PROCEDIMIENTO DE PAGOS REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 01-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.5/ 6.1/ 6.3/ 6.1.6/ 6.1.7/ 6.1.8/ 6.4/ 6.5.5/ 7 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustaron las denominaciones de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Página 1 de 8
1. OBJETIVO Establecer sistemática y ordenadamente los pasos para realizar los pagos de los compromisos adquiridos por la Institución, para el cumplimiento de su misión. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el pago de los compromisos generados en todas las dependencias de la Institución. Inicia con la recepción de las cuentas y termina con la realización del pago y el archivo de los documentos correspondientes. 3. RESPONSABLE El Jefe Financiero es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Cheque: El Cheque es un titulo valor por medio del cual una persona natural o jurídica llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero. 4.2 Transferencia electrónica: Es la manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado. 5. POLITICAS 5.1 Todos los pagos deben ser justificados mediante un documento soporte aprobado por el ordenador del gasto. 5.2 En la Institución se podrán realizar pagos por los siguientes medios, en orden de preferencia: Transferencia electrónica, cheques, tarjeta débito y tarjeta crédito. Los Página 2 de 8
pagos menores podrán realizarse por caja menor, de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Cajas Menores. 5.3 No se podrán realizar pagos de cuentas que superen los 20 SMMLV, sin previa autorización de la Junta Directiva, en concordancia con lo dispuesto en el Estatuto General de la Institución. 5.4 No se permite el cambio de cheques por efectivo (de la caja menor), girados por la Institución o por otras personas naturales o jurídicas. 5.5 El manejo de claves, preparación y dispersión de fondos o traslados por portales bancarios, estará a cargo del Jefe Financiero y el Vicerrector Administrativo y Financiero. El Jefe Financiero podrá delegar a uno de sus auxiliares para realizar estas operaciones, previa autorización de la Junta Directiva y del cumplimiento de las garantías exigidas por este órgano. 5.6 Un cheque pendiente de pago podrá permanecer en caja, máximo tres (3) meses. Después de esa fecha se debe anular siguiendo lo establecido en el Instructivo para Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso. 5.7 Los cheques contarán con sello húmedo o sello seco, como mecanismos de seguridad. 5.8 Se usarán sellos restrictivos y cruces que impidan que los pagos sean desviados de sus destinatarios originales, tales como: cheque cruzado, sello restrictivo: para consignar únicamente en la cuenta del primer beneficiario, sello restrictivo páguese por ventanilla únicamente al primer beneficiario 5.9 Para el retiro de cheques por personas diferentes al beneficiario, se exigirá un poder firmado y autenticado, en el que se evidencien los nombres, cedulas y huellas de las personas involucradas. Página 3 de 8
5.10 Cuando se autoricen pagos relacionados con anticipos a empleados y/o terceras personas, para la adquisición de bienes o servicios de uso institucional, el Jefe financiero exigirá como garantía, la firma de un pagaré. 5.11 El tipo de anticipos descritos en el numeral 5.10, deberán legalizarse en un plazo máximo de un (1) mes. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 RECEPCIÓN DE CUENTAS. El Jefe Financiero recibe las cuentas generadas por diferentes conceptos así: 6.1.1 Cuentas de Proveedores: Son las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de bienes. Son recepcionadas por el Jefe de Almacén quien, además de firmar la cuenta, debe anexar los siguientes soportes para el pago: Orden de compra, Solicitud de pedido, Entrada de almacén y copia del Rut actualizado. 6.1.2 Cuentas de Cobro de Servicios Administrativos: Son las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de Servicios Administrativos. El Jefe de Compras es el responsable de recepcionar estas cuentas, recoger las firmas del beneficiario del servicio tanto en la cuenta, como en el Acta de Recibido a Satisfacción de Servicios y anexar los siguientes soportes: Orden de Compra, Contrato de prestación de servicios y Póliza de seguros, cuando aplique, copia del Pago a Seguridad Social, copia del Rut actualizado y certificado de no declarante. 6.1.3. Cuentas de Cobro de Servicios Académicos: Son las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de Servicios Académicos en las Facultades, centros académicos o divisiones. La secretaria de Página 4 de 8
Gestión Humana es la responsable de recepcionar estas cuentas firmadas por el Decano de la Facultad o Director del área académica correspondiente, y anexar los siguientes soportes para pago: Orden de prestación de servicios, copia del Rut actualizado, Acta de recibido a satisfacción de Servicios, copia del contrato y copia del pago de la Seguridad Social. 6.1.5 Facturas de Servicios públicos y privados: Se reciben directamente de la empresa que presta el servicio. Incluye servicios públicos, celulares, arriendos y vigilancia. 6.1.6 Nóminas: Es la liquidación de los salarios de los empleados y sus deducciones, por los servicios prestados durante cierto período de tiempo. La genera la Oficina de Gestión Humana y para el pago, se envía a la oficina financiera en medio digital, acompañada de una comunicación escrita, con el resumen de los conceptos de salarios y deducciones, firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del gasto. 