SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GA-16 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO 00 01 de septiembre de 2008 Primera Edición 01 18 de Octubre de 2008 Se elimina FO16-GA-05, y se modifica punto 6.6 Devolución de Equipos 02 29 de diciembre de 2009 Se incorpora FO16-GA-05 Control Equipos en Arriendo. Se modifica punto 6.4 y 6.6 en relación al control del registro mencionado y la forma de la devolución de los equipos. 03 15 de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Osvaldo Quiñones A. Gerente de Administración Rodrigo González R. Gerente de Operaciones Fernando Miguel F. Gerente General
1.- OBJETIVO Administrar el inventario de materiales y equipos, propios o en arriendo, controlándolos de acuerdo a pautas que permitan satisfacer óptimamente los requerimientos de las obras, eviten las mermas de materiales, mal uso de equipos y disminuyan el tiempo muerto en obras por falta de estos o un defectuoso almacenamiento. 2.- ALCANCE Este Procedimiento es aplicable a la mantención y almacenamiento de stock de materiales en la bodega central y en los pañoles de obra; contiene la solicitud, recepción y entrega de materiales conforme. Además considera la aceptación óptima de equipos en arriendo y la devolución de éstos cuando dejen de ser necesarios o se cumplan los plazos de vencimiento de arriendo. 3.- RESPONSABILIDADES Bodeguero Gestiona el movimiento físico y documentario de la recepción, almacenamiento, despacho a terreno y devolución de los arrendados en las fechas y condiciones estipuladas. Mantiene un Inventario de materiales y equipos en bodega / pañol, según obra. Controla mediante Vales de Consumo el Combustible utilizado en las de la empresa o de terceros, a través de Informe Mensual para determinar el rendimiento y el cobro a terceros. Envía a Adquisiciones las Facturas, Guías u otros documentos relacionado con el movimiento de materiales y equipos. Coordina el camión de servicio para el retiro de materiales y equipos a su destino en terreno. Gerente de Administración y Finanzas Fiscaliza stock de materiales mediante inventarios y controla la eficacia del uso de equipos mediante el control de rendimientos. Controla la documentación utilizada en los movimientos de materiales y equipos en el ámbito interno y externo. Gerente de Operaciones Aprueba el Stock de Materiales y Equipos propios y en arriendos. Responsable de Obra / Administrador de Obra Coordina con Bodeguero stock necesario para el cumplimiento de las faenas programadas, definiendo stock críticos para determinadas áreas. Fiscaliza la óptima recepción y el cumplimiento en la entrega de materiales y equipos a terreno. Página 2 de 5
4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-17. Procedimiento de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-25. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. 5.- TERMINOLOGIA TÉRMINO Materiales Críticos Stock Críticos DEFINICIÓN Aquellos materiales con gran incidencia en una obra, por ende su compra, almacenamiento y distribución son preponderantes para efectos de costo. Cantidad mínima de materiales para que sean repuestos por compras. 6.- PROCEDIMIENTO 6.1.- Generalidades El Encargado de Central o Bodeguero en Obra aplicará esta metodología optimizando el almacenamiento en espacio físico y la entrega de un producto o equipo para el uso inmediato en una obra determinada, consecuencia de las siguientes instancias: Debe conocerse previamente las necesidades de materiales y equipos mediante stock críticos. Un almacenamiento planificado y controlado ayuda a evitar mermas y minimiza tiempos muertos. 6.2.- Recepción e Ingreso de Materiales y Equipos en s/pañoles El Bodeguero recibe los materiales o equipos en arriendo según Registro Recepción de Materiales : FO15-GA-04. En caso de estar incompleto lo indicado en la orden de compra, se debe registrar en la documentación acompañante, factura o guía de despacho, e informar al encargado de adquisiciones para coordinar con el proveedor la liquidación de la orden de compra, para esperar completarla o anular lo pendiente. Por otro lado, si lo recepcionado no corresponde, se debe devolver al proveedor los productos e informar al encargado de adquisición para que coordine con el proveedor la anulación o el reenvío. Lo anterior se debe indicar en la documentación acompañante y debe registrarse las diferencias en Registro Incumplimiento de Proveedores : FO17-GA-01. Página 3 de 5
