MANAGEMENT CONSULTORES CURSO: INTRODUCCION A ORACLE PRIMAVERA RISK ANALYSIS (EX PERTMASTER) Ramón L. Falcón 1435 C1406GNC Ciudad Autónoma de Buenos Aires Argentina Tel: +5411 5468 3369 Fax: +5411 4433-4202 Mail: mgm_consultas@mgmconsultores.com.ar Web: http://www.mgmconsultores.com.ar Página 1
MANAGEMENT CONSULTORES CURSO: INTRODUCCION A ORACLE PRIMAVERA RISK ANALYSIS (EX PERTMASTER) 1. INTRODUCCION La realidad nos demuestra frecuentemente que cualquiera sea la actividad profesional, comercial o industrial en la que estemos involucrados, lo único constante a todos ellas es la Página 2
incertidumbre y que las decisiones están mayormente condicionadas al conocimiento y comprensión de estos conceptos. La falta de certeza sobre los resultados de un emprendimiento, la inseguridad sobre la aceptación de un nuevo producto, o simplemente dudas sobre si nuestras actividades diarias entregarán al finalizar el ejercicio los dividendos esperados, son algunos de los problemas con los que nos enfrentamos a diario. Todas estas manifestaciones de incertidumbre que rodean a los negocios se encuadran dentro de otro término mucho más general. Ese término es riesgo y está íntimamente asociado a la naturaleza de un emprendimiento. Sin embargo, aunque los riesgos sean inherentes a la actividad de un emprendedor, o una empresa, esto no implica que no deban ser identificados, que no debamos ponderar la probabilidad de que estos ocurran o medir sus impactos sobre nuestras actividades, nuestras empresas y nuestras vidas. A modo de definición, podría decirse que un riesgo se manifiesta cuando surgen incertidumbres que pueden potencialmente afectar de manera adversa y ocasionar un impacto negativo en el desarrollo o el alcance de uno o más objetivos de un proyecto o negocio. Cuando estas incertidumbres se manifiestan, solo pueden esperarse dos resultados posibles: los riesgos se materializan causando un efecto negativo, o no se materializan, disipándose solo cuando las condiciones que los generaron cambian o desaparecen. En este contexto, riesgo es básicamente una acción no planificada, un evento fortuito cuya probabilidad de ocurrencia no podemos controlar. Específicamente en el ámbito de la gestión de proyectos estos impactos de riesgos son los relativos al costo, tiempo, calidad y al alcance de las tareas a ejecutar, llegando en casos extremos a significar el fracaso o la cancelación del proyecto. Aunque son muchas las clasificaciones sobre los tipos de riesgos, una simplificación podría dividirlos en riesgos legales, riesgos comerciales y riesgos de gestión; siendo estos últimos los más complejos de identificar y gerenciar ya que abarcan un número importante de áreas operativas, variables de desempeño, procesos y factores internos y externos a la organización. Una de las incumbencias singulares e inclaudicables de cualquier Project Manager es la identificación de todas aquellas amenazas u oportunidades asociadas a las tareas de sus proyectos. El PM es responsable y debe evaluar él o los posibles impactos de los riesgos sobre el cronograma, los costos y la calidad de sus entregables y analizar la probabilidad de que determinados riesgos se materialicen. Si existe una alta probabilidad de que la amenaza identificada se materialice y su impacto es también alto, el riesgo es alto; si la amenaza tiene baja probabilidad de ocurrencia y su impacto es menor, el riesgo es bajo. Aunque suene simple, el solo hecho de efectuar el análisis que acabamos de hacer nos coloca en el selecto grupo de Project Managers que gestionan riesgos, no hacerlo, nos coloca inevitablemente en las filas de los que solo gestionan problemas. Usted decide. Es muy común, incluso para Project Managers experimentados pero sin el entrenamiento adecuado, enfocar todos los esfuerzos en la solución de problemas una vez que el desempeño de su proyecto ha sido impactado por riesgos que podrían haber sido fácilmente identificados, controlados e incluso eliminados con acciones meditadas y planificadas de antemano. Como Project Managers, debemos entender que la detección temprana seguida de acciones adecuadas minimiza los riesgos y sus impactos. Debemos recordar que nuestra capacidad de influir en los resultados de un proyecto disminuye a medida que este avanza. Por ejemplo, la probabilidad de corregir un 7% de desvío en los gastos o inversiones programados es alta si el Página 3
