TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS 3 2. ALCANCE 3 3. RESPONSABILIDADES 3 4. CONSULTAS 3 5. VIGENCIA 3 6. ACTUALIZACION 3 7. DEFINICIONES 3 8. POLITICAS GENERALES 4 9. POLITICAS ESPECIFICAS 5 10. S 16 11. EXCEPCIONES 17 12. SANCIONES 17 13. ANEXOS 17 Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 2 de 20
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS Establecer la normativa que debe aplicar para el Departamento de para todos sus procesos de ventas. 2. ALCANCE Este Procedimiento involucra a todo el personal del Departamento de de Mitsui Automotriz S.A. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente General: Aprobar el Procedimiento Comercial de y las políticas descritas en este documento. 4. CONSULTAS El encargado de recoger y absolver las diferentes dudas que puedan presentarse con relación a este documento es la Gerencia de. 5. VIGENCIA El procedimiento y políticas serán de uso obligatorio a partir del día siguiente de su aprobación. 6. ACTUALIZACION El Departamento de será el encargado de la actualización de este documento. 7. DEFINICIONES Solicitud de Pedido: Formato en el sistema SAP generado por el Asesor de Ventas, donde se detallan los datos principales del cliente y las características del montacargas que desea adquirir. La cotización: Es el documento oficial donde se le informa al Cliente sobre el precio, condiciones, características y cortesías del montacargas del cual ha solicitado información. Solicitud de anulación/ re-facturación: Documento impreso de uso interno dirigido al Gerente de montacargas donde se indican los datos del documento Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 3 de 20
que se va anular/ re-facturar y el motivo de la solicitud. Debe estar firmado por el Asesor de Venta, Sub Gerente y Gerente de. Carta de características: Es un documento escrito mediante el cual Mitsui confirma a la entidad que otorga un crédito vehicular los datos de nuestro mutuo Cliente, precio de venta, datos del y la confirmación del pago de la cuota inicial. 8. POLITICAS GENERALES La cotización es el documento oficial donde se le informa al cliente sobre el precio, condiciones, características y cortesías del del cual ha solicitado información. El Asesor de Ventas debe realizar una visita al cliente antes de emitir una cotización para poder asesorar correctamente y conocer cuáles serán las condiciones de trabajo. La venta de nuevos es al contado. La venta al crédito solo aplica a aquellas empresas que previamente se les ha otorgado línea de crédito y que se encuentra vigente a la fecha de la venta. Está prohibido que el personal reciba dinero (en efectivo o transferencias Bancarias) de nuestros Proveedores, bajo ningún concepto u operación comercial que ofrece o pueda realizar la empresa. El Departamento de Contabilidad y Finanzas es el único que puede realizar las confirmaciones de los depósitos o pagos de clientes. Esta confirmación debe realizarse por escrito y por ningún motivo el Asesor de Ventas debe realizar la confirmación si no cumple el requisito anterior. La venta de accesorios, seguro se realiza única y exclusivamente por las áreas correspondientes de Mitsui (el personal de Ventas se encuentra prohibido de ofrecer estos servicios y productos por canales distintos al mencionado). En el caso de financiamiento se debe dar prioridad al financiamiento vía MAF. El Sub-Gerente es la única persona autorizada para modificar, en el sistema, el Asesor asignado a un Cliente. El Asesor de ventas debe hacer firmar a sus clientes la Hoja de tratamiento de Datos. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 4 de 20
9. POLITICAS ESPECÍFICAS 9.1 Política de Precios Los precios de venta de son fijados por la Gerencia de La lista de precios no podrá imprimirse ni ser compartida con personas ajenas a la empresa. El Sub Gerente de es el encargado de enviar al personal de ventas la lista de precios con las promociones y campañas del mes vía mail. Todo precio distinto al precio de lista debe tener aprobación del Sub Gerente de. El asesor de ventas debe solicitar al Sub Gerente, precios de accesorios solicitados por el cliente, antes de elaborar la cotización al cliente. 