PRO-25-3-0-04 Nivel Fecha publicación 04/09/205 Tipo Documento Tabla de contenido. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVA... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.. Responsable del proceso:... 2 4.2. Responsabilidades específicas:... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 2 5. Diagrama de flujo Anticipos a empleados y profesores... 2 5.2 Descripción de actividades- Anticipos a empleados y profesores... 2 6. DEFINICIONES... 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 8. INDICADORES... 8 9. RIESGOS... 9 0. CONTROL DE CAMBIOS... 9. ROBACION... 9
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205. OBJETIVO Realizar una solicitud de anticipo por parte de un empleado o profesor, revisando la documentación y vigencia del contrato, para finalmente ejecutar el pago del anticipo 2. ALCANCE Desde el procesamiento de la solicitud de anticipo, hasta el envío a Tesorería de los documentos para ejecutar el pago. 3. NORMATIVA Directrices Lineamientos Política de anticipos a empleados y profesores. Cada vez que se presenta una solicitud de anticipo para un empleado o profesor se debe anexar el formato FOR-22-4-0 Autorización de descuento por nómina. 4. RESPONSABILIDADES 4. Responsable del proceso Jefe de Contabilidad 4.2 Responsabilidades específicas Unidad Académica es responsable de: Enviar el formato de solicitud de anticipo a empleados y profesores. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5. Diagrama de flujo Anticipos a empleados y profesores 5.2 Descripción de actividades Anticipos a empleados y profesores
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205 Entrada Proveedor Salida Cliente Formato de anticipo a trabajadores Unidad académica o administrativa Documentos de soportes para pago Tesorería No. Activ idad Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Diligenciar y enviar solicitud de anticipo a cuentas por pagar Se diligencia el formato de anticipo a trabajadores con nombre, identificación, valor anticipo, objeto de costo que asumirá los gastos firmado por la persona que puede autorizar y se radica la solicitud de anticipo en la ventanilla de. Unidad académica/administ rativa -Formato de anticipo a trabajadores con Formato de descuento por nómina
PRO-25-3-0-04 Nivel 09/09/205 2 Verifica cumplimiento de requisitos Cuentas por pagar recibe la documentación y valida que cumpla con la política de anticipos a trabajadores. Formato de anticipo a trabajadores 3 Devolver documentos e informar el motivo Si los documentos no están completos deben se ser devueltos con la respectiva justificación. Formato de anticipo a trabajadores con formato de descuento por nómina 4 Verificación de existencia de anticipos pendientes Cuentas por pagar verifica que no existan anticipos pendientes de legalizar por parte del empleado o profesor. 5 Verificación de vigencia contrato Cuentas por pagar verifica que el contrato del empleado o profesor este vigente con base en reporte enviado por Gestión Humana.
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205 6 Radicar y verificar Después de revisar la vigencia del contrato se hace la radicación en el sistema de acuerdo a la solicitud recibida. S -Comprobante de radicación 7 Anular radicación Si la radicación presenta errores se anula y se realiza nuevamente. S 8 Registrar anticipo Diligencia en el sistema la solicitud de anticipo, primero ingresando la clase de documento (KA ) y luego se debe asegurar de cargar el anticipo a un centro de costo en la transacción. S 9 Simular y revisar el documento En la transacción, (esta solicitud es un documento estadístico, sólo en el momento del pago se contabiliza y afecta el presupuesto), se realiza simulación del documento para validar si está correcto S
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205 0 Corregir Documento Si el documento no está correcto se deben aplicar las correcciones pertinentes y simular nuevamente S Grabar solicitud de anticipo Grabar la solicitud de anticipo para el posterior desembolso S -Documento contable -Documento FM 2 Enviar soportes Los soportes se envían al archivo financiero 3 Ejecución de Pago Realizar proceso de Ejecución de Pago Tesorería
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205 6. DEFINICIONES Anticipo: Cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano. Radicación: Asignación de un número consecutivo a los documentos recibidos para iniciar el trámite. Cuenta por pagar: Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios. 2 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) PRO-25-3-0- Digitalización y validación de documentos en VIM Política de anticipos Empleados y Profesores FOR-22-4-0 Autorización de descuento por nomina FOR 25-3-0-0 Solicitud de anticipos para profesores y empleados. Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Anticipo. Recuperado el 25 de Mayo de 205 del sitio web http://www.tengodeudas.com/definiciones/anticipo el 23-05-205 2 Cuenta por pagar. Recuperado el 25 de Mayo de 205 del sitio web: http://puc.com.co
PRO-25-3-0-04 Nivel 04/09/205 8. INDICADORES Indicador: indicador: Responsable: Objetivo: Formula: Unidad de Medida: Periodicidad: Método de Medición: Descripción de Variables: Familia: Fuente de datos: Proceso o etapa: Tendencia: Limitaciones: Granularidad: Meta : Proporción de anticipos a empleados y profesores en relación al total de radicaciones de anticipos IND-25-3-0-04 Jefe de Contabilidad Medir la proporción de anticipos de empleados y profesores en relación al total de radicaciones de anticipos realizados en Cuentas por pagar Anticipos de empleados y profesores tramitados en el periodo contable / Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable. Porcentaje Mensual Cuantitativo Anticipos de empleados y profesores: Anticipos que son tramitadas en Cuentas por pagar correspondientes a pagos a empleados y profesores. Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable: total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable (Radicaciones tramitadas dentro del periodo establecido + Radicaciones extemporáneas) Evaluación S Modulo FI Transacción ZFICONRAD Anticipos a empleados y profesores Universidad
PRO-25-3-0-04 Nivel 28/08/205 Tolerancia Superior : Tolerancia Inferior : Observaciones: 9. RIESGOS 0. CONTROL DE CAMBIOS. ROBACIÓN VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 0/03/203 Construcción de 08/09/204 Publicación 04/09/205 Elaboró Revisó Aprobó Cargo Nombre Fecha Ingeniero de Laura Catalina Cano procesos Pardo 2/08/204 Ingeniero de María Paula procesos Sánchez 3/05/205 Coordinador Alvaro León Osorio Cuentas por pagar 9/06/205 Jefe de Johana Reyes /08/205 Contabilidad