Sección I Pág. 1 de 22 H. Ayuntamiento de Tlayacapan Coordinación de Manual de Políticas y Procedimientos Coordinación de Tlayacapan, Mor. a 31 de Noviembre de 2010
Sección II Pág. 2 de 22 II. CONTENIDO GENERAL Páginas I Portada 1 II Contenido General 2 III Autorización 3 IV Introducción 4 V Políticas 5 VI Procedimientos 6.1. Simbología 6.2. Diagramas de Flujo 6.3. Descripción de Actividades 6 VII Directorio 17 VIII Hoja de Participación 18
Sección III Pág. 3 de 22 III. AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 60 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de, se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Coordinación de, el cual contiene información referente a sus Políticas, Procedimientos y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Lic. Rodolfo Juan Ramírez Martínez Presidente Municipal REVISÓ Ing. Cándido Rivera Pedraza Secretario del Ayuntamiento APROBÓ Art. 60 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de, publicado en el Periódico Oficial "Tierra y Libertad" No. 4272 del 18 de Agosto del 2003. C. Emiliano Verdiguel Olivares Oficial Mayor Fecha de Autorización 31 de Noviembre de 2010 Vo. Bo. Secretario del Ayuntamiento Ing. Cándido Rivera Pedraza No. de Páginas 22
Sección IV Pág. 4 de 22 IV. INTRODUCCIÓN En cumplimiento al compromiso de la presente administración, por mejorar la atención a la ciudadanía, se ha elaborado el presente Manual de Políticas y Procedimientos, con el fin de auxiliar a todo el personal en el desempeño de sus actividades, el cual, incluye portada contenido general, autorización previa, introducción, las políticas que deben de guiar al personal, los procedimientos narrativos con mayor importancia de cada una de las Áreas de la Administración Pública Municipal así como su representación en diagramas de flujo, anexándose enseguida el glosario, la simbología utilizada en los diagramas de flujo, el directorio de acuerdo a sus niveles jerárquicos y finalizando con la hoja de participación con el grupo de trabajo que elaboro el manual. El Manual de Políticas y Procedimientos es una herramienta útil la cual debe ser revisada y actualizada de acuerdo a los planes, actividades y/o programas de trabajo que se ejecuten en beneficio de las personas que prestan sus servicios dentro de la Administración Pública Municipal con el fin de cumplir con mayor eficiencia las funciones que se tienen encomendadas. Tiene el propósito además de eficientar la operatividad de la Coordinación de así como dar a conocer la base normativa en la que actúa.
Sección IV Pág. 5 de 22 Definiciones: Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado. Esto se realiza a través de entrevistas, recopilación de documentos y observaciones directas, tomando en cuenta las herramientas para su elaboración. Instructivo de Trabajo: Es un documento que describe en forma más detallada los microprocesos o actividades referidas en los procedimientos, es de carácter específico y puede incluir dibujos, fotos, diagramas, etc. Generalmente los Instructivos de Trabajo forman parte de un procedimiento. Manual de Políticas y Procedimientos: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática información sobre los objetivos, políticas y formas así como los pasos y operaciones o actividades que se deben seguir para el desempeño de las funciones de una Dependencia, Unidades Administrativas o Entidades en forma lógica secuencial. Procedimiento: Es una descripción en secuencia lógica, de distintas actividades operaciones o pasos de que se compone una rutina de trabajo, se representa por medio de un diagrama de flujo y acompañado de una descripción narrativa de las actividades. Registros de Calidad: Los Registros de Calidad son documentos de trabajo, que proveen evidencia objetiva de la extensión en el cumplimiento a los requisitos establecidos en el procedimiento y calidad con los cuales se desarrollan actividades ejecutadas o de los resultados obtenidos.