proyecto recién se inicia y casi nula en la etapa de cierre. En la misma línea de razonamiento, un atraso de 1 semana no sería preocupante en un proyecto de 2 años con un avance del 30%, pero sería alarmante en un proyecto de 6 meses con un avance del 95%. 2. QUE ES ORACLE RISK ANALYSIS? Existen distintos criterios para gerenciar efectivamente los riesgos. Algunas empresas, que acertadamente entienden que los riesgos están asociados al trabajo y las operaciones diarias, se concentran en mejorar sus procesos disminuyendo la probabilidad de fallas y defectos y consecuentemente el riesgo de pérdidas de productividad, down-time o partes defectuosas y desperdicios. Algunas otras empresas prefieren utilizar herramientas y métodos mucho más analíticos como el método PERT (Program Evaluation and Review Technique) desarrollado por la Armada de los Estados Unidos en 1957, o sofisticadas simulaciones Monte Carlo. Hoy existe una serie de herramientas informáticas que facilitan la gestión de riesgos. La más completa y sofisticada es ORACLE PRIMAVERA RISK ANALYSIS (EX PERTMASTER), la cual ofrece un abanico completo de herramientas para análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos. Primavera Risk Analysis asiste al PM en la elaboración de un registro de riesgos, verifica la probabilidad de que el proyecto se complete en los tiempos y dentro del presupuesto estipulado (Schedule Checker & Cost Modeling), analiza criticidad probabilística de tareas y construye cash flows probabilísticos entre otras prestaciones. Además, ofrece integración con PRIMAVERA P6 y Microsoft Project. 3. OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo de este curso es aportar elementos teóricos y prácticos que faciliten la tarea de quienes llevan adelante proyectos considerando análisis de riesgo e incertidumbre probabilístico en proyectos de inversión, generación de portafolio de oportunidades PDO, etc. Se articulan los aspectos centrales de gerenciar con las herramientas informáticas al alcance de la mayoría de los responsables de los mismos y cuyo potencial, habitualmente, es aprovechado en un bajísimo porcentaje. Además, enseñamos un conjunto de aplicaciones especializadas (software) únicos en el mercado y usada por las empresas más destacadas a nivel mundial en el negocio de Manejos de Proyectos que se encuentran en el CD entregado a los asistentes, para así usar sus componentes, permitiendo que cualquier usuario experimentado o no, pueda utilizarlas. 4. METODOLOGÍA La presentación de la parte teórica, seguida inmediatamente con la aplicación práctica, nos permite establecer el puente de comprensión y asimilación y fijación de conceptos y conocimientos, bajo un esquema pedagógico de participación colectiva en la discusión de tópico y haciendo uso de las técnicas más modernas de recursos audiovisuales. Aseguramos de este modo a los alumnos un uso apropiado del software, qué usar, cuándo usar y por qué usar cada herramienta. 5. QUIEN DEBE ASISTIR Este curso está diseñado para profesionales, que tengan como función principal el estudio, descripción, control y seguimiento de proyectos sometidos a riesgos e incertidumbre. Pensamos que deberían asistir a este evento: Licenciados en Administración, Contadores Públicos, personal referente a las áreas de RRHH, Planificadores de Proyectos, Gerentes de diferentes empresas que estén a cargo de desarrollo gestión y control en diversos proyectos, Ingenieros de Proyectos, Página 4
