Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Página 1 de 5 PO-control de documentos.doc CONTROL DE DOCUMENTOS I. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el control de los documentos que se elaboran en la Universidad de Quintana Roo, relacionados con los requisitos de la Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000, así como los documentos de origen externo. II. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los documentos del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGC) de la Universidad de Quintana Roo. III. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. Documentos del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad que se controlan y responsables de su elaboración: Documentos Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC) Procedimientos solicitados por la norma NMX CC 9001 IMNC 2000 Manual de Gestión de la Calidad Manuales Operativos (MO) Documentos de origen externo (Normas, códigos y estándares) Responsables Dirección de Planeación (DP) DP Unidad Responsable (URES) URES URES u organismo responsable 2. Identificación, estado y uso de los documentos del SIGC. Los documentos del SIGC se identifican por su nombre descriptivo, excepto los procedimientos de las URES especificados en los MO que utilizan el criterio enseguida listado; y los documentos del SIGC se controlan su estado, incluyendo su uso, por medio de leyendas, a excepción del manual de gestión de la calidad de las URES debido a que estos definen su forma particular de control:
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Página 2 de 5 PO-control de documentos.doc Procedimiento operativo Portada: XXX-YYY Portada.doc Diagrama de Flujo: XXX-YYY-DF nombre del documento. xls DF Diagrama de flujo Anexo del procedimiento: XXX-YYY-ANX nombre del documento. doc/xls ANX Número de anexo del procedimiento
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Página 3 de 5 PO-control de documentos.doc a. Copia Controlada El responsable de emitir copias de los documentos institucionales aprobados del SIGC será la Dirección de Planeación; se distribuyen copias electrónicas de todo el SIGC a los Directores y Jefes de Departamento. Las URES serán responsables de emitir copias de su Manual de Gestión de la Calidad. A todas las copias impresas que se generen de los documentos originales aprobados del SIGC, se les aplica la leyenda de Copia Controlada en todas sus páginas, a continuación se anota el número de copia controlada indicado en el formato de copias controladas FO-01-control de documentos. A las copias electrónicas se les identifica con un número de revisión y el número de copia controlada indicada en el respectivo formato. Los Directores de Área y Jefes de Departamento pueden emitir copias electrónicas de la documentación del SIGC a su personal conservando el registro respectivo y notificando a su personal de las actualizaciones al SIGC. Los Directores de Área y Jefes de Departamento serán responsables de retirar y destruir las versiones obsoletas de las copias electrónicas e impresas que controlan. La Dirección de Planeación es responsable de comunicar las actualizaciones al SIGC y de retirar las copias electrónicas que controla. Los originales de los documentos del SIGC son conservados en forma electrónica por la Dirección de Planeación y los Manuales de Gestión de la Calidad por las URES que lo emitieron. El poseedor de una copia controlada firma de recibido por el documento o copia electrónica entregados y recibe una copia controlada de la Lista Maestra de los documentos del SIGC. Cuando un documento institucional controlado sufre alguna modificación (ver punto III.3 de este procedimiento) y se edita una nueva revisión, el área de planeación actualiza la lista maestra de los documentos del SIGC, distribuye la nueva revisión en forma controlada como se indicó anteriormente retirando el documento con la revisión obsoleta, excepto los documentos de origen externo (ver punto III.3.d de este procedimiento), ya que se quedan con el receptor como evidencia. Sólo se colocará la leyenda de Documento Obsoleto según el punto III.2.c de este procedimiento. Las URES serán responsables de controlar las modificaciones a los documentos derivados de sus Manuales de Gestión de la Calidad.
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Página 4 de 5 PO-control de documentos.doc El poseedor de un documento controlado NO podrá copiar parcial o totalmente el documento a su resguardo, por ningún medio, ni motivo. b. Copia No Controlada Se da esta definición a las copias de documentos que se distribuyen fuera de la Universidad de Quintana Roo o a personal de la misma que no este dentro del alcance del SIGC. Se entregan solo para información y no requieren ser actualizadas. A las copias de los documentos del SIGC que van a ser identificados como no controlados, se les aplica la leyenda de Copia No Controlada y no se lleva registro de distribución. c. Documento Obsoleto Se aplica la leyenda de Documento Obsoleto a los documentos originales que no se usen más en el SIGC, debido a una nueva revisión o como resultado de una acción correctiva. Los documentos obsoletos se pueden conservar para efectos legales y/o para preservar el conocimiento y se destruyen con la autorización del CIGC. 3. Aprobación, emisión y modificación de documentos a. Los documentos del SIGC son revisados y aprobados por el CIGC como se muestra en el diagrama anexo (DDI- 005-DF Gestión), dejando evidencia de dicha revisión y aprobación en una minuta de acuerdos. b. Los documentos del SIGC son corregidos, revisados y aprobados por las mismas funciones que los desarrollaron, si estos sufrieran algún cambio o modificación debido a una auditoria, una acción correctiva o preventiva, por revisiones del CIGC, por solicitud de cualquier miembro del SIGC o por cambios en los documentos de origen externo.
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Página 5 de 5 PO-control de documentos.doc c. Los documentos del SIGC estarán vigentes hasta que sea emitida la nueva revisión. d. Documentos de origen externo. La actualización de estos documentos se realiza cuando es editada nuevamente por la URES u organismo responsable. El responsable de actualizar y controlar la distribución de esta documentación está indicado en la lista maestra de documentos FO-03-documentos. IV. REFERENCIAS Directriz del CIGC. FO-01 Formato para registro de número de copias controladas. FO-02 Formato para lista maestra de PO, MO y MGC. FO-03 Formato para lista maestra de documentos. V. DEFINICIONES 1. Documentos internos. Son aquellos que han sido elaborados por la Universidad de Quintana Roo. 2. Documentos externos. Son aquellos documentos adquiridos por la Universidad de Quintana Roo (Normas, Códigos y estándares). 3. Copia Controlada. Clasificación que indica la obligación de un responsable de mantener actualizado al receptor con la última versión del documento. VI. MODIFICACIONES La señaladas en letras color azul.