PE (S).01 Página 1 de 8 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN / RESPONSABLES DE APLICACIÓN 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. ANEXOS 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Fecha: Tipo de modificaciones (precisar la página concernida) 26/09/20 24/11/20 15/04/2008 14/03/2013 04/04/2013 11//2013 01 02 03 04 05 Adaptación a España del Procedimiento original francés, versión 07. El Procedimiento ha sido adaptado en su totalidad. Inclusión del Contrato marco de subcontratación adaptado a la legislación española. Adaptación del procedimiento a la nueva aplicación web de registro de entregas. Cambios en el procedimiento de recepción de los productos. Cambio del lugar de archivo del albarán. Incorporación diagrama de flujo. Nota relativa a la recepción de licencias de softwares por email. Redactor: Javier CONDE MENDAZA / Txema Cargo: Director Financiero-Administrativo / Director IT Verificador: Javier CUESTA Función: Director de Calidad Aprobador: Carlos PILARTE Función: Director General Fecha: 11//2013 Fecha: 11//2013 Fecha: 11//2013 Firma: Firma: Firma:
PE (S).01 Página 2 de 8 1. OBJETO Este procedimiento define el conjunto de las disposiciones tomadas por Segula Tecnologías para controlar sus compras. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN / RESPONSABLES DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a las compras y subcontrataciones de toda clase realizados en la empresa. El DAF y el responsable de informática de la División son los garantes de su aplicación. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001 versión 2000 - párrafo 7.4: compras. Instrucción de trabajo IT (S) 31.02 - SOLICITUD DE VIAJE Instrucción de trabajo IT (S) 31.01 - GESTIÓN DE LOS VEHÍCULOS Procedimiento PE 28.01 - GESTIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DP SP Gestión de los recursos materiales, informáticos, industriales e infraestructuras. Procedimiento PG 25. Seguimiento del presupuesto formación Procedimiento PG 03.01 Revisión de oferta y de contrato 4. ANEXOS Solicitud de compra FOR 01 (S) - PE.01 Orden de pedido (SPYRO) DCT 02 (S) - PE.01 Análisis del retorno sobre inversión FOR 07 - PG.01 Ficha de no conformidad FOR 01 - PG 13.01 Solicitud de viaje FOR 01 (S) - PE 31.02 Ficha de entrega de equipos (ordenadores y móviles) DCT 01 (S) - DP SP. Solicitud de formación FOR 02 (S) - PE 18.02 Condiciones generales de compras DCT 01 (S) - PE.01 Contrato marco de subcontratación DCT 03 (S) - PE.01 Límites de realización compras DCT 04 (S) - PE.01 Acuerdo de Confidencialidad DCT 03 (S) - PE.02 Cuestionario datos proveedor DCT 04 (S) - PE.02
PE (S).01 Página 3 de 8 5. PROCESO 5.1. UTILIZACIÓN DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA Todos los empleados pueden expresar una necesidad de compra, cualquiera que sea su naturaleza, completando una SOLICITUD DE COMPRA FOR 01 (S) - PE.01. Cada solicitante indica en su solicitud de compra los datos identificativos del solicitante, Polo, compra, etc... según se indica en el formulario En el caso de compra o inversión asociada a un proyecto, se indica: Si la compra está o no presupuestada en la oferta comercial correspondiente, o presupuestada o no en una cláusula adicional a la oferta, (indicar el Nº de oferta) Precio de venta del proyecto MB previsto del proyecto IMPORTE DE LA COMPRA Cliente Condiciones de cobro del cliente Si la compra es superior a 600 euros se considera inversión amortizable, salvo que se trate de una compra-venta asociada a un proyecto. Para cualquier inversión superior a 15.000 sin imp, completar un ANÁLISIS DE RETORNO DE INVERSIÓN FOR 07 - PG.01 y adjuntarlo a la Solicitud de Compra. Nota: Este importe designa un importe global, para una inversión identificada. Ejemplo: un alquiler a 1250 sin imp/mes sobre 12 meses debe considerarse como un compromiso de 15.000 sin imp. 5.2. ELECCION DEL PROVEEDOR Hardware / Software : la elección del proveedor la realiza el Dpto. de Sistemas La Solicitud de compra se envía al responsable informático de la división. El procedimiento PE 28.01 GESTIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS precisa las modalidades de puesta a disposición y de gestión de los stocks. Telefonía: la elección del proveedor de telefonía es responsabilidad del Dpto. Financiero. Los teléfonos móviles son proporcionados gratuitamente por el operador de telefonía móvil, por lo que no es necesaria solicitud de compra. Nota: la puesta a disposición de un teléfono se registra en el formulario Hoja de entrega de equipos (Móviles y ordenadores) DCT 01 (S) - DP SP..