6.1.7 Aportes Parafiscales y Seguridad Social: La liquida el auxiliar de Gestión Humana en una planilla electrónica. Para el pago, se envía a la oficina Financiera una comunicación escrita con los datos del valor liquidado, firmada por el Director de Gestión Humana y el ordenador del gasto. 6.1.8 Obligaciones Financieras y Tributarias: Corresponde al Pago de cuotas de créditos bancarios, impuestos, tasas y contribuciones. Esta información la maneja y controla el Jefe Financiero. 6.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Una vez radicadas las cuentas en la oficina Financiera, son entregadas al auxiliar de presupuesto para que realice la ejecución presupuestal en los centros de costos y rubros correspondientes. Nota: Cuando se trate del pago de un anticipo a empleados para la adquisición de bienes o servicios de uso institucional, se sigue al paso 6.4. Página 5 de 8
6.3 CONTABILIZACIÓN: Después de la ejecución presupuestal, las cuentas son entregadas al auxiliar de Contabilidad para que realice la respectiva contabilización, siguiendo el Procedimiento de Contabilización. Las cuentas contabilizadas son entregadas al Jefe Financiero para que realice la programación de pagos. 6.4 PROGRAMACIÓN DE PAGOS: El Jefe Financiero realiza la programación de los pagos con la información de las cuentas ejecutadas presupuestalmente y contabilizadas. En la programación de pagos se relacionan las cuentas bancarias de donde se debitará el pago y el medio que se utilizará para efectuarlo de acuerdo a lo establecido en la política 5.2 de este procedimiento. Cuando sea necesario hacer traslado de fondos entre cuentas institucionales, se diligencia el formato Autorización de traslados de fondos y se recoge la firma del Vicerrector Administrativo y Financiero. Este formato debe anexarse al comprobante de egreso del pago correspondiente. 6.5 EJECUCIÓN DEL PAGO: El Auxiliar de pago recibe las cuentas y la programación de pagos y procede a ejecutarlos por uno de estos medios: 6.5.1 Pago con Cheque de la institución: El auxiliar de pago verifica los saldos en las cuentas bancarias, con el fin de que el cheque no sea devuelto, elabora el cheque verificando el nombre del beneficiario, su identificación y el valor a girar; seguidamente procede a colocar los sellos restrictivos según el caso. Los nombres y las firmas de las personas autorizadas para firmar cheques institucionales, están relacionadas en el formato Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas. 6.5.2 Pago con cheque de gerencia: Cuando el proveedor o acreedor exija el pago con cheque de gerencia, el Jefe financiero elabora una comunicación dirigida al banco solicitando su elaboración, en la que relaciona el número de la cuenta bancaria de la que se hará el debito, el valor a girar, el nombre y el Nit. del beneficiario. Esta Página 6 de 8
comunicación debe estar firmada por las personas registradas en esa cuenta bancaria. Paralelamente elabora una comunicación autorizando al empleado de la institución que retirará el cheque en el banco. 6.5.3 Pago mediante transferencia electrónica: El auxiliar de pagos se asegura de que exista la autorización del beneficiario o titular de la cuenta para realizar el pago mediante una transferencia electrónica. Si es así, procede a verificar el estado De alta en las cuentas de la Institución, con claves de acceso a portales para realizar este tipo de transacciones. 6.5.4 Pago con Tarjeta Débito: Se realizan en los casos en que el proveedor del bien o servicio así lo exija, o a conveniencia de la institución. 6.5.5 Pago con Tarjeta de Crédito: Se realizan en los casos en que el proveedor del bien o servicio así lo exija o a conveniencia de la institución. El Jefe Financiero es quien decide el número de cuotas a pagar. 7. CONSTANCIA DE PAGO: Para la constancia del pago, el auxiliar de pagos elabora los comprobantes de egreso correspondientes anexando los soportes contabilizados. Cuando el pago se ha efectuado con cheque, el auxiliar de pagos contacta a los beneficiarios para su entrega, recoge la firma en el comprobante de egreso y coloca el sello de Pagado a todos los documentos anexos a la cuenta. Cuando los pagos se hayan realizado por medios electrónicos, se imprime el recibo que arroja el sistema y se anexa al comprobante de egreso correspondiente. Nota: Los cheques correspondientes al pago de prestaciones sociales definitivas, serán entregados por el Director de Gestión Humana, quien recoge la firma en el comprobante de egreso y demás documentos que soporten legamente la terminación de la relación laboral. Página 7 de 8
8. ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Las cuentas pagadas con todos sus soportes de pago son archivadas en la oficina financiera en AZ debidamente identificadas y preservadas durante dos años, después son transferidas a archivo central. 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento de Contabilización Instructivo para Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso 10. REGISTROS Autorización de traslados de fondos Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas Orden de prestación de servicios Orden de Compra Solicitud de pedido Entrada de Almacén Elaborado por Aprobado por Nombre Eduviges Martínez Arabia Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe Financiero Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 8 de 8