Ingenieros de Petróleo y Gas, Mecánicos, Eléctricos, Industriales, Químicos y principalmente los Project Managers afectados al control de proyectos. La idea es apuntar a un público diverso que deba manejar diagramas de red y Gantt, proyección de tareas, seguimientos de objetivos, manejo de variables VPN, TIR, generación de PDO, validación de reservas, Pronósticos de Producción Probabilísticos, estrategias para nuevos negocios de E&P, etc. 6. DURACION DEL CURSO El curso está previsto para una duración de 24 horas calendario, las cuales pueden ser desarrolladas en tres jornadas intensivas de 8 horas cada día o eventualmente en 5 jornadas diarias en una semana, con un desarrollo de 5 horas diarias. También está previsto el desarrollo de cursos In Company para lo cual le agradecemos consultar a nuestra empresa. Se entregaran certificados de asistencia y a pedido se puede tomar un examen de evaluación de conceptos impartidos 7. PROGRAMA RESUMIDO DEL CURSO Día 1: Conceptos de Administración de Proyectos. Diferencias entre Pert/CPM/Gantt. Diagramas de Red. Estimación de tiempos de tareas. Modelos Probabilísticos. Distribuciones de Probabilidades. Análisis de Inversión de Proyectos. Técnica de Valuación por VAN, TIR y Flujos Descontados. Concepto General de Riesgos. Importancia y criterios de medición. Como estimar la duración de tareas bajo incertidumbre y bajo riesgo. Como establecer el costo de los recursos de una tarea. Análisis de una Red. Determinación de la Duración y Costo del Proyecto. Importancia de Actividades Críticas. Día 2: Introducción a la Simulación Probabilística. Técnica de Simulación Montecarlo. Estimación de Distribuciones para Tareas. Correlación y Regresión entre tareas. Importancia de la Correlación y/o dependencia. Definición de Variables Supuestas y Pronósticos. Definición y reconocimiento de Riesgos Implícitos y Explícitos. Modelado de Riesgos asociados a Tareas. Carga de un proyecto en Pertmaster. Ejecución de la Simulación y descripción de los principales resultados. Análisis de la Sensibilidad de la Duración y Costos del Proyecto. Generación de Matrices de Riesgos. Día 3: Calificación de Riesgo. Matriz de Riesgos. Capacidad de gestión y de proximidad. Análisis cuantitativo. Pre-Post Mitigación de Riesgo. Curva de Valor Ganado. Análisis de la Inversión Financiera Necesaria. Evaluación del Proyecto. Registro de Impactos de Riesgos. Análisis de Resultados. Grafico de Duración y Costos. Gráficos Tornado. Cash-flow Probabilístico. Diagrama de Correlaciones. Informe de tareas Críticas. Creación del Informe de Riesgos. Integración con MS Project. Análisis de casos para ejercitación. Página 5
8. PROGRAMA DETALLADO Clase 1: Introducción a la Administración de Proyectos Introducción a Oracle Primavera Risk Analysis - Acerca de Pertmaster Project Risk v8 Qué es un Proyecto? - Mitos sobre la Planificación de Proyectos. Qué es la planificación de un Proyecto? Qué es un análisis de Ruta Crítica? Qué debe hacer el Project Manager? - Análisis de Riesgo e Incertidumbre. - Planificación /Ejecución de Proyectos. - Metodología para la carga de información. - Histograma/tornado/scatter interactivos. - Flujo de caja probabilístico. - Selección de Portafolio. - Exposición al riesgo en los negocios. - Planificación selección/capacidad de los proyectos. Introducción a la Estadística Descriptiva - Definición de estadísticas básicas - Variables Cualitativas y Cuantitativas - Medias Descriptivas Medidas de posición Media, Mediana, Moda, Percentil. - Varianza. - Curtosis. - Coeficiente de Asimetría. - Definición de Probabilidad - Variables aleatorias - Conceptos de Distribuciones de Probabilidades Simulación Estocástica - Definición de Simulación - Introducción a la Simulación Montecarlo - Definición de Variables Aleatorias de Ingreso - Definición de Variables de Pronósticos o Resultados - Definición de Riesgos Implícitos Clase 2 Operaciones Básicas Primavera - Abrir proyectos de Primavera - Lectura de proyectos en Base de Datos - Importar proyectos de Primavera - Crear los "Schedule Risk Layout" - Entrar al Calendario Bajo Riesgo - Detalles de Entrada del Schedule Risk Página 6