PE (S).01 Página 4 de 8 Viajes, hoteles, transportes: Asistente de Viaje para todas las reservas de transportes y hoteles: a través de una solicitud de viaje FOR 01 (S) - PE 31.02. El solicitante completa su solicitud de viaje validada como se indica en la instrucción del mismo nombre IT (S) 31.02. Dirección de RRHH para un vehículo de empresa De conformidad con la instrucción de trabajo del mismo nombre. La dirección de RRHH de la División es la única habilitada para validar las solicitudes. Dirección de RRHH para una formación: a través de una solicitud de formación, La solicitud de formación FOR 02 (S) - PE 18.02 validada por la función autorizada equivale a una solicitud de compra. Es transmitida y tratada por la función RH de la entidad. Los presupuestos formación son gestionados por el Director de RRHH de la División. 5.3. PROCESO GENERAL: VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD Y LÍMITES DE REALIZACIONES DE GASTOS Toda solicitud de Compra debe ser validada previamente a la realización del pedido al proveedor. Por defecto, toda solicitud debe ser validada por el Director Financiero Administrativo, más una segunda persona, según los límites de realización de compras DCT 04 (S) - PE.01. Las validaciones se dan vía e-mail. La administrativa de compras no realizará ningún pedido hasta la recepción por e-mail de todas las validaciones requeridas. Compra asociada a un proyecto o prestación: En el caso de compra para un proyecto, el importe de la compra debe haber sido tenido en cuenta en los Cálculos Económicos del proyecto. La solicitud de compra se valida por las funciones competentes. Los datos de la oferta se indican en la solicitud de compra por el solicitante. Compra no asociada a un proyecto o prestación: La solicitud de compra se envía a los responsables de la aprobación, de conformidad a los límites de aprobación definidos en el documento de trabajo límites de realizaciones de compras DCT 04 (S) - PE.01. Documentos a adjuntar a la solicitud de compra: Junto a la solicitud de compra se debe adjuntar la oferta del proveedor seleccionado.
PE (S).01 Página 5 de 8 Envío y validación de la solicitud de compra: La solicitud de compra y la oferta del proveedor se envían por email a: - El Director Financiero, y una segunda persona (en el caso de software y hardware, el Director de IT) para su aprobación. - La administrativa de Compras para la emisión del pedido. Las validaciones se realizan contestando afirmativamente al email, tanto al solicitante como a la Administrativa de Compras, para la emisión del pedido 5.4. REALIZACION DEL PEDIDO POR LA ADMINISTRATIVA DE COMPRAS La administrativa de compras del Departamento Administrativo designada es la única habilitada para entrar los pedidos de compra validados en SPYRO estableciendo una orden de pedido (DCT 02 (S) - PE.01). Solamente puede emitirse el pedido cuando la administrativa de compras disponga de las dos aprobaciones. La orden de pedido se envía por e-mail al proveedor, adjuntando las Condiciones Generales de Compra. Se envía copia del pedido al corresponsal de compras de la oficina responsable de su recepción. 5.4.1. Información a incluir en el Pedido La descripción del producto / prestación solicitada en el Pedido tiene en cuenta las indicaciones formuladas en la solicitud de compra. Como mínimo, comprende todas las exigencias particulares necesarias para una mejor definición del producto como referencia, acondicionamiento, formación, asistencia, documentación, especificación de entrega, etc. Además se debe especificar: Cantidad y unidad de facturación, Precio (unitario y total sin IVA), Condiciones de pago y de porte, Lugar de entrega 5.4.2. Subcontrataciones de ingeniería o fabricación En el caso de subcontrataciones de ingeniería o fabricación, deben realizarse: 1. Cuestionario de datos proveedor: sirve para obtener los datos básicos para conocer la capacidad del proveedor. 2. La firma de un Acuerdo de Confidencialidad 3. Una especificación de subcontratación En función de la subcontratación, si se estima necesario puede realizarse un contrato marco de subcontratación DCT 03 (S) - PE.01.
