PROCESO FORMACIÓN Revisó: Vicerrector Académico Subdirectora Académica Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Director de Admisiones y Registro Académico Director de Escuela Coordinador de Programa Profesional de Planeación Profesional Vicerrectoría Académica Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Noviembre 21 de 2008 Resolución Nº 2099 OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la planeación de la matrícula de estudiantes de los programas académicos de pregrado. ALCANCE Aplica para los Programas Académicos de Pregrado de la Universidad Industrial de Santander y abarca la planeación de las asignaturas por parte de cada, la solicitud de matrícula de las asignaturas en el sistema por parte de cada estudiante y la consolidación de esta información para generar el informe de oferta y demanda. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de pregrado. Acuerdo Superior N 72 de 1982. Acuerdo Superior No. 075 de 2010, por el cual se establecen los procedimientos para la matrícula académica, el cálculo del promedio, la cancelación y validación de asignaturas y se dictan otras disposiciones. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - ESTUDIANTE DE PREGRADO: quien cursa un programa académico en la universidad, con el fin de obtener un título profesional mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil de Pregrado. CONSIDERACIONES - Es responsabilidad de las Escuelas, Coordinación de Programa o Departamentos programar los cursos de vacaciones, luego de ser aprobado por el Consejo de Facultad. Los cursos de vacaciones deben ser programados por las Escuelas y Departamentos y registrados a través del sistema en el caso de Pregrado Presencial, teniendo en cuenta los parámetros establecidos por el Consejo Académico para su realización. Es responsabilidad de la Dirección de Admisiones y Registro Académico registrar y actualizar en el sistema de información los criterios definidos por el Consejo Académico para los cursos de vacaciones. - Antes de la matrícula a través de la WEB el Sistema verifica el pago de la liquidación para habilitar la Matrícula Académica del estudiante.
PROCESO FORMACIÓN Página 2 de 8 CONSIDERACIONES - El estudiante puede matricular asignaturas de varios niveles de su plan de estudios, de acuerdo con el siguiente orden de prioridades: Las asignaturas perdidas, las asignaturas no cursadas y ubicadas en los niveles más bajos de su plan de estudios y las demás asignaturas para las que cumpla con los requisitos y según lo permita el número de créditos autorizados para la matrícula. - La universidad deberá garantizar los cupos para que el estudiante realice matrícula ordinaria en las fechas establecidas en el calendario académico, previo cumplimiento de requisitos, de acuerdo con la periodicidad de la admisión del correspondiente programa académico. - El número de créditos que podrá matricular un estudiante está definido así: a. El estudiante que tenga un promedio ponderado acumulado mayor o igual a tres coma veinte (3,20) y menor que tres coma cincuenta (3,50) podrá matricular hasta dos (2) créditos adicionales al número de créditos correspondiente al nivel que va a cursar. b. El estudiante con promedio ponderado acumulado mayor o igual a tres coma cincuenta (3,50) y menor que tres coma ochenta (3,80) podrá matricular hasta cuatro (4) créditos adicionales al número de créditos correspondiente al nivel que va a cursar. c. El estudiante con promedio ponderado acumulado mayor o igual a tres coma ochenta (3,80) y menor que cuatro coma veinte (4,20) podrá matricular hasta seis (6) créditos adicionales al número de créditos correspondiente al nivel que va a cursar. d. El estudiante con promedio ponderado mayor o igual a cuatro coma veinte (4,20) podrá matricular hasta ocho (8) créditos adicionales al número de créditos correspondiente al nivel que va a cursar. - Los estudiantes que se encuentren ubicados en los tres (3) últimos niveles de su programa académico y cuyo plan de estudios incluya para estos niveles menos de 20 créditos, se les autorizará matricular hasta veinte (20) créditos sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2 del Acuerdo Superior No. 075 de 2010. - El estudiante podrá adicionar hasta (4) cuatro créditos cuando estos le sean necesarios para concluir su plan de estudios en el periodo académico que matricula.