- Ingresar Costos Bajo Riesgo - Abrir un Proyectos en Primavera Petmaster - Ejecución de Análisis de Riesgo - Resultados de Análisis de Riesgo - Mostrando Diagramas Gantt Bajo Riesgo - Viendo fechas P50 y P80 Gráficamente - Viendo Gráfico Tornado Microsoft Project - Introducción de datos de Riesgo a MS Project - Abrir proyecto en MS Project - Ingresar estimaciones de tres fechas estimadas - Correlación de la duración - Ramificación Probabilística en MS Project - Apertura de Archivos de MS Project en Pertmaster - Ejecutar Análisis de Riesgo Ver los Resultados Generación de Reporte de Riesgo Actualizar los resultados de Riesgo a MS Project Ver los resultados en MS Project Planificación - Inicio de un nuevo plan. - Ingresar tareas. Creación de hitos. Cambio de la duración restante. - Agregar Resumen de Tareas. - Cambiando el Calendario Estándar. - Lógica para definir las relaciones de trabajo (relationships). - Visualización de la Red de precedencia. - Creando los Recursos. Asignar un Recurso al Calendario. Crear un nuevo calendario como no laborable. Asignar "fines de semana libres" al trabajador de los Recursos. Asignación de un costo de un recurso. Asignación de recursos a las tareas. - Costos del proyecto. Mostrar sólo el diagrama de Gantt. - Ajuste del Plan. Clase 3: Análisis de Riesgo Nivel Básico - Breve Introducción al análisis de Riesgo en Pertmaster - Modelado de la duración de las tareas - Como Ingresar la Incertidumbre desde el cuadro de diálogo Tarea Detalles. Utilizando las columnas de diagrama de Gantt. - Ejecutar análisis de Riesgo Página 7
- Acerca de Pertmaster Project Risk v8. - Mitos sobre la Planificación de Proyectos. - Interpretación de los resultados. - Risk Schedule. - Ramificación Probabilística en Pertmaster. - Añadir las relaciones de trabajo. - Agregando Costos a las Tareas. Crear recursos para manejar los costos. Agregar columna para mostrar los costó del trabajo. Ejecutar análisis. Agregar riesgo e incertidumbre a los costos. - Hammocks. Crear tareas. Asignar costos. - Correlación Añadir una correlación entre la duración de las tareas. Añadir correlación entre la duración de la tarea y la tarea de costos. Ejecutar análisis de Correlación. - Ingresando Data de Riesgo e Incertidumbre Gantt Chart columns. Duración de la tarea. Duración por medio del Quick Risk. - Ingreso de Distribuciones probabilísticas. - Truncamiento. Distribuciones para la distribución de las tareas. Recursos de la distribución. Sub-Recursos de la distribución. - Ingresos de Distribución Probabilísticas. - Probabilidad de la tarea. Cómo establecer la existencia de tareas usando la columna del Diagrama de Gantt. La correlación de las tareas Existentes. - La asignación de un riesgo a un costo de recursos. - Tareas probabilísticas. - Calendarios probabilístico. - Haciendo caso omiso/eliminación a la distribución de los riesgos. - DCF y el análisis de riesgos. - Creación de una distribución para el VPN. - Creación de una distribución para el TIR. - Utilizando las restricciones de un análisis de riesgos. Clase 4: Análisis de Riesgo Nivel Intermedio - Interpretación de los resultados del análisis de riesgo. - Gráficos Tornado - Análisis de los percentiles en las tareas. - Mean Values Media fecha de Inicio Media de La duración Página 8
Media del Costo - Flujo de caja probabilístico Creación de un flujo de caja probabilístico. - Creación de gráficos de dispersión. - Analizador de distribución. - Comparación de distribuciones de planes. -Comparación de las tareas en el mismo proyecto. -Creación del Informe de Riesgo. Clase 5: - Registro de Riesgos - Proyecto Final - Calificación de Riesgo. - Matriz de Riesgos. - Capacidad de gestión y de proximidad. - Análisis cuantitativo. - Pre y Post Mitigación de Riesgo. - Curva de Valor Ganado. - Ejercicio Final Propuesto. - Evaluación del Proyecto (VAN y TIR) Página 9