ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN LAS VIII JORNADAS ARCHIVÍSTICAS DE LA RENAIES ABR/2008 LAM 1
Sistema de Administración de Archivos versión 1.0 Anahí Juan Durán Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas ajuan@segob.gob.mx ABR/2008 LAM 2
Antecedentes Algunas vertientes de desarrollo del AGN: Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales, considerando el incremento de los archivos digitales. Diseñar e implantar un programa de archivos virtuales para estimular la consulta a distancia de los acervos del Archivo General de la Nación. Véase Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental en www.agn.gob.mx ABR/2008 LAM 3
Requerimientos generales del Sistema Basado en principios archivísticos y en las normas internacionales de: descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de documentación (ISAAR- CPF). Basado en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental. Administración integral de archivos: descripción, búsqueda de referencias, gestión de archivos (trámite, concentración e histórico) y control de investigadores. Consulta de información descriptiva de las imágenes. Interfase para web. Facilidades para asociación de imágenes Base de datos relacional. Véase Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental en www.agn.gob.mx ABR/2008 LAM 4
Principios archivísticos fundamentales Cuadro general de clasificación archivística por funciones (CGCA). Es un Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o Entidad Catálogo de disposición documental (CADIDO). Se basa en CGCA y contiene las vigencias de los documentos para verificar su estancia en los archivos de trámite y concentración. FONDO Sección Sección Sección Sección Serie Serie Serie Véase Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en www.agn.gob.mx ABR/2008 LAM 5
ISAD(G) Norma Internacional general de descripción archivística La finalidad de la norma es Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de representaciones precisas y adecuadas. Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo. Véase Normas archivísticas internacionales y Reuniones archivísticas / RNA 2004 / El ABR/2008 sistema de descripción documental basado en la norma ISAD-G en www.agn.gob.mx LAM 6
ISAAR (CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias Esta norma sirve de guía para elaborar registros de instituciones, personas o familias asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivo se utilizan para describir a los productores dentro de un sistema de descripción archivístico, como puntos de acceso para descripciones archivísticas y para documentar las relaciones entre diferentes productores. Véase Normas archivísticas internacionales y Reuniones archivísticas / RNA 2006 / El Sistema de descripción documental, una herramienta para los archivos históricos de ABR/2008 México en www.agn.gob.mx LAM 7
Ciclo vital de la documentación Inicio Se genera documento Se atiende ISO 15489 Se Cataloga y registra ISAAR CGCA ISAD Localización Se resguarda en archivo de trámite Se verifica vigencia Se lleva a cabo transferencia primaria Se resguarda en archivo de concentración Metadato CADIDO Localización Metadato Se valora Se lleva a cabo transf. secundaria o se da baja Se resguarda en archivo histórico Véase Reuniones archivísticas / RNA 2005 / Certificar ABR/2008 procesos o mejorar la calidad? en www.agn.gob.mx LAM 8 Fin Inventario CADIDO Localización Metadato
Sistema de Administración de Archivos ABR/2008 LAM 9
Módulo de registro de productores Registro de autoridades archivísticas Registro de productores Basado en ISAAR(CPF) Relación entre productores Facilidades Ayuda Visualización por plantilla Seguridad a usuarios Catálogos Tipo de entidades Estados de elaboración Nivel de detalle de descripción Naturaleza de la relación ABR/2008 LAM 10
Módulo de descripción documental Creación de instrumentos de control Creación del CGCA y del CADIDO Basado en ISAD(G) Creación de expedientes Facilidades Manejo de imágenes Visualización por plantilla Ayuda Copiar del padre Modificar nivel Mover registros Seguridad a usuarios Reportes Cuadro general de clasificación Guía simple Catálogo de disposición documental Inventario general ABR/2008 LAM 11
Módulo de trámite de documentos Gestión documental Registro de documentos en unidad de correspondencia u oficialía de partes Asignación de turnos Registro de solicitudes de valoración documental Seguimiento de documentos Reportes De fichas pendientes De fichas cerradas con y sin documento de salida De fichas reasignadas Informe personalizado con criterios múltiples Gráficas de indicadores de calidad ABR/2008 LAM 12
Módulo de elaboración de documentos Creación de documentos Elaboración de oficios, memoranda, circulares y notas informativas Formatos estandarizados Minutarios digitales Asignación del expediente al que pertenece el documento Creación automática de documentos en el expediente del módulo de descripción documental Recuperación automatizada de oficios ABR/2008 LAM 13
Módulo de transferencias Transferencias Primarias Secundarias Facilidades Validación de vigencias vs. Expedientes cerrados Manejo de cajas de embalaje Recepción automática en archivo de concentración o histórico Reportes Inventario de solicitud de transferencia Informe de transferencias ABR/2008 LAM 14
Módulo de valoración documental Principales etapas de seguimiento de solicitudes Revisión inicial del expediente (CADIDO, inventario, ficha de prevaloración, etc.) Asignación de dictaminador Análisis de oficio y normatividad aplicable Análisis de inventario Registro de documentación aprobada por la Dirección del SNA Registro de protocolo Entrega de dictamen a destino final Facilidades Envío de correos electrónicos para notificaciones Reportes Libro de protocolo Acta de dictamen documental ABR/2008 LAM 15
Guía general en internet del archivo histórico del AGN corregida y muy aumentada Incluye la descripción de 740 fondos secciones y series (CGCA) y la descripción más de un millón de expedientes provenientes de Instituciones Gubernamentales de la época moderna e Instituciones Coloniales en las que también se incluyen 253 mil nuevos expedientes del Indiferente Virreinal. Si se cuenta con la infraestructura necesaria en 2008 pondremos en la web tres millones de imágenes para consulta. Vease www.agn.gob.mx/guiageneral/ y www.agn.gob.mx/independencia/ ABR/2008 LAM 16
Conclusiones Esta aplicación permite cumplir con los Lineamientos en materia archivística derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental. El sistema permitirá a las instituciones interesadas controlar el ciclo vital de la documentación. El SAA será una herramienta que ayude a la depuración de los archivos de concentración normalmente saturados. Dado que el software es de código abierto los beneficiarios podrán actualizar el sistema bajo sus propios requerimientos y las mejoras las retroalimentaran al AGN para redistribuirlas a la comunidad archivística. Visiten la página Web del AGN: www.agn.gob.mx ABR/2008 LAM 17