y Contratación avalada por el Vicerrector con su Firma. 5 6 Funcionarios de Mayor y menor Cuantía Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación 7 Comité de Compras 8 Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación 9 Vicerrector Administrativo 10 Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación 11 Comité de Compras 12 Funcionarios Oficina de Adquisición Solicitan a los proveedores las cotizaciones según la información entregada por las Vicerrectorías, según lo proyectado por las diferentes Decanaturas y Oficinas. Proyecta y Consolida la información entregada por los funcionarios de Mayor y Menor cuantía, basándose en el IPC de la vigencia siguiente, y cita al Comité de Compras para someter esta información a consideración de este. Revisa la información consolidada del Proyecto de Plan de Compras, lo modifica si es necesario, y lo aprueba para su articulación con el Presupuesto de la Universidad. El proyecto Plan de Compras, se modifica de acuerdo a l prioridad que tiene los procesos internos de la Universidad. Envía a la Vicerrectoría Administrativa El Proyecto del Plan de Compras consolidado y aprobado por el Comité de Compras. Para que esta lo articule con el presupuesto de esa vigencia. Luego de tener el presupuesto aprobado con base en la información del proyecto del plan de compras, se debe enviar esta información a la Oficina de Adquisición y Contratación con los ajustes pertinentes. Realiza los ajustes pertinentes y Elabora el cronograma de adquisiciones con el fin de hacer seguimiento al Plan de Compras y presentar este al Comité de compras para su aprobación Definitiva. Revisa y aprueba el Plan de Compras definitivo y lo envían a la Oficina de Adquisición y Contratación para su ejecución. Ejecutan el Plan de Compras en la Vigencia pertinente. Fin del procedimiento
7 de 8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Estatuto de contratación de la Universidad de Córdoba. 27/12//2006 Ley 789 27/12/2002 Ley 80 28/10/1993 Sistema para la Información de la Contratación Estatal SICE 18/07/2000 Ley 863 29/12/2003 Ley 190 06/06/1995 El Estatuto de Contratación de la Universidad de Córdoba establece las normas mediante las cuales debe regirse todo contrato celebrado en la institución Por medio de ésta ley se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del código sustantivo del trabajo. Por medio de esta ley se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de Contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones. Por medio de esta ley se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas Por medio de esta ley se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Ente que expide la Norma Universidad de Córdoba Congreso de Colombia Congreso de Colombia N.A Congreso de Colombia Congreso de Colombia
8 de 8 Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Decreto 111 15/01/1996 administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Por medio de este decreto se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 conformando el Estado Orgánico del Presupuesto. Ente que expide la Norma Presidencia de la República de Colombia 6. REGISTROS No Código 1 FGCA- 016 Nombre Responsable Formato Plan de Compras Jefes de Área Lugar de de Gestión de la Oficina de Adquisición y Contratación es y archivo Central Medio de Electrónico y físico Tiempo de 3 años en de Gestión y 20 años en Central Disposición Se selecciona una muestra representativa equivalente al 10% 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No N.A DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO ANTERIOR 8. ANEXOS No. Soporte Exigido Tipo de Contrato al que aplica 1 2 3