PE (S).01 Página 6 de 8 5.5. CONTROL EN LA RECEPCIÓN 5.5.1. Reglas generales Se efectúa un control en la recepción para cada entrega y no se pone ningún producto a disposición de los usuarios antes de un control previo en la recepción con el fin de asegurar: Que el producto/prestación suministrado es conforme al producto pedido, En las cantidades pedidas, En los plazos impartidos, Que funciona, Que está identificado si es necesario (etiquetado, marcado, registro en el stock, etc.) para trazabilidad en el proceso. NOTA: para equipos informáticos, la verificación de funcionamiento puede no realizarse en el momento de la entrega. 5.5.2. Controles a realizar 5.5.2.1. Control documental Verificar la presencia y la conformidad de todos los documentos que acompañan el producto. albarán de entrega conforme al orden de pedido, otros documentos que puedan acompañar el producto o certificar su calidad, (documentación técnica, plano, informe de control, certificado de conformidad o material, etc.) Atención: estos documentos son contractuales y deben haber sido mencionados en la orden de pedido. 5.5.2.2. Control de plazo el plazo se respeta si la fecha de entrega es inferior o igual al plazo de entrega mencionado en el pedido, el retraso es el no respeto si la fecha de entrega es superior al plazo mencionado en el pedido. NOTA: en el caso de compras informáticas, la fecha de entrega es indicada por el proveedor y varía continuamente. Por defecto, se considera correcta la entrega si se produce en un plazo de 5 días laborables a partir del envío del pedido al proveedor, aunque plazos superiores pueden ser válidos si con acordados con el proveedor. 5.5.2.3. Control de calidad y cantidad Control del estado y de las características del producto para verificar sus aptitudes a satisfacer las exigencias de utilización. control visual del estado del producto y/o de su acondicionamiento a su llegada, control cuantitativo del producto y de su designación, control de las características físicas del producto, según las especificaciones técnicas.
PE (S).01 Página 7 de 8 5.5.2.4. Registro de los controles El corresponsal de compras es responsable de la buena realización de los controles. El corresponsal de compras, el solicitante o las funciones competentes practican los controles según la naturaleza / complejidad de los productos/prestaciones controladas. El resultado de los controles realizados se registra en el albarán de entrega, indicando el estado de conformidad por una mención manuscrita en el caso de encontrarse anomalías. Sellará el albarán recibido con el siguiente sello de caucho, completando las indicaciones: Guarda el original del albarán, y envía copia escaneada a la Administrativa de Compras. NOTA: en el caso de licencias de software recibidas por email, se imprimirá y sellará el email. 5.6. EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR / NO CONFORMIDADES / TRATAMIENTO 5.6.1. Registro de entregas de proveedores El corresponsal de compra dispone de los siguientes documentos: La solicitud de compra, La orden de pedido, El (los) albarán(es) de entrega y documentos útiles, anotados, Otros documentos necesarios. Para el caso de compras para venta a clientes, y que son entregadas por el proveedor directamente en nuestro cliente, solicitará al cliente el albarán de nuestro proveedor. En caso de no poder conseguirlo, solicitará al cliente, vía e-mail, la confirmación de que la mercancía se entregó satisfactoriamente. Este e-mail recibido del cliente hará las veces de albarán. Guarda una copia del albarán (o del e-mail) en una carpeta. 5.6.2. Apertura de una ficha de no conformidad Una FICHA DE NO CONFORMIDAD FOR 01 PG 13.01 se abre únicamente para las anomalías que tienen una incidencia sobre la realización de la prestación SEGULA. La FNC abierta es seguida de conformidad con el procedimiento CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES PG 13.01. El corresponsal de compra informa al Dpto. de Calidad de la No Conformidad para su registro y toma de las acciones pertinentes.
PE (S).01 Página 8 de 8 5.6.3. Tratamiento Todo producto no conforme se identifica por los medios apropiados (etiquetado, marcado, etc.). En el caso en que sea inutilizable, se aísla en una zona designada, en espera de una solución. 5.7. VALIDACIÓN DE FACTURA ANTES DEL PAGO DEL PROVEEDOR 5.7.1. Verificación y validación de factura Las facturas de compras son validadas previamente a su pago por: - Director de IT: para el caso de hardware y software - Solicitante de la compra para el resto de casos. El Departamento de Administración informa por email de la recepción de la factura del proveedor a quien corresponda validarla, tras haberla comprobado contra el pedido correspondiente: - verifica la validez de las sumas reclamadas, así como - la conformidad del plazo de pago respecto a las condiciones contractuales negociadas. Verifica la exactitud aritmética de la factura (suma total y cálculo de IVA). Verifica que la entidad jurídica facturada es efectivamente la que ha pasado el pedido. Se devuelven a los proveedores para corrección. Las facturas que no reflejan los elementos indispensables para la comparación con el pedido y los albaranes de entrega, Las facturas total o parcialmente indebidas, Si la factura está conforme a las compras efectuadas y suministradas, el responsable de la validación de la factura responde por email al departamento de Administración que la factura es conforme para el pago. Sólo las facturas debidamente validadas serán pagadas por Administración. 5.8. DOSSIER DE LA COMPRA La Administrativa de compras archiva todos los documentos de cada compra: La solicitud de compra, La/s Ofertas de los proveedores El pedido Si se ha realizado, el segundo ejemplar del contrato marco de subcontratación, El albarán (o email en el caso de licencias) sellado por el Corresponsal de Compras.