9.2 Política de Descuentos Para el otorgamiento de los respectivos descuentos se deben considerar los siguientes niveles de autorización y/o aprobación: - Tener en cuenta que no se puede obtener un margen menor al 20% Gerente General Gerente de Sub Gerente de Menos del 10% del margen 10% a 15% del margen 16% a 20% del margen (*) o su equivalente en accesorios, mantenimientos preventivos, etc. La autorización y/o aprobación se realiza firmando físicamente en el pedido de ventas. El Sub Gerente de debe firmar todas las cotizaciones como aceptación de las condiciones de venta, que incluye precio, cortesías, adicionales, etc. Las cotizaciones son enviadas a los clientes vía email los cuales deben ser copiados al Sub Gerente de (CRM Sales Force visualizar las cotizaciones) El Sub Gerente de, es el encargado de verificar el cumplimiento de los niveles de aprobación indicados en esta política. 9.3 Política de Reservas Se refiere a las unidades que se encuentran libres en el stock para ser vendidas y pueden ser separadas hasta concretar la venta. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 5 de 20
Las condiciones para realizar una reserva son: pago de anticipo, carta de aprobación de la entidad que otorga el crédito u orden de compra. Reserva del montacargas, es por 30 días, contados desde el día en que solicitan el montacargas. Reserva del montacarga con anticipo mínimo del 10%(leasing), es por 30 días la reserva, contados desde el día en que solicitan el montacargas. Reserva del montacarga a pedido especial del cliente es con anticipo 25% y contrato hasta que llegue el equipo de importación. Las excepciones de reserva sin anticipo pueden ser autorizadas por el Sub Gerente de vía mail. 9.4 Política de Facturación Los siguientes requisitos son exigidos para facturar: Venta al Contado Venta con Crédito Venta con Leasing 100 % de adelanto Pago de la Cuota inicial* + Carta de Aprobación (Entidad financiera) Carta de Aprobación (Entidad Financiera) *El monto de la cuota inicial es fijado por la entidad financiera. Existen algunas excepciones a la presente política pero deberán ser aprobadas según se indica a continuación: Se puede facturar con Orden de Compra, pero sólo en caso que el Cliente sea persona jurídica y con la aprobación de la Sub Gerencia de. El Sub Gerente de es responsable de coordinar con sus respectivos Asesores de ventas las gestiones necesarias para la cancelación de los saldos. El Sub Gerente de, es el encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos y firmar físicamente en el pedido de ventas, autorizando la facturación. 9.5 Política de Anulaciones. Se refiere a la anulación de facturas y/o boletas emitidas a los Clientes por la venta de montacargas nuevos. Las anulaciones se presentan principalmente: Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 6 de 20
Anulación del comprobante por desistimiento de compra del Cliente Anulación del comprobante por error o modificación del tipo de documento. Anulación del comprobante por cambio de fecha del comprobante de pago. Para cualquiera de los casos se requieren,un correo del Asesor de Ventas informando y explicando el motivo de anulación al Sub Gerente de,el cual da la autorización por el mismo medio. 9.6 Política de Devolución de Abonos. Se refiere a la devolución del pago efectuado por el Cliente de. Las devoluciones de Abonos se presentan principalmente: Desistimiento de compra. Cliente pagó demás. Descuentos. Reserva de montacargas. Para cualquiera de los 4 casos se requieren los documentos: Carta de solicitud de devolución firmada por el titular en caso de Persona Natural, y Carta de solicitud de devolución en hoja membretada firmada por el representante legal en caso de Persona Jurídica. Para persona Natural copia de DNI y para Persona Jurídica copia de DNI del representante legal y copia de Vigencia Poder. Formato de solicitud de devolución de abono (anexo 1) firmado por el Asesor de Ventas, Sub Gerente de y Gerente de. Copia de depósitos bancarios. El Asistente de Cobranzas es el responsable de verificar los requisitos solicitados para la devolución y presentar al Departamento de Finanzas para que inicie el trámite de devolución; y de realizar el seguimiento hasta la emisión del cheque o transferencia según sea el caso. El plazo de devolución es de 5 días hábiles. 9.7 Política de Almacenamiento de montacargas. Mitsui almacena sus montacargas nuevos en el local de Santa Anita ubicado en Carretera Central 1283. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 7 de 20
