Organización de Fondos Acumulados, Elaboración y Aplicación de las Tablas de Valoración Documental, Elaboración de Manuales de Gestión Documental y Procedimientos
MISIÓN Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo público, para el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio público; en los diferentes niveles de educación superior, educación para el trabajo y el desarrollo humano, la investigación y asistencia técnica en el ámbito territorial, nacional y global.
VISIÓN La ESAP en el 2019 será una institución de carácter universitario, de calidad académica acreditada, líder en la transformación de la sociedad, las entidades públicas y las organizaciones sociales y el órgano consultor del Estado en el saber administrativo público, difundiendo y generando conocimiento en los ámbitos nacional territorial y global.
MARCO JURÍDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos) Acuerdo 002 de 2004: Regula el procedimiento para la Organización de Fondos Acumulados y elaboración de las TVD Acuerdo 042 de 2002: Aplicación de las TRD (Organización de los Archivos de Gestión) Acuerdo 005 de 2013 del AGN: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Qué es una Tabla de Valoración Documental? Listado de Asuntos o SERIES documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.
FORMATO TVD ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: HOJA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA: CODIGO ASUNTO O RETENCIÓN DISPOSICION FINAL Nº SERIE CT E M S PROCEDIMIENTOS CONVENCIONES Firma Aprobación CT = Conservación Total M = Microfilmación E = Eliminación S = Selección Fecha:
Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO etapas ARCHIVO DE GESTIÓN transferencias ARCHIVO CENTRAL transferencias ARCHIVO HISTÓRICO VALOR PRIMARIO O INMEDIATO Administrativo, legal, fiscal, contable y técnico VALOR SECUNDARIO O MEDIATO Cultural Histórico Científico
Interesan a la institución Productora o al iniciador INMEDIATOS O PRIMARIOS Presentan aspectos Existen durante los momentos Administrativo, jurídico, legal, Contable y fiscal De trámite, de vigencia y de plazo precaucional Se evalúan para dar un Interesan a la plazo de investigación y a la Retención en una tabla historia MEDIATOS O SECUNDARIOS Terminan en desafectación o disponibilidad Se clasifican Predecibles o evidenciales No predecibles (criterios de importancia y muestra complementaria) Se juzgan para Destrucción Conservación permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Unidad técnico-operativa de una institución
SECCION: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánicofuncional. SUBSECCION: Es una subdivisión de la Sección documental.
Qué es una serie documental? Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones
UNIDAD DOCUMENTAL Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
TIPO DOCUMENTAL Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. EXPEDIENTE Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
ORGANIGRAMA MODELO CONCEJO MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA PERSONERIA MUNICIPAL SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA SECRETARÍA HACIENDA UMATA TESORERÍA SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS UNIDAD DE SALUD
PROCESO ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS (Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nación)
Diagnóstico Locales de Archivo Entorno Mobiliario Instrumentos de Descripción Estado de Conservación Documentos Volumen Documental
Plan de Trabajo
1º compilación de información institucional Normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (Decretos, Acuerdos,..) Manuales de procedimientos Funciones de las dependencias Organigramas Manuales de Funciones Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificación
RECOLECCIÓN DE ARCHIVOS SEDES REPOSITORIOS FONDOS SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIÓN Evaluación Estado de conservación Desafectación Intervención Eliminación
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad.
CONCEJO MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA PERSONERIA MUNICIPAL SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA SECRETARÍA HACIENDA UMATA TESORERÍA SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS UNIDAD DE SALUD
CODIFICACIÓN ESTRUCTURA MUNICIPAL CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDIA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300
CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDÍA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 SECRETARÍA HACIENDA 220 UMATA 230 TESORERÍA 221 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250
CODIFICACION FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 200-210 - 211 - Alcaldía Municipal Secretaría General y de Gobierno Inspección de Policía
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE: Eustacio Rodrígues 2004-04-28 - OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - folios PROCESOS DISCIPLINARIOS
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIVISION DE LEYES Transferencia Primaria PROYECTOS DE LEY 1 310.01 Proyecto de Ley General de Arch.. 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo 2 310.01 Proyecto de Ley General de Arch.. 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo 3 310.01 Proyecto de Ley General de Arch.. 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
Selección Eliminación Microfilmación
Conservación Total Transferencias secundarias
GRACIAS