Sección V Pág. 6 de 22 V. POLÍTICAS PROCEDIMIENTO: Verificación a Establecimientos Empresariales 1. Se atenderá a toda persona con cortesía 2. Se les solicitarán los siguientes requisitos: Licencia de funcionamiento municipal Licencia de Salud Tanques estacionarios y tuberías de gas en buen estado y pintado de color amarillo Cableados de energía eléctrica en buen estado Extintores de gas adecuados al establecimiento Letreros de salida de emergencia, rutas e evacuación, sismos e incendios Botiquín Pasillos y acceso de salidas deben de estar libres de objetos PROCEDIMIENTO: Combate a Incendios Forestales y de Pastizales 1. Se atenderá con toda rapidez y precaución 2. Se llevará el equipo necesario para el combate a incendios PROCEDIMIENTO: Atención a reportes de Enjambres de abejas 1. Se atenderá con toda rapidez y precaución 2. Se llevará el equipo necesario para el control de enjambres PROCEDIMIENTO: Poda y Tala de Árboles en riesgo de caer 1. Se atenderá con toda rapidez y precaución 2. Se atenderá a toda persona con cortesía
Sección VI Pág. 7 de 22 VI. PROCEDIMIENTOS No. Procedimiento 1 Nombre Verificación a Establecimientos Empresariales Clave PR-PC-01 Total de Páginas 1 2 Combate a Incendios Forestales y de Pastizales PR-PC-02 1 3 Atención a reportes de Enjambres de abejas PR-PC-03 1 4 Poda y tala de árboles en riesgo de caer PR-PC-04 1
Sección VI Pág. 8 de 22 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. Pág (s). Afectadas Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia 0 Todas Elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos Elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos 31 /11/ 2010
Sección VI Pág. 9 de 22 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Certificación de Documentos, Levantamiento de Actas de Cabildo y Expedición de Constancias de Residencia. El original de este documento queda bajo resguardo de la Secretaría del H. Ayuntamiento. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Secretaría del Ayuntamiento Área Funcional Coordinación de Copia No. 1 2
Sección VI Pág. 10 de 22 1. Propósito: Contar con una guía de acción para la realización de las diferentes actividades de la Coordinación de y que sepan los Servidores Públicos de (nuevo ingreso) cuales serán sus funciones Básicas. 2. Alcance: Aplica al Secretario del Ayuntamiento y al Coordinador de 3. Referencias: Programa Operativo Anual Manuales Internos Políticas Internas Bando de Policía y Gobierno Ley Orgánica Municipal 4. Responsabilidades: Corresponde al Coordinador de, observar la correcta aplicación de los procedimientos mencionados y actualizar constantemente este manual 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo: 6.1. Simbología 6.2. Diagrama de Flujo 6.3. Descripción de Actividades
Sección VI Pág. 11 de 22 6.1. Simbología Símbolo Nombre Descripción Inicio o Término. Señala donde inicia o termina un procedimiento. Actividad. Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento. Decisión. Conector. Conector de Página. Indica las opciones que se pueden seguir, en caso de que sea necesario tomar caminos alternativos. Mediante el símbolo se puede unir, dentro de la misma hoja dos o más actividades separadas físicamente en el Diagrama de Flujo, utilizando para su conexión números arábigos, indicando la actividad con la que se debe continuar Similar al significado del símbolo anterior, solo que este se emplea cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas. Dentro del símbolo se utilizará un número arábigo que indicará la actividad a la cual continua el diagrama. T Archivo Temporal. Indica que se guarda un documento/producto/insumo durante un período determinado. D Archivo Definitivo. Indica que se guarda un documento, producto o insumo de forma permanente. Documento. Representa un documento, formato o cualquier, que se recibe, elabora o envía.
Sección VI Pág. 12 de 22 Símbolo Nombre Descripción Líneas de Dirección. Nota. Actividad Opcional. Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento. Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una actividad y se puede conectar a cualquier símbolo del Diagrama de Flujo en el lugar donde la anotación sea significativa. Dentro de este símbolo se puede informar: Tiempo necesario para realizar cierta (s) por una instancia que esporádicamente intervenga en el procedimiento. Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento. Documento Opcional. Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse, requerirse o utilizarse. Documento Destruido. Indica la destrucción o eliminación de un documento, por no ser necesario. Proceso. Indica el procesamiento de información.
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN A ESTABLECIMIENTOS EMPRESARIALES Sección VI Pág. 13 de 22 6.2. Diagrama de Flujo: INICIO Elabora el Programa de Visitas a establecimientos Industriales, Comerciales y de Servicios 1 Visita los establecimientos 2 3 Solicita requisitos correspondientes Checa características de establecimiento Licencia de funcionamiento municipal Licencia de Salud Taques estacionarios y tuberías de gas en buen estado y pintado de color amarillo Cableados de energía eléctrica en buen estado Extintores de gas 6 kgs. Letreros de salida de emergencia, rutas e evacuación, sismos e incendios Botiquín Pasillos y acceso de salidas deben de estar libres de objetos 4 SI Cuenta con los requisitos? 5 NO Procede a dejar oficio por escrito para que al propietario se le otorgue un plazo de 8 a 15 días hábiles para que obtenga los requisitos solicitados y cuente con las medidas necesarias con que debe contar el establecimiento 6 OF-PC-01 Da el Visto Bueno de 7 OF-PC-02 FIN
