Que Es Planificar? Planificación Constituye un proceso mediador entre el futuro y el presente. En su aspecto conceptual constituye la asignación de recursos escasos a múltiples objetivos de desarrollo. En su aspecto práctico, es el proceso de identificar los problemas existentes, visualizar la situación deseada, y formular los objetivos y cursos de acción que conduzcan a la situación deseada. Qué es planificar? Pensar en un futuro deseable, algo que debemos lograr Prever una serie de acciones y organizar los pasos para lograr un fin Identificar los recursos necesarios para realizar las acciones Prever como evaluar procesos y resultados Ejercicio de Planificación El ejercicio completo de planificación se concreta en la elaboración de un plan, el cual consta de: Diagnóstico Objetivos Metas Políticas Estrategias Programas Proyectos. Planificar ayuda a: adelantarse y prepararse para el futuro asegurar la dirección correcta identificar asuntos que necesitan ser abordados considerar si el proyecto es posible hacer el mejor uso de los recursos motivar al equipo de trabajo asegurar un proceso del proyecto sin sobresaltos aclarar las metas y desarrollar una visión establecer la razón para hacer algo elegir entre diferentes opciones obtener fondos y otros recursos asignar recursos y responsabilidades
guiar la implementación del proyecto conseguir los mejores resultados. 6. Planificación Estratégica Consiste en un patrón de decisiones coherente, unificador e integrado, que determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo plazo, programas de acción y prioridades para la asignación de recursos. 7. Planificación Estratégica Fases: Visión - Análisis del entorno y escenarios futuros Misión -Análisis interno de la organización (FODA) Definición de objetivos y metas Identificación e implementación de factores estratégicos 8. La Visión - Apreciación idealizada de lo que sus miembros desean de ella en el futuro. - Recoge lo valioso del pasado y prepara la organización para el futuro. - Se comunica a través de una declaración que presenta: Los valores, los principios de la institución y sus compromisos. - Debe ser precisa, simple y al mismo tiempo retadora. - La visión debe ser conocida y compartida por todos los miembros de la organización y también por aquellos que se relacionan con ella. 9. La Misión - Define el papel que tiene la organización en cubrir las necesidades de la sociedad. - Describe, en términos amplios la actividad en que está la organización y contribuye como una referencia permanente en el proceso de planificación estratégica. - Expresa la razón de ser de la organización y se comunica a través de una oración que define el propósito fundamental de su existencia, estableciendo así la diferencia en relación a otros entes del mismo ramo. - Es una declaración duradera de la organización, y lo suficientemente amplia como para asegurar que entre los distintos actores de aquella pueda producirse un gran acuerdo. La definición de la misión adquiere diversas denominaciones válidas y útiles tales como: propósito de la organización, filosofía, credo, etc.
- La misión no es una declaración perenne de parte de la organización. Es necesaria su revisión y actualización permanente. 11. Análisis del Entorno - El diagnóstico del medio ambiente externo (entorno) tiene como objetivo fundamental identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Esos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza). Hay que prepararse para aprovechar las oportunidades o para debilitar las amenazas. 12. Análisis del Entorno AMENAZAS: Situación desfavorable, actual o futura que presenta el ambiente a la organización, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daños potenciales sobre el desempeño y la supervivencia de la misma. OPORTUNIDADES: Es una situación favorable, actual o futura, que ofrece el ambiente a la organización, cuyo aprovechamiento adecuado o oportunidad mejoraría su posición de competencia. 13. Análisis Interno Se refiere a aquellos aspectos internos de la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno. Las fortalezas y debilidades tienen que ver con todos los sistemas internos de la organización, tales como productos, recursos humanos, tecnología, insumos, administración, etc. FORTALEZA: Es una posición favorable que posee la organización en relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la sitúa en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o ante una amenaza. DEBILIDAD: Es una posición desfavorable que tiene la organización con respecto a alguno de sus elementos y que la ubica en condiciones de no poder responder eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno. 15. Objetivos y Metas TIEMPO: Los objetivos se definen como resultados a largo plazo y las metas como resultado a corto plazo. ESPECIFICIDAD: Los objetivos se establecen en términos generales y amplios mientras que las metas poseen un mayor nivel de especificidad.
16. Directrices Constituyen instrucciones generales para transitar de la situación actual en que se encuentra la organización a una nueva. 17. La Estrategia Es un esquema que contiene la determinación de los objetivos o propósitos de largo plazo de la organización y los cursos de acción a seguir, así como la asignación de los recursos que la organización debe usar para alcanzar aquellos objetivos, tomando en cuenta las restricciones del medio ambiente. 18. Diseño de Objetivos y Estrategia Para dar inicio a esta fase contamos con la información que hemos obtenido en las fases precedentes. Las variables fundamentales que se han identificado en esas fases deben ser sometidas a un análisis de prioridad, significación e importancia, ya que en la mayoría de los casos resulta que el volumen de información que se obtiene es elevado y obligaría a realizar muchas combinatorias costosas y consumidoras de tiempo. 19. Implantación de Estrategia y Objetivos Las fases anteriores nos exigían capacidad intelectual, reflexión y análisis, ahora se trata de implementar las transformaciones, asignar recursos, construir planes y programas. Las estrategias deben hacerse operativas y de allí deriva la necesidad de formular objetivos específicos y metas. 20. CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA Es necesario conocer si vencimos algunas amenazas. Si explotamos las fortalezas y el grado de desempeño en cuanto a los objetivos y metas propuestas. Frente a los cambios del entorno el diseño de estrategias debe caracterizarse por una gran flexibilidad y el seguimiento o control va a permitir la detección de los cambios y la consecuente revisión de las estrategias. 21. Aportes de la Planificación Estratégica - Da coherencia y visión de futuro a los esfuerzos de la organización.
- Esta dirigida a eliminar el cortoplacismo. - Ayuda al desarrollo de una mayor capacidad de análisis y reflexión sistemática del entorno y del impacto de este sobre la organización. - Mejora la comunicación entre los gerentes de la organización. 26. Entonces, Planificar Es proponer una solución elegida como deseable. Tratar de transformar el escenario posible en deseable. Es el cálculo que precede y preside la acción. Planifica el que gobierna la acción. El que no planifica renuncia a la libertad de elegir su destino. 27. Los planes son el resultado de un proceso a través del cual se determinan los objetivos y las metas de una organización o una estructura política, en un período de tiempo determinado. La definición de los planes para lograr determinados objetivos y metas constituye el proceso metodológico que utiliza la planificación. PLAN 28. Los programas son los instrumentos que se destinan al cumplimiento de los objetivos y metas trazados en los planes, dentro de un marco financiero y de tiempo. Su implementación se realiza a través de los proyectos. PROGRAMA 29. Los proyectos constituyen el nivel que ejecuta la acción. Son el conjunto de actividades planificadas y relacionadas entre sí, que mediante el uso de insumos generan productos dentro de un periodo de tiempo determinado, apuntan a solucionar un problema, promover el desarrollo o mejorar una situación específica. PROYECTO 30. Planificación y Marco Lógico qué y cómo hacer para lograrlo? que se quiere alcanzar? con qué Recursos? Fin Propósito Resultados Estrategias Actividades Presupuesto