1. Objetivo El objetivo del presente procedimiento es describir las actividades debe desarrollar el personal de la Coordinación Técnica de Licencias para realizar la digitalización de los documentos que forman parte de un expediente digital de personal aeronáutico, con la finalidad de contar con un fácil acceso de consulta que permita agilizar los trámites, reducir la manipulación y uso del material original y contar con un archivo histórico digital del personal aeronáutico. 2. Alcance Este procedimiento es realizado por el personal técnico y administrativo de la coordinación técnica de licencias y se aplica a todos los trámites realizados en la coordinación técnica de Licencias tales como otorgamiento, renovación, habilitación, duplicado y convalidación de licencia de personal aeronáutico. 3. Referencias Normativa a. No aplica. 4. Documentos Relacionados a. I-DCA-PEL-004: Instructivo para el Usuario de la Aplicación de Expedientes Digitales 5. Símbolos y Abreviaturas a. Coordinador Técnico de Licencias (CTL) b. Técnico en tripulación de vuelo (TLTV) c. Técnico en personal no tripulante (TNPT) d. Técnicos Administrativo (TA) e. Técnico en Gestión de Procesos (TGP) 6. Términos y Definiciones a. Expediente Digital.- Denominación aplicada al conjunto de documentos digitalizados que constituyen un legajo o expediente del titular de una licencia aeronáutica. b. Expediente nuevo.- Correspondiente a la expedición inicial de una licencia, debe contar con: b.1 Cargo de recepción del titular. b.2 Código (autogenerado) de personal aeronáutico en la aplicación informática con datos cargados de la licencia y horas de vuelo (cuando sea aplicable); y b.3 Expediente físico abierto con código asignado. c. Expediente en uso.- Correspondiente a los documentos resultantes de un trámite concluido del titular de una licencia aeronáutica, se debe contar con: c.1 Cargo de recepción del titular, quien cuenta con un expediente electrónico en la aplicación. c.2 Los datos cargados (en la aplicación informática) de la licencia y horas de vuelo (cuando es aplicable). 7. Responsables a. Coordinador Técnico de Licencias (CTL) b. Técnico en tripulación de vuelo (TTV) c. Técnico en personal no tripulante (TNPT) d. Técnicos Administrativo (TA) Página 1 de 5
8. Actividades del Procedimiento N Responsable Descripción 1 Preparación de Documentación a. Prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los documentos, retirando cualquier elemento que impida la ágil captura o que pueda entorpecer o imposibilitar el proceso de la digitalización. b. Separa los documentos con varias páginas unidas. c. Gira las páginas que se encuentren invertidas. d. Para la realización de la Digitalización, tener en cuenta el I-DCA-PEL-004: Instructivo para el Usuario de la Aplicación de Expedientes Digitales. 2 Digitalización TTV/TPNT/TTA CTL a. Digitaliza los documentos con las siguientes características: a.1 La digitalización es a tamaño normal del documento (100%). a.2 La resolución de la digitalización es de 150 dpi. a.3 El formato del documento digitalizado es pdf. b. Inicia la digitalización desde la página de la fecha más antigua a la actual, en estricto orden de aparición y en un archivo único tipo pdf, por documento de sustento. c. Guarda los documentos con el nombre de archivo que ha proporcionado la aplicación informática de expedientes digitales. d. Compara los documentos digitalizados con el original. e. Si no está conforme, solicita al Coordinador Técnico de Licencias realizar la eliminación del documento digital, indicando las razones para ello. f. Ingresa a la aplicación informática y autoriza modificación, eliminando el documento que fue digitalizado. g. Selecciona la parte del expediente donde se almacenará la información y procede conforme a los numerales 2.b y 2.c. h. Si es conforme, coloca en la parte superior derecha del documento físico el sello DIGITALIZADO, seguido de la fecha de proceso y su visto como responsable de la digitalización. Esta operación la Página 2 de 5
realizará por cada página digitalizada, así como también en las notas adicionales. 3 Archivo AAR a. El personal responsable una vez concluido el proceso de digitalización, procede a archivar el (los) documento(s) en el expediente físico del titular de la licencia aeronáutica, en la misma parte y en el mismo orden que fueron guardado(s) en la aplicación de expedientes digitales. 9. Indicadores Ítem Nombre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de Evaluación Meta Frecuencia 1 Tiempo de Digitalización (Total de Digitalización 20 días útiles / Total muestreo Trimestral) * 100 Optimo: 90% a 100%: Aceptable: 80% a 89% Critico : Menor de 79% Óptimo (90%) Trimestral 10. Diagrama de Flujo Se detalla a continuación. Página 3 de 5
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11. Registros a. Aplicación Informática de expedientes digitalizados de personal aeronáutico. b. File de Calidad. 12. Anexos a. I-DCA-PEL-004: Instructivo para el Usuario de la Aplicación de Expedientes Digitales. 13. Formatos a. No aplica. Página 5 de 5