Todos los montacargas vienen con 2 llaves, estas se entregan para ser almacenadas en Taller, el responsable de custodiar las llaves es el Asesor de Entrega. Al finalizar el día, el personal de Seguridad debe contar físicamente los montacargas que pernoctaron en el local y enviar diariamente los reportes. Proveedores deben estacionar sus vehículos en las áreas de estacionamiento designadas para ellos; quedando prohibido el ingreso de sus vehículos al taller y la zona de almacenamiento. Tiendas: Aquí se almacenan los montacargas nuevos. Las llaves de las unidades que se encuentran en tiendas por Exhibición serán custodiadas por personal designado por la Sub Gerencia de de esa misma tienda. 9.8 Política de Pre-Entrega y Entrega de : Se entiende por Pre entrega a la preparación del montacargas para la entrega final del cliente. Se inicia con el envío del Formato de Entrega (anexo 2) el cual es realizado por el Asesor de Ventas. Se entiende por entrega de a la entrega formal de los montacargas nuevos al Cliente. El Formato de Entrega debe contar con los datos completos del montacargas, con los datos completos del cliente. Si contara con accesorios adicionales el formato debe enviarse una semana antes de la fecha estimada de entrega. Si no tuviera adicionales se puede enviar dos días antes de la fecha estimada de entrega. El Asistente Administrativo es la persona quien confirma que el montacargas puede entregarse, después de haber verificado que este se encuentre cancelado, o que cuenta con crédito activo (venta a crédito). La confirmación la debe realizar como máximo 1 día antes de la entrega. Las coordinaciones con los proveedores para la instalación de accesorios y equipamiento del equipo las realiza el asesor de entrega de unidades. Para el caso de equipamiento que se realiza dentro de las instalaciones del proveedor deberá contar con las pólizas de seguro vigentes contra todo riesgo, todo traslado debe ser realizado con Guía de Remisión (manual).anexo 3 Para realizar modificaciones del equipo, se debe solicitar la autorización a la Sub Gerencia de. El Asesor de entrega debe confirmar al cliente la hora y día de entrega, así como la inducción. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 8 de 20
El Asesor de entrega coordina con el proveedor (grúa) para el traslado del montacargas. Se debe generar Guía de Remisión por SAP y en el momento de la entrega dicho documento debe ser firmado por el Asesor de Entrega y el Cliente, en señal de conformidad. La entrega del montacargas es al titular de la factura/boleta o representante legal, en caso de persona jurídica. Si otra persona natural diferente va a retirar el vehículo, se solicitará una carta poder firmada. La carta poder para entrega y/o traslado debe tener firma y sello en caso de persona jurídica. El Asesor de Entrega verificará que las firmas coincidan. 9.9 Política de Licitaciones: Todas las licitaciones públicas y privadas están a cargo del área de Ventas Corporativa. Ningún Vendedor puede participar solo en ellas. Las autorizaciones para participar en la licitación son las siguientes: Gerente General Gerente de Legal Gerente de Venta Corporativa Encargado de licitación Aprueba participar en licitación* Visa el formato Aprueba propuestas a presentar Presenta el formato *La firma de autorización consiste en una firma física en el formato de Resúmen de Proceso de Selección (anexo 4). Este documento también es visado por el Gerente de Venta Corporativa, Área Legal y Asesor de Ventas Especiales. El pago de las licitaciones debe ser en la moneda en que se facturo. Para presentarse a una licitación la entidad debe contar con línea de crédito aprobada por el área de Finanzas, el monto será según sea el requerimiento, El encargado de Ventas Corporativas, y la Gerencia de Ventas Corporativa, son responsables de verificar que se cumplan los puntos indicados en esta política. 9.10 Política de Venta a empresas que participan en licitaciones: Se refiere a las ventas de montacargas a clientes que se están presentando o se van a presentar en procesos de licitaciones Públicas y Privadas. Deben contar con el Formato de empresas que participan en licitación debidamente firmado.(anexo 5) Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 9 de 20
