Versión: 05 Página 1 de 9 PROCESO y/o SUBPROCESO PROCEDIMIENTO Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. Para el registro del activo fijo en el Sistema de Información, se tomarán los documentos establecidos en el instructivo de Muebles ACF-IN-001-UDES. El registro del activo fijo mueble corresponde a: 1. Compra de un activo fijo. 2. Ingreso de un bien por donación. 3. Bienes en arrendamiento financiero. CONDICIONES GENERALES Activos fijos autoriza el ingreso o salida de los bienes propiedad de terceros recibidos para demostración, uso personal, propiedad de contratistas o proveedores y convenios, previa solicitud del líder del proceso y/o subproceso que requiere el activo. Estos activos se identificarán en el formato ACF-FT-001-UDES Movimiento de Activos Fijos, indicando periodo de uso del activo, ubicación y el responsable. Las instancias autorizadas para aprobar el ingreso de activos fijos muebles por donaciones es la y salida de activos fijos muebles por donaciones, la Dirección Financiera. Todo activo fijo de la institución debe estar etiquetado, según lo establecido en el Instructivo de ACF-IN-001-UDES. Las garantías serán responsabilidad del subproceso de a partir de la fecha de entrega del activo por parte de compras. Cuando se inicie la gestión de aplicación de garantías y al final del trámite, se notificará al subproceso de Compras el resultado de la gestión y la atención por parte del proveedor o fabricante, indicando oportunidad y cumplimiento. El registro del activo fijo inmueble corresponde a: 1. Compra de Inmuebles construidos. 2. Compra de terrenos. 3. Mejoras, remodelaciones o adiciones. 4. Construcción de obra nueva. Cuando se trate de adquisición de bienes inmuebles, la Dirección Financiera y/o Asesor Jurídico, deberá entregar copia de la Escritura Pública y el Certificado de Registro de Instrumentos Públicos. Jefe
Versión: 05 Página 2 de 9 El registro del activo fijo inmueble se realizará con la información suministrada por Contabilidad, sobre valor del activo. El centro de costos y responsable será Planta Física. Cuando se requiera valoración del inmueble debe ser efectuada por un perito certificado. Los criterios para la aceptación de este procedimiento son: oportunidad y cumplimiento de requisitos de documentos y sus soportes, confirmación de los criterios definidos para el reconocimiento de los activos fijos, información completa de los activos fijos para su registro y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados. Los criterios para el registro de activos fijos muebles son: costo del activo fijo, vida útil probable, durabilidad, ubicación, responsable, centros de costos, clasificación y destinación. Para el registro de bienes inmuebles los criterios son: características del bien inmueble, clasificación del predio, valor del inmueble. Las consultas y cambios sobre inventarios asignados, ubicación o responsables serán atendidas a través del Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística o correo electrónico. Se verificarán los datos de la solicitud para dar respuesta a los requerimientos de los clientes. Las actividades posteriores a la entrega del servicio son: confirmación de la capacitación al personal sobre el manejo, uso, cuidado y seguridad de los equipos adquiridos por parte del proveedor, fabricante o su representante; verificación de la vigencia de las garantías de los equipos cuando se reporten daños o mal funcionamiento y envío del inventario actualizado de equipos de cómputo y periféricos al subproceso de Servicio a Usuario. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. Jefe
Versión: 05 Página 3 de 9 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Identificación de novedades de ingreso de activos fijos Con la información recibida de: Compras: facturas de adquisición de activos fijos muebles; Contabilidad: correo electrónico informando compra, adiciones o mejoras de bienes inmuebles en los tres campus y Procesos UDES solicitudes de ingreso de bienes personales o en demostración, realizadas a través del aplicativo del Sistema de Requisición de Planta, y Logística o correo electrónico. 1 Factura de compra Correo electrónico Ticket Sistema de Requisiciones de Planta Física, y Logística. Se identifican las actividades a realizar y se asignan los responsables de atender la novedad. H Inspección de bienes muebles comprados Con la documentación entregada, se hace la inspección física del activo fijo para verificar características especificadas, cantidad y estado del activo. Las novedades presentadas se informan al líder de Activos Fijos para que comunique al subproceso de Compras para la gestión respectiva. Auxiliar de 3 Correo electrónico Factura de compra Jefe
Versión: 05 Página 4 de 9 Si todo está correcto se procede al registro del ingreso del activo fijo mueble. Análisis, clasificación, codificación reconocimiento y registro del activo fijo Se registra la información básica del activo en el Sistema de Información, se genera el código de barras ingresando al sistema de plaqueteo para generar el consecutivo. Dependiendo del tipo de activo, se clasifica y se consulta en el listado de clasificación de los bienes el código correspondiente. Si no existe, la jefatura de activos fijos analiza y crea la clasificación del bien, teniendo en cuenta lo establecido en el Instructivo de ACF-IN-001-UDES. Jefe de Auxiliar de activos fijos 1 Registro en el sistema de información Placa de código de barras Correo electrónico Listado de clasificación de bienes Sistema de Información H Los líderes de Cúcuta y Valledupar solicitan por correo electrónico al líder nacional la creación de códigos no registrados en el listado de clasificación. Registro de la entrada del bien. Para activos fijos muebles, se realiza el movimiento de entrada del bien en el Formato Movimiento de ACF-FT-001-UDES, asigna ubicación y responsable y se procede a fijar la placa de código de barras al activo. Se registra en los sistemas de información el ingreso del activo fijo mueble y la transacción contable respectiva, teniendo en cuenta los lineamientos contables vigentes. Cuando se trate de Auxiliar de Jefe de 5 Registro Movimiento de ACF-FT-001-UDES Correo electrónico Factura de compra de activos fijos Contratos Registro en el sistema de Información Jefe
