PROCESO ANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Revisó: Jefe División Financiera Jefe Grupo de Inventarios Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para realizar el de bienes a solicitud de estudiantes de pregrado, posgrado, servidores de la Universidad o particulares, para el cumplimiento de labores misionales. Aplica a Estudiantes, Servidores de la Universidad y/o particulares. NORMATIVIDAD Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual rmativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de Bienes, del Manual rmativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEICIONES Y/O ABREVIATURAS Elementos Marcados: los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario. Negligencia: Es el descuido u omisión respecto a la conducta que se debe observar y es una de las causales de culpa, que según la doctrina jurídica se presenta cuando el agente no previó los aspectos nocivos de su acto habiendo podido preverlos o cuando a pesar de haberlos previsto, confió imprudentemente en poderlos evitar. Módulo de Planta Física: Módulo creado en la intranet de la Universidad Industrial de Santander para el registro de las novedades de los inventarios de la misma. Paz y Salvo: Cuando se certifica que el estudiante o servidor no posee deudas con la Universidad.
PROCESO ANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Página 2 de 9 DEICIONES Persona autorizada para la salida del elemento: persona que se desplaza hasta la UAA para retirar el equipo en los casos en que el bien va a ser utilizado fuera de las instalaciones de la Universidad, por ejemplo: un estudiante, el mismo servidor responsable, un mensajero en el caso de reclamar una garantía, entre otros. Solicitante: Corresponde a estudiantes, servidores de la Universidad (Contratación externa y personal de planta) o particular. CONSIDERACIONES El de bienes se realiza a los servidores y estudiantes de la Universidad exclusivamente para realizar labores misionales. El Préstamo a particulares se puede realizar siempre y cuando el trabajo objeto del corresponda a actividades misionales y éste contemplado en un convenio o contrato celebrado con la Universidad. El de bienes a particulares debe contemplar el amparo mediante pólizas de seguros en las mismas condiciones del programa general de seguros establecido por la Universidad. En el caso de reposición, el bien debe ser de iguales o superiores características a las del bien prestado. n embargo, deben cumplirse las siguientes condiciones: - el elemento prestado no se encuentra disponible en el mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico realiza la reposición del bien por otro de acuerdo a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el servidor responsable, siempre y cuando exista coherencia con las actividades misionales. - Se requiere el concepto de una Comisión que verifique objetivamente las circunstancias que validen la mayor conveniencia institucional de la sustitución ofrecida. CONDICIONES INICIALES Para iniciar el procedimiento se debe cumplir con los siguientes requisitos: Que el(los )elemento(s) se encuentre(n) en el inventario de la Universidad. Los elementos deben encontrarse físicamente marcados con el respectivo número de inventario. Que el (los ) elemento (s) se encuentre(n) disponible(s) para ser prestado(s).
PROCESO ANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO Realiza solicitud Para dar inicio al procedimiento se deben cumplir las condiciones iniciales señaladas en las consideraciones anteriores. 1. Realiza la solicitud de al servidor responsable del (los) elemento (s). Préstamo de un bien devolutivo mayor? Realiza memorando de solicitud 2. Para el de bienes devolutivos menores, hace memorando al responsable del bien solicitando el. 2 Hace uso del bien y devuelve al responsable Ingresa y registra información en el módulo 1 3. Hace uso del bien y devuelve al responsable. 4. Para el de bienes devolutivos mayores ingresa a la página web de la Universidad al módulo de inventarios y selecciona: El (los) elemento(s) a prestar, Fecha, Motivo del, tipo de documento (cédula, código, Nit, entre otros), registra el número de identificación y el sistema automáticamente genera el nombre del solicitante. En caso de requerirse descripción adicional del elemento se registran las observaciones. ta: En las sedes regionales, el de bienes devolutivos mayores, se hace por medio del módulo de inventarios o con memorando firmado por el coordinador de sede y/o su delegado de planta física. de los Bienes
PROCESO ANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 4 de 9 1 Formato de 5. Imprime formato de. Firma Formato 6. Firma formato como constancia de recibido del bien. el solicitante es un usuario externo, el representante legal de la empresa debe firmar este formato. El Jefe del Grupo de Inventarios envía copia de este documento a la entidad contratista. Manual rmativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS El bien será usado fuera de la Universidad? 7. el bien no es requerido fuera de la Universidad, hace uso de (los) bien (es) y lo(s) devuelve al responsable. Hace uso del bien y devuelve al responsable Realiza Solicitud de salida y autoriza 8. el bien va a ser utilizado fuera de las instalaciones de la Universidad, realiza la solicitud de salida en el Módulo de Planta Física. Ingresa al menú de solicitudes/salida de equipos UIS y registra: Documento de identificación del servidor que solicita la salida del elemento. Datos de la persona autorizada para la salida del elemento. Datos de la persona que va a hacer uso del equipo. Fecha de salida y de posible entrega. Motivo de salida y observaciones. Número de inventario (máximo 10 equipos). 2 ta: En las sedes regionales, se realiza la solicitud de con memorando firmado por el Coordinador de sede y/o su delegado de planta física.
PROCESO ANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 5 de 9 2 Verifica solicitud y registra la salida del bien 9. Verifica la solicitud de salida en el Módulo de Planta Física con el número de inventario del elemento, seguidamente registra la salida del bien fuera de las instalaciones de la Universidad. Celadores de la portería Hace uso del bien y devuelve al responsable 10. Una vez el (los) elemento(s) haya(n) sido utilizado(s), hace entrega del (los) bien (es), según el periodo establecido, al responsable. Registra la recepción de elementos, verifica estado y reporta novedades 11. Registra la recepción de los elementos en el Módulo de Planta Física, verifica el estado del elemento y reporta novedades. Verificación física del elemento 12. Ingresa en el Módulo de Planta Física y revisa cuales elementos han sido recibidos, y procede a realizar la verificación física. Auxiliar Inventarios Registra el estado físico en que encuentra el elemento 13. Una vez realiza la verificación física, registra en el Módulo de Planta física, el estado en que encuentra el elemento. Auxiliar Inventarios 3
PROCESO ANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 6 de 9 3 Elemento en buen estado? 1 pág 7 Entrega oportuna? 14. el elemento se encuentra en buen estado, verifica que se haya entregado en las fechas establecidas. Requiere renovar el? Analiza solicitud y renueva 2 pág 3 15. En caso de requerirse la renovación del, analiza la solicitud y renueva el. Genera la multa 16. el(los) bien(es) corresponde(n) a un de Biblioteca y el solicitante del excedió el plazo de entrega, se genera en el sistema la multa correspondiente e informa su valor al solicitante y el código de la UAA para que consigne el valor de la multa. Auxiliar de Biblioteca 4
PROCESO ANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 7 de 9 4 Cancela la multa? Ingresos por Caja 17. Cancela la multa en la caja principal de la Universidad y presenta recibo en la biblioteca central para actualizar la base de datos correspondiente (Ver Procedimiento Ingresos por Caja). Procedimiento de Ingresos por Caja Incluye deuda en paz y salvo 18. la multa no es cancelada, el sistema automáticamente incluye deuda en Paz y Salvo. Auxiliar de Biblioteca el solicitante del corresponde a un estudiante no podrá realizar matricula académica ni acceder a otro servicio de la Universidad hasta tanto no cancele la deuda. 1 Reporta novedad 19. Reporta la novedad al Jefe de UAA y al Jefe del Grupo de inventarios. Estudia novedad 20. Estudia la novedad presentada. Jefe Grupo de Inventarios 5
PROCESO ANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 8 de 9 5 Determina si hubo negligencia o uso inadecuado 21. Determina si hubo negligencia o uso inadecuado. Jefe Grupo de Inventarios Hubo negligencia o uso inadecuado? Realiza la reposición 22. hubo negligencia o uso inadecuado realiza la reposición del bien con iguales o superiores características a las del bien prestado. (Ver consideraciones) Verifica que el bien cumpla las especificaciones 23. Verifica que el (los) bien(es) cumpla las especificaciones requeridas. considera necesario solicita concepto técnico a la Unidad Asesora correspondiente. Auxiliar Inventarios Revisa y marca elemento 24. Realiza la marcación física del (los ) elemento(s). Auxiliar Inventarios 5 25. no hubo negligencia ni uso inadecuado del(los) Baja de Elementos elemento(s) se procede a realizar el trámite de baja. Jefe Grupo de Inventarios Procedimiento Baja de Elementos
PROCESO ANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al stema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de documentos. Inclusión del alcance, normatividad y definiciones. Inclusión de las consideraciones relacionadas con el de bienes a particulares y la reposición. Inclusión del Módulo de Inventarios en la página web de la Universidad. Creación del Módulo de Planta Física en la página de la intranet de la Universidad para las solicitudes de salida del campus universitario. El registro de la salida de los elementos de la Universidad es responsabilidad de los celadores de las porterías. El servidor responsable del bien es el encargado de registrar la recepción de los elementos en el Módulo de Planta Física, verificar el estado de los mismos y reportar las novedades. Los auxiliares de Inventarios deben realizar la verificación física de los elementos una vez registrados en el Módulo de Planta Física. 3 viembre 19 de 2009 En la actividades 4 se incluyó una nota aclaratoria acerca del de bienes devolutivos. Se incluyó una nota aclaratoria en la actividad 8, en relación al de bienes en las sedes regionales.