SIIGO Pyme Plus Creación Grupos de Activos Fijos Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Activos Fijos? 3. Qué son Grupos de Activos Fijos? 4. Cuál es la Ruta para Crear Grupos de Activos Fijos? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Grupos de Activos Fijos? 6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS
Presentación El presente documento se explicara el proceso de creación de Grupos o Tablas de Activos Fijos en las cuales se deben asociar las cuentas contables que afectaran el movimiento o transacción de los activos fijos que adquiera la empresa
CREACIÓN GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS Qué son Activos Fijos? Los Activos Fijos son las propiedades, planta y equipo que representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción por la empresa con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, estos no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización; este valor se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo. Importante: Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, por avances tecnológicos y por los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación del valor histórico ajustado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante alguno de los métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Qué son Grupos de Activos Fijos? Los grupos son una clasificación general que se asigna a los Activos Fijos de acuerdo a las necesidades y al tipo de activos que posee la empresa. Ejemplos: Grupo 001 - Terrenos Grupo 002 - Construcciones en Curso Grupo 003 - Maquinarias y equipos en Montaje Grupo 004 Construcciones y Edificaciones Grupo 005 - Equipos de Computación Grupo 006 Vehículos Grupo 007 - Equipos de Comunicaciones Grupo 008 - Muebles de Oficina
Cuál es la Ruta para Crear Grupos de Activos Fijos? La ruta para crear Grupos de Activos Fijos es: Activos Fijos Catalogo Apertura de Grupos Importante: La apertura de Grupos también se denomina apertura de Tablas de Activos Fijos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Grupos de Activos Fijos? Al momento de ingresar a la apertura de grupos se habilita la siguiente pantalla:
A continuación se describen cada uno de los datos solicitados: Código: Allí el sistema solicita un digito de identificación y que consta de cuatro (4) posiciones numéricas, es decir se pueden crear hasta de 9999 códigos. Descripción: Se debe digitar un nombre que permita identificar más rápidamente el grupo de activos fijos que se está creando, de acuerdo a las necesidades de la empresa y de los activos que posea. Importante: Antes de empezar a incluir estos parámetros al sistema, se recomienda al usuario tener identificados todos los activos fijos que maneja la empresa para permitan incluir la información de una manera más rápida Cuentas Contables: Se deben ingresar las cuentas contables de Activos Depreciación Gastos de Depreciación - Ajuste por Inflación del Activo y de Depreciación y las correspondientes cuentas Contrapartidas del ajuste por inflación de los Activos y Depreciación acumulada
Activo: Digitar las cuentas contables del grupo 15NNNN Depreciación: Digitar la cuentas contables 1592NN, según corresponda Gastos: Digitar la cuenta contable del Gasto de la Depreciación acumulada del activo 5160NN según corresponda. Ajustes Activo: Digitar la cuenta contable del Ajuste por Inflación de costo histórico del activo 15NN99 según corresponda. Dato informativo Contrapartida Activo: Digitar la cuenta contable de la Corrección Monetaria que corresponde a la contrapartida de ajustes por inflación del activo (470515). Dato informativo Ajuste Depreciación: Digitar la cuenta contable del Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada (159299). Dato informativo Contrapartida Depreciación: Digitar la cuenta contable de Corrección Monetaria que corresponde a la contrapartida del Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada (470545). Dato informativo Importante: Las cuentas de ajuste por inflación y su contrapartida se digitan de manera informativa debido al desmonte de Ajustes por Inflación según lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; pero el sistema solicita las cuentas contables de ajustes por inflación y contrapartida de los ajustes por Inflación o Corrección Monetaria y no contabilizara ningún valor en ellas. Cuentas Garantías: Cuando la empresa adquirió o tiene en forma temporal activos fijos en garantía deben diligenciar las siguientes cuentas contables, las cuales se utilizaran para registrar los procesos contables a este tipo de Activos.
Importante: Solicita el mismo tipo de Cuentas de la parte superior de la ventana, solo que esta aplican cuando un activo se encuentra en garantía Cuentas para Bajas de Activos: en esta opción se deben digitar las cuentas contables que va a ser la contrapartida para ejecutar el proceso de dar de baja en forma automática al activo fijo; teniendo en cuenta la causa por la cual se está dando de baja se podrá utilizar la cuenta del gasto correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes, Los signos de interrogación clasifican o están dados de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas IMPORTANTE: Las cuentas contables digitadas en las Tablas o Grupos de Activos Fijos serán marcadas en forma automática como cuentas de Activos y Depreciación. Si las cuentas digitas en la creación de la Tabla de Activos ya tienen movimiento no será posible su inclusión, debido a que cuentas con movimiento el sistema no permite realizar la marcación automática
ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS 1. Las cuentas contables es posible digitarlas, realizar su búsqueda o crearlas desde la creación de la tabla de activos 2. Las cuentas contables a utilizar deben tener las siguientes características Activo: Corresponden al grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y Equipo de Transporte, etc. Depreciación Acumulada: Corresponde a La cuenta 1592?? Depreciación Acumulada de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas donde los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos. Ejemplo: 159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres, 159210 Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235 Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc. Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160?? Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas Ajuste por Inflación: Cuenta para reconocer el efecto de la inflación para ello se debe definir la cuenta 15??99 acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas, donde los signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos de activos del grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, ejemplo: 152499 Ajustes por Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflación de Maquinaria y Equipo, etc.
Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: Cuenta para reconocer el efecto de la inflación en la depreciación para ello se debe definir la cuenta 159299 acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas. Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Corresponde a La cuenta 47052?? Corrección Monetaria donde los signos de interrogación hacen referencia a las Subcuentas Ejemplos. 470515 - Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 - Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada. 3. Las cuentas contables a utilizar no deben tener movimiento o contabilización alguna 4. Las cuentas contables utilizadas en las tablas de activos serán marcadas automáticamente por el sistema como (A Activos o D - Depreciación).