PROCESO FORMACIÓN Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Programa asignaturas, horarios, aulas y profesores 1. Para la planeación de la matrícula se debe considerar: La programaciónn de horarios no debe tener interferencias en las asignaturas que pertenecen al mismo nivel. Programar para cada asignatura el máximo número de cupos, de acuerdo con los recursos disponibles. Las asignaturas deben interactuar entre sí para programar las asignaturas de servicio y compartir las aulas asignadas en el caso de Pregrado Presencial. Unidades Académicas Calendario Académico Antes de finalizar un periodo académico (de acuerdo con el calendario académico programado con anterioridad), se programan las asignaturas a ofrecer en el siguiente periodo, contemplando información completa de horarios, profesores y aulas en caso de Pregrado Presencial y finalmente se registra esta información en el sistema. 2. Genera el listado de horarios 2. Generan los listados de horarios. Horarios 3. Publica horarios para que los estudiantes tengan la posibilidad de consulta 3. Deja programación de horarios disponible a través de la Web y/o en cartelera. 1
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 1 4. Actualiza hoja de vida y genera las asignaturas posibles a matricular Formato de asignaturas a matricular 4. Simultáneamente, actualiza a través del sistema la hoja de vida académica de los estudiantes en aspectos como, cambios de plan, homologaciones, readmisión y actualización de notas, según las actas emitidas por los Consejos Académico, consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia según el caso y/o consejo de Escuela o de programas de educación a distancia según el caso. El sistema genera las asignaturas a matricular, teniendo en cuenta el Reglamento Académico estudiantil de Pregrado. Esta información se puede consultar en la Web. Si el estudiante está a paz y salvo y ha pagado la matrícula, el sistema le permite realizar el proceso de matrícula, en caso contrario el estudiante debe tramitar el paz y salvo para realizar esta actividad. Coordinación de Registro académico Hoja de Vida del estudiante FAR.01 Reglamento académico estudiantil de pregrado Nota: En el caso de Pregrado a Distancia se generan los certificados de notas del semestre anterior y la liquidación para pago de matrícula. 2 5. Verifica la información 5. Verifica que la información sea la correcta. Estudiante 2
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Si Correcto? No 6. Solicita información a la 6. Solicita información al Director de Escuela, Director de Departamento, Coordinador de Sede o Coordinador de Programa de Educación a Distancia, según sea el caso. Estudiante Formato de Matrícula Web 7. Analiza la situación e informa al estudiante 7. Analiza la solicitud, consultando en el sistema e informa al estudiante. Existe error? No Si 8. Reporta información 8. Reporta las observaciones a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para que se realicen los ajustes pertinentes en la Hoja de Vida Académica y se genere el nuevo formato de asignaturas a matricular. Hoja de Vida del Estudiante. FAR.01 Informe 1 Pág.4 3
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 9. Diligencia formato de matrícula y valida la misma 9. Diligencia el formato de matrícula, a través de la web en los programas de Pregrado y continua con el proceso. Estudiante Matrícula Fin proceso prematrícula Si 10. Genera informe de oferta y demanda No 2 Pág.4 10. Consolida información en el sistema y genera el informe de oferta y demanda para cada una de las asignaturas para su análisis y se libera el sistema de información nuevamente para que cada realice los ajustes pertinentes de acuerdo con los informes obtenidos. Nota: la actividad 10 no aplica para los programas de educación a distancia ni para las Sedes Regionales. Director de Admisiones y Registro Académico Informe del proceso Terminado este procedimiento se continúa con el Procedimiento de Matrícula de Estudiantes Antiguos de Programas Académicos de Pregrado Excepto del Programa de Medicina PFO.15 FIN
PROCESO FORMACIÓN Página 7 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Creación del documento Octubre 11 de 2004 02 03 04 05 Diciembre 03 de 2007 Noviembre 21 de 2008 Marzo 09 de 2009 Abril 17 de 2009 El Procedimiento de Planeación de Matrícula de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial, modifica y sustituye al Procedimiento Planeación de la Matrícula de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial código A02.01 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 2004. El Procedimiento Planeación de Cursos de Vacaciones para Programas Académicos de Pregrado Presencial código A02.02 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 2004 se toma como una consideración de este procedimiento. La solicitud de asignaturas a matricular por parte del estudiante, se hace a través del sistema. Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. Inclusión del procedimiento en el proceso misional de formación, cambio de código del documento y de la plantilla de acuerdo con lo establecido en la Guía de Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Ajuste y actualización de actividades de acuerdo con las revisiones de las unidades académicas. Ajuste y actualización con base en las revisiones de la jornada de socialización. Se eliminó la palabra presencial en el objetivo Se incluyó en el alcance coordinación de programa En las actividades 1, 6 y 10 y en los responsables de las actividades 1, 2, 3, 7 y 8 se incluyó la coordinación de programa
PROCESO FORMACIÓN Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 06 Octubre 30 de 2009 Se agregó en revisó la Subdirectora Académica Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. En el alcance se cambió el término asignatura por Unidad de aprendizaje y se reemplazó Escuela, Departamento o Coordinación de Programa por Unidad Académica. Se incluyó la definición de unidad de aprendizaje. En la descripción de la actividad 1 se cambió el termino asignatura por unidad de aprendizaje y se modificó la redacción. En las actividades 1, 2, 3, 7 y 8 se cambio el responsable por Se cambió la redacción de la descripción de la actividad 4. En la descripción de la actividad 6 se incluyó Director de Departamento, Coordinador de Sede o Coordinador de Programa de Educación a Distancia, según sea el caso. En la descripción de la actividad 10 se cambió Escuela, Departamento o Coordinación de Programa por y se agregó una nota aclaratoria. 07 Febrero 4 de 2011 Se eliminó la definición de unidad de aprendizaje. Se cambió el término unidad de aprendizaje por asignatura en el alcance del procedimiento. 08 Enero 27 de 2012 Inclusión del Acuerdo Superior No. 075 de 2010 en la normatividad. Se incluye nuevas consideraciones con base en el Acuerdo Superior No. 075 de 2010.