Versión: 05 Página 5 de 9 H adquisición de bienes muebles se tomará como referencia la factura de compra del bien o contrato. Para el reconocimiento de activos fijos adquiridos se confronta la información del documento soporte con los criterios definidos: vida útil mayor a un año, destinación exclusiva y permanente del bien para la actividad de la Universidad o prestación de servicios académicoadministrativos, valor del activo igual o superior fijo superior a 50 UVT1 los cuales se confrontan con la información recibida sobre el activo. En el caso de activos inferiores a 50 UVT se registra con una depreciación a un mes. En el caso de registro de activos fijos propiedad de terceros, se tendrá en cuenta la información contenida en el correo electrónico enviado por el interesado notificando el ingreso del bien o remitiendo opcionalmente la factura de venta. Para el bien inmueble se registra en los sistemas de información. El registro de la transacción contable en los campus de Cúcuta y Valledupar se realiza con la información de código, clasificación y valor a registrar enviada por la jefatura de activos fijos, basada en los datos de las escrituras de compra o contrato de construcción. Escritura 1 El valor del UVT se tomará del valor fijado por la DIAN para el año correspondiente a la adquisición del activo fijo. Jefe
Versión: 05 Página 6 de 9 H Asignación y traslado del activo fijo. Con el formato de Movimiento de ACF-FT-001- UDES se formaliza la entrega del bien, a quien se ha asignado el activo. Se programa con Logística y/o Soporte a Usuario en los casos que requiera, la fecha y hora de entrega del activo. Auxiliar de Activo Fijos. 1 Formato de Movimiento de ACF-FT-001-UDES Ticket Mesa de Ayuda TIC Ticket Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística Verificación de los registros de activos fijos Cada vez que se registra un activo fijo nuevo, se verifica: ubicación, responsable, centro de costos, grupo de activo, tipo de activo, fecha de compra, fecha de activación, número de factura, proveedor, valor, marca, modelo, serial, vida útil. 5 Correo electrónico Nota Interna GED-FT-015-UDES V Con el auxiliar de la cuenta contable y la información del sistema de información de, la jefatura de activos concilia los registros efectuados para identificar diferencias y solicitar ajustes a los responsables por correo electrónico o nota interna. Jefatura de A Toma de Acciones Una vez efectuados los ajustes en los sistemas de información de y contable, se procede a la integración contable. También se analizan las causas de los errores detectados, y se definen las acciones requeridas para garantizar la oportunidad y confiabilidad en los registros. Equipo de trabajo del subproceso de Activos Fijos 3 Registro Sistema de Información contable Plan de Acción FIN Jefe
Versión: 05 Página 7 de 9 DEFINICIONES Activo Fijo mueble: es un bien usado para el desarrollo de la actividad económica de la UDES, y que no se encuentra para la venta. Entre otros se encuentran: equipos de cómputo, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de laboratorio, equipos de telecomunicaciones, equipo de radio y sonido, obras de arte, equipos de proyección y filmación, muebles y enseres Donación: es la acción de dar fondos u otros bienes materiales generalmente por caridad Inventario: relación ordenada de bines y existencias de la institución, a una fecha determinada Plaqueta, sticker o marca: rótulo de identificación que puede ser de origen metálico, acrílico u otro material determina por la UDES, el cual será adherible a la superficie del elemento y donde se especifica el código de identificación del mismo. Traslado de activo: cambio de ubicación o responsable que tiene un Activo Fijo. No incluye reintegro. Jefe
Versión: 05 Página 8 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 29/10/2014 01 Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. Se reorganiza la actividad de análisis, clasificación, codificación y registro de la información básica del activo. CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 05/05/2015 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 03 Se aclara en condiciones generales, el deber de reporte del movimiento de activos fijos para su registro. Se aclara en la actividad asignación y traslado del activo fijo el registro en Solicitud a través del aplicativo CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 16/08/2016 04 Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 11/04/2017 Jefe
Versión: 05 Página 9 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 05 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 a lineamientos institucionales. Se unifican los procedimientos de Ingreso y Registro de Muebles y Registro de Bienes Inmuebles ACF- PR-002-UDES, con el nombre de este procedimiento. Jefe de Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora de - Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora de Campus Valledupar Carmen E. Guerrero González Coordinadora SGC-VAF 04/09/2017 Jefe