LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY INSTRUCTIVO DE SEGUIMIENTO DE VENTAS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Ricardo Castillo Muñoz Nombre: Ana Lucia Bolaños D Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista Gestión de Cargo: Responsable Proceso Gestión Cargo: Gerente Mercadeo y Ventas de Mercadeo y Ventas Fecha: 31/03/2017 Fecha: 31/03/2017 Fecha: 31/03/2017
CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 1 31/03/2017 Elaboración del Instructivo Ricardo Castillo Muñoz Página 2 de 8
1. OBJETIVO Establecer seguimiento a las ventas realizadas en periodos determinado, asegurando la satisfacción de los usuarios. 2. ALCANCE Aplica desde el ingreso al aplicativo Tera Temp Pro para extraer la información de las ventas hasta la identificación de todas aquellas peticiones que estén en estado 50 y cuyo tiempo de atención supere los tres días hábiles, estas peticiones se someterán a gestión para tomar las medidas pertinentes. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 3.1 EXTRAER INFORMACIÓN Ingresar al aplicativo Tera Temp Pro con su respectivo usuario y contraseña, para extraer información del periodo al cual se necesita realizar el seguimiento. Nota: El usuario y contraseña es asignada por Soporte S.I (Imagen 1) Página 3 de 8
3.2 CONOCER LAS PETICIONES INGRESADAS Para hacer el seguimiento de ventas necesitamos ver las peticiones ingresadas en el sistema en un periodo determinado para ello digitamos la opción 11 (imagen 2) y nos despliega un submenú como se aprecia en la imagen (imagen 3) (Imagen 2) (Imagen 3) Página 4 de 8
3.3 VERIFICAR ESTADOS DE PETICIÓN Para el seguimiento de ventas necesitamos conocer los estados en los que encuentra dicha petición en el sistema, escogemos la opción 8 (Imagen 3) que nos dará la información de las peticiones detalladas en un periodo determinado, para guía de este instructivo tomamos como referencia las ventas realizadas desde el 1 al 15 de marzo del 2017 usando el formato de fecha DD- MM-AA para la fecha de inicio y la fecha fin, tener presente que la fecha fin debe ser posterior a la fecha de inicio, En el nombre del archivo colocamos como vamos a identificarlo en el servidor para poder extraerlo y tratar la información, este nombre no puede contener espacios, una vez establecido los criterios de tiempo y el nombre damos ENTER (Imagen 4) 3.4 EXTRAER INFORMACIÓN GENERADA (Imagen 4) Para poder extraer la información generada se utiliza otra aplicación en este caso AceFTP, que nos permitirá conectarnos con el servidor a través de la Ip 192.168.1.7 y ubicamos el archivo llamado con el nombre indicado anteriormente y lo extraemos a una carpeta local creada previamente como se observa en el contorno rojo.( Imagen 5) Página 5 de 8
3.5 ORDENAR INFORMACIÓN (Imagen 5) Abrir el Excel y dirigirse a la ubicación del archivo, abrir y ordenamos según las opciones del archivo, si no podemos visualizar el archivo, cambiamos la opción de ver y damos la opción que nos muestre todos los archivos y continuamos con el proceso y seguimos las instrucciones para abrir un archivo de texto que nos brinda Excel. (Imagen 6) (Imagen 6) Página 6 de 8
3.6 DEPURAR INFORMACIÓN Una vez procesado el archivo, depuramos la información que no es de interés (Imagen 7) (Imagen 7) 3.7 FILTRAR INFORMACIÓN NECESARIA Una vez procesado el archivo empezamos a filtrar solo la información pertinente del proceso, por esto en la comuna tipo dejamos solo aquellos que estén con numero 6 y en la columna de estado podremos detallar el estado de la petición para este caso, las peticiones cuyo estado este en numero 50 serán las peticiones que estarán pendientes de instalación, las que estén en estado 7 serán aquellas que ya han sido anuladas y las peticiones que estén en estado seis 6 son aquellas que ya han sido atendidas, para este caso solo nos centraremos en las peticiones anuladas y las que están pendientes de instalación. (Imagen 8) Página 7 de 8
3.8 FILTAR PETICIONES (Imagen 8) Identificar todas aquellas peticiones que estén en estado 50 y cuyo tiempo de atención supere los tres días hábiles, estas peticiones se someterán a gestión para tomar las medidas pertinentes y sobre las anuladas para tener conocimiento del Por qué se anulan las peticiones? y si es posible gestionarlas para recuperarlas. 4 ACCIONES CONTINGENTES En el momento que no esté el sistema disponible se debe realizar de forma manual, según el listado de ventas de cada asesor. 5 ANEXOS N/A Página 8 de 8