6.3.- Entrega de Materiales y Equipos a Obra La entrega de materiales a terrenos se efectuará a través del Registro Salida de Materiales : FO16-GA-01. Por otra parte, la entrega de equipos se hará mediante la autorización del responsable de la solicitud y como un cargo, a través del Registro Tarjetón de Cargo : FO16-GA-02. Considerando la entrega de materiales a una obra distinta de la ubicación de se acompañará el material con Guías de Despacho. 6.4.- Control y Uso de Equipos en Arriendo Se velará por un adecuado uso de las propias mediante el Registro Report de : FO16-GA-03, donde el operador constará lo necesario para medir el tiempo y rendimiento en circunstancias normales, lo que será autorizado por el responsable de obra. De los equipos en arriendo se controlará mediante Registro Control Equipos en Arriendo : FO16-GA-05, donde el bodeguero (o persona responsable del equipo) registrará día de uso y horas trabajadas lo que será visado por el responsable de obra. 6.5.- Control de Combustible Existirá una Planilla de Control de Combustible, donde se registrará el consumo de combustible y uso que han tenido los equipos o maquinarias mediante anotaciones en el Registro Vale de Combustible : FO16- GA-04, en las compras directas de combustible el Encargado de emitirá un Vale de Consumo respaldado por la factura o guía de despacho indicando la maquinaria, operador y obra relacionada. 6.6.- Devolución de Equipos en Arriendo y Mantención de Equipos Propios Las devoluciones de los equipos serán coordinadas por mediante la solicitud del operador de la maquinaria y el encargado de bodega deberá velar por el vencimiento del plazo de arriendo contratado. En caso que surja la mantención del equipo producto por un mal uso, se deberá informar al responsable de la obra para que determine la incidencia del operador y se evalúe su capacidad para trabajar a cargo de equipos. Con lo anterior y si los equipos son de propiedad de la empresa se derivarán al área de para que se efectúe la mantención correspondiente, de acuerdo al punto 6.2 del Procedimiento de Mantención de Maquinas y Equipos, PR-GA-29 y a través del Registro Solicitud de Mantención o Reparación :FO29- GA-01. En caso de no ser factible su reparación se dará de baja del inventario a través una solicitud destinada al Gerente de Operaciones, donde este autorizará dicha baja a través de la firma del Registro Equipos dados de Baja : FO16-GA-06. Página 4 de 5
El traslado de Equipos propios al Taller de o la devolución de los Equipos en arriendo será por medio de la emisión de Guías de Despacho. Para el caso de los equipos en arriendo, se debe entregar a la oficina central guía de despacho con la devolución del equipo respaldado con formulario FO16-GA-05 Control Equipos en Arriendo 6.7.- Almacenamiento en Con todo, el almacenamiento será acorde a lo indicado por el fabricante o distribuidor del producto y lo descrito en el Plan de Calidad. 6.8.- Registro de Firmas El Jefe de deberá mantener un archivo de firmas autorizadas para las distintas operaciones y autorizaciones necesarias, mediante el Registro Registro de Firmas : FO16-GA-07. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F016-GA-01 Salida de Materiales F016-GA-02 Tarjetón de Cargo F016-GA-03 Report de F016-GA-04 Vale de Combustible F016-GA-05 Control Equipos en Arriendos F016-GA-06 Equipos Dados de Baja F016-GA-07 Registro de Firma FO29-GA-01 Solicitud de Mantención o Reparación ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina de / No requiere Encargado / Maquinaria Oficina Jefe de No requiere Jefe de TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION 1 año / Destrucción 8.- ANEXOS No aplica. Página 5 de 5