Las autorizaciones para vender a empresas que participan en licitación son las siguientes: Gerente General Gerente de Legal Gerente de Aprueba participar en licitación* Visa el formato Aprueba propuestas a presentar Si es el caso deberán tomarse en consideración los siguientes puntos: MASA no hará ningún tipo de consultas formales o informales a SEACE, entidad pública o privada debido a que no participamos directamente en la licitación. La garantía del montacargas la brinda Fabrica (proveedor externo). Si el montacargas sufre alguna modificación no autorizada por Fábrica, pierde su garantía y MASA asume la garantía. Si tenemos conocimiento de que un Cliente tiene problemas con el Estado, no atenderemos la solicitud de compra. El Asesor de Ventas Especiales y el Sub Gerente de son los responsables de verificar que se cumplan los puntos indicados en esta política. 9.11 Política de Venta con Crédito Vehicular: Se refiere a las ventas de montacargas a Clientes que tienen Crédito Vehicular aprobado por una entidad financiera. El Asistente de Cobranzas, será el responsable de verificar que los montos y datos de la Carta de Características (Anexo 6) coincidan con la carta de aprobación del Banco, debiendo sellar y firmar en señal de conformidad. El Asistente de Cobranzas será la única persona autorizada para enviar escaneado, por correo electrónico, la carta de características a la Entidad Financiera, la cual deberá tener firma y sello del Sub-Gerente de y del Sub-Gerente de Finanzas. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 10 de 20
Para solicitar la cancelación de la boleta/factura en caja, es indispensable presentar en pedido de venta y la carta de aprobación del Banco. 9.12 Política de Crédito Directo MASA: Se refiere a las ventas de montacargas a Clientes que tienen un Crédito Directo aprobado por MASA. El Asistente de Cobranzas es el responsable de llenar el formato de Solicitud de Línea de Crédito (anexo 7) y adjuntar los documentos necesarios que enviará al Dpto. de Contabilidad y Finanzas para la evaluación del crédito, con la firma del Asesor de Ventas y de la Gerencia de. Una vez recibida la respuesta del Sub Gerente de Finanzas (aprox. 1 día), por escrito, debe informar que la línea está aprobada. El Asistente de Cobranzas debe informar por escrito al Asesor de ventas que el crédito fue aprobado y el monto de la línea. 9.13 Política de Venta especial Leasing: Se refiere a las ventas de montacargas a Clientes que tienen un Leasing aprobado por una entidad financiera. La entidad financiera aprueba el desembolso del 100% del valor del montacargas. El Cliente debe pagar la cuota inicial directamente al Banco. Se debe tomar en consideración los siguientes puntos: Si el Cliente hizo un abono en MASA para reservar el montacargas y no tiene cuenta en el Banco que otorga el crédito, MASA devolverá al Cliente el pago de la reserva. Si el Cliente hizo un abono en MASA para reservar el montacargas y tiene cuenta en el Banco que otorga el crédito, el Banco abonará el 100% y realizará el cargo de la reserva del Cliente, para su devolución. En este caso el Gerente de Contabilidad y Finanzas deberá firmar la carta Autorización de cargo en cuenta (anexo 8) autorizando el cargo. 10. EXCEPCIONES Cualquier excepción al presente procedimiento sólo podrá ser aprobado por el Gerente de Vehículos Nuevos. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 11 de 20
11. SANCIONES En caso de incumplimiento a la presente política, es responsabilidad del Gerente de la sanción correspondiente. 12. ANEXOS Anexos Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Documento Formato de Solicitud de devolución de abono Formato de entrega Guía de Remisión Manual Resumen de Proceso de Selección Formato de empresas que participan en licitación Carta de Características Solicitud de línea de crédito Autorización de cargo bancario Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 12 de 20
Anexo 1 Formato de Solicitud de devolución de Abono Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 13 de 20
Anexo 2 Formato de Entrega Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 14 de 20
Anexo 3 Guía de Remisión Manual Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 15 de 20
Anexo 4 Resumen de Proceso de Selección Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 16 de 20
Anexo 5 Formato de empresas que participan en Licitación Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 17 de 20
Anexo 6 Carta de Características Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 18 de 20
Anexo 7 Formato de Solicitud de Línea Crédito Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 19 de 20
Anexo 08 Autorización Cargo en Cuenta Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 20 de 20