Código : PAR. 3 Revisó: Director de Admisiones y Coordinador de Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página de 6 Fecha de aprobación: Octubre de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para permitir que un estudiante matriculado en un Programa Académico de Pregrado solicite la cancelación de la matrícula. Aplica a la cancelación de matrícula de un periodo académico para estudiantes de cualquier Programa de Pregrado. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre 8 de 982 del Consejo Superior Reglamento Estudiantil de Pregrado Modalidad No Presencial Acuerdo 048 de Julio 3 de 984 del Consejo Superior Calidad del Estudiante de Pregrado Presencial Acuerdo 063 de 20 del Consejo Superior DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - Estudiante: es estudiante la persona que posee matrícula vigente en uno de los Programas Académicos ofrecidos por la UIS.
Código: PAR.3 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES - Los estudiantes de primer nivel no pueden cancelar semestre. Para ingresar de nuevo deberán presentarse al proceso de selección e ingreso a una carrera diferente a la que cancelaron matrícula estando en primer nivel, a excepción de los estudiantes de la modalidad a distancia a quienes se les reservará el cupo para el siguiente período académico. - Las fechas establecidas para cancelación de matrícula, se fijan en el calendario académico. - El estudiante que ha cancelado matrícula en dos oportunidades y desea continuar sus estudios en la Universidad no puede cancelar nuevamente matrícula porque pierde el derecho a readmisión. - Las cancelaciones que realizan los estudiantes a partir del segundo nivel de los Programas Académicos de Pregrado se deben realizar en la Dirección de Admisiones y, en las fechas establecidas por el calendario académico en curso. - Cuando la cancelación de matrícula es extemporánea, el estudiante debe realizar la solicitud ante el Consejo de Facultad o Consejo de Instituto hasta el último día de clases consignado en el Calendario Académico, y en el caso que la cancelación sea aprobada debe entregar el carné en la Dirección de Admisiones y, para que sea archivado junto con la solicitud del estudiante. - Cuando la cancelación extemporánea es negada por el Consejo de Académico, el estudiante tendrá derecho de apelación. - Para que el estudiante quede a paz y salvo con la Universidad es necesario que haga entrega del carné, en caso contrario quedará su deuda registrada en el sistema. NOTA: Para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, la Coordinación de Programa y/o Coordinación Académica en las Sedes Regionales son las encargadas de recibir las solicitudes de cancelación de matrícula, hacer verificación preliminar de requisitos con apoyo de Bienestar Universitario (si fuese necesario) y de enviar solicitud con el concepto del Coordinador Académico y los soportes presentados a la Dirección de Admisiones y Registro Académico.
Código : PAR.3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA No. Diligencia la solicitud de cancelación de matrícula en la Dirección de Admisiones y INICIO Cancelación Extemporánea? Si. El estudiante que tramita la cancelación de matrícula verifica si la cancelación se realiza dentro del periodo establecido. Si la cancelación es extemporánea, el estudiante presenta una carta solicitando la cancelación ante el Consejo de Facultad y/o Consejo de Instituto. Nota: en las Sedes Regionales, el Coordinador Académico recibe la solicitud y la envía al Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia para realizar el tramite correspondiente. Nota: Si la cancelación no es extemporánea, diligencia la solicitud en la Dirección de Admisiones y y/o Coordinación de Programa y/o Coordinación Académica. Estudiante Estudiante FAR 0.5 Solicitud de cancelación de matrícula 2. Verifica que el estudiante se encuentre a paz y salvo Estudiante a paz y salvo? Si 2. La Dirección de Admisiones y y/o, Coordinador de Programa y/o Académico y/o Director de Escuela la que pertenece el estudiante verifica con ayuda del sistema, si el estudiante está a paz y salvo con la Universidad. Coordinador de Programa Coordinador Académico Director de Escuela No 3. Se le informa al estudiante para que realice los respectivos trámites de paz y salvo Pág 5 3. Si el estudiante no se encuentra a paz y salvo, se le informa para que pueda realizar los respectivos trámites de paz y salvo para la cancelación de matrícula.
Código : PAR.3 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. El estudiante presenta carta solicitando cancelación de matrícula 4. Si el estudiante presenta solicitud de cancelación en la Dirección de Admisiones y y no tiene deudas, automáticamente se registra la solicitud en el sistema y se archiva la solicitud física y el carné hasta que el estudiante solicite la readmisión. NOTA: En el IPRED, se entrega una carta a la Coordinación de Programa quien emite un concepto que se presenta al Consejo del Instituto quien a su vez emite un concepto sobre la solicitud. Estudiante Acta Solicitud de cancelación 5. Analiza la solicitud y genera acta con el concepto. 5. El Consejo de Facultad y/o Consejo del Instituto analiza la solicitud y emite concepto el cual registra en el acta respectiva y envía a la Dirección de Admisiones y. Consejo de Facultad Consejo del Instituto Acta del Consejo 2
Código : PAR.3 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 No Solicitud aprobada? Si 6. Si la solicitud es negada, la Escuela comunica al estudiante la decisión del Consejo de Facultad. 7. Un funcionario de la Dirección de Admisiones y Registro Académico archiva la copia del acta en la Hoja de Vida del Estudiante. 6. Comunica al estudiante la decisión consignada en el acta. 8. Se registra la solicitud en el sistema 9. Se cancela la matrícula 8. Si la solicitud es aprobada se informa al estudiante y junto con la copia del acta se registra la solicitud del estudiante en la Dirección de Admisiones y. Coordinador de Programa Coordinador Académico 7. Archiva el acta en la Hoja de Vida del Estudiante. FIN 0. Archiva la solicitud con el carné del estudiante. Genera constancia de cancelación de matrícula 9. Se procede a cancelar la matrícula del estudiante 0. Se registra en el Sistema la cancelación de la matrícula y archiva el acta junto con el carné hasta que el estudiante solicite la Readmisión.. Se genera constancia de la cancelación de matrícula del estudiante. PAR.08 Procedimiento de Readmisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Acta del Consejo de Facultad FIN
Código : PAR.3 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 0 Octubre de 2004 Creación del procedimiento 02 Diciembre 3 de 2007 03 Abril 6 de 2008 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Cambio en la plantilla del procedimiento, de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambio del responsable de aprobar las cancelaciones extemporáneas (el Consejo Académico es el que aprueba las cancelaciones extemporáneas). El Procedimiento Cancelación de Matrícula en Programas Académicos de Pregrado Presencial código: PAR.3 modifica y sustituye al procedimiento Cancelación de Matrícula en Programas Académicos de Pregrado Presencial código: A03.07 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre de 2004. Se incluye la consideración referente a la entrega del carné para quedar a paz y salvo con la Universidad. Se referencia el formato: solicitud de Cancelación de Matrícula FAR. 05 04 Febrero 04 de 20 Cambio en el nombre del documento. Actualización de las consideraciones según el Acuerdo No 05 del de Agosto de 2008 del Consejo Superior, por el cual se determinan los niveles de decisión de algunos tramites académicos para estudiantes de pregrado. Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus responsables 05 Marzo 3 de 204 Se cambia el acuerdo 05 de 2008 por el acuerdo 063 de 20. Se cambio la primera consideración, de los estudiantes de primer nivel que cancelen matrícula. Se enumeraron las actividades en el diagrama de flujo de acuerdo al número consecutivo de la descripción. La actividad 2 se divide en dos actividades. Se añadieron (6) actividades más al final, para organizar detalladamente cada paso en el proceso de cancelación de matrícula.