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN A ESTABLECIMIENTOS EMPRESARIALES Sección VI Pág. 14 de 22 6.3. Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 1 Coordinador de 2 Coordinador de 3 Auxiliar de Elabora el Programa de Visitas a establecimientos Industriales, Comerciales y de Servicios Visita los establecimientos Documento de Trabajo (No. de Control) Solicita requisitos correspondientes Licencia de funcionamiento municipal Licencia de Salud Taques estacionarios y tuberías de gas en buen estado y pintado de color amarillo Cableados de energía eléctrica en buen estado Extintores adecuados Letreros de salida de emergencia, rutas e evacuación, sismos e incendios Botiquín Pasillos y acceso de salidas deben de estar libres de objetos Checa características de establecimiento 4 Coordinador de 5 Cuenta con todos los requisitos? Si la respuesta es SI, pasar a actividad no. 7. Si la respuesta es NO pasar a la actividad no. 6 6 Auxiliar de 7 Coordinador de Procede a dejar oficio por escrito para que al propietario se le otorgue un plazo de 8 a 15 días hábiles para que obtenga los requisitos solicitados y cuente con las medidas necesarias con que debe contar el establecimiento Otorga el Visto Bueno de Con esta actividad se da fin al Procedimiento OF-PC-01 OF-PC-02
PROCEDIMIENTO: COMBATE A INCENDIOS FORESTALES Y DE PASTIZALES Sección VI Pág. 15 de 22 6.2. Diagrama de Flujo: INICIO Recibe el reporte de incendio vía telefónica o por radio 1 De manera inmediata realiza la visita en el lugar indicado en coordinación de los elementos de Seguridad Pública y personal de Servicios Públicos 2 Acordona el área en el lugar del incendio 3 Procede a apagar el fuego a favor del viento, esto con el fin de evitar accidentes con el personal que realizo dicha actividad. 4 FIN
PROCEDIMIENTO: COMBATE A INCENDIOS FORESTALES Y DE PASTIZALES Sección VI Pág. 16 de 22 6.3. Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 1 Coordinador de Recibe el reporte de incendio vía telefónica o por radio Documento de Trabajo (No. de Control) 2 Coordinador de 3 Auxiliar de 4 Coordinador de De manera inmediata realiza la visita en el lugar indicado en coordinación con los elementos de Seguridad Pública y personal de Servicios Públicos Acordona el área en el lugar del incendio Procede a apagar el fuego a favor del viento, con el fin de evitar accidentes entre el personal que realizó dicha actividad. Con esta actividad se da fin al Procedimiento
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A REPORTES DE ENJAMBRES DE ABEJAS Sección VI Pág. 17 de 22 6.2. Diagrama de Flujo: INICIO Recibe el reporte de enjambre vía telefónica o por radio 1 De manera inmediata realiza la visita en el lugar indicado en coordinación de los elementos de Seguridad Pública y personal de Servicios Públicos 2 Acordona el área en el lugar del enjambre 3 Procede a retirar al enjambre utilizando los elementos humanos y materiales necesarios para tal fin 4 FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A REPORTES DE ENJAMBRES DE ABEJAS Sección VI Pág. 18 de 22 6.3. Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 1 Coordinador de Recibe el reporte de enjambre vía telefónica o por radio Documento de Trabajo (No. de Control) 2 Coordinador de 3 Auxiliar de 4 Auxiliar de De manera inmediata se realiza la visita en el lugar indicado en coordinación de los elementos de Seguridad Pública y personal de Servicios Públicos Acordona el área en el lugar del enjambre Procede a retirar al enjambre utilizando los elementos técnicos, humanos y materiales necesarios para tal fin Con esta actividad se da fin al Procedimiento
PROCEDIMIENTO: TALA Y PODA DE ÁRBOLES EN RIESGO DE CAER Sección VI Pág. 19 de 22 6.2. Diagrama de Flujo: INICIO 1 Elabora el Programa de talas y podas de árboles o recibe el reporte de árbol en riesgo de caer, vía telefónica o por radio De manera inmediata realiza la visita en el lugar indicado 2 Acordona el área en el lugar del árbol en riesgo de caer 3 Procede a podar o talar el árbol en riesgo utilizando los elementos humanos y materiales necesarios para tal fin 4 FIN
PROCEDIMIENTO: TALA Y PODA DE ÁRBOLES EN RIESGO DE CAER Sección VI Pág. 20 de 22 6.3. Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 1 Coordinador de Elabora el Programa de talas y podas de árboles o recibe el reporte de árbol en riesgo de caer, vía telefónica o por radio Documento de Trabajo (No. de Control) 2 Coordinador de 3 Auxiliar de 4 Auxiliar de De manera inmediata se realiza la visita en el lugar indicado Acordona el área en el lugar del árbol en riesgo de caer Procede a podar o talar el árbol en riesgo utilizando los elementos técnicos, humanos y materiales necesarios para tal fin Con esta actividad se da fin al Procedimiento
Sección VII Pág. 21 de 22 VII.-DIRECTORIO Nombre y Puesto Gelacio Ortiz Saldaña Coordinador De Juan Ignacio Nopaltitla Díaz Auxiliar de Ing. Jesús Martínez Arriaga Auxiliar de Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial (735) 357-62-97 Plaza Constitución s/n, Col. Centro. C.P.62540 (735) 357-62-97 Plaza Constitución s/n, Col. Centro. C.P.62540 (735) 357-62-97 Plaza Constitución s/n, Col. Centro. C.P.62540
Sección VIII Pág. 22 de 22 VIII. HOJA DE PARTICIPACIÓN Fecha de Inicio Fecha de Terminación 15 de Noviembre de 2010 31 de Noviembre de 2010 Participantes Puesto C: Gelacio Ortiz Saldaña Coordinador de Lic. Ricardo J. Meza Rojas Asesor Designado C. Gelacio Ortiz Saldaña Responsable de la Elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos